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コラム

生産性向上とは?業務効率化との違いや生産性向上の方法を解説

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革を実現するためには、「生産性向上」が必要だといわれています。生産性向上は、業務効率化と同様の意味に捉えられることが多いですが、厳密には異なります。生産性向上の意味を理解した上で、社内の課題を解決していくことが重要です。本記事では、生産性向上の本質的な意味や、陥りやすい失敗、実現するためのアイデアをご紹介します。

生産性向上とは

はじめに、「生産性」の意味についてご説明します。生産性とは、企業の投資に対する成果を測る指標です。

生産性は、企業の投資(インプット)÷成果(アウトプット)という計算式で求められます。

つまり、生産性向上とは、設備投資をしたり業務課題を解決したりすることにより、成果が増加することをいいます。

生産性の種類

生産性には「資本生産性」「労働生産性」「全要素生産性」という3つの種類があります。さらに、労働生産性は「付加価値労働生産性」「物的生産性」という2種類に分けられます。社内の生産性を算出する場合は、次に示す項目ごとに求めることが重要です。一般的に、働き方改革における生産性を意味するのは、付加価値労働生産性です。

(表1)生産性の種類

1.資本生産性 設備や土地などの資産がどの程度の成果を生んだか測る指標
2.労働生産性 1.付加価値労働生産性
労働者1人当たりがどの程度の粗利を生んだか測る指標。粗利÷労働量で求められる。
労働者1人当たりがどの程度の粗利を生んだか測る指標。粗利÷労働量で求められる。
2.物的生産性
労働者1人当たりがどの程度の生産量を生んだか測る指標。生産量÷労働量で求められる。
3.全要素生産性(TFP) 資本や労働、ブランド価値など、あらゆる要素がどの程度の成果を生んだか測る指標

業務効率化との違い

業務効率化とは、既存業務の無駄や手間を省略し、コスト削減に繋げることをいいます。生産性向上という目的を達成する手段の一つが業務効率化です。つまり、生産性向上は業務効率化を内包する形で存在しており、生産性を向上するための手段は、業務効率化以外にもあるということです。

(図1)生産性向上

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なぜ生産性向上が必要なのか

最小限の人員で最大限のパフォーマンスを生むため

少子高齢化が進んでいる日本では、今後、生産年齢人口(15〜64歳)の減少が深刻化していきます。総務省によると、生産年齢人口は2017年の7,596万人(総人口に占める割合は60.0%)から2040年には5,978万人(53.9%)へ減少すると推計されています。これまでと同じ生産性を実現するためには、人数が減る分一人ひとりのパフォーマンスを上げる必要があります。最小限の人員で最大限の成果を生むことが、これからの企業に求められます。


参考:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd101100.html

国際社会で生き抜くため

日本企業の生産性向上は、日本社会の発展に直結します。2019年における日本国民1人当たりの労働生産性は、欧米諸国を中心に構成されているOECD(経済協力開発機構)に加盟している37か国の中で26位でした。これはOECD平均を大きく下回っています。時間当たりの労働生産性においては、主要先進7か国の中では、1970年以降最下位が続いており、他国に大きく遅れをとっているのが実情です。生産労働人口が減少していく中で、日本社会を発展させていくためには、生産性の向上が不可欠といえます。

(表2)国民1人当たりの生産性の国際比較(抜粋)

1位 アイルランド

2位 ルクセンブルク

3位 アメリカ

4位 ノルウェー

5位 ベルギー

26位 日本


参考:https://www.jpc-net.jp/research/list/comparison.html

生産性向上によるメリット

次に、生産性向上によって企業にもたらされるメリットを、経営的な観点をもとに改めて整理したいと思います。

コスト削減

職場内の生産性が向上すれば、コスト削減に繋がります。従業員の残業が減り、残業代などの人件費や光熱費を抑制することができます。特に人件費は企業の変動費の中でも大部分を占めるため、ここを削減できると経営に与えるメリットは大きいといえます。

労働環境の改善

残業が減れば従業員のワークライフバランスが良くなり、労働環境が改善されていきます。すると働くモチベーションアップに繋がり、新しい施策を考える時間的・心理的余裕が生まれます。「この会社で頑張って働きたい」という気持ちが強まれば人材の流出を防ぐことができ、長期的な雇用継続へと繋がります。良好な職場環境であることを対外的にアピールすることができれば、優秀な人材を確保できる可能性も広がります。

