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この記事でわかること
現代のビジネス環境では、効率的な業務プロセスが企業成長の鍵を握ります。しかし、非効率な作業フローや情報の遅延、手作業によるエラーは成長の大きな障害となり得ます。これらの問題に対処するため、多くの企業がワークフローシステムの導入を検討しています。ただし、市場には多様なシステムが存在し、選定にはそれぞれの特徴を理解し比較することが重要です。本記事では、ワークフローシステムの主な機能と導入メリット、そしてワークフローシステムを選ぶ際のポイントと実際の導入事例について解説していきます。
ワークフローシステムは、これらの課題に対処するためのツールです。ワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化し、効率化するために設計されたソフトウェアのことを指します。ワークフローシステムを導入することで、繰り返し行われるタスクを自動化し、エラーの発生を減少させ、正しい情報に基づいた意思決定を迅速に行うことが可能となります。具体的には、申請や承認などのルーティンワークを自動化することで、手作業による遅延やミスを削減し、全体の業務の流れをスムーズにします。また、ワークフローシステムは、情報を一元管理することで、必要なデータに迅速にアクセスできるようになり、業務の透明性も向上します。
ワークフローシステムには、業務の自動化や申請・承認作業を効率化するための基本機能が多数備わっています。主な機能は以下の通りです。
さらに、以下のような機能が搭載されている製品もあります。
ワークフローシステムを導入することで、日常業務の効率化だけでなく、コスト削減や情報管理の強化といったさまざまなメリットが得られます。以下に代表的な導入効果を紹介します。
これまで紙やメールで行っていた申請業務が、システム上で完結するようになります。特にクラウド型システムであれば、出張中や在宅勤務中でも承認が可能となり、決裁プロセスの停滞を防げます。リアルタイムな進捗確認もできるため、業務全体のスピードアップが図れます。
決裁済みの書類は自動でシステムに保存され、紙のようにファイリングや物理的な保管スペースが不要になります。検索機能を活用すれば、必要な書類もすぐに見つけられ、紛失や誤廃棄のリスクも大幅に低下します。
あらかじめ設定した承認ルールに基づいて処理が進むため、承認者を飛ばしたり、必要事項を記入せずに進めたりといったミスを防止できます。また、申請・承認の履歴はすべてログとして残るため、監査対応や不正防止にも有効です。
紙での申請や印刷・郵送といった作業が不要になることで、紙代・印刷代・郵送費などのコストを削減できます。押印のために出社する必要もなくなり、テレワークの推進にも寄与します。
誰がどの案件を担当し、どこで止まっているかが一目で把握できるため、業務の流れが可視化されます。これにより、特定の担当者に業務が集中する「属人化」のリスクを減らし、業務の標準化や引き継ぎの効率化にもつながります。
ワークフローシステムは、企業の業務規模や目的によって求められる機能が異なるため、さまざまなタイプに分類されます。ここでは、代表的な5つのタイプとそれぞれの特徴を紹介します。
大企業では、部署をまたいだ複雑な申請・承認ルートが発生することが多く、柔軟な経路設定が可能なシステムが求められます。
例えば、「部門Aと部門Bの承認が必要」「承認者3名のうち2名以上が承認すれば決裁」といった条件分岐にも対応できる製品が適しています。
また、人事異動や組織改編が頻繁にある企業では、組織変更を事前に設定し、指定日に自動的に新体制に切り替えられる機能があると、運用負担を大幅に軽減できます。承認ルートのテンプレート化や、一括変更なども重要なポイントです。
中小企業では、シンプルな承認フローが中心となるため、誰でも直感的に操作できるシステムが好まれます。
ドラッグ＆ドロップで申請フォームを作成したり、テンプレートを選んで導入初日から運用を開始したりできる手軽さが特長です。 テンプレートの種類も豊富で、製品によっては数十〜数百種類が用意されていることもあります。
自社でよく使う帳票（休暇届、稟議書、出張申請など）が揃っているかを確認すると、よりスムーズに業務に定着させられるでしょう。
