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コラム

社判とは?社印や角印との違い

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業では、代表者印や角印などいくつかの印鑑が使い分けられていますが、社判とは何を指すのでしょうか?
本記事では、企業で使われる印鑑の種類とその役割、安全に電子化していく方法をご説明します。

社判、社印、実印の違いは?役割と利用場面

社判とは企業で使用する法人印鑑全般のことを指します。似ている言葉で社印というものがありますが、社印は会社の認印である角印を指すことが一般的です。
認印と対で説明されることの多い実印は、市区町村の役所に登録して公的に認められた印鑑です。個人でも印鑑を登録することができるため、企業の、という意味合いをもたせるために代表者印と呼ばれることが多いです。
つまり、社印も会社で使われる実印も、すべて社判に含まれるということになります。

主要な社判の種類と利用場面

実は印鑑の種類によって法律上の効力が変わるということはありません。しかし、実際には企業の合併と荷物の受け取りで同じ印鑑を使用している、ということはないでしょう。
主要な社判である代表者印、銀行印、社印の役割とそれぞれの利用場面を詳しくみていきましょう。

代表者印

代表者印は企業の実印にあたり、企業が会社設立登記をする際に法務局に代表取締役の変更や不動産売買など企業にとって重要な局面で利用されます。

会社の銀行印

企業が銀行へ届け出て使用する印鑑です。紛失した際のリスクなども考慮し、代表者印とは分けて用意しておくとよいでしょう。
銀行印という名前の通り、銀行で手形や小切手に押印する際に利用します。

社印

上段でもご説明した通り、会社の認印にあたる印鑑です。一般的に角形のため、角印と呼ばれることが多いでしょう。いわゆる認印として使用される印鑑のため、見積書や注文書など社外宛のビジネス文書に押印する際に利用します。

(表)社判の分類

社判は誰でも押せる?押印の注意点

社判は、どの印鑑においても会社として確認をした・承認したということを示すものになるので、責任をもって管理する必要があります。そのため、一般的に管理職以上の人間が社判を管理することが多いです。
しかし実際の勤務状況を考えたときに、すべての押印対応を管理職が対応することは難しいでしょう。そこで、多くの企業では管理職から権限を委譲されて押印を行う社員を立てています。

代表印や銀行印の場合

代表者印は名前の通り、本来は代表者である社長が管理・押印を行うことができる印鑑です。
すでにご説明した通り、代表者印が押印される書類は重要なものになります。押印作業を代理の社員が行う場合も、書類の確認及び押印の許可は代表者が行う、と定めておくとよいでしょう。さらに、代表者の押印許可の記録を残しておくと安全性が高まります。

銀行印については、財務経理部など企業の金銭を扱う部署で管理されていることが多いでしょう。この場合は、管理部署の部長が銀行印の管理及び押印を行うことが本来的には正しい形式です。

しかし、銀行印の利用場面を考えると手形の振り出しや預金の引き出しなど、実際に銀行まで出向いて利用することが多いことがわかります。そのため、部長から部署の担当者に権限が委譲されているケースがほとんどです。

社印(角印)の場合

認印の扱いになるため、基本的に社員全員が押印することができます。しかし、企業の名前が入っている以上、安易に押印することは危険です。書類の重要度を考えて、社員の個人印で対応できるものなのか、社印を押す必要があるのかを判断できる部署や担当者を用意しておくと、不要な押印を減らすことができます。

委任時の注意点:「誤った押印を防ぐことが重要」

多くの場合、本来の管理者以外の社員が押印をすることがわかりました。ここで注意したいのは、押印作業は委任できても、押印の意味合い、つまり「この書類を確認しました」「承認しました」ということに対する責任は管理者のままだということです。

例えば、代表者から委任された部長が、企業買収の契約書に押印をし、その契約書に不備があった場合、その責任は代表者に帰属します。押印の手間がかかるからといって、むやみに委任をするとリスクがあるので、責任はあくまで管理者にあるという意識を忘れることなく、押印書類の確認を行いましょう。

社判を電子化することでリスク軽減

どの社判をとっても慎重に確認をしながら押印をする必要があることがご理解いただけたかたと思います。書類の確認や押印を電子化することでリスクを低減できる可能性があります。

書類・印鑑の電子化は専用ツールがおすすめ

電子化して書類のやり取りを行うためには、印鑑とそれを押す書類の両方の電子化が必要です。これを電子決裁の専用ツールなしで実現しようとすると、書類はメールに添付して送付、印鑑は印影をスキャンして使用、など相当な手間がかかります。また、宛先間違いによる誤送信など大きなリスクをはらんでいます。
電子化の専用ツールを使用すると、上記のような手間やリスクを解消することができます。ツール内で電子印鑑を作成することができたり、誤送信のリスク減らしたりできます。
シヤチハタの「パソコン決裁Cloud」は、オンライン上で書類の回覧・捺印などが行えるクラウドサービスで、電子印鑑にはなりすまし防止機能もあります。

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社判を電子化する上での注意点

印鑑を電子化する方法はいくつかあり、手軽なものだとネットで印鑑を作成する、紙に押印した印影をスキャンする、などがあります。しかし、これらの方法で作成した印鑑は複製されるリスクがあります。電子印鑑を安全に利用するためには、複製のリスクを減らす工夫が入った電子印鑑を用意するとよいでしょう。電子決裁の専用ツールでは、各押印にいつ誰がどこで押印したかの履歴が残るようになっています。    
社印を『電子印鑑』で作るときの注意点と法的効力について詳しく知りたい方は、こちらを参考にしてください。

電子印鑑の社印について詳しく知りたい方はこちら

電子化で、安全で効率的な働き方を

2020年より流行した新型コロナウイルス感染症の影響による長期的なリモートワークによって、書類の確認や押印作業に時間がかかり、業務の効率が悪くなったと感じる方もいるかもしれません。
厚生労働省の「新しい生活様式」でも、テレワークやローテーション勤務が推奨されており、新型コロナウイルス感染症の流行以前と全く同じ生活に戻ることはないでしょう。

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000121431_newlifestyle.html

今後は対面での業務機会が減少する前提で、新しい業務フローを検討していく必要があります。これを機に、いままで無駄があった箇所や確認の体制に不安が残る箇所を洗い出し、より安全で効率的な業務設計を行ってみてはいかがでしょうか。
電子印鑑のメリット・デメリット・法的な効力などの基礎知識と活用方法についての記事もぜひ参考にしてください。

電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら