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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 社印(角印)の電子印鑑を無料で作成する方法と注意点 スキャンした印影データは有効?

コラム

社印(角印)の電子印鑑を無料で作成する方法と注意点 スキャンした印影データは有効?

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

インターネット上で書類をやり取りする際にとても便利なのが、電子印鑑です。 電子印鑑で社印(角印)を作成する場合には、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。 本記事では、 社印を電子印鑑として作成する方法と、その際の注意点、気になる法的効力についてご説明します。社印は無料ツールでも作成することができますが、メリット・デメリットがあります。

社印(角印)とは

会社の設立の手続きや、その後会社を運営していく上では、いくつかの印鑑が必要になります。会社で使用される印鑑の総称を社判といい、社判のうちの一つが社印です。印面の形が四角いことから、角印とも呼ばれています。企業名が彫られている印鑑で、企業としての文書であることを明らかにしたい場面で使用されます。公共機関には届け出を行わない印鑑であり、株式取引や不動産取引など重要な契約書に用いることはなく、企業の「認印」として広く活用されます。

▼社判について詳しく知りたい方はこちら

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社印は誰が押印できる?

社印は、見積書や領収書など、従業員が日常業務で使用する書類に押印されることになります。しかし社印の押印は、その従業員個人としてではなく、会社として領収しました・注文しました、などの意思表示になるため、大きな意味があります。そのため、基本的には役職のある従業員や法務部、経理部など、限られた部署や従業員のみが実際の押印を行う、ということが多いでしょう。

他の社判と併用できる?

社印を代表者印などの他の社判と同じ印鑑にして使い回すことは極力避けましょう。
仮に、代表者印と併用した場合を考えてみましょう。社印が認印にあたるのに対し、代表者印は実印にあたる印鑑です。実印を領収書や見積書など日々多く発行する書類に使用すると、実印の印影が人目に触れる機会が増えます。そうすると、印影をコピーされ、承諾していない契約書になりすまして押印されるなど、悪用される可能性が高くなってしまいます。社印は社印としての役割のみとし、他の社判との併用は避けることが望ましいです。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコンで押印可能な、電子データ化された印鑑のことです。電子文書に簡単に押印することができます。

前段でご説明した通り、仕事をする上で社印を押印する場面は多く、その都度PDFをプリントアウトし、押印し、さらにその書類をPDF化して返送するのは大変な手間となります。電子印鑑を使用することで、これらの作業はすべてネットワークを介して完結するため、業務効率が上がります。

電子印鑑には、「印影データをそのまま画像化したもの」と「印影データに使用者などの識別情報を加えたもの」があります。 電子印鑑で社印を作成するにあたり、それぞれの違いや特徴を理解しておくことが大切です。それでは2種類の電子印鑑についてご説明します。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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印影を画像化した電子印鑑

印影データのみの電子印鑑は、紙に押印した印影をスキャンし、そのままJPGやPNG形式で保存することで簡単に作成可能です。その他にもフリーソフトを利用して作成、もしくは印影データをインターネットで購入するなどの方法があります。どの方法で作成しても費用は無料ないし低価格なため、非常に手軽です。

印影データに使用者や日付などの情報を持たせた電子印鑑

もう一つは、印影を画像にした上で、印鑑の使用者や押印日時などの識別情報を付与した電子印鑑です。有料の専用サービスで提供されていることの多い仕組みではあるものの、印影データのみの電子印鑑に比べ、なりすましなどの悪用リスクが低減できます。

▼電子印影について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑の法的効力について

電子印鑑は実際の印鑑と法的効力の面で違いがあるのかどうかも知っておきたいところです。
ここで、電子印鑑の持つ法的効力について理解を深めましょう。

そもそもなぜ印鑑が必要?押印の意味とは

まずは、 印鑑を押印する意味について考えてみましょう。そもそも、印鑑を押印することの意味は、「確認した、承認した」などの証拠を残すことです。押印自体には法的効力はありません。それでも一般的には、印鑑が押印されていることで「信頼できる書類」と認識することが多いため、重要書類には押印することが一般的となっています。
印鑑が法的に必要になるのは、公的機関に提出する書類などごく一部に限られます。一般企業や個人間で取り交わす書面においては、印鑑の押印がないからと言って無効になることはありません。つまり、ほとんどの書類には法的には押印が必要不可欠ではないということを覚えておきましょう。

