Shachihata Cloud DXコラム Excel(エクセル)で作った電子印鑑は企業で使える?無料の作り方とビジネスでの使い方
DX COLUMN

Excel(エクセル)で作った電子印鑑は企業で使える?無料の作り方とビジネスでの使い方

シヤチハタ
電子印鑑
電子決裁
電子署名
WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

電子印鑑を使えば、紙書類への押印に必要だったすべての手順がパソコン上で完結します。改正電子帳簿保存法などによりビジネス上の書類のデジタル化が順次進められる中、契約や決裁の効率化には電子印鑑が不可欠です。

電子印鑑はExcelでも無料で手軽に作成できますが、ビジネスでの使用に問題がないか気になる方も多いのではないでしょうか。本記事では、 Excelを使って電子印鑑を作成する手順やメリット・デメリットをふまえ、ビジネス上での適切な使い方について考えていきましょう。

Index

電子印鑑をExcel(エクセル)で作る手順

電子印鑑は自分で簡単に作成することが可能です。本章では、Excel(エクセル)で電子印鑑を作成する場合の基本的な手順を3通り説明いたします。

Excel(エクセル)の図形挿入を利用する

まず、Excelの図形挿入機能を利用した電子印鑑の作り方です。作成は以下の手順で進めてください。

1. 土台となる図形を選択して形を決める

Excelの「挿入」タブより「図」を選択し「円/楕円」を選んで電子印鑑の枠を作りましょう。Shiftキーを押しながら円を描くと、真円にできます。

2. 電子印鑑の色を選択する

図形をクリックして「図形の書式設定」タブを開き、塗りつぶしの色と枠線の色からそれぞれ朱色を選んでください。円内にはテキスト入力するため「塗りつぶしなし」を選択しましょう。

3. 印鑑の名前部分を入力する

「挿入」タブから「テキストボックス」を選び、印影に記載する名前を入力します。縦書きにしたい場合は、「縦書きテキストボックス」を選択してください。
実際の印鑑によく使用されている書体はデフォルトにありませんが、見栄えや好みに応じてフォントを選びましょう。

4. 土台となる図形と名前をグループ化する

図形の中にテキスト部分を重ねて入れ込み、位置を調整してください。図形とテキストを両方選択した状態で「グループ化」を選択すると、枠とテキストが一体化して固定されます。

5. 完成した電子印鑑を保存して使用する 右クリックして「図として保存…」を選択します。保存の際は、背景が透過できるようPNG形式を選ぶほうがよいでしょう。

実物の印鑑を画像データとして保存する方法

押印した紙をスキャンして画像データとして保存し、電子印鑑として使用する方法もあります。実物の印影を画像データ化する手順は以下のとおりです。

1. 紙に押印したデータをExcel(エクセル)上に取り込む

真白い紙に押印し、印影をスマホカメラなどで撮影、もしくはスキャナーでパソコンへ取り込みましょう。
続いてExcelを開き「挿入タブ」の「画像」から撮影した印影画像を選択すれば、印影画像が表示されます。

2. 不要なスペースをカットする

Excelのトリミング機能で余白を切り取ります。余白が多少残っていても後の工程で透過すれば問題ないため、印鑑枠のキワぎりぎりまで切り取るする必要はありません。

3. 印影に透過加工を施す

Windowsのペイント機能を起動し、画像に透過処理を施します。透過の手順は次の4ステップです。

1. 透過したい部分を塗りつぶす

2. BMP形式で保存する

3. Excelで印影画像を開く

4. 印影画像をクリックし「挿入」→「図」→「透明な色に設定」の順に選択して透過する部分を指定する電子印鑑の印影ができたら、Excelシート上に表示させ、余白部分まで透過していることを確認しましょう。

4. 印鑑のサイズを調整して保存する

電子印鑑のサイズを調整し、PNG形式で保存すれば作業は完了です。

電子印鑑のアドインをダウンロードし、パソコンの設定で有効にすることで電子文書に直接押印できるようになります。アドインは有料のほか、無料もWeb上で公開されていますので、利用したいアドインを選んでダウンロードしましょう。あらかじめ印影の情報を設定しておき、押印したい電子文書内で右クリックしてアドインを起動することで押印できます。

