Shachihata Cloud無料で電子印鑑(デジタルハンコ)を作成する方法おすすめ3選！人気のフリーソフトも紹介
昨今ではペーパーレス化の波が到来して、電子印鑑を利用する企業も増えてきました。実際にJIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の調査では、2020年の段階ですでに日本全体の43.4％の企業が電子契約を利用しているようです。しかし、実際に導入するにも有料の電子印鑑サービスでは意外とコストが必要だったり、社内のマニュアルを整備する必要があったりなど、導入のハードルが高いと感じる方もいるでしょう。本記事では、電子印鑑を無料で作成する方法やおすすめのフリーソフトをご紹介いたします。
電子印鑑を作成する方法
電子印鑑を作成するには大きく3つの方法があります。
・WordやExcelで自作する
・フリーソフトを利用する
・有料ツールを利用する
WordやExcelで自作する
WordやExcelを使えば電子印鑑は数分で作れます。手始めに電子印鑑を使いたい方は、下記手順を参考に作成してみてください。
▼Word・Excelで作成する手順
①「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入
② 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更
③円の上に名字をテキストで入力
④バランスを整える
⑤図として保存
詳細な作成方法は下記記事でもご紹介しています。ぜひ参考にしてください。
▼電子印鑑を作成する方法について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑を作成する方法とは？WordやExcel、PDFでの無料作成方法
PDFに捺印できる電子印鑑(電子ハンコ)は、無料ツールでも簡単に作成することができます。WordやExcelを利用する方法、インターネットサービスを利用する方法、そしてAdobe Acrobat Readerを利用する方法について解説します。電子印鑑を活用して社内の業務を効率的に進めましょう。
そのほか、Excelの無料アドイン「Excel電子印鑑」を導入すれば、5分ほどで作成が可能です。
▼Excel電子印鑑の導入方法
①Excel電子印鑑からダウンロード
②ZIPファイルを展開
③「アドインインストール用」ファイルを開く
④編集を有効にしたうえで、インストールをクリック
⑤新規でExcelファイルを開いて右クリック
上記手順後、名前・フォント・色・サイズなどを設定するだけで完成します。
フリーソフトを利用する
Word・Excelで作成するのが億劫な方には、フリーソフトがおすすめです。
ソフトによりますが、作成方法は大きく2つあります。
・印鑑画像をアップロードするだけで完成
・印鑑画像をアップロードして透過・切り抜き編集をして完成
ソフトによっては印影の種類を選べるなど、豊富な機能を備えたものもあります。おすすめのフリーソフトは後ほどご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
有料ツールを利用する
フリーソフトではセキュリティに不安がある方は、有料の電子印鑑ツールを使いましょう。作成方法はツールによりますが、今ご利用している印鑑をアップロードして、そのまま電子化するケースが多いです。おすすめの有料ツールは記事の最後でご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
作成方法別の特徴とメリット・デメリット
電子印鑑は作成した方法によって特徴が異なるため、その特徴とメリット、デメリットについて詳しくご説明します。
自作やフリーソフトを利用した場合
自作やフリーソフトを利用して作成した電子印鑑の特徴とメリット・デメリットは下記の通りです。
コストがかからない
自作やフリーソフトを利用した場合、コストがかからない点が大きなメリットです。作成も数分で終わるため、一見かなり魅力的に見えるでしょう。
無料ゆえセキュリティ面が弱い
自作やフリーソフトで作成した電子印鑑は、無料で作れるがゆえに複製や改ざんなどセキュリティ面のリスクを伴います。使用する際は、社内の稟議書などで留めるのがいいでしょう。
有料ツールを利用した場合
