1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 電子印鑑をPDF 形式で作成する方法とは?WordやExcelでの無料作成方法

コラム

電子印鑑をPDF 形式で作成する方法とは?WordやExcelでの無料作成方法

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

社内の稟議書や決裁書といった書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、企業ではさまざまな書類に捺印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で捺印しなくてもよい環境が整ってきました。そこで今回は簡易的な電子印鑑を無料で作成できる、代表的なサービスをまとめてご紹介します。

電子印鑑とは

はじめに電子印鑑とは、パソコンやスマートフォンからPDFファイルなどの電子文書へ捺印できる印鑑データのことをいいます。紙文書への捺印とは異なり、捺印する担当や役職者が出張で不在にしているときでも、外出先から確認して捺印することができるため、仕事が止まらずスムーズな進行が実現できます。
電子印鑑はインターネットなどの無料サービスや、WordやExcelなどでも簡単に作成でき、すぐにでも活用することができます。

Word・Excelで作成する電子印鑑

ほとんどの企業にはWord、Excelが導入されているため、追加コストなく電子印鑑を作成できます。

Word・Excelの図形から電子印鑑を作成する方法

WordあるいはExcelで電子印鑑を作成する手順は以下の通りです。

1. 「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入

まずは図形機能で印影の元となる円を用意します。このときシフトキーを押しながら展開すると、正円が描けます。枠線の色は赤を選び、枠線の太さは適当に調整します。

2. 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更

「塗りつぶし」から「塗りつぶしなし」を選択。円の外側の枠線が残り、中身が塗りつぶされていない状態にします。

3. 円の上にご自身の名字をテキストで入力

ご自身の名字を入力してください。デフォルトの設定では白の横書き文字になっているため、ここで色を赤にして縦書きに変更しましょう。縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. バランスを整えて完成

円を選択したまま「図形の書式設定」の「テキストボックス」を選択すると、余白や折り返しの設定ができます。

5. 図として保存

図を右クリックし「図として保存」を選択すると、作成した電子印鑑が保存できます。背景を透過させたほうが使いやすいため、PNG形式で保存しましょう。あとは画像を捺印したいPDFに貼り付けるだけです。いかにも図形を利用して作った印象にはなりがちですが、重要書類でなければ十分便利に使えます。
また、Excelではアドインとして電子印鑑機能を追加できるソフトウェアも存在しているため、こうしたソフトウェアを活用する方法もあります。

無料で電子印鑑を作成できるツール3選

続いて、電子印鑑が無料で作成できるインターネットサービスを3つご紹介します。

Web認印

Web認印というサービスでも、無料・登録不要で電子印鑑を作成できます。Web認印には日本の名字上位10,000姓が収録されており、簡単な情報を入力するだけ認印の画像をダウンロードできます。珍しい名字の方は利用できないのでご注意ください。作成手順は以下の通りです。


参考:http://www.hakusyu.com/webmtm/

1. 名字を入力

Webサイトへアクセスし、印影となるご自身の名字を入力します。

2. 書体を選択

書体は古印体または印相体(吉相体)のいずれかを選択します。古印体のほうは可読性がよく、認印でよく使用される書体です。印相体は文字と枠が接する部分が多く、可読性は低いもののセキュリティを考慮し、実印や銀行員によく用いられる書体になります。

3. 大きさを選択

プルダウンメニューから印影の直径を選択します。10.5mm、12.0mm、13.5mmの3パターンが用意されています。

4. 色を選択

色についても赤、紅色、朱色の3パターンから選ぶことができます。

5. 「作成」ボタンをクリック

指定した内容で電子印鑑が生成されます。画像を保存し、捺印したいドキュメントに貼り付けて利用します。

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Readerを活用すると、WordやExcelよりも簡単に電子印鑑を作成できます。Acrobatには電子印鑑機能が予め備わっているので、Word・Excelのようにゼロから作成する必要はありません。作成手順は以下の通りです。


参考:https://get.adobe.com/jp/reader/

1. 「ツール」タブから「スタンプ」を追加

電子印鑑を初めて使用する場合は、まずスタンプ機能を追加します。

2. ドキュメントを開き「スタンプ」から電子印鑑を選択

数種類の印影からお好きな形状を選択します。

3. 円にご自身の名字をテキスト入力

デフォルトの設定では白い横書き文字になっているため、色を赤にして縦書きに変更します。
縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. 氏名や部署名など必要情報を入力

基本情報を入力する欄が立ち上がりますので、氏名などを入力します。

5. 捺印したい箇所をクリックして完成

ドキュメント内で捺印したい場所をクリックすると、日付入りの電子印鑑が捺印できます。狙った位置とずれてしまったら、ドラッグ&ドロップで適切な位置に移動させましょう。

補足として、電子印鑑のほか「承認済」、「極秘」などのスタンプも利用できます。また、「カスタムスタンプ」を選ぶと、別途用意しておいた画像を電子印鑑として取り込んで利用することもできます。実際に紙に捺印した印影の画像の背景を透過させて取り込んでみてもよいでしょう。

電子三文判(無料版)

電子三文判は「承認はんこ」という有料ソフトの無料版です。「阿部」「田中」「佐藤」など、よくある苗字200印影が予め電子印鑑として登録されています。「承認」「済」「社外秘」などビジネスでよく使われる印鑑も利用できます。利用手順は以下の通りです。


参考:http://www.tororokonbu.jp/shankofree/

1. Excel/Wordへの組み込み

まず、インストーラーを起動し、電子三文判をインストールします。インストールが完了すると、スタートメニューにアプリケーションが登録されます。インストーラーから「押印メニュー」を選んだ場合はExcelアドインマクロファイル及びWordテンプレートファイルがインストールされています。
Excelの場合はExcelアドインを選択して設定しましょう。Wordについては特に設定不要で組み込まれた状態となっています。

無料版では苗字が200種類しか登録されていないため、使い方は限定される点は注意が必要です。また有料版になるとパソコンのIDやログインユーザー名の情報が付与されるため、誰が捺印した電子印鑑なのかの記録も残るようになっていますが、無料版にその機能は搭載されていません。

2. Excel/Wordで捺印

Excelの場合はアドインが追加できていれば、アドインタブをクリックし、承認はんこメニューから押印を選択しましょう。
Wordの場合には、挿入タブをクリックし、オブジェクトを選択します。リストボックスから承認はんこを選び、OKボタンをクリックすると印影が挿入されます。

便利な電子印鑑で社内業務を効率的に!

以上の通り、印影を画像化した電子印鑑は、無料でも簡単に作成することができます。紙書類へ印刷して、朱肉を用意して、複数名にわたる承認者を探して捺印してもらうとなると、時間も手間もかかります。これをPDFなどの電子文書と電子印鑑に移行させることで、ペーパーレス化でき、業務効率もアップすることでしょう。

とはいえ、このタイプの電子印鑑は本人になりすまして捺印できてしまうというデメリットがあります。セキュリティが不安な方は、なりすまし防止機能のある「パソコン決裁Cloud」のような有料ソフトの導入を検討しましょう。