▼電子印鑑を無料で作る方法について詳しく知りたい方はこちら

Excel(エクセル)用のフリーアドインをインストールする

記事を読む

電子印鑑を Excel(エクセル)で作るメリット

電子印鑑を Excelで作成するメリットは下記の4点です。

費用がかからない

元々パソコンにインストールされているExcelで電子印鑑を作成すれば、費用が一切かかりません。「電子印鑑を使用したいけれどコストはかけたくない」と考える方にとって、無料で作成できるのは大きなメリットです。

誰でも簡単に作成できる

Excelの電子印鑑は、特殊な操作スキルがなくても簡単に作成できます。仕上がりにこだわらなければ、作成に長時間を要することはありません。急きょ電子印鑑が必要になったとき、Excelならすぐさま作成することが可能です。

好みに合わせて自由に作れる

Excelで作る電子印鑑は、形やフォント・色など、機能の範囲内なら自由自在です。電子印鑑に記載する情報も任意で設定できるうえ、保存してある内容の変更も瞬時に行えます。

ペーパーレスが手軽に実現する

電子印鑑はデジタル書類にそのまま押印できるため、紙に出力する必要がなくなり、ペーパーレス化が実現します。脱ハンコの手始めとして、電子印鑑から徐々に移行するのもおすすめです。ペーパーレスになれば、別途保管場所を確保する必要がありません。書類の検索も手軽にでき、書類自体の劣化を防げます。

Excel(エクセル)で自作した電子印鑑を企業が使うリスク

便利に使える電子印鑑がExcelで無料かつ手軽に作れるならうれしいと感じる企業は多いでしょう。しかし、Excelで作成した電子印鑑は、下記3つのデメリットからハイリスクです。

・真正性に乏しい
・簡単に偽造されるリスクがある  
・凝ったデザインにするにはスキルやツールが必要

真正性に乏しい

Excelで作成する電子印鑑は、法的に定められる本人性や非改ざん性を証明できません。なぜなら、Excelの電子印鑑は、押印したように見えるだけの単純な画像データでしかないためです。セキュリティを考えると、重要な文書や外部との取引に使用する書類にはExcelの電子印鑑で押印してはいけません。

▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

簡単に偽造されるリスクがある

電子印鑑をExcelで簡単に作成できる点はメリットですが、裏を返せばセキュリティの弱さの現れです。誰でも簡単に作成できるので、偽造されるリスクが高いといえます。
また、実物の印影をデータ化した電子印鑑は、印鑑そのものを偽造される可能性も否めません。昨今のスキャナーは精度が向上していることから、不正利用を防止するためにも、安易にExcelで作成した電子印鑑をビジネスに用いるのは避けたほうが無難です。

▼電子印鑑のコピー防止について詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

凝ったデザインにするにはスキルやツールが必要

Excelの基本機能のみで作成できる電子印鑑は、デザインの幅が狭いのも難点です。特殊な書体や、細部にこだわったオリジナリティーのあるデザインを求める場合には、有料ツールや専門的な操作スキルが欠かせません。

ビジネスシーンに適したExcel(エクセル)電子印鑑の使い方

簡単に作成できるExcelの電子印鑑は便利で魅力的ですが、法的根拠やセキュリティ面のリスクから、ビジネスシーンに適しているとはいえません。企業で利用する場合に適している証明ツールとはどのようなものかを考えるにあたり、Excelの電子印鑑が仕事でなぜ使えないのか考えてみましょう。

企業で押印が必要となる主な書類は、下記の表のとおりです。

(表)押印を要するビジネス文書の例

企業活動において押印を必要とする書類にはさまざまな種類がありますが、一般的に、ほぼすべてが不正や悪用があってはならない書類に該当します。

もし文書偽造やなりすまし、押印後の文書改ざんなどが発生した場合、文書の真正性を証明するためには、電子署名法第2条および3条の条文で定められる「本人性」「非改ざん性」「原本性」の3つが不可欠です。Excelの電子印鑑では、法的に有効かつ緻密なセキュリティ対策を施すのは不可能に近いといえます。よって、対外的な取引関連書類はいうまでもなく、社内文書であっても避けるべきです。 無料の電子印鑑を使用する場合は、社内の日常的な回覧文書や簡易的な企画書など、不正によるダメージが少ない一部の書類への利用のみに留めることが推奨されます。

