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電子印鑑をPDF 形式で作成する方法とは?WordやExcelでの無料作成方法

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

社内の稟議書や決裁書といった書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、企業では様々な書類に捺印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で捺印しなくてもよい環境が整ってきました。そこで本記事では簡易的な電子印鑑を無料で作成できる、代表的なサービスをまとめてご紹介します。

電子印鑑とは

はじめに電子印鑑とは、パソコンなどからPDFファイルなどの電子文書へ捺印できる印鑑データのことをいいます。紙文書への捺印とは異なり、捺印する担当や役職者が出張で不在にしているときでも、外出先から確認して捺印することができるため、仕事が止まらずスムーズな進行が実現できます。
電子印鑑はWordやExcel、その他の無料サービスでも簡単に作成でき、すぐに活用することができます。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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Word・Excelで作成する電子印鑑

ほとんどの企業にはWord、Excelが導入されているため、追加コストなく電子印鑑を作成できます。

Word・Excelの図形から電子印鑑を作成する方法

WordあるいはExcelで電子印鑑を作成する手順は以下の通りです。

1. 「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入

まずは図形機能で印影の元となる円を用意します。このときシフトキーを押しながら展開すると、正円が描けます。枠線の色は赤を選び、枠線の太さは適当に調整します。

2. 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更

「塗りつぶし」から「塗りつぶしなし」を選択。円の外側の枠線が残り、中身が塗りつぶされていない状態にします。

3. 円の上にご自身の名字をテキストで入力

ご自身の名字を入力してください。デフォルトの設定では白の横書き文字になっているため、ここで色を赤にして縦書きに変更しましょう。縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. バランスを整えて完成

円を選択したまま「図形の書式設定」の「テキストボックス」を選択すると、余白や折り返しの設定ができます。

5. 図として保存

図を右クリックし「図として保存」を選択すると、作成した電子印鑑が保存できます。背景を透過させたほうが使いやすいため、PNG形式で保存しましょう。あとは画像を捺印したいPDFに貼り付けるだけです。いかにも図形を利用して作った印象にはなりがちですが、重要書類でなければ十分便利に使えます。
また、Excelではアドインとして電子印鑑機能を追加できるため、こうしたソフトウェアを活用する方法もあります。

実際の印影をスキャンまたは撮影して電子印鑑を作成する方法

いかにもExcelやWordの図形を利用した電子印鑑が嫌な方や、 角印を電子印鑑にしたい方には、実物のはんこをスキャンして電子印鑑を作る方法があります。作成手順は以下の通りです。

1. 白い紙にはんこを押す

この後の工程で画像を加工しやすくするため、白い紙にはっきり印影を残します。

2. はんこを押した紙をスキャナーで取り込むか、スマートフォンのカメラで撮影する

印影をデータ化するため、はんこを押した紙をスキャナーで取り込むか、スマートフォンのカメラで撮影します。スマートフォンのカメラで撮影する場合は、真上から撮影することと、影が写り込まないようにすることがポイントです。

3. データをExcelに取り込む

Excelを開き、挿入タブの中の「画像」から「画像をファイルから挿入」を選択し、スキャンまたは撮影した画像を選択します。画像を取り込むと、Excelのシート上に画像が表示されます。

4. 画像の余白をトリミングする

ツールバー内の「図の書式設定」から「トリミング」を選択し、画像の不要な部分を切り取ります。

5. 背景を透過させ、画像のサイズを調整する

画像を選択した状態で、ツールバー内の「図の書式設定」から「背景の削除」を選択します。紫色になっている部分が透過される部分です。紫色になっている部分に問題がなければ、「変更を保持」を選択します。「変更を保持」を選択すると、透過した印影(画像)が完成します。
画像のサイズを調整したい場合は、透過した印影を選択し、右辺下のフィルハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。向きを調整したい場合は、回転ハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。

他の電子文書にも作成した画像を使用する場合は、印影を右クリックし、「図として保存」を選択することで、画像ファイルとしてパソコンに保存することができます。

▼電子印鑑をExcel(エクセル)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑をWord(ワード)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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Windowsで電子印鑑を作成できる無料ツール3選

続いて、電子印鑑が無料で作成できるインターネットサービスを3つご紹介します。

Web認印

Web認印というサービスでは、無料・登録不要で電子印鑑を作成できます。Web認印には日本の名字上位10,000姓が収録されており、簡単な情報を入力するだけ認印の画像をダウンロードできます。ただし珍しい名字の方は利用できないのでご注意ください。作成手順は以下の通りです。

1. 名字を入力

Webサイトへアクセスし、印影となるご自身の名字を入力します。

2. 書体を選択

書体は古印体または印相体(吉相体)のいずれかを選択します。古印体のほうは可読性がよく、認印でよく使用される書体です。印相体は文字と枠が接する部分が多く、可読性は低いもののセキュリティを考慮し、実印や銀行員によく用いられる書体になります。

