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コラム

社印を『電子印鑑』で作るときの注意点と法的効力について

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

パソコン上で書類をやり取りする際にとても便利なのが、電子印鑑です。 電子印鑑で社印を作成する場合には、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。 本記事では、 電子印鑑作成時の注意点と、気になる法的効力についてご説明します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコンで使用可能な印鑑のことです。電子印鑑はデータとして作成された印鑑で、必要に応じ電子文書を簡単に押印することができます。
仕事をする上で社印を押印する場面は多く、そのたびにPDFをプリントアウトし、印鑑で押印し、さらにその書類をPDF化して返送するのは大変な手間となります。電子印鑑を使用することで、これらの作業はすべてパソコン内で完結するため、業務効率が上がります。

電子印鑑には2種類ある

電子印鑑には、「印影画像をそのまま画像として残したもの」と「印影に使用者やその他の情報を加えたもの」があります。 電子印鑑で社印を作成するにあたり、それぞれの違いや特徴を理解しておくことが大切です。それでは2種類の電子印鑑についてご説明します。

印影をそのまま画像にした電子印鑑

印影をそのまま画像にした電子印鑑は、紙に押印した印影をそのままデータ化して保存することで簡単に作成可能です。その他にもフリーソフトを利用して作成、もしくは印影画像をインターネットで購入するなどの方法があります。どの方法で作成しても費用は無料ないし低価格なため、非常にお手軽です。

印影に使用者や日付などのデータを加えた電子印鑑

印影を画像にしたものとは別に、データ入りの電子印鑑があります。こちらは、印影とは別に、印鑑の使用者や押印日時などのデータが入ったものです。印影を画像にしただけの電子印鑑に比べ、識別情報が組み込まれているため印鑑としての効力も高くなります。

電子印鑑を作成する際の注意点

実際に電子印鑑で社印を作成する際には、あらかじめ把握しておくべき3つの注意点があります。初めて電子印鑑で社印を作成する際には、これらを理解した上で取り掛かりましょう。

電子印鑑は2種類あり必要に応じて使い分ける必要がある

電子印鑑には印影画像のみのものと、印影にいつ誰が捺印したかなど情報が組み込まれているものの2種類が存在します。これらの特徴を理解した上で、認印として使用する場合には、印影画像のみの電子印鑑で問題ありません。印影画像のみの電子印鑑はパソコンで簡単に複製されてしまうため、契約書等の重要な取引においての使用はお勧めできません。社印として使用する際には、識別情報が組み込まれている電子印鑑を使います。こちらは印影画像のみの電子印鑑とは異なり、いつ誰が捺印したか把握できるため、信頼できる電子印鑑として使用することができます。

印鑑をスキャンして作成した電子印鑑は複製されるリスクがある

紙に押印した印影をスキャンして電子印鑑を作成した場合には、簡単に複製されてしまうリスクがあります。文書をパソコン上のメール添付でやりとりする際には、受け取る側がいくらでもそのデータを容易に流用することもできてしまいます。
これを防ぐには、電子印鑑に印影のみではなく識別情報などのデータが組み込まれていると効果的です。使用者に関する情報や、捺印時間を表す情報が組み込まれている電子印鑑の方が、複製して利用しづらくなります。
セキュリティの面から見て、印影画像のみの電子印鑑はハイリスクです。社印を電子印鑑にする際は、なるべく識別情報などのデータが組み込まれた電子印鑑を作成するようにしましょう。

取引先の企業が電子印鑑を認めているかを事前に確認する

電子印鑑を作成するにあたり、頻繁にやり取りをするクライアントが、電子印鑑の使用を認めているのか確認しておく必要があります。
電子印鑑は、近年急激に知名度を上げ、多くの企業が正式な文書のやり取りにおいて使用を認めています。しかし、企業や個人によっては、電子印鑑の使用自体を認めていないケースもあります。電子印鑑で社印を作成したのにも拘わらず、肝心のクライアントが電子印鑑を認めていないとなると、使うことができず無駄になってしまいます。

電子印鑑の法的効力について

電子印鑑は実際の印鑑と法的効力の面で違いがあるのかどうかも知っておきたいところです。
ここで、電子印鑑のもつ法的効力について理解を深めましょう。

そもそもなぜ印鑑が必要?押印の意味とは

電子印鑑の法的効力について説明する前に、 印鑑を押印する意味について考えてみましょう。そもそも、印鑑を押印することの意味は、「確認した、承認した」などの証拠を残すことです。押印自体には法的効力はありません。それでも一般的には、印鑑が押印されていることで「信頼できる書類」と認識することが多いため、重要書類には押印することが一般的となっています。
印鑑が法的に必要になるのは、公的機関に提出する書類などごく一部に限られます。一般企業や個人間で取り交わす書面においては、印鑑の押印がないからと言って無効になることはありません。つまり、法的には押印が必要不可欠ではないということを覚えておきましょう。

実際の印鑑と電子印鑑の法的効力

前述の通り、押印自体に法的効力はありません。言わば慣習として「取引の際には押印する」という意識が、多くの人々のイメージとして植え付けられているのです。
実際の印鑑の押印と電子印鑑の押印の違いは「受け手の感覚」です。電子化が認められているこの時代にも、大切な書類を取り交わす際には、目の前で印鑑を押印する場面がよく見受けられます。商談などの席で、契約がまとまった際にもその場で印鑑を取り出し押印をするのが一般的です。
印鑑自体に法的効力がないため、実際の印鑑でも電子印鑑でもその効力に違いはありません。ただ、電子印鑑よりも実際の印鑑の方が、受け取る側の気持ちとしては「より効力がある」と感じられるものです。

効力があるかないかは取引する相手側の企業のルールによる

企業や個人が独自に定めている「押印にまつわるルール」はさまざまです。企業によっては、電子印鑑の使用を全面的に認めているところもあれば、一切認めていないところもあります。企業が電子印鑑の使用を認めていない場合には、実際の印鑑を引き続き使用する他ありません。
このように、電子印鑑に関しては、企業が独自に定めたルールによるところが大きいです。しかし共通して言えることは、「印影画像のみで作成した電子印鑑」よりも「印影に所有者や使用者、日付や時刻などのデータが組み込まれた電子印鑑」の方が使用可能な場面は多いということです。取引先がどのようなルールを定めているかを確認し、それに合った電子印鑑を作成するのが賢明です。

まとめ

利用頻度の高い社印を電子印鑑で作成する場合において、事前に確認しておくべき注意点があります。

・電子印鑑が使用できない場面がある
・電子印鑑は印影画像のみで作成すると、複製されるリスクがある
・取引先によって、電子印鑑の効力を認める企業と認めない企業がある

電子印鑑で社印を作成すれば、業務効率化に繋がりメリットとなるでしょう。しかし、作成後に使用できないなどの事態にならないよう、あらかじめ本記事でご紹介した注意点について確認しておくことが大切です。