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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 電子印鑑をExcel(エクセル)で作る方法をご紹介!

コラム

電子印鑑をExcel(エクセル)で作る方法をご紹介!

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

毎度押印するために書類をプリントアウトし、押印した書類をまたPDF化して相手に送信する手順は面倒に感じられるものです。電子印鑑を使えばその手順が全てパソコン上で完結するため非常に便利です。この記事では、 Excelを使って電子印鑑を作成する手順や、そのメリット・デメリットについてご紹介します。

電子印鑑をExcel(エクセル)で作る手順

電子印鑑は自分で簡単に作成することが可能です。本記事ではExcel(エクセル)で電子印鑑を作成する場合の基本的な手順についてご説明します。

1. 土台となる図形を選択して形を決める

名前の入った印鑑は、円型のものがほとんどです。まずは、Excelの「挿入」タブより「図」を選択し、図形の中から「円/楕円」を選び、形を作りましょう。これが電子印鑑のベースとなります。
このとき、Shiftキーを押しながら円を描くと、縦横の長さが等しい真円にすることができます。

2. 電子印鑑の色を選択する

1.で選択した図形の色を決めます。朱色を選択すると、印鑑らしさが増します。
図形をクリックし、「図形の書式設定」タブから、塗りつぶしの色と枠線の色をそれぞれ選んでいきます。 この後円の中にテキスト(自分の名前)を入力するため、「塗りつぶしなし」を選択し、枠線の色のみ朱色に変更しておきましょう。

3. 印鑑の名前部分を入力する

印鑑の名前部分を、テキストボックスで追加しましょう。「挿入」タブから「テキストボックス」を選びます。縦書きにしたい場合は、「縦書きテキストボックス」を選択し、名前を入力します。
また、フォントによって印鑑の見栄えが変わるため、いろいろなフォントを見比べて好みに合うものを選びましょう。実際の印鑑には篆書体などの特殊なフォントがよく使われます。篆書体はExcelにデフォルトでは入っていないフォントになるためダウンロードして使用する必要がありますが、より印鑑らしい見た目になるためおすすめです。

4. 土台となる図形と名前をグループ化する

最初に決めた土台となる図形の中に、先ほど入力したテキスト部分を重ねて入れ込み、位置を調整します。適切な位置に重ねられたら、土台の図形とテキストを両方選択した状態で「グループ化」しておくと、枠の部分とテキスト部分が別々に動くことがありません。

5. 完成した電子印鑑を保存して使用する

電子印鑑が完成したら、右クリックして「図として保存…」を選択し、PNG形式に変えて保存します。JPEG形式だと背景が透過されず白くなるため、PNG形式がおすすめです。そうすることで、必要なときにExcelやWord上で、電子印鑑画像を貼り付けて使用することができます。

実物の印鑑を画像データとして保存する方法

Excelの図形を活用した電子印鑑の作成方法をご紹介しましたが、その他にも、印鑑を押印した紙をスキャンして、画像データとして保存し、電子印鑑として使用する方法があります。その場合には、下記の手順で画像を保存します。

1. 紙に押印したデータをExcel(エクセル)上に取り込む

白い紙に押印し、印影をスマホカメラなどで撮影するか、スキャナーでパソコンへ取り込みます。このときに使用する紙は、印影をなるべく鮮明に写すために、真っ白な紙がおすすめです。
印影画像をパソコンに保存した後に、Excelの「挿入タブ」の中の「画像」から撮影した印影画像を選択します。そうすると、Excelのシート上に印影画像が表示されます。

2. 不要なスペースをカットする

Excelにあるトリミング機能を使用し、表示したデータの印鑑以外の余白を切り取ります。このときに、印鑑画像ぎりぎりまでトリミングする必要はありません。(この後の工程で余白に透過色を指定するため、押印時に余白部分が邪魔にはなりません)

