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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 混同しやすい「捺印」と「押印」の違いとは?今更聞けない印鑑の基本を徹底解説

コラム

混同しやすい「捺印」と「押印」の違いとは?今更聞けない印鑑の基本を徹底解説

契約書へのサイン、書類に印鑑を押すなどの事務作業は、社会人なら誰しも経験があることでしょう。その際、「署名」「記名」「捺印」「押印」というさまざまな言葉が使われます。一見すると同じ意味のように思える言葉ですが、明確な違いがあります。
そこで今回は、意外と知らないサインや印鑑に関する「言葉の意味」を、その使用方法と共にご説明します。

捺印と押印などの違いとは

捺印と押印はともに「印鑑を押す」という意味をもつ言葉です。しかし厳密には、捺印と押印は異なる意味をもっています。まずは、捺印と押印のそれぞれの言葉について正しく理解しましょう。

「捺印」とは

捺印は「署名捺印」という言葉が省略され「捺印」という言葉になっています。「捺印」は直筆の署名と共に印鑑を押す場合に使用します。

署名とは手書きの直筆のサインのことで、本人によって書かれたものだけが有効です。筆跡鑑定で本人の証明ができるので、”本人の意思に基づいて作成された書面である”という高い証拠能力を持ちます。
基本的に「捺印」と言う場合には署名と共に印鑑を押すことを指しますが、押印と同様に「印鑑を押すこと」自体を捺印と呼ぶこともあるようです。

「押印」とは

押印は、元々「記名押印」という言葉でした。それが省略されて現在では「押印」という言葉になっています。
記名とは自署以外の方法で氏名を記載することを意味し、例えば印刷された名前やゴム印、社印を使って押された名前、代筆された名前などが該当します。
よって「押印」とは、記名されている箇所や署名も記名もない箇所に印鑑を押すことを指します。

「調印」とは

押印・捺印と似ている言葉に「調印」という表現があります。
調印とは、捺印よりも重要な取り決めを交わすときに使う言葉です。国同士で条約を結ぶときや社長同士でビジネス協定を結ぶときなどに使います。そのため、日常で「調印」を使うことはほぼありませんが、企業同士がM&Aを行う際や企業間の秘密保持契約の際に使用することがあります。

「押捺」とは

「押捺」という言葉も印鑑を押す際に使用しますが、とくに「拇印」を押すことを指します。基本的に印鑑を押す際にはあまり使用されませんが、覚えておくと良いでしょう。

捺印、押印の場所

捺印や押印をするとき、どこに印鑑を押すのが正しいのか迷ったことはないでしょうか。押印、捺印をする場所は、「印鑑証明が必要な書類かどうか」で変わります。初見の書類に印鑑を押す際などは、特に注意してください。

印鑑証明書が必要な書類の場合

実印を押す重要な書類は、名前や他の文字に重ならないように押印または捺印をする必要があります。これは印影がはっきりと見えるようにするためです。たとえばローンを組む際など、重要な契約を行う際には実印を用いることになります。その場合、実印が本物であるかの印鑑証明書が必要となります。少しでも他の文字や枠などに被せて押印してしまうと印鑑証明が成立しなくなってしまうので注意が必要です。

印鑑証明書が必要ない書類の場合

印鑑証明書が必要ない書類には、セキュリティの観点から名前に少し重なるようにして捺印・押印するのが望ましいでしょう。そうすることで、名前に被っている範囲の偽造や複製の難易度が上がり、悪用されにくくなります。名前を書く欄の隣に「印」という印鑑を押す場所が設けられている場合には、その場所に上から重ねて押すことが好ましいです。
印鑑証明が必要な書類の場合とは逆に、印影がはっきりわかるように捺印・押印すると複製されやすくなるため気をつけましょう。

捺印・押印の法的効力

それでは、捺印・押印はどの程度の法的効力を持つのでしょうか。実は、捺印・押印自体に法的効力はないといわれています。なぜなら、多くの書類は、捺印・押印がなくても成立するからです。
とはいえ、捺印・押印のある書類は、筆跡鑑定や印影鑑定などによって、間違いなく本人が確認・承認したということを証明できます。つまり、捺印・押印の役割は、書類のなりすましや改ざんなどが疑われる場合の証拠になることだといえます。

