Shachihata Cloud無料で電子印鑑を作る方法は？詳しい方法と有料ツールのメリットについても解説！
ビジネスのデジタル化が進む中で、電子印鑑の重要性が高まっています。多くの企業が紙の文書から電子データの文書へと移行し、業務効率化やコスト削減を実現しています。特に、電子帳簿保存法などの法的要件への対応も電子印鑑導入の大きなきっかけとなっています。しかし、電子印鑑を導入する際、どのようにして作成すれば良いのか、無料で作成する方法と有料ツールの違いは何なのか、という疑問を持つ人も多いでしょう。本記事では、電子印鑑の概要と必要性、電子印鑑を無料で作る方法と、有料ツールとの違いについて、分かりやすく解説していきます。
電子印鑑を使用する理由
電子帳簿保存法により、紙の文書を電子データで保存することが可能になりましたが、それと共に、従来の物理的な印鑑から、電子印鑑が広く使われるようになりました。まず、電子印鑑とはどのようなものか、そして、電子印鑑のメリットと必要性について解説します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、デジタルデータ化された印鑑で、電子文書に対する承認のために使用されます。従来の紙ベースの印鑑とは異なり、電子印鑑はスキャンした印影やデジタルで生成された画像などを使用し、PDFやOfficeなどで作成した電子文書に直接使用できます。デジタル技術により、デジタル署名やタイムスタンプなど、押印者の真正性（本人であることの明確化）を高める機能を持った電子印鑑もあります。紙文書の印鑑と同様の法的効力を持ち、電子文書の真正性と信頼性を保証する重要な役割を果たします。紙とインクが不要な電子印鑑は、デジタル技術の発展と共にビジネスの世界で広く使われるようになっています。
電子印鑑のメリットと必要性
電子印鑑は企業にとって多くのメリットがあります。電子印鑑のメリットと必要性は下記の通りです。
業務効率化
電子印鑑の導入により、業務効率の向上が見込めます。文書の即時承認や共有が容易になり、時間をかけて物理的な文書をやり取りする必要がなくなります。これにより、特に多岐にわたる承認プロセスを持つ企業や、リモートワークを行う企業にとって、業務の迅速化が実現します。
コスト削減
紙、インク、郵送にかかるコストの削減が可能です。物理的な文書の保管に必要なスペースも削減され、長期的に見れば、オフィスの運営コストを大きく下げることができます。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の保存の負担を軽減するために制定された法律で、企業が取引記録や会計資料を電子データとして保存することを認めたものです。電子帳簿保存法の法的要件に対応するためには、電子印鑑が欠かせません。この法律は、請求書などの文書を電子データとして保存することを義務付けており、電子印鑑を使用することで、法的要件を満たしながら効率的な文書管理を行うことができます。
電子印鑑を無料で作る方法
ビジネスのデジタル化と共に、電子印鑑は日々の業務に欠かせない存在となりつつあります。高額なソフトウェアを購入することなく、無料で電子印鑑を作成する方法がいくつかあります。ここでは、電子印鑑を無料で作る方法について解説します。
MS Officeを利用した作成法
MS OfficeのWordやExcelは、多くのビジネスユーザーにとっておなじみのツールです。これらのソフトウェアを使用して、簡単に電子印鑑を作成することができます。例えば、Wordでは「図形描画」機能を使用して、印鑑に見えるデザインを作成できます。円や四角形の図形を描いた後、必要に応じてテキストを追加することで、個人または企業の印鑑を作成することが可能です。これらの印鑑は画像として保存し、電子文書に挿入できます。
Acrobat Readerでの作成法
AdobeのAcrobat Reader（無料版）は、PDF文書の閲覧に広く使用されているソフトウェアです。Acrobat Readerには、電子印鑑を作成・編集する機能が備わっており、個人用の印鑑を無料で作成できます。編集機能により印影をカスタマイズすることも可能で、PDF文書に直接適用することができます。これは、PDF形式での契約書や承認書類に特に便利です。ただし、無料版の場合、押印者や押印日時などの識別情報は保存されません。こうした識別情報を使用したい場合は、Acrobat Readerの有料版が必要です。
フリーソフトを用いた作成法
電子印鑑を作成するためのフリーソフトウェアが多く提供されており、これらを使用して無料で電子印鑑を作成することもできます。多くのフリーソフトは、基本的な画像編集機能を提供し、印鑑のデザインやサイズの調整が可能です。ただし、フリーソフトを利用する際は、セキュリティやプライバシーに関するリスクを理解し、信頼できるソフトウェアを選ぶことが重要です。また、識別情報を付加する機能を持たないものも多いため、法的効力が必要な文書に使用する場合に適さない可能性があります。
有料の電子印鑑作成ツールのメリット
電子印鑑を作るには、無料の方法も便利ですが、有料の電子印鑑作成ツールには多くの追加メリットがあります。最後に、有料の電子印鑑作成ツールを使用するメリットについて解説します。
セキュリティと安全性
有料ツールで作成する電子印鑑の大きなメリットは、高度なセキュリティと安全性です。ビジネス文書、特に契約書や法的文書は、不正アクセスや改ざんから保護する必要があります。有料ツールは、デジタル署名の厳格な管理、暗号化技術の使用、そしてタイムスタンプの組み込みなど、識別情報を埋め込むことでセキュリティを強化しています。これにより、文書の真正性と秘密性が確保され、ビジネスでの信頼性が向上します。
法的要件への対応
有料ツールは、特に法的要件やコンプライアンス面で優れています。法的に印鑑の証明として認められる電子印鑑を作成できます。 電子印鑑に所有者情報の登録やタイムスタンプを付与することで、電子署名法第二条（※1）で定められている押印者本人の真正性を満たすことができます。また、契約の承認プロセスや文書の監査に関する機能も提供されることが多く、ビジネスの法的リスクを最小限に抑えることができます。
※1参考：平成十二年法律第百二号 電子署名及び認証業務に関する法律
カスタマイズの柔軟性
有料ツールは、個々のビジネスニーズに合わせたカスタマイズが可能です。多様なデザインオプション、サイズ調整、色の変更など、自社のブランドイメージに合わせた印鑑を作成することができます。
安心・安全で法的効力のある電子印鑑はShachihata Cloudがおすすめ
無料の電子印鑑は簡単で便利ですが、電子署名法などの法律に適さない場合があります。デジタル署名やタイムスタンプの付加など、押印者の真正性を証明する機能が必要となります。そのため、デジタル署名を備えた有料の電子印鑑作成ツール等の導入は、非常に有効な対策のひとつと言えます。
Shachihata Cloudは、捺印日時やユーザーID（メールアドレス）などの証跡を残す電子印鑑を提供しており、法的効力のある電子印鑑を利用することが可能です。お使いの印鑑を忠実に再現した電子印鑑をご利用いただけるので、紙と電子で使用する印鑑が変わりません。セキュアで柔軟な電子印鑑をご利用いただくことができます。
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電子印鑑の作成方法は多岐にわたり、用途や必要性に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。
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