3. 大きさを選択

プルダウンメニューから印影の直径を選択します。10.5mm、12.0mm、13.5mmの3パターンが用意されています。

4. 色を選択

色についても赤、紅色、朱色の3パターンから選ぶことができます。

5. 「作成」ボタンをクリック

指定した内容で電子印鑑が生成されます。画像を保存し、捺印したいドキュメントに貼り付けて利用します。
Web認印は、名字を入力するだけで、好みの文字や色で電子印鑑を作成できるサービスでしたが、現在はメンテナンス中です。Web認印の出来上がりに近く、無料で電子印鑑を作成する方法としては、前述した、実物の印鑑をスキャンまたは撮影して作成する方法が挙げられます。
ただし、改ざんが容易だというデメリットや、作成の手間が発生するため、これから電子印鑑を作成する場合は、有料の電子印鑑サービスの利用も視野に入れるのが望ましいでしょう。


参考:http://www.hakusyu.com/webmtm/

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Readerを活用すると、WordやExcelよりも簡単に電子印鑑を作成できます。Acrobatには電子印鑑機能が予め備わっているので、Word・Excelのようにゼロから作成する必要はありません。Adobe Acrobat Readerが使用可能であれば利用できるため、Windows10など、多くのOSで作成できます。作成手順は以下の通りです。

1. 「ツール」タブから「スタンプ」を追加

電子印鑑を初めて使用する場合は、まずスタンプ機能を追加します。

2. ドキュメントを開き「スタンプ」から電子印鑑を選択

数種類の印影からお好きな形状を選択します。

3. 円にご自身の名字をテキスト入力

デフォルトの設定では白い横書き文字になっているため、色を赤にして縦書きに変更します。
縦書きは「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると設定できます。

4. 氏名や部署名など必要情報を入力

基本情報を入力する欄が立ち上がりますので、氏名などを入力します。

5. 捺印したい箇所をクリックして完成

ドキュメント内で捺印したい場所をクリックすると、日付入りの電子印鑑が捺印できます。狙った位置とずれてしまったら、ドラッグ&ドロップで適切な位置に移動させましょう。

補足として、電子印鑑のほか「承認済」、「極秘」などのスタンプも利用できます。また、「カスタムスタンプ」を選ぶと、別途用意しておいた画像を電子印鑑として取り込んで利用することもできます。実際に紙に捺印した印影画像の背景を透過させて取り込んでみてもよいでしょう。


参考:https://get.adobe.com/jp/reader/

電子三文判(無料版)

電子三文判は「承認はんこ」という有料ソフトの無料版です。「阿部」「田中」「佐藤」など、よくある苗字200印影が予め電子印鑑として登録されています。「承認」「済」「社外秘」などビジネスでよく使われる印鑑も利用できます。使用可能なOSは、Windows10、Windows8、Windows7です。利用手順は以下の通りです。

1. Excel/Wordへの組み込み

まず、インストーラーを起動し、電子三文判をインストールします。インストールが完了すると、スタートメニューにアプリケーションが登録されます。インストーラーから「押印メニュー」を選んだ場合はExcelアドインマクロファイル及びWordテンプレートファイルがインストールされています。
Excelの場合はExcelアドインを選択して設定しましょう。Wordについては特に設定不要で組み込まれた状態となっています。

無料版では苗字が200種類しか登録されていないため、使い方が限定される点は注意が必要です。また有料版になるとパソコンのIDやログインユーザー名の情報が付与されるため、誰が捺印した電子印鑑なのかの記録も残るようになっていますが、無料版にその機能は搭載されていません。

2. Excel/Wordで捺印

Excelの場合はアドインが追加できていれば、アドインタブをクリックし、承認はんこメニューから押印を選択しましょう。
Wordの場合には、挿入タブをクリックし、オブジェクトを選択します。リストボックスから承認はんこを選び、OKボタンをクリックすると印影が挿入されます。


参考:http://www.tororokonbu.jp/shankofree/

▼無料で電子印鑑を作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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Macで電子印鑑を作成できる無料ツール

Macで電子印鑑を作成する場合は、初めから搭載されている「プレビューアプリ」を使用するのがおすすめです。詳しい作成手順は以下の通りです。

1. 白い紙にはんこを押す

この後の工程で画像を撮影するため、白い紙にはっきり印影を残します。白い紙は、罫線のないものを使用し、印影以外に何も書いたり残したりしないようにしましょう。

2. PDFファイルをプレビューアプリで開く

電子印鑑を押したいPDFファイルを右クリックし、「このアプリケーションで開く」からプレビューアプリで開きます。

3. マークアップツールバーを表示する

ペンの形をしたマークアップツールバーを選択します。

4. 印影をMacの内蔵カメラで撮影する

筆記体の形をした「署名」から「署名を作成」を選択します。次に、「カメラ」を選択し、画像の取り込みモードを起動します。
カメラの前に1で作成した紙をかざし、印影を取り込みます。5秒程度静止し、納得のいく画像が取り込まれたら、「完了」を選択します。
カメラの前に紙をかざす際、顔などが写り込んでしまうと、顔などが線として取り込まれてしまいます。カメラには紙以外が映らないようにしましょう。また、この後の操作で印影の向きの調整ができないため、平行に写すことも重要です。