有料ツールを利用して作成した電子印鑑の特徴とメリット・デメリットは下記の通りです。
セキュリティと安全性が高い
有料ツールは、自作やフリーソフトと比べるとセキュリティが高い傾向にあります。「いつ」「誰が」捺印したのか、識別情報が印鑑に付与されるため、改ざんのリスクが低く、一定の証拠能力も保持します。そのため、機密情報や社外との契約書には有料ツールを使用することが推奨されます。
柔軟なカスタマイズが可能
有料ツールで作成した電子印鑑は、企業のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。デザイン、サイズ調整、色の変更など、自社のイメージに合わせた印鑑を自由に作成することができます。
コストがかかる
有料ツールは、利用料が発生します。コストの観点だけで見たときはデメリットと捉えられがちですが、有料ツールが持つ多彩な機能、高いセキュリティとカスタマイズ性を総合的に見て評価することが重要です。
おすすめのフリーソフト
手始めに電子印鑑を使いたいなら、フリーソフトがおすすめです。ここでは、おすすめのフリーソフトを3つご紹介いたします。
PIXLR
「PIXLR」は、もともとはAdobe Photoshopのような画像編集ソフトです。スキャナで取り込んだり、スマホで撮影したりした印影を基に電子印鑑を作ります。背景の透過や切り抜きなど簡単な編集作業が必要となりますが、ソフト自体が有名なため、操作方法に躓いてもインターネットで検索すれば解決策がすぐに見つかるでしょう。細かな点まで編集できるため、電子印鑑の形にこだわりたい方におすすめです。
クリップスタンプ
「クリップスタンプ」は、WordやExcelに捺印する電子印鑑を作成できます。大きな特徴はカスタマイズ性が高い点です。たとえば、作成時には下記5つの種類から印鑑の形を選べます。
・日付印
・代理印
・三文判
・丸印
・角印
また、印鑑には部署名も記載できるため、社内確認で利用する際に重宝することでしょう。日付もパソコンの時計から自動取得して記載できるため手間をかけずに作成できます。
印鑑透過
「印鑑透過」はフリーソフトのなかでは手軽に電子印鑑が作れるサービスです。印鑑画像をアップロードするだけで完成します。面倒な編集作業が一切ないため、パソコン操作に不慣れな方でも作成が可能です。印鑑画像のかすれ具合も反映されるため、アップロードする画像によっては味のある仕上がりになるでしょう。
なぜビジネスシーンでは有料ツールが適しているか
電子印鑑は、無料で作成することができますが、ビジネスでは有料ツールが適しているといえます。ここでは、ビジネスシーンで有料ツールが適している理由について解説します。
高い機能とセキュリティ
有料の電子印鑑サービスは、印鑑のカスタマイズ、文書管理システム等との統合、リモートワークの実現など、ビジネスニーズに合わせた高度な機能を提供します。そのため、ビジネス環境を問わずさまざまな企業で活用できます。
また、高度なセキュリティ対策も有料ツールの特徴です。データ暗号化、二要素認証、デジタル署名など、電子文書の改ざん防止に役立ちます。ビジネスシーンにおいては、印鑑の信頼性・真正性を保つことは非常に重要です。
コンプライアンスへの対応が可能
有料ツールで作成した電子印鑑は、法的に印鑑の証明として認められます。電子印鑑に押印者の識別情報やタイムスタンプを付与することで、電子署名法第二条（※1）で定められている押印者の真正性を充足することができます。ビジネスシーンにおいては、コンプライアンスを順守し、法的リスクを最小限に抑えることは不可欠です。
※1参考：平成十二年法律第百二号 電子署名及び認証業務に関する法律
充実したサポート
有料ツールの多くは、利用方法や技術的なサポートを受けることができます。ビジネスシーンにおける電子印鑑の導入や使用に関する疑問・問題を迅速に解決することができます。
導入時の手順と注意点
電子印鑑は時間短縮やコスト削減に繋がる反面、いくつか注意点があります。導入時の手順と、注意事項について導入前に把握しておきましょう。
電子印鑑の導入手順
社内に電子印鑑を導入する手順は下記の通りです。導入は計画的に進めることが重要です。
導入の目的と要件の明確化