このように、生産性が向上することにより、コスト削減、さらには成果を生む組織基盤の構築という好循環を生むことができるのです。

(表3)生産性向上が生む好循環

職場の生産性向上

・従業員の残業代削減

・従業員のワークライフバランス向上

・心と時間に余裕が生まれ新しい取り組みが可能に

・働くモチベーションアップ

・人材流出の防止と優秀な人材確保

・成果創出できる組織基盤の構築が実現

国際競争力の向上

日本国民1人当たりの労働生産性は、前述の通りOECD加盟37か国中26位です。世界的に影響を与えられるようなイノベーションの創出は、日本において難しいと言わざるを得ない状況となっています。生産性の向上によって、国際社会でも闘うことができる商品・サービスの誕生が期待されます。

生産性向上の方針の決め方

生産性向上の施策を考えるためには、まずはどの方向性で改善をしていくかの方針を決める必要があります。方針は、生産性を求める式「企業の投資(インプット)÷成果(アウトプット)」のうち、インプットとアウトプットのどちらを改善するのか、改善の方向性は拡大なのか縮小なのかを考えていくと、方向性を決めることができます。

投資の縮小型

現場業務の効率化やコスト削減を進めることで投入する資源(インプット)を減らしつつ、生産量などの成果(アウトプット)は維持することで「生産性向上」を目指す方針です。コストカットや成果(アウトプット)を維持することで、生産性の向上を図る方針です。

投資と成果の縮小型

事業の縮小・撤退などの大規模なコストカットで、投資(インプット)を減らす方法です。投資を減らした分、アウトプットも減少する可能性がありますが、生産性の質を上げることを目的に実施します。

成果の拡大型

投資の量は変えずにインプットを維持しつつ、従業員のスキルアップやDX(デジタルトランスフォーメーション)によって、アウトプットを増やすことを目指す方法です。労働量や労働時間を変えずに、成果を上げていきます。

投資と成果の拡大型

注力したい事業に集中的に投資を行うことで、投資(アウトプット)を大幅に上げることで、成果(アウトプット)も大きく伸ばす方法です。成果が上がったとしても、投資の増加率よりも伸び率が低い場合は、一見効果が上がっているようでも無駄な投資を生んでいる可能性があるので、注意が必要です。

生産性向上の失敗パターン

誤った施策は、労働環境の悪化を招く危険性があります。ここでは生産性向上の失敗パターンをご紹介します。

個人の労働力頼み

1人当たりの生産性を向上させるために、残業時間を伸ばしたり、業務内容を増やしたりすることは得策ではありません。厚生労働省は「1週間当たり40時間を超える労働時間が月45時間を超えて長くなるほど、業務と脳・心臓疾患の発症との関連性が徐々に強まるとされている」と指摘しています。労働者の健康を守り、真の生産性向上を実現するためには、長時間労働や複数業務に頼らない施策を打ち出す必要があるといえます。


引用:https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf

トップダウン施策

現場の状況を無視した施策は、労働者のモチベーション低下を招きます。業務が逼迫しているにも関わらず、新方針を打ち出されても現場には受け入れられないケースがあります。生産性を向上させる手段には、業務効率化も含まれます。現場の声を吸い上げ、非効率な業務があるならば、改善することも生産性向上の施策の一つです。

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生産性向上の施策を進める際の注意点

次に、生産性を向上させるための施策推進にあたり、注意すべき点を2つご紹介します。

マルチタスク化防止

マルチタスクとは、複数の業務を同時進行することをいいます。業務がマルチタスク化していくと、1人で捌ききれない量の業務を抱えることとなります。時間は有限であり、新しい何かを選択する際には、何かを捨てなければなりません。生産性の向上で大切なのは、業務の選択と集中を断行すること、特に、不要な業務をなくすことと言えます。

長時間労働の助長防止

選択と集中が行えず、業務が捨てられない状況が常態化すると、結局のところ従業員に長時間労働を強いることになってしまいます。マネジメント側としては、従業員に与えているミッションとそのプロセスを監督し、業務量が偏っていないか、実行優先度の低い業務に携わらせていないか、残業時間と本人のモチベーションを適宜チェックしながら、達成まで導けるよう配慮することが必要となるでしょう。

