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コラム

生産性向上のアイデアとは?業務効率化との違いを解説

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革を実現するためには、「生産性向上」が必要だといわれています。生産性向上は、業務効率化と同様の意味に捉えられることが多いですが、厳密には異なります。生産性向上の意味を理解した上で、社内の課題を解決していくことが重要です。本記事では、生産性向上の本質的な意味や、陥りやすい失敗、実現するためのアイデアをご紹介します。

「生産性を向上する」意味とは

はじめに、「生産性」の意味について解説します。生産性とは、企業の投資に対する成果を測る指標です。

・生産性の求め方
企業の投資(インプット) ÷  成果(アウトプット)

「生産性を向上する」とは、設備投資をしたり業務課題を解決したりすることにより、成果が増加することをいいます。

生産性の種類

生産性には「資本生産性」「労働生産性」「全要素生産性」という3つの種類があります。さらに、労働生産性は「付加価値労働生産性」「物的生産性」という2種類に分けられます。社内の生産性を算出する場合は、次に示す項目ごとに求めることが重要です。一般的に、働き方改革における生産性を意味するのは、付加価値労働生産性です。

業務効率化との違い

業務効率化とは、既存業務の無駄や手間を省略し、コスト削減に繋げることをいいます。生産性向上という目的を達成する手段の一つが業務効率化です。つまり、生産性向上は業務効率化を内包する形で存在しており、生産性を向上するための手段は、業務効率化以外にもあるということです。


業務効率化について詳しく知りたい方はこちら

なぜ生産性向上が必要なのか

最小限の人員で最大限のパフォーマンスを生むため

少子高齢化が進んでいる日本では、今後、生産年齢人口(15〜64歳)の減少が深刻化していきます。総務省によると、生産年齢人口は2017年の7,596万人(総人口に占める割合は60.0%)から2040年には5,978万人(53.9%)へ減少すると推計されています。最小限の人員で最大限の成果を生むことが、これからの企業に求められます。


参考:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd101100.html

国際社会で生き抜くため

日本企業の生産性向上は、日本社会の発展に直結します。2018年における日本国民1人当たりの労働生産性は、OECD(経済協力開発機構)に加盟している36カ国の中で21位でした。生産労働人口が減少していく中で、日本社会を発展させていくためには、生産性の向上が不可欠といえます。

国民1人当たりの生産性の国際比較(抜粋)
1位 アイルランド
2位 ルクセンブルク
3位 アメリカ
4位 ノルウェー
5位 スイス
21位 日本


参考:https://www.jpc-net.jp/research/list/comparison.html

生産性向上の失敗パターン

誤った施策は、労働環境の悪化を招く危険性があります。ここでは生産性向上の失敗パターンをご紹介します。

個人の労働力頼み

1人当たりの生産性を向上させるために、残業時間を伸ばしたり、業務内容を増やしたりすることは得策ではありません。厚生労働省は「1週間当たり40時間を超える労働時間が月45時間を超えて長くなるほど、業務と脳・心臓疾患の発症との関連性が徐々に強まるとされている」と指摘しています。労働者の健康を守り、真の生産性向上を実現するためには、長時間労働や複数業務に頼らない施策を打ち出す必要があるといえます。


引用:https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf

トップダウン施策

現場の状況を無視した施策は、労働者のモチベーション低下を招きます。業務が逼迫しているにも関わらず、新方針を打ち出されても現場には受け入れられないケースがあります。生産性を向上させる手段には、業務効率化も含まれます。現場の声を吸い上げ、非効率な業務があるならば、改善することも生産性向上の施策の一つです。

生産性向上の3つのアイデア

それでは、生産性を向上させるためには、どのような施策を打ち出すのが良いのでしょうか。ここでは、3つのアイデアをご紹介します。

1.業務の洗い出しとスリム化

まずは、業務の洗い出しをすることが有効です。時間や手間が取られている業務を発見したら、業務フローの改善や業務自体の廃止を検討しましょう。業務フローの改善や業務自体の廃止により生まれた時間を、成果を上げる行動に充てることによって、生産性が向上していきます。

2.モチベーション向上のための自由な働き方

内閣府は、1人当たりの労働時間が短い国ほど、1人当たりの労働生産性も高いと指摘しています。また、国際基準に当てはめると、1人当たりの労働時間が10%減少すると、1時間当たりの労働生産性は25%高まるとも計算しています。自由な働き方を導入し、労働時間を短縮することは生産性向上に繋がる可能性があります。

●自由な働き方例

フレックスタイム制 労働者が始業時間と就業時間を自由に決める働き方。ワークライフバランスを重視して働くことが可能になる。
リモートワーク
(テレワーク)
パソコンやタブレットなどを使用した場所を問わない働き方。労働環境を重視して働くことが可能になる。また、移動コストの削減にも繋がる。
週休3日制 公休を週3日にする働き方。メリハリをつけて働くことが可能になる。


参考:https://www5.cao.go.jp/j-j/wp/wp-je17/pdf/p02023.pdf

3.業務のデジタル化

1で述べた業務のスリム化には、業務のデジタル化が有効です。既存業務は、場所や時間を限定して行うものが多いといわれています。業務をデジタル化することによって、時間や場所を問わず業務を実行可能になります。

●業務のデジタル化例

デジタル化前 デジタル化後
集合して対面で行う会議 各拠点からアクセスするWEB会議
紙書類へのはんこを使用した捺印 電子印鑑や電子署名を活用
棚やロッカーでの紙書類の保存 クラウド上での電子文書の保存
取引先に出向いての契約締結 ネットワーク上での電子契約締結

急速な業務のデジタル化には不安を抱く方も多いのではないでしょうか。業務のデジタル化は、紙書類の使用と並行して進めることも可能です。まずは、着手しやすいものから導入を検討していくと良いでしょう。

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生産性向上によってwin-winな職場を実現

生産性を向上させるための施策の多くは、新しい働き方の導入や業務効率化など、労働者の満足度を上げるものばかりです。生産性向上は企業利益に直結するため、生産性向上の施策に着手することは、経営者にとっても労働者にとっても理想の職場を作ることに繋がります。まずは、業務の洗い出しなど、簡単なものから着手すると良いでしょう。簡単なものであっても、社内一丸となって生産性向上に取り組む雰囲気を醸成することに繋がっていきます。