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コラム

電子印鑑を作成する方法とは?WordやExcel、PDFでの無料作成方法

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

社内の稟議書や決裁書といった書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、企業では様々な書類に捺印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で捺印しなくても良い環境が整ってきました。そこで本記事では簡易的な電子印鑑を無料で作成する方法をまとめてご紹介します。

電子印鑑とは

はじめに電子印鑑とは、パソコンなどからPDFファイルなどの電子文書へ捺印できる印鑑データのことをいいます。紙文書への捺印とは異なり、捺印する担当者や上位の役職者が出張で不在にしているときでも、外出先から確認して捺印することができるため、仕事が止まらずスムーズな進行が実現できます。
電子印鑑には有料サービスもありますが、WordやExcel、その他の無料サービスでも簡単に作成でき、すぐに活用することができます。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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無料で電子印鑑を作成するメリット

ここで、無料で電子印鑑を作成するメリットとデメリットについて考えてみましょう。まずは無料で作成するメリットについてご紹介します。

コストがかからない

無料の電子印鑑を活用するメリットは、何よりコストがかからないということです。少しでもコストを削減したい、電子印鑑にコストをかけたくないという方には適しているといえます。

電子文書に印影を残せる

取引相手などから、パソコンで作成した電子文書にも、押印を求められるシーンがあります。セキュリティを気にせず、形式的に押印を行いたい場合には、無料の電子印鑑が適しているといえます。無料の電子印鑑は、電子文書を印刷し、押印した上でスキャンするなどの手間を削減してくれるでしょう。

無料で電子印鑑を作成するデメリット

しかし、無料で電子印鑑を作成する場合、次のようなデメリットが挙げられます。

悪用が容易

無料の電子印鑑は、誰でも同じものが作成できるため、なりすましなどの悪用が容易です。実際の印影をスキャンして作成した電子印鑑も、画像のコピーが可能なため、安全とはいえません。また、画像からはんこそのものを偽造されるリスクもあります。

証拠能力が低い

無料の電子印鑑は、基本的にいつ誰が押印したものか記録が残りません。改ざんやなりすましが発覚した場合に、いつ誰が押印したのか証明するのが困難になります。

作成に手間がかかる

Excelの図形を利用したり、実際の印影をスキャンしたりするなど、作成に手間がかかります。紙に押した印影と同じクオリティの電子印鑑を作成するには、画像編集ソフトやアプケーションの知識が必要です。

要注意!無料の電子印鑑を企業で使う大きなリスク

無料で作成するメリットとデメリットを比較すると、企業で使用するにあたってはデメリットが大きいと感じられたのではないでしょうか。企業活動で印鑑が使用される場面は、見積書や稟議書の提出、企業間取引の契約書など、会社組織としての意思決定を示す意味を持つことがほとんどです。仮に印鑑の偽造やなりすましが行われた場合、会社が大きな損害を被る恐れや、会社の信頼を大きく損なう可能性があり、極めてリスクが高いといえます。

既に公に開示されている情報の社内確認に活用する程度であれば、無料の印鑑でも十分かもしれませんが、そのような場面以外では企業で無料の印鑑を使用することはおすすめできません。企業で電子印鑑を使用する場合には、確かに本人が捺印したこと、捺印後に改ざんが行われていないことなどを証明する機能を持っている有料の電子印鑑サービスが望ましいでしょう。

CMでもお馴染み!電子印鑑サービスShachihata Cloudを選ぶべき理由

企業における電子印鑑の導入には、「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の活用をおすすめします。

https://dstmp.shachihata.co.jp/cloud_lp/

Shachihata Cloudは、はんこでお馴染みのシヤチハタが提供する電子印鑑サービスで、紙で行っていたワークフローを、運用を変えることなくデジタル化できるツールです。リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1※1に選ばれており、唐沢寿明さんのTVCMでご覧になった方も多いことと思います。Shachihata Cloudをおすすめする理由は次にお示しする通りです。