3. 透明色を指定し印鑑自体のサイズを調整する

このまま使用すると印鑑の下の文字が見えなくなるため、Windowsのペイント機能を使い、画像を透過させる処理を施します。
方法は簡単です。透過したい部分を塗りつぶし、BMP形式で保存し、その画像を Excelで表示させます。印鑑画像をクリックし、ツールバー内の「挿入」の「図」から「透明な色に設定」をクリックします。そして透過させたい部分を指定すれば完了です。 Excelのシートに表示させてみたときに、セルの線が見えて余白部分まで透過していることを確認しましょう。あとは、印鑑にふさわしいサイズに調整すれば完成です。

電子印鑑を Excel(エクセル)で作るメリット

電子印鑑を Excelで作成するメリットは下記の2点です。

費用がかからない

「電子印鑑を使用したいけれど、そこに費用は投資したくない」と考える人も多いのではないでしょうか。 元々パソコンにインストールされているExcelで電子印鑑を作成する場合は、費用が一切かかりません。この点は大きなメリットといえるでしょう。

誰でも簡単に作成できる

パソコン上の操作が得意でなくても、Excelでの電子印鑑は簡単に作成できます。デザインに強いこだわりがなければ、作成に長い時間を要することはありません。思い立った時にすぐに作成することが可能です。

▼電子印鑑を無料で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑を Excel(エクセル)で作るデメリット

一方で、電子印鑑をExcelで作成するデメリットは下記の3点が挙げられます。

真正性に乏しい

前述のような方法で作成する電子印鑑は、押印したように見えるだけの、単純な画像データでしかありません。セキュリティを考えると、その電子印鑑を押印した人が確かに本人であること、押印されてから書類に変更が加えられていないことなどが証明されているとベストではありますが、Excelで作成する電子印鑑にそのような機能はありません。
また同じ苗字の方が会社にいる場合、見た目ではほとんど違いが表れないかもしれません。なりすましの押印も簡単で、また仮に電子印鑑を押印した後に書類が改ざんされたとしても、改ざんを証明することができません。

簡単に偽造されるリスクがある

電子印鑑をExcelで簡単に作成できる点はメリットですが、裏を返せば誰でも簡単に作成できるため、偽造されるリスクが高い点がデメリットです。
また、紙に押印した印影から作成した電子印鑑は、スキャンするのに使用した印鑑そのものを偽造される可能性もあります。近年スキャナーの精度が向上しているため、不正利用を防止するためにも、不用意に印影をデータ化することは避けたほうが良いといえるでしょう。

デザインの幅が狭い

Excelで作成できる電子印鑑は、デザインにこだわるのが難しいのも難点です。表現の選択肢は、Excelの図形機能で表せる規則性のある形状と、元々パソコンに入っている汎用的な書体に限られます。特殊な書体や、細部にこだわったオリジナリティーのあるデザインを求める場合には不向きです。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑のコピー防止について詳しく知りたい方はこちら

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企業での利用に適した電子印鑑とは

簡単に作成できるExcelの電子印鑑は便利で魅力的ですが、ここで、企業で利用する場合に適している電子印鑑について考えてみましょう。

企業で押印が必要となる主な書類は、次の通りです。

(表)押印を要するビジネス文書の例

このように企業においては様々な種類の書類に押印を必要としますが、印鑑の偽造やなりすまし、押印後の改ざんがあってはならない書類はどれかというと、ほとんどすべてが当てはまるのではないでしょうか。

無料で作成できる印鑑は、偽造・不正利用されるリスクを考慮する必要があるため、特に対外的な取引関連書類に用いるのは避けることが推奨されます。また、社内用の書類であっても、用途によっては注意が必要です。たとえば経理関係の書類で用いる場合は、従業員による改ざんが発生するリスクがあります。

無料の電子印鑑を使用する場合は、社内の日常的な報告書や、社内のみで使用する企画書など、リスクの少ない一部の書類への利用のみに留めたほうが良いでしょう。

セキュリティを考慮するならクラウド型電子印鑑サービス

電子印鑑は無料でも作成できるものの、セキュリティを考慮してビジネスシーンで利用するなら、有料のクラウド型電子印鑑 サービスを利用するのがおすすめです。高度なセキュリティ機能を持った電子印鑑を作成できるサービスは数多くあり、用途に合わせて選ぶことが可能です。
ここでは、クラウド型電子印鑑サービスで作成できる電子印鑑にはどのようなものがあるのかについてご紹介します。