電子印鑑を導入するにあたって最も重要なのは、目的と要件の明確化です。どういった業務プロセスで電子印鑑が必要か、どのような文書に使用するのかを明確にしましょう。また、電子印鑑を導入する目的および目標を明確化することも重要です。業務効率化、コスト削減、セキュリティ強化など、さまざまな目的が考えられるでしょう。無料ツールで事足りるのか、有料ツールを使わないと実現できないかも合わせて検討する必要があります。
取引先との交渉
取引先との間で電子印鑑を利用する場合は、必ず取引先に許可を得てから利用するようにしましょう。もしかすると取引先の社内事情で電子印鑑が使用不可とされているケースもあるため、事前に確認するのが吉です。
電子印鑑サービスの選定
要件の明確化と、取引先との調整が完了したら、次のステップとして電子印鑑サービスを選定します。まず市場調査を行い、利用可能な電子印鑑サービスを比較検討します。機能、セキュリティの強度、コストなど、さまざまな観点で評価し、自社の要件に最も適合するサービスを見つけることが重要です。短期間のトライアル利用が可能なサービスを試し、そのサービスが実際の業務プロセスに適しているかを試行することも有効です。
マニュアルの準備と社員の教育
社内で導入する場合は、利用する社員が困惑しないようにマニュアルを用意する必要があります。とくに電子印鑑を使って良い書類と駄目な書類の区別は、明確に基準を設けるべきです。契約書など重要な書類には、有料の電子印鑑サービスや自筆サインなど証拠能力が高い手段を使いましょう。
フィードバックと改善
電子印鑑は導入して終わりではありません。導入後は利用者からのフィードバックを受けて改善を行うことが重要です。このフィードバックを基に、電子印鑑サービスや関連する業務プロセスの継続的な改善を図り、運用の効率化やセキュリティの強化を目指す必要があります。継続的な改善を繰り返すことで、最適化されていきます。
電子印鑑導入時の注意事項
電子印鑑を導入する際に気を付けるべき注意事項は下記の通りです。
要件に見合った機能を備えているか
電子印鑑を選ぶ際には、自社のビジネス要件に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。例えば、契約書類の種類や取引の頻度、印鑑を使用する部署のニーズなど、具体的な使用シナリオを想定し、それに適したカスタマイズや、文書管理システムなどとの連携機能があるかを検討する必要があります。
コストは妥当か
電子印鑑サービスを選定する際には、初期費用、月額利用料、追加機能の利用料など、トータルでかかるコストを把握し、予算内で収まるかを検討することが大切です。また、コストパフォーマンスを考慮し、必要な機能を備えたサービスを選択することで、無駄な出費を避けることができます。
セキュリティが担保されているか
電子印鑑を使用する際、特に気を配らなければならないのは「セキュリティ面」になります。印鑑の見た目だけを再現するのであれば、フリーソフトで簡単に作成することができます。
しかし、こういった印影データのみの印鑑は複製され悪用されてしまう危険性があります。これではビジネスでのやり取りに使用するには不安が残ります。
こういったセキュリティ面をカバーしているのが「印影に識別情報を付与した電子印鑑」です。
電子印鑑の専用サービスで作成することにはなりますが、複製や改ざんを防ぐため、電子印鑑の印影からシリアル番号や使用者情報を確認することができます。 自分で簡単に作成できる電子印鑑は一見手軽かもしれませんが、今後様々な文書へ電子印鑑を使用したい場合は、やはり識別情報が付与された印鑑の方がセキュリティ面で安心です。識別情報の内容やセキュリティ担保の方法は、各サービスによって異なるため、自社の求めるセキュリティレベルを考えて、それを満たしているサービスを選定しましょう。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のセキュリティは安全？種類や作成方法による安全性の違い
近年普及しつつある電子印鑑ですが、セキュリティに不安をお持ちの方も多いかもしれません。実は電子印鑑には種類があり、それぞれ安全性に違いがあります。本記事では、電子印鑑の種類と違い、またセキュリティ対策が施された電子印鑑の作成方法についてご説明します。
電子印鑑はローカル環境でも捺印可能なShachihata Cloudがおすすめ
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