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コラム

法人設立に必要な印鑑と書類|電子申請のポイントもご紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

会社を設立して法人登記するためには、印鑑と書類が必要となります。用意する種類が多く、どれが何の役割を果たすのか、わからなくなることもあるのではないでしょうか。本記事では、法人登記をする際に用意する印鑑と書類について、具体的な内容と役割をご説明します。

法人設立の際に必要な印鑑とは

法人を設立する際には、一般的に「代表者印」「銀行印」「角印」の3種類の印鑑を用意します。では、それぞれの印鑑の役割についてご説明します。

代表者印

法人設立をする際に法務局に登録する印鑑となります。サイズの規定があり、1辺の長さが1cmを超え、3cm以内の正方形に収まるものでなくてはいけません。登録によって、この法人の印鑑であるということが証明できるため、慎重に取り扱う必要があります。

銀行印

法人口座を開設する際に用いる印鑑となります。銀行印という名前の通り、銀行で手形や小切手に押印する際に利用します。代表者印と違い、サイズに規定はありません。取り違えのリスクなども考慮すると、代表者印とはサイズを変えて、分けて用意しておくとよいでしょう。

角印

見積書や注文書などのビジネス文書に用いる印鑑となります。一般的に角形のため、角印と呼ばれます。いわゆる認印として使用される印鑑であり、代表者印や銀行印の紛失や悪用を避けるため、通常は代表者印や銀行印とは別に用意します。

登記に必要な書類とは

法人登記には、登記申請書が必要になります。登記申請書を提出するにあたり、添付が必要な書類がいくつかあります。必要な書類は法人の種類によって異なるので、本記事では代表的な書類についてご説明します。

登記申請書

登記申請書は、会社の設立時や、土地や建物を購入する際などに作成する重要書類の一つです。商号や本店の所在地などの基本的な事項を記載しています。書式が定められており、記載例とともに法務局のホームページで確認することができます。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/touki2.html

定款

設立する法人の根本規則を定めた書類で、一般的に会社の憲法と例えられます。会社法27条によって以下の5項目は、絶対的記載事項として定款に必ず記載しなければならない事項と定められています。

一  目的
二  商号
三  本店の所在地
四  設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
五  発起人の氏名又は名称及び住所

絶対的記載事項の他に、決定した場合に記載が必要となる相対的記載事項と、記載するかどうかは自由の任意的記載事項があります。

参考:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=417AC0000000086

発起人の決定書

本店の所在地が決定したことを証明するための書類です。本店の所在地は定款の絶対的記載事項ですが、定款には番地まで記載しなくてもよいとされているため、定款に番地が記載されていない場合に必要となります。

取締役・監査役の就任承諾書

設立時の取締役、代表取締役、監査役が就任を承諾したことを証明する書類です。取締役が複数名いる場合、代表取締役になる人は、取締役と代表取締役の両方の就任承諾書が必要となります。

取締役の印鑑証明書

文字通り取締役の印鑑証明書になりますが、取締役会の設置有無によって、必要な枚数が異なります。取締役会を設置する会社の場合は、代表取締役の証明書のみ、取締役会を設置しない会社の場合は、取締役全員の証明書が必要になります。

資本金の払込証明書

資本金を払い込んだことを証明する書類です。払い込みの証明のため、通帳のコピーが必要になります。通帳の表紙・口座番号が記載されている表紙の裏・入金が記帳されたページの3点をコピーして証明書に添付します。

印鑑届出書

代表者印を法務局に登録するための書類です。登記申請書はもちろん、登記申請書に添付をする払込証明書などにも使用するため、他の書類に先んじて用意しておくとよいでしょう。

電子申請に役立つ!印鑑・署名は電子化しておくと便利

2015年施行のe-文書法や2019年成立のデジタルファースト法案など、国として電子化を進めるために様々な法案を施行・改正しています。登記申請書とその添付書類についても、一部はオンラインでも申請ができるようになっています。さらに新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務や外出の自粛が続いた結果、紙書類への押印を減らしていこうとする動きも見られます。紙書類への押印の代わりに必要となってくるのが、電子印鑑や電子署名です。

例えば、法人登記をオンラインで申請する場合、電子署名を添付して申請する必要があります。法人登記に使用するものなので、セキュリティが担保された署名である必要があります。シヤチハタの提供する「ドキュサイン」では、電子署名を提供していますが、世界のセキュリティ基準を満たすような高度な暗号化技術を使用しています。さらに、アメリカの電子署名法や、識別および信頼サービス(eDAS)に関する欧州連合法令にも準拠しており、法的にも有効です。

▶ドキュサインの詳細はこちら

電子印鑑を利用する際の注意点

実際に電子印鑑を導入する上で注意するべきことについてご説明します。電子印鑑は、どのように作成されたかによって大きく2つに分類できます。

印影を画像化した電子印鑑

Excelの追加機能や印鑑の印影をスキャンして画像化することによって、電子印鑑を作ることができます。無料で手軽に作成ができることがメリットですが、第三者でも同じことができ、偽造のリスクがあるため注意が必要です。また、単純に画像化されているだけなので、書類に貼り付けて捺印をしても、誰がどのタイミングで捺印をしたのかの記録は残りません。さらに、本当に本人が捺印したかどうかを確認する方法もありません。

印影に情報を保存した電子印鑑

一方、印影に情報が保存された電子印鑑は、有料パソコンソフトや有料WEBサービスなどで作成できます。有料になるため、コスト面では画像化した電子印鑑には劣るものの、いつ誰がどこで捺印したかの履歴も残るため、偽造リスクがほぼないことが大きなメリットです。さらに、シヤチハタが提供する「パソコン決裁Cloud」では捺印の履歴が残ることに加え、1印鑑あたり月額100円で利用できるため、コスト面でも画像化した印鑑と遜色ないと言えるでしょう。

▶︎パソコン決裁Cloudの詳細はこちら

世の中の流れに乗り遅れず、先手を打っていくことが重要

国による電子化推進に加え、新型コロナウイルス感染症の影響でいままでよりも速いスピードで、業務の電子化に関する状況は動いています。この流れに取り残されることなく、常に先手を打って対応していくことで、どのような状況下においても事業を継続させることができるようになるでしょう。また、企業としてはスピード感を持ちつつも、常にセキュリティが担保されているかは確認したいものです。

電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
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