識別情報付きの電子印鑑

一般的なクラウド型電子印鑑サービスでは、識別情報付きの電子印鑑の作成が可能です。印影の画像データだけではセキュリティ面で不安を感じる方には、使用者のデータを含む電子印鑑をおすすめします。

タイムスタンプ機能付きの電子印鑑

識別情報をより強固に保証する機能として、タイムスタンプ機能のあるクラウド型電子印鑑サービスもリリースされています。タイムスタンプ機能とは、その時刻に電子データが存在していたこと、その時刻以降に改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプ機能があることで、より信頼性の高い情報として取り扱うことが可能です。

ユーザー認証機能付きの電子印鑑

電子印鑑を使用する上で特に気になるのが不正利用です。クラウド型電子印鑑サービスを使って作成する印鑑の中には、使用するたびにユーザー認証が必要なものもあります。これを利用すれば不正利用をほぼ確実に防ぐことができます。
このようなセキュリティ対策は、 Excelで作成した電子印鑑にはありません。偽造や不正利用を防止することを最優先に考える場合は、 Excelではなく有料サービスを利用する方が良いでしょう。

デザインや書体のバリエーション豊富な電子印鑑

Excelで電子印鑑を作成する場合は、その図形の種類や色合いなどにおいて選択肢が限られています。デザインや文字の書体にこだわって電子印鑑を作成したいのであれば、有料サービスを利用する方が良いでしょう。

便利でおすすめなShachihata Cloud

シヤチハタも電子印鑑のサービスを提供しています。サービスの名前は「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」です。 ここではShachihata Cloudのセキュリティ対策を中心とした主な機能と利用料金をご紹介します。

Shachihata Cloudの主な機能とセキュリティ対策

Shachihata Cloudの主な機能は、電子印鑑の作成と押印、文書回覧の3つです。具体的には、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末から書類へアクセスし、場所を選ばずに稟議申請書や届出書、見積書、請求書、注文書といった書類への捺印・回覧を行えるサービスです。
外部の取引先との交付文書においては、プロセスとして社内の事前決裁が必要となります。Shachihata Cloudでは、社内と社外を識別し、文書を社外秘として社内閲覧専用にする設定ができます。ビジネスのプロセスを変えることなく、ひとつのルートで申請できます。
ログイン時にはID/パスワードによる認証に加え、「パスコード認証」または「QRコード認証」のどちらかを選択する「二段階認証」を採用しました。アクセス時のIPアドレス制限も可能です。 また、電子証明書付きの電子署名を発行することも可能です。タイムスタンプを付与でき、存在証明まで担保できます。

※一部、有償オプションを含みます。詳細はこちらをご確認ください。

Shachihata Cloudの利用料金

Shachihata Cloudには、導入時の初期費用はかかりません。月々の利用料金は、1ユーザーにつき、月額110円(税込)から利用できるおすすめサービスです。コロナ禍で在宅勤務が進んだことも影響し、2020年3月に1万5,000件だったお申し込み数は、2020年12月末時点では60万件* を突破しました。
30日間の無料トライアルも受け付けています。セキュリティに配慮した上で、印鑑のやり取りを効率化したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討ください。

*オンプレ版出荷実績数およびクラウド版契約印影実績数(自社調べ)


▶Shachihata Cloudの詳細はこちら

まとめ

電子印鑑は Excelで手軽に作成することが可能ですが、 Excelでの作成にはメリットとデメリットがあることを理解しておかなければなりません。今回のまとめとしては下記のとおりです。

・ Excelで電子印鑑を作成するのは簡単かつ無料
・ Excelでは画像としての電子印鑑しか作成できず、識別情報や多用なデザインなど付加価値のある電子印鑑は作成できない
・セキュリティやデザインにこだわるならオンラインサービス利用がおすすめ

これらの内容を理解した上で、どの方法で電子印鑑を作成するかを決めましょう。便利な電子印鑑を使うことで、これまでの煩わしい作業から解放されます。まだ電子印鑑をお持ちでない方は、ぜひ作成してみて下さい。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

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