ビジネスでは電子帳簿保存法への対応も必要

ビジネスで電子印鑑を使用するなら、最新の法規制に従う必要があります。ここでは、2022年に施行された改正電子帳簿保存法への対応について解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、企業における取引の記録や財務文書の電子保管を可能にする法律です。請求書や領収書など、税金に関する書類を紙で保持する必要があったものを、電子データでの保管が許可されるようにしたものです。電子帳簿保存法は1998年7月に施行され、複数回の改正が行われていますが、注意すべきは2022年の改正です。この改正では、電子文書の真実性と改ざんを防ぐことを目的として、電子メールなど、電子取引における請求書・領収書などの帳簿については、紙による保存が廃止され、2022年1月以降に電子取引される書類は全て、電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法に対応した書類の保存方法

電子帳簿保存法における書類の保存方法は、紙の場合と、電子の場合で異なります。

紙で発行された書類

紙で発行された請求書・領収書などの書類については、下記2つの対応方法があります。

・紙のまま保存する

・スキャナー等で電子データとして保存する

紙で発行された書類は、会計処理が終わった後に原本を従来通り、ファイルに格納して書類庫などへ保管します。電子データとして保存する場合は、スキャナー等でスキャンし、電子データ化した後に一定期間、システム上で保存します。なお、改ざん防止のために、データ受領後2ヵ月以内にタイムスタンプを付与する必要があります。

電子で発行された書類

PDFなどの電子データとして発行された書類は、そのままシステム上で、電子データとして保存します。2022年改正の電子帳簿保存法施行により、電子データで受領した請求書は紙に印刷して保存することが認められなくなったことに注意が必要です。

電子帳簿保存法と電子印鑑の関係

実は、法律上は、請求書などの書類に印鑑を押さなければならない義務はありません。元々、印鑑は日本の商習慣として、書類発行者の真正性・信頼性を保つために押されるものですが、押印がなくても取引が成立するケースは多いです。なぜ押印が行われるかというと、書類が偽造された際、押印された文書を偽造した場合の方が重罪になる(※1)ため、文書偽造の抑止力になり得るからです。これは、電子データの場合も同様です。

電子帳簿保存法においても、押印の有無は定義されていません。ただし、訂正・削除の履歴を残し、文書の真正性を確保する必要があります。電子帳簿保存法に対応するためには、押印だけでなく、法律で定められている真正性を確保する機能を持つシステムで電子データを保存することが重要です。

※1参考:e-Gov 法令検索 刑法

企業で使うならクラウド型電子印鑑サービス

いわずもがな、企業が電子印鑑を導入・運用する際は、信頼性とセキュリティ対策が重要です。電子印鑑は無料でも作成できるものの、ビジネスシーンで利用するなら、セキュリティを考慮して有料のクラウド型電子印鑑サービスを用いるのがおすすめです。クラウド型の電子印鑑サービスには、高度なセキュリティ対策が付与されたツールが数多くあり、用途に合わせて最適なものを選択できます。
クラウド型のサービスで提供されるセキュアで多彩な電子印鑑の例は以下のとおりです。

・識別情報付きの電子印鑑
・タイムスタンプ機能付きの電子印鑑
・ユーザー認証機能付きの電子印鑑
・デザインや書体のバリエーション豊富な電子印鑑

上記のセキュリティ対策は、 Excelで自作した電子印鑑にはありません。偽造や不正利用を防止することを最優先に考える場合は、 自作ではなく有料サービスをご検討ください。

識別情報付きの電子印鑑

押印者を見分けられる機能が付いた電子印鑑では、押印された印影の本人性の担保が可能です。識別機能とは、いつ誰が押印したのかを瞬時に見分ける役割のことです。視覚化された識別情報があれば、なりすましのリスクが最小限になるため、ビジネスにも安心して電子印鑑を活用できるでしょう。