従来Excelで作成していた帳票をそのままWebフォームとして利用できるタイプです。操作画面や入力レイアウトが従来のExcelに近いため、社員にとっても馴染みやすく、教育コストがほとんどかかりません。
多くの製品ではExcelだけでなく、WordやPDFの帳票も活用可能で、紙文化からの移行もスムーズです。既存資産を活かしつつ、ペーパーレス化や承認スピードの向上を目指す企業に適しています。
会計、人事、勤怠管理、ビジネスチャットなど他の業務システムと連携できるタイプです。
たとえば、経費申請の承認が完了すると、そのまま会計ソフトに仕訳データが送信されるなど、業務全体をスムーズにつなげられます。
また、SlackやChatwork、LINE WORKSなどと連携すれば、承認依頼や差し戻し通知をリアルタイムで確認でき、担当者の対応が迅速になります。二重入力の手間や確認漏れを防ぐため、全社的な業務効率化に貢献します。
スケジュール管理や掲示板、ファイル共有など、社内コミュニケーションを支援するグループウェアに、ワークフロー機能が付属しているタイプです。
業務申請だけでなく、日常的な情報共有・協業を一括でカバーできるため、特に中小企業やチーム単位での利用に適しています。
ただし、ワークフロー専用製品に比べると、承認経路の柔軟性や高度な分岐条件には限界がある場合もあります。導入前には、自社の業務フローに必要な機能が備わっているかをよく確認しておきましょう。
ワークフローシステムを選定する際に考慮すべきポイントは多岐にわたります。ここでは、その中でも重要な比較要素について解説します。
選定するワークフローシステムが企業の具体的なニーズに合致しているかどうかを評価することが最も重要です。必要な機能が全て含まれているか、また、それらの機能が業務プロセスに適切に組み込めるかを確認する必要があります。例えば、自動化できるプロセスの範囲、承認フローの柔軟性、リアルタイムでの報告機能など、業務に必要な要素が網羅されているかを検討します。
各企業の業務プロセスはそれぞれ独自性を持っていますので、ワークフローシステムのカスタマイズ性は非常に重要です。システムが企業の特定の要求に柔軟に対応できるかどうかを評価することで、将来的な変更や拡張にも対応可能かどうかを確認します。カスタマイズが容易なシステムは、長期的に見ても高いコストパフォーマンスを維持できます。
システムの提供形態は、その利便性や導入コストに大きく影響します。クラウドベースのサービスは初期投資が少なく、メンテナンスやアップデートが提供者によって行われるため、管理が容易です。一方で、自社で導入するオンプレミスのシステムはデータの保管や管理を完全に自社で行うため、セキュリティやカスタマイズの面で利点があります。企業のITインフラとセキュリティポリシーに最適な選択をすることが重要です。
データの安全性はどの企業にとっても非常に重要です。選定するワークフローシステムが適切なセキュリティ基準に従っているか、定期的なセキュリティ更新とパッチ適用が行われるかなどを確認することが必要です。また、データ暗号化、アクセス制御、監査ログなど、データ保護のための機能が組み込まれているかも評価の対象となります。
システムのコストは導入の可否を決定する重要な要素です。ただし、初期コストだけでなく、運用中に発生する維持管理費用も含めて総コストを検討することが重要です。また、システムが業務効率をどの程度向上させるかによるROI（投資対効果）も考慮に入れるべきです。
導入後のサポート体制も選定の重要なポイントです。製品・サービスベンダーが提供する技術サポートの質とサービスレベルが要求に沿っているかを確認しましょう。良好なサポート体制は、問題が発生した際の迅速な解決につながり、業務の中断を最小限に抑えることができます。
以上を踏まえて、最新のワークフローシステムの中からおすすめの製品とそれぞれの特徴をまとめます。
サイオステクノロジー株式会社の「Gluegent Flow」は、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携に優れたクラウド型ワークフローです。申請書作成から承認・通知まで、すべてをシンプルな操作で実現でき、AIによる申請候補提案やスクリプトの自動生成も可能。テンプレートも100種類以上と豊富で、直感的に申請書を作成できます。シングルサインオンや自動台帳作成機能により、管理者の負担も大きく軽減。グループウェアに馴染みのある企業には特におすすめです。
