Shachihata Cloud DXコラム 電子印鑑を作成する方法とは?WordやExcel、PDFでの無料作成方法
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電子印鑑を作成する方法とは?WordやExcel、PDFでの無料作成方法

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シヤチハタ
電子印鑑
電子決裁
電子署名
WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

稟議書や決裁書をはじめとする書類や、発注書や請求書、納品書といった対外的な書類など、ビジネスではさまざまな書類に押印する機会があります。近年では電子印鑑が徐々に普及しつつあり、わざわざ紙書類に手作業で押印する必要性のない環境が整ってきました。本記事では、簡易的な電子印鑑を無料で作成する方法をご紹介します。

電子印鑑(デジタル印影)とは

電子印鑑とは、パソコンや携帯端末からPDFファイルなどの電子文書へ押印できる印影データのことです。担当者や決裁権のある上位の役職者が不在のときでも、電子印鑑があれば場所を問わずに押印できます。電子印鑑をうまく活用することで、業務の流れが中断されることなくスムーズな進行が実現するでしょう。
電子印鑑は、有料サービスのほか、WordやExcel、その他の無料サービスでも手軽に作成できます。あらかじめ電子印鑑を準備しておけば、あらゆるシーンですぐに活用できるでしょう。

無料・有料のちがい

無料の電子印鑑は、エクセルやPDFを用いて作れます。作成ツールやアドインも無料で配信されており、手軽に作成できますが、そのぶんセキュリティが脆弱です。
一方、有料で作成・利用できる電子印鑑には、ツール・ソフトを使用して自作するほか、電子契約サービスの付随機能を利用する方法の2種類の作り方があります。
識別機能やタイムスタンプが付与できる有料の電子印鑑なら、高い証拠能力を有するため、社内文書はもちろん対外的な電子書類に押印しても構いません。

電子署名や電子サインとのちがい

電子印鑑は、法的な信頼性の有無にかかわらず、印影を電子化したツールそのものを指します。一方、電子署名はデジタルを介した契約において法的効力を担保するためのしくみです。そして、電子署名を含むデジタル上の証明プロセスの総称を電子サインといいます。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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無料でもできる電子印鑑の作り方

これまでご説明した通り、企業で電子印鑑を利用するのであれば、Shachihata Cloudのような有料サービスをご利用いただくのがおすすめではありますが、社内のちょっとした確認には無料の印鑑を使用したいという場合もあるかもしれません。ここからは無料の電子印鑑の作成方法についてご紹介します。

まずはWord、Excelで電子印鑑を作成する方法です。ほとんどの企業にはWord、Excelが予め導入されているため、追加コストなく電子印鑑を作成できます。

前提として、ビジネスで電子印鑑を利用するのであれば有料サービスがおすすめです。とはいえ、無料で電子印鑑を使いたいという需要もあるでしょう。本章では、無料の電子印鑑の作り方をご紹介いたします。

Excel(エクセル)で電子印鑑を作成する方法

Excelでは、図形の挿入機能もしくは印影スキャンの2通りの方法で電子印鑑を作れます。
図形の挿入機能を用いた電子印鑑の作り方
図形の挿入機能を利用した電子印鑑を作成する手順は以下のとおりです。

  1. 「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入
  2. 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更
  3. 円の上にご自身の名字をテキストで入力
  4. バランスを整えて完成
  5. 図として保存

作成した電子印鑑は、背景を透過させられるよう、PNG形式で保存しましょう。使い方は、画像を押印したい電子書類に貼り付けるだけです。いかにも手作りした印象になりがちですが、気にしないのであれば問題なく使えます。
また、Excelでは電子印鑑機能を追加できるアドインを活用することも可能です。
印影を撮影・スキャンして電子印鑑を作る方法
実物のはんこに限りなく近い電子印鑑を無料で作成したい方は、実際の印影をスマートフォンで撮影もしくはスキャンしたデータを取り込んで加工するとよいでしょう。作成手順は以下のとおりです。

  1. 白い紙にはんこを押す
  2. 画像の撮影またはスキャン
  3. データをExcelに取り込む
  4. 画像の余白をトリミングする
  5. 背景を透過させ、画像のサイズを調整する
  6. 画像を保存する