ただし、捺印と押印には証拠能力に違いがあります。捺印と押印の証拠能力の違いを理解するために、まずは署名と記名の違いを押さえておきましょう。

署名と記名の違い

署名と記名には以下のような違いがあります。

・署名…鉛筆やボールペンなどを使用して当事者が氏名を手書きすること
・記名…代筆やゴム印、パソコンを使用して氏名を表示すること

署名と記名には本人を証明する証拠能力に違いがあります。記した人によって筆跡や筆圧が異なる署名は、筆跡鑑定にかけることで間違いなく本人が行なったということを証明できます。民事訴訟法第229条には、「文書の成立の真否は、筆跡又は印影の対照によっても、証明することができる」と規定されており、署名には証拠能力があることが分かります。一方、記名は誰にでも複製が可能なため、記名単体では証拠能力がありません。

以上のことから、署名と記名の証拠能力は、署名のほうが記名よりも高いといえます。

引用:https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=408AC0000000109#1168

印鑑の種類による証拠能力の違い

使用する印鑑によって捺印・押印の証拠能力が変わるのか気になる方も多いかと思います。会社印やゴム印など、認印の種類の違いによる証拠能力の差はありません。ただし、役所に登録している実印と、役所に登録していない認印とでは、証拠能力に違いがあります。実印は、役所が本人であることを証明してくれるため、認印よりも証拠能力が高いとされています。

「署名捺印」と「記名押印」の効力の違い

署名に印鑑を押す「署名捺印」を省略したのが捺印、記名に印鑑を押す記名押印を省略したのが押印であることは冒頭でご説明しました。つまり、「署名捺印」と「記名押印」の効力の違いは、捺印と押印の効力の違いのことです。筆跡鑑定が可能な署名と、誰にでも複製可能な記名の特徴を踏まえると、捺印と押印の効力の大きさは、以下のようになります。

捺印>押印

署名のみ、記名のみを含めると、効力の違いは以下のようになります。

捺印>署名のみ>押印>記名のみ

以上のことから、書類に高い証拠能力を持たせたい場合は捺印、単に名前を表示したい場合は記名など、シーンによって本人証明の方法を使い分けると良いでしょう。重要な契約など、さらに証拠能力を高める必要がある場面では、実印を使用して契約を締結するという選択肢があります。

上手に捺印・押印するためのポイント

契約の場面で緊張して、印鑑を上手に押せなかったことはありませんか。印影が少しかすれていても、印鑑の証拠能力に違いはありません。しかし、書類の印象を良くするためにも、印影はまっすぐはっきり押した方が良いといえます。本章では上手に捺印・押印するための5つのポイントをご説明します。

1. 印鑑の持ち方と押し方

印鑑には、押しやすい持ち方があります。指を当てる順序と場所を知ると、適度な力加減で印鑑を押すことができます。

・印鑑の持ち方
(1)人差し指を文字(印面)の真上に当てる
(2)印鑑の側面を親指の腹と中指の横で挟む
(3)印鑑の尻の部分を手の腹へ当てて支える

印鑑を正しく持てたら、2つのポイントを意識して押してみましょう。

・印鑑の押し方
(1)印鑑の中心を軸に、印鑑の円周に向かって、手のひらで圧をかけながら押す
(2)紙を手で押さえ、印鑑を真上に優しく離す

上記の持ち方と押し方で印鑑を押すことにより、まっすぐはっきりした印影を残すことができます。

⒉ 朱肉の量

多いと滲み、少ないとかすれる朱肉は、ポンポンと軽く叩いて付けるのがポイントです。複数回に分けて付けることで、印鑑にまんべんなく色が乗ります。また、朱肉自体にこだわることも重要です。古い朱肉や印鑑ケースに付属している朱肉は、色ムラの原因になりやすいため、品質が劣化していない大きな朱肉を使用すると良いでしょう。

また、朱肉の代わりにスタンプ台を使用することはおすすめできません。一般的に、スタンプ台はゴム印に、朱肉は印鑑に適するように作られています。スタンプ台で印鑑を押すと、色乗りが悪く、時間経過とともに印影が薄くなる傾向があります。

