Shachihata Cloud電子印鑑とは？メリット・デメリットと電子印鑑の作り方について解説！
近年、デジタル化が進むビジネスシーンにおいて、電子印鑑の重要性が高まっています。しかし、多くの人々が電子印鑑の具体的な定義や使い方、法的な背景についてはまだ十分に理解していないのが現状です。電子印鑑の導入によって、ビジネスの効率化とセキュリティの強化が期待できます。本記事では、電子印鑑が何であるか、そのメリットとデメリット、そして自分で電子印鑑を作成する方法まで、分かりやすく解説していきます。
電子印鑑とは
請求書や申請書などの文書がデジタルデータ化されると共に、従来の物理的な印鑑から、電子印鑑がビジネスシーンで使われるようになってきました。ここでは、電子印鑑とはどのようなものか、そして、電子印鑑の種類と法的な効力について解説します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、デジタル技術によりデータ化された印鑑を指します。ExcelやWord、PDFなどで作成した請求書や見積書、各種申請書など、電子データの文書に対して直接押印することができます。従来の物理的な印鑑と異なり、紙とインクが不要な電子印鑑は、デジタル技術の発展と共にビジネスの世界で広く使われるようになっています。
電子印鑑の種類
電子印鑑は、作り方によって大きく2通りに分類できます。電子印鑑の種類は下記の通りです。
印影を画像化した電子印鑑
物理的な印鑑をスキャンして画像化したり、無料のアプリなどで作成する、画像のみの電子印鑑です。電子文書に直接挿入することができ、紙の文書に押された印鑑と同様に使うことができます。誰でも簡単に作成でき、メールやデジタル文書などで広く使用されています。ただし、このタイプの電子印鑑は改ざんが比較的容易なため、本人の「真正性」が証明できるとは言えず、セキュリティの観点からも他の種類の電子印鑑と併用されることもあります。
識別情報が組み込まれた電子印鑑
電子印鑑にタイムスタンプ（押印日時）や、デジタル署名（印鑑の所有者情報）といった識別情報を含んでいる電子印鑑です。この種類の電子印鑑は、識別情報により文書の改ざん防止に役立ちます。タイムスタンプは文書が署名された正確な日時を記録し、デジタル署名は文書の真正性を保証します。これらの識別情報により、文書が作成された後に内容が変更されていないことを証明できます。法的な文書や重要な商取引で使われ、セキュリティと信頼性を高めるのに効果的な電子印鑑です。
電子印鑑の法的効力
日本では、電子署名法や民事訴訟法などの関連法令により、電子印鑑の使用が法的にサポートされています。従来の印鑑は、民事訴訟法第228条4項（※1）によって、文書に押印がある場合はその真正性が成立したと認められていますが、電子印鑑についても、2001年に施行された電子署名法第3条（※2）によって、従来の印鑑と同様に法的効力があると認められています。ただし、電子印鑑が本人のものであることを証明する必要がある業務（認証業務）においては、政府の認定を受けた第三者機関である認証事業者が発行する電子証明書によって、本人の真正性が証明できることが必要となります。
※1参考：押印に関するQ&A
※2参考：電子署名法の概要について
電子印鑑のメリット・デメリット
電子印鑑は日々の業務にとって非常に便利な存在ですが、改めてメリットとデメリットについて見ていきましょう。
電子印鑑のメリット
電子印鑑のメリットは下記の通りです。
業務効率化
データ化された文書を電子印鑑で処理することにより、文書の即時承認や共有が可能になります。従来の紙の文書と比較して、速やかに処理でき、時間を節約できます。例えば、遠方にいる人ともリアルタイムで文書を共有し、すぐに承認や署名ができるため、業務の効率化に大きく寄与します。
働き方改革の推進
リモートワークやフレキシブルな業務スタイルが求められる現代において、電子印鑑は重要な役割を果たします。場所に依存せずに文書処理が可能になるため、在宅勤務や出張中でも業務を円滑に進めることができます。
コスト削減
紙やインクの使用が減少し、郵送コストも削減されます。物理的な文書の保管に必要なスペースや管理コストも削減できるため、中長期的な視点で見ると高いコスト削減効果が期待できます。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の保存の負担を軽減するために制定された法律で、企業が取引記録や会計資料を電子的に保存することを認めたものです。2021年の改正により、2022年1月以降に電子取引される書類は全て、電子データのまま保存することが義務付けられました。電子印鑑により、電子帳簿保存法などの法的要件に対応しつつ、デジタル化を進めることができます。法令遵守のプロセスが効率化されます。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑のデメリットは下記の通りです。
取引先の理解が必要
電子印鑑は、比較的新しい技術であり、伝統的な印鑑文化が根強い場合、取引先からの理解を得るのが難しいことがあります。電子帳簿保存法により電子印鑑は必要不可欠なツールとなっていますが、電子帳簿保存法の対象外の書類については注意が必要です。特に、保守的な業界や企業では、電子印鑑の導入に抵抗があることも少なくありません。
セキュリティと安全性
電子文書のセキュリティと安全性は、非常に重要な課題です。特に、デジタル署名による本人の真正性の保証は、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを避けるために重要です。セキュリティ対策が不十分な場合、重要なビジネス文書が改ざんなどの脅威にさらされる可能性があります。
電子印鑑の作り方
電子印鑑を作成する方法はいくつかありますが、一般的に使われている代表的な方法について紹介します。
MS Officeを利用して作成
MS OfficeのWordやExcelなどでは、簡単に電子印鑑を作成することができます。まずは、印鑑のデザインを作成します。これはOfficeの「図形描画」ツールを使用して行うことができ、円形や四角形の図形を描いて、必要に応じて文字を入力します。作成した印鑑は画像として保存し、必要な文書に挿入することができます。この方法は、特別なソフトウェアが不要で手軽に行えるため、初めて電子印鑑を作る人にもおすすめです。
印影をスキャンして作成
既に物理的な印鑑を持っている場合は、その印影をスキャンしてデジタル化する方法が便利です。スキャナやスマートフォンのカメラを使って印鑑を高解像度でスキャンし、画像としてパソコンに取り込みます。この画像を電子文書に直接挿入することで、電子印鑑として使用できます。この方法は、実際の印鑑の外見を忠実に再現できるため、伝統的な印鑑の印象を重視する場合に適しています。
有料の電子印鑑ツール
市販されている有料の電子印鑑作成ツールを使用する方法もあります。これらのツールは、より高度なセキュリティ機能やオプションを備えている場合があります。例えば、デジタル署名の組み込みやタイムスタンプの設定が可能で、印鑑の真正性や法的有効性を高めることができます。また、印影のデザインを細かく調整したり、複数の印鑑を管理したりする機能も備わっています。法的文書や重要な商取引に使用する場合、このような有料ツールの使用が望ましいと言えます。
法的効力のある電子印鑑を導入するならShachihata Cloudがおすすめ
電子印鑑の有効性は電子文書法などの法律で認められていますが、文書の種類によっては、電子証明書やデジタル署名など、押印者の真正性を証明する機能が必要となります。そのため、デジタル署名を備えた有料の電子印鑑作成ツール等の導入は、非常に有効な対策のひとつと言えます。
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