画像を使用するときは、印影を右クリックし「図として保存」を選択してください。
実物の印影を撮影・スキャンする方法ならより精巧な電子印鑑が作れますが、偽造されるリスクがあるため、使用する際は細心の注意

▼電子印鑑をExcel(エクセル)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑をWord(ワード)で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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PDFの電子印鑑機能で押印する方法(Adobe Acrobat Reader)

Adobe Acrobat Readerには、あらかじめ電子印鑑機能が搭載されています。事前準備は、設定画面から印影の情報を編集しておくことのみです。電子印鑑の情報は、作成後に変更することも簡単にできます。
押印する際は、PDF書類を開いてスタンプ機能を起動したうえ、好みのフォーマットを選んで印影を反映させたい場所をクリックすれば完了です。

無料ソフト・ツールで電子印鑑を作成する方法

Web上で無料公開されている電子印鑑のソフトやツールを利用すれば、作成の手間がかかりません。なお、「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」でも無料トライアル版を提供しております。アカウントを作成するだけですぐに利用できますので、ぜひお試しください。

▼無料で電子印鑑を作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑のメリット

電子印鑑の必要性を考えるにあたって、作成することで得られる以下3点のメリットをご説明いたします。
・電子文書へ印影を直に残せる
・コストが抑えられる
・決裁フローの効率化につながる

電子文書へ直に印影を残せる

電子印鑑があれば、パソコンで作成した電子文書に直接押印できます。文書の電子化は国を挙げて推進されている事業の一つであり、紙への出力の手間が省ける電子印鑑が証明機能として用いられるシーンは今後ますます増えていくでしょう。

コストが抑えられる

電子印鑑の活用で得られるもっともわかりやすいメリットは、何よりコストが削減できることです。従来の印鑑から電子印鑑へ変え、ペーパーレスが実現すれば、紙書類にかかる用紙代やインク代をはじめとし、印刷関連経費がすべてカットできます。郵送の必要がないので、切手代もいりません。

▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら

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決裁フローの効率化につながる

電子印鑑を導入することで、印刷後に決裁を受け、承認・押印後に再度取り込むという紙書類における一連の決裁フローがデジタル上で完結します。従来の業務のムダが省けるため、スピーディーな契約締結ができるでしょう。

▼業務効率化について詳しく知りたい方はこちら

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無料で電子印鑑を作成するデメリット

無料で作成した電子印鑑をビジネスに用いることは、以下3つのデメリットから、たいへん危険な行為です。
・悪用が容易
・証拠能力が低い
・スキルやコストが必要な場合がある

悪用が容易

無料の電子印鑑は、複製が容易で本人性を証明できる機能もないため、なりすましや悪用偽造のリスクが高いといえます。ビジネス上で使う電子印鑑を作成する際は、トラブルを避けるため、コストをかけてでも安全性を高めるのがおすすめです。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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証拠能力が低い

無料の電子印鑑は、基本的にいつ誰が押印したものか記録が残りません。そのため、改ざんやなりすましが発覚したとき、不正の立証が困難です。一方、本人認証およびタイムスタンプ機能がある有料の電子印鑑なら、法的な証拠として認められる可能性が高いといえます。

スキルやコストが必要な場合がある

電子印鑑を無料で自作する場合、Excel上での図形作成・加工や印影のスキャンなど、作成に手間がかかります。こだわったデザインや機能を詰め込んだハイクオリティな電子印鑑を作成するためには、無料の画像編集ソフトやアプリケーションだけでは限界があり、有料コンテンツへの課金が必要です。

要注意!無料の電子印鑑を企業で使う大きなリスク

無料で作成するデメリットを考慮すると、リスクが大きすぎると感じた方も多いのではないでしょうか。こと企業活動において、以下の観点から無料の印鑑はふさわしくありません。
・無料の電子印鑑では意思決定の根拠として不十分
・取引上の書類や丸印(実印)として利用できない

無料の電子印鑑では意思決定の根拠として不十分

ハンコ文化が根強い日本におけるビジネス上の押印は、会社組織としての意思決定を視覚的に示す強力な意味を持つケースが大半です。仮に印鑑の偽造やなりすましが行われた場合、会社が大きな損害を被るおそれや、信頼を大きく損なう可能性があり、極めてリスクが高いといえます。