株式会社kickflowが提供する「kickflow」は、複雑な組織構造や役職階層をもつ大企業にも対応できるワークフローシステムです。部門横断・階層連携のフロー設計が可能で、多段階の分岐や条件設定にも柔軟に対応します。SlackやTeams、LINE WORKSといった主要なチャットツールと連携し、即時通知・承認を実現。監査ログ機能やIP制限などセキュリティ機能も充実しており、内部統制の強化にも有効です。UIもモダンで使いやすく、業種を問わず活用できます。
株式会社エイトレッドの「AgileWorks」は、大企業・グループ企業向けの高機能ワークフローシステムです。先付けメンテナンスや複雑な条件分岐設定、組織変更の事前登録など、高度な業務要件に対応可能です。日本語のほか、英語・中国語（簡体字・繁体字）にも対応し、グローバル展開している企業にも最適。申請書の見た目も紙に近く、従業員が直感的に扱いやすい設計です。前述のX-pointと同じ開発元による上位モデルで、安定性と実績も申し分ありません。
株式会社システムズデザインが開発した「SmartDB」は、ノーコード開発に対応し、業務部門でも柔軟にカスタマイズ可能です。複雑な組織体制にも対応し、承認フローの効率化を実現できることから、多くの大企業で採用されています。
株式会社ワークスアプリケーションズの「ArielAirOne」は、複雑なビジネスフローに対応できる大企業向けのワークフローシステムです。高度な承認ルートの設定やカスタマイズが可能で、施設予約や掲示板、タスク・ファイル管理、スケジュール管理といったさまざまな機能を備えている点も特徴です。
株式会社チームスピリットの「チームスピリット」は、勤怠管理、経費精算、工数管理、電子稟議など、複数のバックオフィス機能を一体化したクラウド型プラットフォームです。従業員一人ひとりの活動ログをリアルタイムで集計でき、内部統制や生産性分析にも活用できます。ワークフロー単体ではなく、業務全体の見える化・効率化を図りたい企業におすすめ。大手企業からベンチャー企業まで2,000社以上が導入している実績も信頼につながっています。
株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。多彩な申請フォームの作成や承認経路の設定が可能で、スマートフォン対応もされているため、外出先からも簡単に操作できます。特に、コストパフォーマンスが高く、Googleアカウントやクラウドサインとの連携で、ペーパーレスを推進できます。
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、直感的な操作で稟議や申請業務を効率化できるクラウド型ワークフローシステムです。帳票作成の柔軟性や承認ルートのカスタマイズ機能が特徴で、中小企業から大企業まで幅広い規模で導入実績があります。
株式会社OSKが提供する「Create!Webフロー」は、既存の紙ベースの申請フローをそのまま電子化できるシステムです。比較的簡単な操作で紙の申請業務をデジタル化することができるため、業務効率の向上とペーパーレス化が実現できます。
サイボウズ株式会社の「サイボウズ Office」は、グループウェア機能とワークフローシステムを兼ね備えたツールとなります。中小企業向けに設計され、誰でも簡単に操作できるユーザーインターフェースを持っているのが特徴で、導入数も非常に多くなっています。
株式会社ジャストシステムの「JUST.DB」は、完全ノーコード対応で、業務部門でも直観的な操作で簡単にワークフローを構築できるシステムです。複雑な処理を自動化でき、幅広い業務に対応できるのが特徴となっています。
株式会社ASJの「HotBiz8」は、グループウェア機能を持つワークフローシステムです。簡単なカスタマイズが可能で、60日間の無料トライアル期間も用意されています。特に中小企業向けにコストパフォーマンスが高い点が評価されています。
シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」のワークフローシステムは、クラウド上で申請から承認までを迅速に処理でき、社内外のやり取りもスムーズに行えます。稟議や承認フローの効率化に加え、文書管理機能やタイムスタンプ機能も備えています。コストパフォーマンスに優れ、導入が比較的容易なのも特徴です。