実際の印鑑と電子印鑑の法的効力

前述の通り、押印自体に法的効力はありません。言わば慣習として「取引の際には押印する」という意識が、多くの人々のイメージとして植え付けられているのです。
実際の印鑑の押印と電子印鑑の押印の違いは「受け手の感覚」です。電子化が認められているこの時代にも、大切な書類を取り交わす際には、目の前で印鑑を押印する場面がよく見受けられます。商談などの席で、契約がまとまった際にもその場で印鑑を取り出し押印をするのが一般的です。

印鑑自体に法的効力がないため、実際の印鑑でも電子印鑑でもその効力に違いはありません。ただ、電子印鑑よりも実際の印鑑の方が、自分の目の前で押印がされるため、本人が押印しているという安心感があり、「より効力がある」と感じられるものです。しかし、今後は新型コロナウイルス感染症の影響やグローバル化などで、お互いに離れた場所で取引をすることが増えていくでしょう。本人が目の前で押印しなくても、使用者情報などの識別情報を電子印鑑に付加することで、実際の印鑑と同等かそれ以上の安心感を持たせることができるのではないでしょうか。

無料の電子印鑑(社印)の作り方

それでは、ここからは無料で社印の電子印鑑を作成する方法をご紹介します。一般的な個人名の電子印鑑と大きく変わりません。個人名の電子印鑑の作成方法を知りたい方は以下の記事をご参照ください。

▼電子印鑑をWordやExcel、PDFで作成する方法について詳しく知りたい方はこちら

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Excelによる作成方法

Excelで社印を作成する手順をご説明します。

1. 「挿入」から「図」を選択し、角丸四角形を挿入

まずは図形機能で印影の元となる、角の丸い四角形を用意します。「挿入」タブから「図」を選択し、角丸四角形をクリックします。シート上の適当な位置でクリックし、ドラッグしながら形を整えます。このときシフトキーを押しながらドラッグすることで、縦横同じ長さの正方形が描けます。 

社印のサイズに規定はありませんが、18.0mm〜24.0mmに収めることが一般的のため、合わせておくと使いやすいでしょう。

2. 図を右クリックし、色や線の太さを変更

角丸四角形を右クリックし、「図形の書式設定」を選択します。

「塗りつぶし」から「塗りつぶしなし」を選択。円の外側の枠線が残り、中身が塗りつぶされていない状態にします。 

「線」から「線(単色)」を選択したまま、色を赤系統の色へ変更します。太さも適当に調整します。

3. 図に会社名をテキストで入力

図の中に会社の正式名称を入力します。社印の刻印内容としては、会社名(または屋号)のみ、会社名+「印」、会社名+「之印」を入れる3パターンがあります。

Excelのデフォルトの設定では白の横書き文字になっているため、ここで色を赤にして縦書きに変更しましょう。縦書きは図を選択した状態で、「ホーム」タブから「縦書きテキスト」を選択すると設定できます。 

縦書きに変更するとバランスが崩れるため、この後は細かな調整を行います。

4. バランスを整える

円を選択したまま「図形の書式設定」の「テキストボックス」を選択すると、余白や折り返しの設定ができます。 「テキストボックス」の「図形内でテキストを折り返す」のチェックを外すと、強制的に改行されなくなります。その他文字の大きさやフォントの種類などもお好みで調整しましょう。

5. 図として保存

図を右クリックし「図として保存」を選択すると、作成した電子印鑑が保存できます。背景を透過させたほうが使いやすいため、PNG形式で保存しましょう。あとは画像を捺印したい電子文書に貼り付けるだけです。