生産性向上の4つの方法

それでは、生産性を向上させるためには、どのような施策を打ち出すのが良いのでしょうか。ここでは、4つの方法をご紹介します。

1.業務の洗い出しとスリム化

まずは、業務の洗い出しをすることが有効です。時間や手間が取られている業務がないか、フローやプロセス全体を確認します。一人の業務は最適化されていたとしても、全体で見たときに同じ業務を別の担当者が行っていることもあります。不要な業務を行うことは、従業員のモチベーションの低下にも繋がります。業務フローを俯瞰してから課題を発見し、業務フローの改善や業務自体の廃止を検討しましょう。改善の場合は、手順を平準化して誰でも同じ質の成果が出せるようにします。業務フローの改善や業務自体の廃止により生まれた時間を、成果を上げる行動に充てることによって、生産性が向上します。

2.モチベーション向上のための自由な働き方

内閣府は、1人当たりの労働時間が短い国ほど、1人当たりの労働生産性も高いと指摘しています。また、国際基準に当てはめると、1人当たりの労働時間が10%減少すると、1時間当たりの労働生産性は25%高まるとも計算しています。自由な働き方を導入することで、自分がパフォーマンスを出しやすい時間に働くことができるようになり、労働時間を短縮しながらも、生産性を向上させることができます。また、自由な働き方ができることで、能力がありつつも時間に制限のあった人の採用も可能になるため、より生産性を向上させることができます。

(表4)自由な働き方例

フレックスタイム制 労働者が始業時間と就業時間を自由に決める働き方。ワークライフバランスを重視して働くことが可能になる。
リモートワーク
(テレワーク)
パソコンやタブレットなどを使用した場所を問わない働き方。労働環境を重視して働くことが可能になる。また、移動コストの削減にも繋がる。
週休3日制 公休を週3日にする働き方。メリハリをつけて働くことが可能になる。

参考:https://www5.cao.go.jp/j-j/wp/wp-je17/pdf/p02023.pdf

3.適正な人材配置

人にはそれぞれ得意な分野と苦手な分野があります。社員の強みと弱みを正確に把握し、強みを最大限に生かせる部署に配置をしたり、弱みを克服するために適切な部署で経験を積んでもらったりすることで、従業員の能力を最大限に伸ばし、生産性の向上に繋げます。この配置を誤ると、自分の能力を発揮できずに過剰なストレスがかかり、休職や退職につながるリスクもあります。

適切な人材配置のためには、従業員一人ひとりの強み弱み、将来目指す姿などを経営層がしっかりと理解している必要があります。リーダーなど身近な管理職が、現場の従業員をよく観察しておくことや、定期的に人事との面談を設けるなど、従業員本人の声を聞けるような体制を整えておきましょう。

4.アウトソーシング

請求書の処理などの事務作業やコールセンター業務などを、社外の専門企業に委託するのも、生産性向上に繋がる可能性があります。委託をすることでコストがかかってしまうのではないかと思われるかもしれませんが、業務の引継ぎの手間が省け、より生産性の高い仕事に従業員が従事することができるようになり、総合的には生産性を上げることができます。また、その分野に関しての知見が深い専門企業にアウトソーシングすることで業務の質が上がったり、改善を提案してもらったりすることができます。社内の人間でないとできない仕事・やるべき仕事なのか、社外の人間でもできる仕事なのか、ということを常に考えながら業務にあたるとよいでしょう。

業務効率化のアイデア

前章で述べた業務のスリム化には、デジタル化が有効です。業務をデジタル化することによって、時間や場所を問わず業務の実行が可能になり、業務効率化が進みます。

(表5)業務のデジタル化例

デジタル化前 デジタル化後
集合して対面で行う会議 各拠点からアクセスするWeb会議
紙書類へのはんこを使用した捺印 電子印鑑や電子署名を活用
棚やロッカーでの紙書類の保存 クラウド上での電子文書の保存
取引先に出向いての契約締結 ネットワーク上での電子契約締結

急速な業務のデジタル化には不安を抱く方も多いでしょう。業務のデジタル化は、着手しやすいものから段階的に導入を検討していくと良いでしょう。

シヤチハタの「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」は、クラウド上での書類の回覧・捺印を可能にするサービスです。ノートパソコンやタブレット、スマートフォンがあれば、時間や場所を問わず書類の回覧・捺印が可能です。 Shachihata Cloudを導入することにより、契約の締結や承認の申請などをデジタル化することが可能になります。


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業務効率化と他の施策を組み合わせて考える

生産性向上を図るとき、ツールなどのサポートも豊富なので、つい業務効率化ばかり実施してしまうことがよくあります。しかし、業務効率化はあくまで生産性向上のための方法のひとつであるので、業務効率化が目的にならないよう注意しましょう。無駄な業務を減らしながら、より自由な働き方を提供する、無駄な業務を減らした時間で従業員がスキルアップできるような教材や資金を提供する、など業務効率化と別の施策を組み合わせることで、より質の高い生産性向上を目指すことができます。