タイムスタンプ機能付きの電子印鑑

識別情報をより強固に保証する機能として、タイムスタンプ機能のあるクラウド型電子印鑑サービスもリリースされています。タイムスタンプ機能とは、その時刻に電子データが存在していたこと、その時刻以降に改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプ機能があることで、本人性、非改ざん性および原本性のすべてが担保され、極めて信頼性の高い情報であることが保証されます。

ユーザー認証機能付きの電子印鑑

クラウド型電子印鑑サービスの中には、使用する際にユーザー認証が必要なツールもあります。主なユーザー認証機能は、ID・パスワードやパスコード、QRコードなどです。2要素以上の識別機能を組み合わせ、使用できるユーザーを限定しておくことで、不正利用をほぼ確実に防げます。

デザインや書体のバリエーション豊富な電子印鑑

有料の電子印鑑サービスなら、普段使用している印鑑とまったく同じ印影を忠実に再現できます。Excelで電子印鑑を作成する場合は、図形やカラーの種類などの選択肢が限られており、精巧な印影を表現するのは困難です。実物の画像をコピーして自作すると、セキュリティ面が気になります。デザインや文字の書体、セキュリティのすべてを徹底的に追求した電子印鑑を作成したいのであれば、有料サービスを利用しましょう。

電子帳簿保存法にも対応可能な電子印鑑

クラウド型電子印鑑サービスは、最新の法規制にも対応しています。電子印鑑の機能だけでなく、電子帳簿保存法で定められている真正性(訂正・削除履歴の管理)および可視性(取引等の年月日、取引金額及び取引先の記録および検索)が確保されているケースが多いです。電子データ化された帳簿を適切に保存するためにも、クラウド型電子印鑑サービスは有効です。

便利でおすすめ!Shachihata Cloudを徹底解剖

シヤチハタでは、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」を提供しています。従来の紙での決裁方法から電子印鑑への転換に前向きでも、取引先との関係やセキュリティ面がハードルとなり、なかなか業務フローを見直せない企業も多いでしょう。Shachihata Cloudなら、業務効率化やセキュアな環境の確立、他社への配慮など、あらゆる不安をまるごとカバーいたします。本章では、Shachihata Cloudの主な機能とセキュリティ対策、利用料金を説明いたします。

ゲストユーザー制

ご契約いただいた企業の相手方は、受信専用のゲストユーザーとして利用できます。作成・捺印できる電子印鑑は、役職印や角印など全3種類です。ご利用はゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけであり、相手方企業に負担を与えません。
また、捺印から1年間は契約書を自由にダウンロードができるため、コストをかけずに文書のやり取りが可能です。

▶Shachihata Cloud受信専用プランについて詳しく知りたい方はこちら

電子署名の付与

Shachihata Cloudでは、証明力の高い電子署名を回覧履歴に合わせて自動付与できます。電子署名をすることで電子契約における本人性が担保され、文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudの電子署名の法的有効期限は最低1年間です。タイムスタンプを別途付与すれば、有効期限が最大10年まで延長します。

アクセス権限で柔軟に管理!フォルダの設定方法

Shachihata Cloudでは、任意のジャンルごとに書類管理が行えるフォルダが設定可能です。どこに何を保存したのかがすぐわかるようになり、法的に義務づけられる見読性を確保できます。移動・並び替えなどに必要なのはシンプルな操作のみ。アクセス権限をユーザー単位で付与できるため、セキュリティも安心です。

Shachihata Cloudの主な機能とセキュリティ対策

Shachihata Cloudの主な機能は、電子印鑑の作成と押印、文書回覧の3つです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆる端末から書類へアクセスでき、場所を選ばずに捺印・回覧を行えるサービスです。
従来のビジネスプロセスを変えずに導入できるため、従業員に与えるストレスを最小限に抑えられます。
セキュリティ対策は、ID/パスワード認証に加え、パスコード認証もしくはQRコード認証のいずれかを選ぶ「二段階認証」を採用しました。アクセス時のIPアドレス制限や、社内閲覧設定なども可能です。 また、タイムスタンプを付与することで、存在証明まで担保します。

※一部、有償オプションを含みます。詳細はこちらをご確認ください。

Shachihata Cloudの利用料金

Shachihata Cloudには、導入時の初期費用はかかりません。月々の利用料金は、1ユーザーにつき月額110円(税込)です。多くの企業からご好評いただいており、導入数は2022年12月末時点で95万件を突破しました。