簡易的な方法ですが、このように無料で社印を作成することは可能です。

画像編集ソフトを活用した作成方法

Excelを使用する方法だと、印鑑というよりは「図形」らしい印象が残念なところです。しかし、陰影をスキャンして電子データとして取り込み、そのデータをAdobe Photoshopのような画像編集ソフトを活用して処理すると、きれいな仕上がりになります。編集ソフトの種類によって操作方法は異なりますが、一例としてExcelでも以下のような手順で作成できます。

1. 白い紙に社印を押す

この後の工程で画像を加工しやすくするため、白い紙にはっきり社印の印影を残します。

2. はんこを押した紙をスキャナーで取り込む

印影をデータ化します。社印を押した紙をスキャナーで取り込むか、もしくはスマートフォンのカメラで撮影します。スマートフォンのカメラで撮影する場合は、真上から撮影することと、影が写り込まないようにすることがポイントです。

3. データをExcelに取り込む

Excelを開き、挿入タブの中の「図」から「写真」、さらに「図をファイルから挿入」を選択し、スキャンまたは撮影した画像を選択し挿入します。画像を取り込むと、Excelのシート上に画像が表示されます。

4. 画像の余白をトリミングする

ツールバー内の「図の書式設定」から「トリミング」を選択し、画像の不要な部分を切り取ります。

5. 背景を透過させ、画像のサイズを調整する

画像を選択した状態で、ツールバー内の「図の書式設定」から「背景の削除」を選択します。紫色になっている部分が透過される部分です。紫色になっている部分に問題がなければ、「変更を保持」を選択します。「変更を保持」を選択すると、透過した印影(画像)が完成します。

画像のサイズを調整したい場合は、透過した印影を選択し、右辺下のフィルハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。向きを調整したい場合は、回転ハンドルにマウスポインターを合わせドラッグします。

6. 図として保存

最後に印影を右クリックし、「図として保存」を選択すると、画像ファイルとしてパソコンに保存することができます。様々な文書に活用することができます。

無料で電子印鑑が作成できるフリーソフト

この他、無料で電子印鑑を作成できるフリーソフトを活用する方法もあります。またExcelではアドインとして電子印鑑機能を追加することもできます。

Web認印

社印の電子化はできませんが、Web認印という印鑑画像作成サービスには、日本に多い苗字10,000姓が収録されており、印鑑の画像を簡単にダウンロードすることができます。古印体や印相体といった、印鑑に向いているフォントも選べます。ただし全ての苗字に対応しているわけではありません。

参考:https://www.hakusyu.com/webmtm/
※2021年11月現在サービスを休止しています。

Excel電子印鑑

Excel電子印鑑はWebサービスではなくExcelのアドインになります。インストールしておくことで、Excelのシートにビジネス上の印鑑を貼り付けることができます。

社印の他には、苗字と捺印日がセットになった印鑑や、「社外秘」といったスタンプまで様々です。

参考:https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/excelstamp/

クリックスタンパー

クリックスタンパーは、スタンプ風の画像を簡単に作成できるフリーソフトです。社印の他、三文判・マル秘印・回覧印・名前と日付が入ったデーターネーム印の他、丸印、複数行からなる印も作れます。

参考:https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/clickstam/

クリックスタンプ

クリックスタンプは、WordやExcelなどで作成した文書に押印できるフリーソフトです。社印の他、代理印、三文判、丸印の5種類が用意されています。

参考:https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/clipstamp/

フリーソフトを使用する場合の注意点

フリーソフトはインストールする際、目的とは異なるソフトも同時にインストールされたり、利用するにあたり他のソフトもインストールしておく必要があったり、その影響範囲には注意が必要です。企業によってはセキュリティリスク防止の観点からフリーソフトの利用・インストールが制限されている場合もあります。事前に所属企業の規定を十分確認しましょう。