⒊ 押す場所

印鑑を押す場所は、平らな机の上が適しています。机が傾いていると、印鑑を書類の真上から押すことができません。また、机が硬すぎたりデコボコしたりしていると、印鑑にまんべんなく圧がかかりません。そのような場合は、捺印マットを使用すると、かすれのない印影が残せるようになります。捺印マットがない場合は、重ねたティッシュや紙でも代用が可能です。

⒋ 印鑑の向き

印鑑はまっすぐ押すのが基本です。ただし、会社によっては、印鑑を左に傾けて押す場合があります。これは、次に書類を確認し押印する上司を敬う(お辞儀をする)という意味です。一般的に左に傾いている印影は曲がっているとみなされるので、特別な指導がない限り、印鑑はまっすぐ押すと覚えておきましょう。

⒌ 印面をキレイに保つ

印鑑に付いた朱肉をそのままにしておくと、印鑑の劣化を招き、酷い場合には印影を判別できなくなることがあります。印鑑を押したら、印面に付着した朱肉をティッシュや布で拭き取りましょう。ティッシュや布の上で印鑑を回転させると、朱肉を拭き取りやすくなります。汚れが酷い場合には、歯ブラシなどで印面を優しく擦ることも効果的です。ただし、印面を傷つけないよう慎重に行う必要があります。

印面をキレイに保つためには、ケースに入れて保存することも重要です。印鑑をケースから出して保存していると、汚れだけでなく、乾燥によるひび割れを招くことがあります。印鑑は、使うたびに朱肉を拭き取り、ケースに保管しましょう。

押印はビジネス上よく使われる

ビジネスシーンにおいて、捺印や調印、押捺などと比較すると使用頻度の高い言葉が「押印」です。経理人事の担当者や上司や、クライアントに提出する書類などで頻繁に使用します。稟議書や決裁文書などの場合には、複数人の押印が必要なケースもあります。
本章では、ビジネスで押印が必要なケースをご説明します。

稟議書や決裁書

稟議書は、従業員が会社に伺いを立てる際に上司に稟議内容を説明し、承認を得るために用いる書類です。複数人から承認を順番に得ることができるので、会議を開かなくても書類で手続きを完了できるなどの利点があります。その際、誰から承認が得られているかを押印の有無により視覚的に理解できます。

また、決裁書においても起案について承認する際に押印が必要になります。決裁書とは、企業内の物事の決定権を持っている上位者へ提案の可否を仰ぐ際に使用する文書です。条例の改正など非常に重要な内容に関わるため、決裁書への押印は慎重に行わなければなりません。

休暇申請や有給申請

直属の上司による押印が必要なケースとして、休暇申請や有給申請する場合などがあります。押印という形で事前に承認をとっていれば、総務や管理などの部門へスムーズに申請できます。

勤怠管理表やタイムカード

企業によっては、勤怠管理の書類やタイムカードなどにも押印が必要です。社員を管理する意味でも押印が重要な意味をもちます。

請求書や見積書

社内でも社外でも、請求書や見積書などのやりとりを行う際には押印が必要なケースが多くあります。とくに社外の方に押印を依頼する場合、押印する場所などにミスが起きやすいので丁寧に伝達しましょう。

請求書における社印の必要性について詳しく知りたい方はこちら
秘密保持契約書について詳しく知りたい方はこちら
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捺印と押印をお願いするときの例文

前述の通り、ビジネスにおいて上司やクライアントに捺印や押印をお願いするシーンは頻繁に訪れます。そこでここでは、押印・捺印を依頼する際に使用できる例文をご紹介します。

取引先に依頼する場合

◼︎契約書をご一読頂き、内容に問題がなければ、下線部にご署名とご捺印をお願いいたします。

◼︎誠にお手数ですが、同封の書類の3箇所に印鑑をご押印のうえ、ご返送くださいますようお願い申し上げます。

社内で依頼する場合

◼︎お忙しいところ恐れ入りますが、有給休暇を申請しますのでこちらの書類に押印をお願い致します。

◼︎可及的速やかに稟議を通したいので、こちらの書類をご確認後、押印していただけますでしょうか。

捺印や押印をお願いするときの特別な言い回しはありませんので、一般的な敬語表現を使えば問題ないでしょう。依頼するのが取引相手の場合などには押印箇所の具体的な説明をするなど、より丁寧な表現を心がけましょう。

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