▶Shachihata Cloudの詳細はこちら

便利でおすすめなShachihata Cloud

シヤチハタも電子印鑑のサービスを提供しています。サービスの名前は「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」です。 ここではShachihata Cloudのセキュリティ対策を中心とした主な機能と利用料金をご紹介します。

Shachihata Cloudの主な機能とセキュリティ対策

Shachihata Cloudの主な機能は、電子印鑑の作成と押印、文書回覧の3つです。具体的には、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末から書類へアクセスし、場所を選ばずに稟議申請書や届出書、見積書、請求書、注文書といった書類への捺印・回覧を行えるサービスです。
外部の取引先との交付文書においては、プロセスとして社内の事前決裁が必要となります。Shachihata Cloudでは、社内と社外を識別し、文書を社外秘として社内閲覧専用にする設定ができます。ビジネスのプロセスを変えることなく、ひとつのルートで申請できます。
ログイン時にはID/パスワードによる認証に加え、「パスコード認証」または「QRコード認証」のどちらかを選択する「二段階認証」を採用しました。アクセス時のIPアドレス制限も可能です。 また、電子証明書付きの電子署名を発行することも可能です。タイムスタンプを付与でき、存在証明まで担保できます。

※一部、有償オプションを含みます。詳細はこちらをご確認ください。

Shachihata Cloudの利用料金

Shachihata Cloudには、導入時の初期費用はかかりません。月々の利用料金は、1ユーザーにつき、月額110円(税込)から利用できるおすすめサービスです。コロナ禍で在宅勤務が進んだことも影響し、2020年3月に1万5,000件だったお申し込み数は、2020年12月末時点では60万件* を突破しました。
無料トライアルも受け付けています。セキュリティに配慮した上で、印鑑のやり取りを効率化したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討ください。

*オンプレ版出荷実績数およびクラウド版契約印影実績数(自社調べ)


▶Shachihata Cloudの詳細はこちら

取引にも使えるセキュアな電子印鑑ならShachihata Cloud

電子印鑑は Excelで無料かつ手軽に作成できるとはいえ利用上のリスクが大きすぎることから、ビジネスシーンでの活用には適していません。Excelではただの画像データとしての電子印鑑しか作成できず、識別情報やこだわりのデザインなど、付加価値のある電子印鑑の作成は不可能です。便利でセキュア、精巧な電子印鑑をお求めなら、「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をおすすめします。煩わしい押印作業から解放されるだけではなく、最小限のコストでDX化が可能です。また、最新の電子帳簿保存法の要件に則した保管、検索を行うことが可能であるため、法的にも安心してご利用いただけます。まだ電子印鑑を試したことがない方は無料トライアルからぜひお申し込みください。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

記事を読む

▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

記事を読む

カテゴリ
インボイス
その他
バックオフィス基礎知識
印鑑の基礎知識
業務改善・DX
法律・制度の解説
電子印鑑・決裁・署名
電子契約
キーワード
業務プロセス
経費精算
IT導入補助金
生産性向上
デジタルトランスフォーメーション
クラウド契約
ファイル転送サービス
経理DX
適格請求書
請求書
JIIMA認証
脱PPAP
保存要件
ファイル共有サービス
クラウドストレージ
PPAP
業種別
制度
法律
法律制度
自治体
補助金
ビジネスチャット
勤怠管理
中小企業
経費申請
個人事業主
見積書
Business
DX
excel
IT
pdf
Shachihata Cloud
word
インボイス
インタビュー記事
コスト削減
コロナ
シヤチハタ
セキュリティ
シヤチハタクラウド
タイムスタンプ
デジタルハンコ
デメリット
テレワーク
パソコン決済
ハンコ問題
ハンコ文化
ペーパーレス
メリット
ルール
ワークフロー
保存期間
効率化
印鑑
在宅勤務
業務効率化
契約書
押印
業務改善
法律・制度
法的効力
締結
脱ハンコ
電子化
電子印鑑
電子契約
電子帳簿保存法
電子決済
電子決裁
電子署名
お問い合わせ 資料請求