印影データのみで社印を作るメリット・デメリット

前述の通り、電子印鑑には単純に印影を画像化した無料タイプと、印影データにいつ誰が押印したかなど情報が組み込まれている有料タイプの2種類があります。続いて、無料タイプの電子印鑑を利用する際ののメリット・デメリットをまとめてお伝えします。

メリットはコストをかけずに利便性を高められること

印影データのみの電子印鑑は、手軽に作成できて時間もコストもかからないのが最大のメリットです。特に社内のみで利用する文書などに押印する印鑑には、信頼性よりもスピード感が求められる場合も多いのではないでしょうか。利便性の高さは業務効率を大きく向上させることに役立つでしょう。

デメリットは印鑑をスキャンした場合の複製リスク

紙に押印した印影をスキャンして電子印鑑を作成した場合には、簡単に複製されてしまうリスクがあります。文書をパソコン上のメール添付でやりとりする際には、受け取る側がそのデータを容易に流用することもできてしまいます。また、無料のツールで作成した電子印鑑も同様に、同じツールを使えば全く同じ電子印鑑を作ることができます。目の前で押印できないので、複製されればなりすましての押印も簡単にできてしまうでしょう。

電子印鑑としての社印は、何かトラブルが起きたときは自分ひとりだけではなく、社内社外を問わず多くの人に迷惑をかけることになります。会社や取引先の目の前で押印ができない分、いつ・誰が押印したのか、という識別情報などを付加して安全性を高める努力が必要です。

このように無料の電子印鑑にはメリット・デメリットがあり、セキュリティに関するデメリットは企業にとって大きなリスクとなります。起きる可能性のあるトラブルを把握した上で、印影データのみの電子印鑑と識別情報付きの電子印鑑を使い分けることが大切です。

電子印鑑が使用できない場合もある

電子印鑑は安全に使用することができれば、業務効率化にも繋がる非常に便利なものです。電子印鑑の普及は進んでいるものの、未だ使用できないシーンも存在します。次にご説明する2点を事前に確認しておきましょう。

電子印鑑が使用できる書類なのか

社印を電子印鑑にするタイミングで、代表者印などほかの社判も電子印鑑化しようと考える方もいらっしゃると思います。その時に注意していただきたいのは、契約によっては紙書類での締結が法律で義務付けられているものがあるということです。例えば、「労働者派遣の個別契約」や「定期借地契約」などがそれにあたります。社印が使われる書類で、電子印鑑が使えないと法的に定められているものはありませんが、代表者印などが必要な契約では、事前の確認が必要です。

取引先での使用は許可されているか

電子印鑑を作成するにあたり、頻繁にやり取りをするクライアントが、電子印鑑の使用を認めているのか確認しておく必要があります。電子印鑑は、近年利用する企業が増加しており、多くの企業が正式な文書のやり取りにおいて使用を認めています。しかし、企業や個人によっては、電子印鑑の使用自体を認めていないケースもあります。電子印鑑で社印を作成したのにも拘わらず、肝心のクライアントが電子印鑑を認めていないとなると、使うことができず無駄になってしまいます。
電子印鑑に関しては、まだ企業ごとに普及の度合いが異なります。しかし共通して言えることは、「印影データのみで作成した電子印鑑」よりも「印影に所有者や使用者、日付や時刻などの識別情報が組み込まれた電子印鑑」の方が使用可能な場面は多いということです。取引先がどのようなルールを定めているかを確認し、それに合った電子印鑑を作成するのが賢明です。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑のコピー防止について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑の効力について詳しく知りたい方はこちら

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社印を電子印鑑にするならShachihata Cloud

利用頻度の高い社印を電子印鑑で作成すれば、業務効率化に繋がるなど多くのメリットがあります。しかし、事前に使用したい書類や取引先の状況を確認しておかないと、作成しても使用できないことがあります。そしてなによりも、これから電子印鑑の使用が一般化していけば、それを悪用しようとする人も増えてくるでしょう。トラブルに巻き込まれないためにも、予め本記事でご紹介した注意点について確認し、適切なツールを導入することが大切です。

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