※1 アンケート提供元:ゼネラルリサーチ(電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1,014名)

高度なセキュリティ対策

Shachihata Cloudでは「改ざんや複製による不正利用に対するセキュリティ確保」として次の対策が講じられています。

本人性の担保

Shachihata CloudのBusiness版では、二要素認証を採用しています。ログイン時のユーザ認証として通常使用するID/パスワード認証に加え、パスコード認証またはQRコード※2認証のどちらかを選択することで複合的に本人認証を実行することができ、本人性の担保を向上させます。その他、IPアドレス制限やSAML認証(有償)のオプションも用意されています。

※2 QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です

原本性の確保

また、Business版では改ざん防止機能として、電子署名(公開鍵暗号方式)を搭載しています。さらに、有償オプションによりタイムスタンプの付与もでき、書類の存在証明と署名後の変更確認処理を行いながら書類の承認を実施できます。

見読性の確保

承認後の文書ファイルは必要に応じてPDFファイルでの保存や、紙に出力することができます。それにより明瞭かつ整然とした形で閲覧することができます。

導入コストが安価

Shachihata Cloudは、導入時の初期費用がかかりません。Standard版では1印鑑あたり月額110円(税込)から、Business版でも1印鑑あたり月額330円(税込)からと、手頃な価格体系となっています。
クラウド型サービスのため利用を開始するまでの負荷もかからず、インターネット環境とメールアドレスさえあればすぐに使えます。

簡単で定着しやすい操作設計

新しいシステムの導入となると、社内の反発を招きやすいものですが、Shachihata Cloudはいつもの業務プロセスはそのままに、簡単に操作できるシンプルな設計となっており、導入時の社員教育も必要ありません。万が一不明点があっても、充実したヘルプサイトなどで解決できます。紙からストレスなくデジタル化へと移行し、確実に社員に定着させることができます。

スピーディーな申請・承認が可能

Shachihata Cloudは利用者登録をした人ならいつでも・どこからでもアクセスして利用できるサービスです。書類の申請・承認を、スピード感を持って行うことができます。働き方改革の一環で、リモートワークの推進や残業時間の短縮が求められる今、業務効率化にぴったりのツールです。

嬉しい無料トライアル期間

Shachihata Cloudのご利用にあたっては、30日間の無料トライアルを実施しています。無料トライアル期間でもBusiness版と同じ機能をご利用いただけるため、まずはお試しでぜひご利用ください。

▶︎Shachihata Cloudの詳細はこちら

Word・Excelで作成する電子印鑑

これまでご説明した通り、企業で電子印鑑を利用するのであれば、Shachihata Cloudのような有料サービスをご利用いただくのがおすすめではありますが、社内のちょっとした確認には無料の印鑑を使用したいという場合もあるかもしれません。ここからは無料の電子印鑑の作成方法についてご紹介します。

まずはWord、Excelで電子印鑑を作成する方法です。ほとんどの企業にはWord、Excelが予め導入されているため、追加コストなく電子印鑑を作成できます。

Word・Excelで電子印鑑を作成する方法

WordあるいはExcelで電子印鑑を作成する手順は以下の通りです。

1. 「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入

まずは図形機能で印影の元となる円を用意します。このときシフトキーを押しながら展開すると、正円が描けます。枠線の色は赤を選び、枠線の太さは適当に調整します。

2. 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更

「塗りつぶし」から「塗りつぶしなし」を選択。円の外側の枠線が残り、中身が塗りつぶされていない状態にします。

3. 円の上にご自身の名字をテキストで入力

ご自身の名字を入力してください。デフォルトの設定では白の横書き文字になっているため、ここで色を赤にして縦書きに変更しましょう。縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. バランスを整えて完成