5. 電子印鑑の色を変更し押印する

再度、マークアップツールバーの「署名」を選択すると、4で作成した印影が表示されます。使用したい印影を選択すると、PDFファイルに黒色の印影が表示されます。色を変更したい場合は、□のような形をした「枠のカラー」から朱色を選択します。あとは、任意の場所に印影をドラッグし、大きさを調整して完了です。

取り込んだ印影はプレビューアプリで何度も使用できます。ただし、他のアプリでは使用することができないため注意が必要です。

無料で電子印鑑を作成するメリット

本章まで、無料で電子印鑑を作成する方法をご紹介してきました。ここで、無料で電子印鑑を作成するメリットをおさらいしましょう。

コストがかからない

無料の電子印鑑のメリットは、コストがかからないということです。少しでもコストを削減したい、電子印鑑にコストをかけたくないという方には適しているといえます。

電子文書に印影を残すことができる

取引相手などから、パソコンで作成した電子文書にも、押印を求められるシーンがあります。セキュリティを気にせず、形式的に押印を行いたい場合には、無料の電子印鑑が適しているといえます。無料の電子印鑑は、電子文書を印刷し、押印した上でスキャンするなどの手間を削減してくれるでしょう。

無料で電子印鑑を作成するデメリット

無料の電子印鑑は、無料で作成でき、電子文書に印影を残したいという要望を叶えることができますが、デメリットも存在します。

悪用が容易

無料の電子印鑑は、誰でも同じものが作成できるため、なりすましなどの悪用が容易です。実際の印影をスキャンして作成した電子印鑑も、画像のコピーが可能なため、安全とはいえません。また、画像からはんこそのものを偽造される可能性もあります。

証拠能力が低い

無料の電子印鑑は、基本的にいつ誰が押印したものか記録が残りません。改ざんやなりすましが発覚した場合に、いつ誰が押印したのか証明するのが困難になります。

作成に手間がかかる

Excelの図形を利用したり、実際の印影をスキャンしたりするなど、作成に手間がかかります。紙に押した印影と同じクオリティの電子印鑑を作成するには、ソフトやアプケーションの知識が必要です。

リスクを軽減できる有料の電子印鑑サービス

ビジネスシーンでの利用において、セキュリティ対策は欠かせません。重要文書への押印など、セキュリティに留意し電子印鑑を使用したい場合には、有料の電子印鑑サービスの導入が適しています。本章では、電子印鑑サービスの特徴をご説明します。

高度なセキュリティ機能

多くの電子印鑑サービスでは、印影に識別情報が付与され、作成者や押印した人物が分かるようになっています。なりすましや改ざんの防止に繋がり、悪用が疑われる場合も、証拠として履歴を確認することができます。

導入コストが安価

多くの電子印鑑サービスが、クラウドサービスで提供されています。システムの開発費用やサーバーの増強費用が必要なく、導入コストが安価で済みます。
シヤチハタの「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」のBusiness版なら、1印鑑あたり月額330円(税込)という手軽な価格から始められ、前述したセキュリティも利用することができます。

操作が簡単

前述の通り、多くの電子印鑑サービスはクラウドサービスで提供されているため、ソフトウェアのインストールが必要ありません。また、直感的に分かりやすく設計されているため、操作を覚える手間も少なくて済みます。

(表)電子印鑑サービス 無料と有料の違い

無料の電子印鑑サービス 有料の電子印鑑サービス
・コストがかからない
・形式的に電子印鑑を押したい場合に適している
・複製が容易で証拠能力が低い
・作成する手間がかかる
・クラウドサービスを利用すれば安価で済む
・印影に識別情報が付与され、悪用を防止できる
・操作が簡単

便利な電子印鑑で社内業務を効率的に!

以上の通り、印影を画像化した電子印鑑は、無料でも簡単に作成することができます。紙書類に印刷して、朱肉を用意して、複数名にわたる承認者を探して捺印してもらうとなると、時間も手間もかかります。これをPDFなどの電子文書と電子印鑑に移行させることで、ペーパーレス化でき、業務効率もアップすることでしょう。

とはいえ、このタイプの電子印鑑は本人になりすまして捺印できてしまうというデメリットがあります。セキュリティが不安な方は、なりすまし防止機能のある「Shachihata Cloud」のような有料サービスの導入を検討しましょう。

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