取引上の書類や丸印(実印)として利用できない

重要性の低い情報が記載された社内回覧文書に押印するための認印に使用する程度であれば、無料の印鑑で十分だと考える方もいるでしょう。しかし、社内で取り扱う文書は、見積書や稟議書、企業間取引の契約書など、そのほとんどが取引にかかわる重要性の高い書類であり、わざわざ使い分けるのも面倒です。
よって、ビジネスにおいては、安全面のリスクの高さから、無料の電子印鑑は原則として利用できないと考えたほうがよいでしょう。また、会社を代表する印鑑である丸印(実印)としての利用も、悪用された場合の被害が甚大になることが予想されるため、無料で作成するのはおすすめできません。
企業で電子印鑑を使用する場合には、確かに本人が捺印したこと、捺印後に改ざんが行われていないことなどを証明する機能を持っている有料の電子印鑑サービスが最適です。

▼電子印鑑を社印で作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

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【業務効率化ができる】電子印鑑の導入ならShachihata Cloud!

DX化の推進の第一歩として、電子印鑑の導入がおすすめです。紙書類への捺印・押印をなくすことは、用紙費や印刷費の削減につながります。また、同時にワークフローも電子化することで、よりスピーディーな決裁が実現できます。電子印鑑の導入は、コストカットだけでなく、業務効率化の含めて幅広いメリットがあるのです。
「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」は、電子印鑑からワークフローの電子化までツール1つで対応できます。

その場で作成可能!シヤチクラでの電子印鑑の作り方

Shachihata Cloudは、印面にしたい名前を入力するだけで電子印鑑が作れます。氏名印と日付印はその場ですぐに作成できるため、即日利用可能です。そのほか、角印や代表印などもオーダーメイドで作成できます。
利用者はメールアドレスや氏名などを登録している人だけなので、電子印鑑の持ち主が明確化されます。ログイン時はパスワード入力必須で、セキュリティも万全。印面の不正利用を防止できる仕組みが整っているため、安心してご利用いただけます。

シヤチクラなら簡単!電子書類に押印する方法

Shachihata Cloudで電子書類に押印するときは、登録した電子印鑑を選んで押したい場所をクリックするだけ。押印したい電子書類のアップロードもファイルをドラッグアンドドロップするだけで完了します。難しい操作は必要ないので、初めて電子印鑑を使う人でもスムーズに対応できます。
Businessを利用している場合は、社外秘に設定して社内ユーザーのみ閲覧できる状態にすることも可能です。社内ユーザーには「社外秘」と書かれた網掛け状態で表示されるため、一目で書類の閲覧権限を把握できます。

手間なし!シヤチクラでの社内回覧の回し方

Shachihata Cloudには、社内回覧の宛先や順番を登録する機能があります。承認ルートは複数登録できるので、案件ごとに使い分けることで時間短縮が可能です。また、再通知の設定をすることで、書類の確認忘れを予防できます。
また、アクセスコード(パスワード)で書類を保護することも可能です。アクセスコードは回覧先に別途送信されるため、セキュリティの高い回覧が実現できます。
人気も上々!会社で使うならShachihata Cloudの電子印鑑

デジタル文書に直接押印できる電子印鑑に移行することで、ペーパーレスになり、業務効率が飛躍的にアップします。ただ、無料で簡単に作成できる印影を画像化しただけの電子印鑑は、なりすましや偽造による悪用のリスクという重大な欠陥があります。

企業における電子印鑑の導入には「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の活用がおすすめです。

Shachihata Cloudは、はんこでお馴染みのシヤチハタが提供するクラウド型の電子印鑑・決裁サービスです。紙で行っていたワークフローを、従来のプロセスに即してデジタル化できます。法律で定められる「本人性・原本性・見読性」すべてを満たす※1バックオフィスシステムであり、どこからでもアクセスできることから『リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1※2』に選ばれました。

※1 一部有償オプションにてご利用いただけます。

※2アンケート提供元:ゼネラルリサーチ(電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1,014名)

導入時の初期費用は無料、1ユーザーあたり月額110円(税込)からと、手頃にご利用いただける価格です。
ご利用にあたっては、無料トライアルを実施しています。お試し期間でも本サービスと同じ機能をご利用いただけますので、まずはトライアルからぜひご利用ください。

▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

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