円を選択したまま「図形の書式設定」の「テキストボックス」を選択すると、余白や折り返しの設定ができます。

5. 図として保存

図を右クリックし「図として保存」を選択すると、作成した電子印鑑が保存できます。背景を透過させたほうが使いやすいため、PNG形式で保存しましょう。あとは画像を捺印したいPDFに貼り付けるだけです。いかにも図形を利用して作った印象にはなりがちですが、重要書類でなければ十分便利に使えます。
また、Excelではアドインとして電子印鑑機能を追加できるため、こうしたソフトウェアを活用する方法もあります。

実際の印影から作成する電子印鑑

いかにもExcelやWordの図形を利用した電子印鑑が嫌な方や、 角印を電子印鑑にしたい方には、実物のはんこをスキャンして電子印鑑を作る方法があります。ただし前述の通り、この方法では元の印鑑そのものを偽造されるリスクがあるため、注意が必要です。
作成手順は以下の通りです。

印影をスキャン(または撮影)して電子印鑑を作成する方法

1. 白い紙にはんこを押す

この後の工程で画像を加工しやすくするため、白い紙にはっきり印影を残します。

2. はんこを押した紙をスキャナーで取り込むか、スマートフォンのカメラで撮影する

印影をデータ化するため、はんこを押した紙をスキャナーで取り込むか、スマートフォンのカメラで撮影します。スマートフォンのカメラで撮影する場合は、真上から撮影することと、影が写り込まないようにすることがポイントです。

3. データをExcelに取り込む

Excelを開き、挿入タブの中の「画像」から「画像をファイルから挿入」を選択し、スキャンまたは撮影した画像を選択します。画像を取り込むと、Excelのシート上に画像が表示されます。

4. 画像の余白をトリミングする

ツールバー内の「図の書式設定」から「トリミング」を選択し、画像の不要な部分を切り取ります。

5. 背景を透過させ、画像のサイズを調整する

画像を選択した状態で、ツールバー内の「図の書式設定」から「背景の削除」を選択します。紫色になっている部分が透過される部分です。紫色になっている部分に問題がなければ、「変更を保持」を選択します。「変更を保持」を選択すると、透過した印影(画像)が完成します。
画像のサイズを調整したい場合は、透過した印影を選択し、右辺下のフィルハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。向きを調整したい場合は、回転ハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。

他の電子文書にも作成した画像を使用する場合は、印影を右クリックし、「図として保存」を選択することで、画像ファイルとしてパソコンに保存することができます。

▼電子印鑑をExcel(エクセル)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑をWord(ワード)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑を作成できる無料ツール3選

続いて、電子印鑑が無料で作成できるインターネットサービスを3つご紹介します。

Web認印

Web認印というサービス※3では、無料・登録不要で電子印鑑を作成できます。Web認印には日本の名字上位10,000姓が収録されており、簡単な情報を入力するだけ認印の画像をダウンロードできます。ただし珍しい名字の方は利用できないのでご注意ください。作成手順は以下の通りです。

※3 2021/7/24現在、メンテナンスのためサービス利用停止中

1. 名字を入力

Webサイトへアクセスし、印影となるご自身の名字を入力します。

2. 書体を選択

書体は古印体または印相体(吉相体)のいずれかを選択します。古印体のほうは可読性がよく、認印でよく使用される書体です。印相体は文字と枠が接する部分が多く、可読性は低いもののセキュリティを考慮し、実印や銀行員によく用いられる書体になります。

3. 大きさを選択

プルダウンメニューから印影の直径を選択します。10.5mm、12.0mm、13.5mmの3パターンが用意されています。

4. 色を選択

色についても赤、紅色、朱色の3パターンから選ぶことができます。

5. 「作成」ボタンをクリック

指定した内容で電子印鑑が生成されます。画像を保存し、捺印したいドキュメントに貼り付けて利用します。
Web認印は、名字を入力するだけで、好みの文字や色で電子印鑑を作成できるサービスでしたが、現在はメンテナンス中です。Web認印の出来上がりに近く、無料で電子印鑑を作成する方法としては、前述した、実物の印鑑をスキャンまたは撮影して作成する方法が挙げられます。
ただし、改ざんが容易だというデメリットや、作成の手間が発生するため、これから電子印鑑を作成する場合は、有料の電子印鑑サービスの利用も視野に入れるのが望ましいでしょう。