株式会社アットラウドが提供する「コラボフロー」は、Excelベースで簡単に帳票を作成できるワークフローシステムです。直感的な操作性とユーザーフレンドリーな設計により、担当者がシステム管理に精通していない場合でも、比較的容易に導入が可能となっています。
株式会社システムエグゼが提供する、Excelをそのまま活用できるシンプル操作のワークフローシステム。Excelで作成した申請書をWebブラウザからアップロードするだけで、承認フローに組み込めます。フォーム作成の専門知識や専用ツールが不要なため、社内教育の手間を最小限に抑えられます。押印機能や引用申請機能も備え、紙文化のある企業でもスムーズに移行可能。社内ポータル機能も搭載されており、スケジュール共有や全社通知など社内情報の一元管理にも対応しています。
株式会社Knowlboが提供する「ワークフローEX」は、ExcelやWord形式の稟議書をそのまま活用できる、ファイル重視のワークフローシステムです。申請・承認時には元ファイルに対して直接処理を行うため、従来の運用スタイルを大きく変えずに導入できます。自動で印影を挿入する機能も搭載されており、紙文化からの移行にも対応。承認ルートは自動判別されるため、申請者がルート選定に迷うこともなく、効率的なフロー構築が可能です。
「バクラク申請」は、株式会社LayerXが提供する、経理DXに特化した「バクラク」シリーズのワークフローシステムです。AI-OCRによる請求書の自動読取・データ化により、支払申請が数秒で完了。Slackからの承認にも対応しており、スピード感のある運用が実現します。予算超過時の自動アラートや、購買・支払間の金額差異チェック機能など、経理部門の業務効率化に特化した機能が充実。バックオフィス全体の負担を軽減したい企業に適しています。
AppSuiteは、サイボウズ株式会社の提供する業務アプリ作成ツールで、ワークフローの設計にも対応。コード不要で業務アプリを構築でき、申請書・チェックリスト・報告書など、さまざまな業務プロセスをアプリ化可能です。kintoneとの連携で、さらなるカスタマイズやデータ連携も実現可能。グループウェアの「サイボウズ Office」や「Garoon」と併用すれば、組織全体の業務効率を包括的に改善できます。
desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが提供する、グループウェア機能を中心に、スケジュール管理や掲示板、回覧板など、社内情報共有を一括で管理できるツールです。ワークフロー機能も標準搭載されており、日常的な申請・承認業務を効率化できます。直感的なUIで、PC・スマホのどちらでも操作が可能。小〜中規模の企業や、ITに不慣れな従業員が多い職場でも導入しやすいのが魅力です。
サイボウズ株式会社が提供する、大企業・官公庁向けに設計されたエンタープライズ型グループウェア。ワークフロー、スケジュール、掲示板など豊富な機能を備えつつ、シングルサインオンやアクセス制御、データセンターの冗長化などセキュリティも強化されています。多言語対応により、グローバル展開している企業でも安心して利用可能。社内外の情報共有と申請業務を一元管理したい大規模組織に最適です。
本記事では、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントと実際の導入事例について解説しました。本記事で紹介した事例からもわかるように、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の導入は多くの企業で業務効率の向上に大きく寄与しています。Shachihata Cloudでは、ワークフローをはじめとして、電子契約、経費申請などバックオフィス業務に関するさまざまな機能を提供しており、クラウドベースで提供されるため、場所を選ばず迅速な文書承認を可能にし、テレワークの推進にも効果的です。また、直感的な操作性と高いカスタマイズ性により、各企業の具体的なニーズに柔軟に対応できるため、業務のデジタルトランスフォーメーションの実現を強力にサポートします。無料トライアルも実施中なので、ぜひこの機会にお試しください。
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