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混同しやすい「押印」と「捺印」の違いとは?今更聞けない印鑑の基本を徹底解説

契約書へのサイン、書類に印鑑を押すなどの事務作業は、社会人なら誰しも経験があることでしょう。その際、「署名」「記名」「押印」「捺印」というさまざまな言葉が使われます。一見すると同じ意味のように思える言葉ですが、明確な違いがあります。
そこで今回は、意外と知らないサインや印鑑に関する「言葉の意味」を、その使用方法と共にご説明します。

押印と捺印の違いとは

押印と捺印はともに「印鑑を押す」という意味をもつ言葉です。しかし厳密には、押印と捺印は異なる意味をもっています。まずは、押印と捺印のそれぞれの言葉について正しく理解しましょう。

押印とは

押印は、元々「記名押印」という言葉でした。それが省略されて現在では「押印」という言葉になっています。
記名とは自署以外の方法で氏名を記載することを意味し、例えば印刷された名前やゴム印、社印を使って押された名前、代筆された名前などが該当します。
よって「押印」とは、記名されている箇所や署名も記名もない箇所に印鑑を押すことを指します。

捺印とは

捺印は「署名捺印」という言葉が省略され「捺印」という言葉になっています。「捺印」は直筆の署名と共に印鑑を押す場合に使用します。

署名とは手書きの直筆のサインのことで、本人によって書かれたものだけが有効です。筆跡鑑定で本人の証明ができるので、”本人の意思に基づいて作成された書面である”という高い証拠能力を持ちます。
基本的に「捺印」と言う場合には署名と共に印鑑を押すことを指しますが、押印と同様に「印鑑を押すこと」自体を捺印と呼ぶこともあるようです。

捺印、押印の場所

押印や捺印をするとき、どこに印鑑を押すのが正しいのか迷ったことはないでしょうか。押印、捺印をする場所は、「印鑑証明が必要な書類かどうか」で変わります。初見の書類に印鑑を押す際などは、特に注意してください。

印鑑証明書が必要な書類の場合

実印を押す重要な書類は、名前や他の文字に重ならないように押印または捺印をする必要があります。これは印影がはっきりと見えるようにするためです。たとえばローンを組む際など、重要な契約を行う際には実印を用いることになります。その場合、実印が本物であるかの印鑑証明書が必要となります。すこしでも他の文字や枠などに被せて押印してしまうと印鑑証明が成立しなくなってしまうので注意が必要です。

印鑑証明書が必要ない書類の場合

印鑑証明書が必要ない書類には、セキュリティの観点から名前にすこし重なるようにして押印・捺印するのが望ましいでしょう。そうすることで、名前に被っている範囲の偽造や複製の難易度が上がり、悪用されにくくなります。名前を書く欄の隣に「印」という印鑑を押す場所が設けられている場合には、その場所に上から重ねて押すことが好ましいです。
印鑑証明が必要な書類の場合とは逆に、印影がはっきりわかるように押印・捺印すると複製されやすくなるため気をつけましょう。

「調印」とは

押印・捺印と似ている言葉に「調印」という表現があります。
調印とは、捺印よりも重要な取り決めを交わすときに使う言葉です。国同士で条約を結ぶときや社長同士でビジネス協定を結ぶときなどに使います。そのため、日常で「調印」を使うことはほぼありませんが、企業同士がM&Aを行う際や企業間の秘密保持契約の際に使用することがあります。

「押捺」とは

「押捺」という言葉も印鑑を押す際に使用しますが、とくに「拇印」を押すことを指します。基本的に印鑑を押す際にはあまり使用されませんが、覚えておくと良いでしょう。

押印はビジネス上よく使われる

ビジネスシーンにおいて、捺印や調印、押捺などと比較すると使用頻度の高い言葉が「押印」です。経理人事の担当者や上司や、クライアントに提出する書類などで頻繁に使用します。稟議書や決裁文書などの場合には、複数人の押印が必要なケースもあります。
ここでは、ビジネスで押印が必要なケースをご紹介します。

稟議書や決裁書

稟議書は、従業員が会社に伺いを立てる際に上司に稟議内容を説明し、承認を得るために用いる書類です。複数人から承認を順番に得ることができるので、会議を開かなくても書類で手続きを完了できるなどの利点があります。その際、誰から承認が得られているかを押印の有無により視覚的に理解できます。

また、決裁書においても起案について承認する際に押印が必要になります。決裁書とは、企業内の物事の決定権を持っている上位者へ提案の可否を仰ぐ際に使用する文書です。条例の改正など非常に重要な内容に関わるため、決裁書への押印は慎重に行わなければなりません。

休暇申請や有給申請

直属の上司による押印が必要なケースとして、休暇申請や有給申請する場合などがあります。押印という形で事前に承認をとっていれば、総務や管理などの部門へスムーズに申請できます。

勤怠管理表やタイムカード

企業によっては、勤怠管理の書類やタイムカードなどにも押印が必要です。社員を管理する意味でも押印が重要な意味をもちます。

請求書や見積書

社内でも社外でも、請求書や見積書などのやりとりを行う際には押印が必要なケースが多くあります。とくに社外の方に押印を依頼する場合、押印する場所などにミスが起きやすいので丁寧に伝達しましょう。

押印と捺印をお願いするときの例文

前述の通り、ビジネスにおいて上司やクライアントに押印や捺印をお願いするシーンは頻繁に訪れます。そこでここでは、押印・捺印を依頼する際に使用できる例文をご紹介します。

取引先に依頼する場合

◼︎契約書をご一読頂き、内容に問題がなければ、下線部にご署名とご捺印をお願いいたします。

◼︎誠にお手数ですが、同封の書類の3箇所に印鑑をご押印のうえ、ご返送くださいますようお願い申し上げます。

社内で依頼する場合

◼︎お忙しいところ恐れ入りますが、有給休暇を申請しますのでこちらの書類に押印をお願い致します。

◼︎可及的速やかに稟議を通したいので、こちらの書類をご確認後、押印していただけますでしょうか。

押印や捺印をお願いするときの特別な言い回しはありませんので、一般的な敬語表現を使えば問題ないでしょう。依頼するのが取引相手の場合などには押印箇所の具体的な説明をするなど、より丁寧な表現を心がけましょう。