生産性向上に活用できる助成金制度

職場の生産性を向上するためには、新しいシステムの導入等にコストがかかることになります。最終的な収益化に繋がるとはいえ、なかなか思い切った投資に踏み切れる企業ばかりでもないでしょう。そこで、生産性向上のための投資をする企業を支援する様々な助成金制度が用意されています。最後に生産性向上に活用できる助成金制度をまとめてご紹介します。

業務改善助成金(中小企業最低賃金引上げ支援対策費補助金)

業務改善助成金とは、中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援するべく、事業場内の最低賃金を引き上げる目的で設立されている国の制度です。生産性を向上させるための機械やPOSシステム導入等への投資を行い、最低賃金を一定額以上引き上げると、その設備投資にかかった費用の一部が助成されます。助成額や対象者は次の通りです。

(表6)令和3年2月1日以降の業務改善助成金制度のコース概要

*1:ここでいう「生産性」とは、企業の決算書類から算出した、労働者1人当たりの付加価値を指します。助成金の支給申請時の直近の決算書類に基づく生産性と、その3年度前の決算書類に基づく生産性を比較し、伸び率が一定水準を超えている場合等に、加算して支給されます。
*2:850円未満コースの対象は、地域別最低賃金850円未満の、青森、岩手、宮城、秋田、山形、福島、群馬、新潟、富山、石川、福井、山梨、長野、奈良、和歌山、鳥取、島根、岡山、山口、徳島、香川、愛媛、高知、福岡、佐賀、長崎、熊本、大分、宮崎、鹿児島、沖縄の31県のうち、事業場内最低賃金850円未満の事業場に限ります。(令和2年10月現在)
*3:900円未満コースの対象は、地域別最低賃金900円未満の、北海道、青森、岩手、宮城、秋田、山形、福島、茨城、栃木、群馬、新潟、富山、石川、福井、山梨、長野、岐阜、静岡、三重、滋賀、奈良、和歌山、鳥取、島根、岡山、広島、山口、徳島、香川、愛媛、高知、福岡、佐賀、長崎、熊本、大分、宮崎、鹿児島、沖縄の39地域のうち、事業場内最低賃金が900円未満の事業場に限ります。(令和3年1月現在)

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html

IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)

業務効率を改善するために、ITツールの導入は避けては通れません。生産性向上につながるITツールにかかる費用を支援する制度が、IT導入補助金です。定型処理業務をRPAなどの自動化ツールを利用し自動化したり、管理ツールを使って社内のスケジュールや文書管理を共有したり、ワークフローで業務プロセスを可視化したりするための費用の一部助成が受けられます。

参考:https://www.it-hojo.jp/

労働生産性の向上による労働関係助成金の割増

厚生労働省では、企業の生産性向上の取り組みを支援するために、生産性を向上させた事業所が労働関係助成金(一部)を利用する場合、その助成額または助成率の割増等を行っています。一定の生産性要件を満たす場合、次の助成金が割増対象となります。

(表7)生産性要件が設定される助成金

再就職支援関係
・労働移動支援助成金

転職・再就職拡大支援関係
・中途採用等支援助成金

雇入れ関係
・地域雇用開発助成金

雇用環境の整備関係
・人材確保等支援助成金
・65歳超雇用推進助成金

仕事と家庭の両立関係
・両立支援等助成金

キャリアアップ・人材育成関係
・キャリアアップ助成金
・人材開発支援助成金

最低賃金引上げ関係
・業務改善助成金

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000137393.html

地方公共団体が実施している補助金・助成金

この他、国以外に地方公共団体が主体の補助金・助成金制度も実施されています。所属する自治体の公式Webサイトなどを確認してみましょう。

生産性向上によってwin-winな職場を実現

生産性を向上させるための施策の多くは、新しい働き方の導入や業務効率化など、労働者の満足度を上げるものばかりです。生産性向上は企業利益に直結するため、生産性向上の施策に着手することは、経営者にとっても労働者にとっても理想の職場を作ることに繋がります。まずは、業務の洗い出しなど、簡単なものから着手すると良いでしょう。簡単なものであっても、社内一丸となって生産性向上に取り組む雰囲気を醸成することに繋がっていきます。

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