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印鑑届出書とは?証明書の取得方法などの基礎知識

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

会社を設立した場合、法務局へ「印鑑届出書(印鑑届書)」を提出することが必要です。印鑑届出書の提出によって、法人口座の開設や資金の借入れの際などに必要な印鑑登録証明書の交付を受けられるようになるため、優先的に対応すべき事項といえます。本記事では、印鑑届出書の概要と記載事項で押さえておくべきポイント、提出が必要な場面、そして印鑑登録証明書の取得方法についてご説明します。

印鑑届出書の概要と記載事項のポイント

はじめに、印鑑届出書の概要と記載事項のポイントをご説明します。

印鑑届出書とは

印鑑届出書とは、法務局へ代表者印を登録する際に提出する書類のことです。印鑑届出書を提出することによって、登録した印鑑が「間違いなくその法人が所有するものである」ことを証明できるようになります。印鑑届出書の提出は、本店の所在場所を管轄する法務局で行います。

印鑑届出書の主な記入項目は以下の通りで、印鑑届出書の様式(PDF・Excel)と記載例は、法務省のウェブサイトより参照できます。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-2.htmlより作表

株式会社で取締役が複数いたり、合同会社で代表者が複数いたりする場合は、1人だけが印鑑届出書を提出することも、それぞれが印鑑届出書を提出することも可能です。ただし、それぞれが印鑑届出書を提出する場合は、全員が異なる印鑑を使用する必要があります。

合同会社において代表社員が法人の場合

合同会社において代表社員が法人の場合、通常とは印鑑届出書に記載する内容が異なります。その上で、法人の代表者が職務執行者の場合と、そうでない場合では、記載する内容が変わるため注意が必要です。記載内容をまとめると以下のようになります。

※届出人が代理人の場合は、委任状の記載が必要
参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001188610.pdfより作表

代表者印とその他の印鑑の違い

代表者印とその他の印鑑は異なる役割を担っています。本章ではその役割の違いをご説明します。

代表者印


代表者印とは法人においての実印で、法務局に登録された会社の意思決定を示す役割を担う印鑑です。不動産売買など重要な契約の締結などに使用するため、偽造されにくいものを選び、セキュリティに留意して保管する必要があります。
実印:市区町村の役所や役場に登録した印鑑のこと

代表者印は、法務局により1cm以上3cm以内の正方形に収まるサイズと定められており、一般的に丸型が使用されます。印影は2重の丸になっており、外側の丸の中に会社名、内側の丸の中に役職名が入っています。

認印

認印とは、役所や役場に登録しておらず、個人が日常生活で使用する印鑑のことです。社内文書の承認や荷物の受け取りなど、重要でない取引に使用することができます。近年では、業務効率化を図るため、認印の電子印鑑化が進んでいます。

会社印(社印・角印)

会社印とは、会社において認印のような役割を持つ印鑑のことです。四角い印鑑を使用することが多いため、角印とも呼ばれます。注文書や請求書などの社外文書や、稟議書や辞令などの社内文書に日常的に使用されます。ただし、役所や役場に登録されていないため、法的な信頼度は低いといえます。

銀行印

銀行印とは、銀行口座の開設時に銀行へ登録した印鑑のことです。手形や小切手を発行する際などに使用されます。代表者印と銀行印を兼用することも可能ですが、紛失時のリスクが大きいため、代表者印と銀行印は異なるものを使用した方が良いといわれています。

ゴム印

ゴム印とは、社名や住所などを押印できるハンコのことです。社名や住所などの手書きの手間を削減する目的で使用されることが多いです。


印鑑の種類について詳しく知りたい方はこちら

印鑑届出書の提出が必要な場面

印鑑届出書の提出が必要な場面は、印鑑届出書に記載した内容に変更があった場合です。会社設立時以外にもあり、まとめると以下のようになります。

1. 会社を設立するとき

会社設立の際には印鑑証明届出書が必要となります。法人登記の申請と同じタイミングで、印鑑届出書を法務局へ提出します。

2. 代表者変更を行ったとき

代表者印は会社の意思決定を示す役割を担うため、印鑑提出届の記載内容に変更があった場合には、変更登記と併せ迅速な再提出が重要です。

3. 現在の法務局の管轄外に本社移転するとき

本社が現在の法務局の管轄外に移転登記をする場合、改めて移転先の法務局へ印鑑登録する必要があります。移転登記の申請書と併せ、印鑑届出書を提出します。

4. 会社の解散が決議され、清算人が選任されたとき

会社の代表者が変わる場合にも、改めて届け出が必要になります。解散が決議された後、清算人が印鑑提出者となり、清算業務を進めることになります。

5. 商号や代表印を変更したとき

称号を変更したい場面、代表印を新しいものと変更したい場面では、改印手続きが必要となります。

印鑑登録証明書の取得方法

印鑑届出書を提出すると印鑑登録証明書の交付を受けることが可能になります。印鑑登録証明書とは、使用する印鑑が「間違いなくその法人のものである」ことを証明する書類で、法人口座を開設するときや資金を借り入れするときなどに必要になる場合があります。

ただし、印鑑登録証明書の交付を受けるためには、「印鑑カード」が必要です。印鑑届出書の提出と併せて、印鑑カードの交付申請を行うと良いでしょう。印鑑カードがあれば、本店の所在場所を管轄する法務局以外でも印鑑登録証明書を発行することができます。また、証明書発行請求機での発行や、郵送やオンラインでの申請も可能です。


参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/static/kaisyahou-qanda.html#03

会社設立時には印鑑の準備が不可欠

会社設立時には法務局に印鑑届出書を提出し、代表印を登録することが必要だと分かりました。会社経営には代表印をはじめ、様々な印鑑の使用が不可欠です。会社設立をお考えの方は、印鑑の種類と用途、管理方法の検討を始めてみましょう。

近年、電子文書の普及にともない電子印鑑の利用が増えています。印鑑を検討する際には、電子印鑑を候補の一つに入れてみてはいかがでしょうか。シヤチハタの「パソコン決裁Cloud」は書類の捺印・回覧を全て電子化したクラウドサービスです。ソフトウェアをインストールせずに利用でき、社内文書への捺印など、認印を使用する業務だけを電子化することも可能です。


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