参考:http://www.hakusyu.com/webmtm/

PDFで電子印鑑を作成する方法(Adobe Acrobat Reader)

PDFに捺印する場合はAdobe Acrobat Readerを活用すると、WordやExcelよりも簡単に電子印鑑を作成できます。Acrobatには電子印鑑機能が予め備わっているので、Word・Excelのようにゼロから作成する必要はありません。Adobe Acrobat Readerが使用可能な企業であれば、Windows10など、多くのOSで作成できます。作成手順は以下の通りです。

1. 「ツール」タブから「スタンプ」を追加

電子印鑑を初めて使用する場合は、まずスタンプ機能を追加します。

2. ドキュメントを開き「スタンプ」から電子印鑑を選択

数種類の印影からお好きな形状を選択します。

3. 円にご自身の名字をテキスト入力

デフォルトの設定では白い横書き文字になっているため、色を赤にして縦書きに変更します。
縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. 氏名や部署名など必要情報を入力

基本情報を入力する欄が立ち上がりますので、氏名などを入力します。

5. 捺印したい箇所をクリックして完成

ドキュメント内で捺印したい場所をクリックすると、日付入りの電子印鑑が捺印できます。狙った位置とずれてしまったら、ドラッグ&ドロップで適切な位置に移動させましょう。

補足として、電子印鑑のほか「承認済」、「極秘」などのスタンプも利用できます。また、「カスタムスタンプ」を選ぶと、別途用意しておいた画像を電子印鑑として取り込んで利用することもできます。実際に紙に捺印した印影画像の背景を透過させて取り込んでみてもよいでしょう。


参考:https://get.adobe.com/jp/reader/

電子三文判(無料版)

電子三文判は「承認はんこ」という有料ソフトの無料版です。「阿部」「田中」「佐藤」など、よくある名字200印影が予め電子印鑑として登録されています。「承認」「済」「社外秘」などビジネスでよく使われる印鑑も利用できます。使用可能なOSは、Windows10、Windows8、Windows7です。利用手順は以下の通りです。

1. Excel/Wordへの組み込み

まず、インストーラーを起動し、電子三文判をインストールします。インストールが完了すると、スタートメニューにアプリケーションが登録されます。インストーラーから「押印メニュー」を選んだ場合はExcelアドインマクロファイル及びWordテンプレートファイルがインストールされています。
Excelの場合はExcelアドインを選択して設定しましょう。Wordについては特に設定不要で組み込まれた状態となっています。

無料版では名字が200種類しか登録されていないため、使い方が限定される点は注意が必要です。また有料版になるとパソコンのIDやログインユーザー名の情報が付与されるため、誰が捺印した電子印鑑なのかの記録も残るようになっていますが、無料版にその機能は搭載されていません。

2. Excel/Wordで捺印

Excelの場合はアドインが追加できていれば、アドインタブをクリックし、承認はんこメニューから押印を選択しましょう。
Wordの場合には、挿入タブをクリックし、オブジェクトを選択します。リストボックスから承認はんこを選び、OKボタンをクリックすると印影が挿入されます。


参考:http://www.tororokonbu.jp/shankofree/

▼無料で電子印鑑を作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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便利な電子印鑑で社内業務を効率的に!

以上の通り、印影を画像化した電子印鑑は、無料でも簡単に作成することができます。紙書類に印刷して、朱肉を用意して、複数名にわたる承認者を探して捺印してもらうとなると、時間も手間もかかります。これをPDFなどの電子文書と電子印鑑に移行させることで、ペーパーレス化でき、業務効率もアップすることでしょう。

とはいえ、このタイプの電子印鑑は本人になりすまして捺印できてしまうというデメリットがあります。セキュリティが不安な方は、なりすまし防止機能のある「Shachihata Cloud」のような有料サービスの導入を検討しましょう。

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