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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > リモートワーク(テレワーク)で書類の承認のために出社せずに済む解決策

コラム

リモートワーク(テレワーク)で書類の承認のために出社せずに済む解決策

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

働き方改革の推進により、近年リモートワーク(テレワーク)への注目度が高まっています。さらに新型コロナウイルスの感染防止を目的にリモートワークが強く推奨されたことで、実施する企業が増加しています。
しかし、リモートワークを行うにあたっては、ルールの整備や実施環境の整備など様々な準備が必要なため、なかなか急には移行できない企業も多いのが実情です。特に紙の書類や契約書などの承認や捺印対応のために、出社を余儀なくされている方もいるのではないでしょうか。

この記事ではリモートワークによる紙の扱いの課題について整理し、セキュリティに配慮した問題解決策をご提案します。

リモートワークによる紙の問題

リモートワークを導入したことにより生じた大きな課題の一つに、紙書類の取り扱いの問題があります。

リモートワーク経験者が実感するペーパーレス化への現状と課題

一般社団法人日本CFO協会が2020年3月〜4月に行った「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についてのアンケート調査によると、テレワークを実施または推奨した企業は約70%にのぼりました。

しかし、そのうち「テレワーク実施中に出社する必要が発生した」という回答は41%を占め、出社の理由としては「紙の書類の処理(請求書・証憑書類・押印手続・印刷)」などが挙がっています。

「働く環境はどのように変わるべきだと考えているか」に対するフリーコメントとしても「ペーパーレス化の実現、どこにいても会社にいるのと同環境で仕事ができるインフラを整備していくべき」「ペーパーレス化を推進して紙ベースの処理を少なくする」といった声が聞かれています。紙書類の取り扱いを減らしたい意思がある一方で、まだ準備が整っていない状況にあることが伺えます。


参考: http://www.cfo.jp/wordpress/wp-content/uploads/2020/04/release_200406.pdf


文書管理の課題と解決策について詳しく知りたい方はこちら

稟議や社内申請書・契約書の作成・承認・回覧が滞る

前述のアンケート結果にもありましたが、稟議や社内のあらゆる申請書、契約書などの作成〜管理を紙書類で行っている場合、リモートワークに移行することで手続きがより煩雑になります。契約書を紙で作成して捺印したら、次の確認者やさらにその先の確認者へ送って捺印し、また戻してもらうといった一連のやり取りを、郵送などの手段で行わなければなりません。

会社内に関係者がいる状況であれば紙書類を直接渡しに行くことができるので、リモートワークをするよりは出社して対応するほうがまだ効率が良く、ペーパーレス化が進んでいない場合には結局出社せざるを得ない状況になることが想定されます。


稟議におけるメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちら

紙書類や印鑑の持ち出しにセキュリティリスクがある

リモートワーク業務に必要な情報をすべて電子化することが難しい企業もあるため、状況によっては紙に印刷された書類や印鑑を持ち出すケースがあるかもしれません。

しかし、NPO法人日本ネットワークセキュリティ協会「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩媒体・経路としては紙媒体が最も多く、29.8%を占めるという結果が出ています。

紙による情報の持ち出しにはリスクを伴うため、止むを得ない場合でも持ち出し可能な資料の範囲や紙書類の廃棄方法を定めたり、持ち出す際の管理表への記載を義務付けたりといった対策を別途設ける必要があるでしょう。移動中の電車やコワーキングスペース・カフェなどへの置き忘れにも注意しなければなりません。自宅にプリンタがなくコンビニなどを利用する場合には、やはりセキュリティに不安が残ります。


参考: https://www.soumu.go.jp/main_content/000545372.pdf

ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら
リモートワークのセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

クラウドサービスの導入で紙書類の課題を解決

これまで述べてきた通り、リモートワークを推進したくてもなかなかできない現状の背景には、紙書類の取り扱いが大きな課題として存在しています。この課題を解決する鍵となり得るのが、クラウドサービスの活用です。

企業におけるクラウドサービスの利用状況

総務省が発表している「令和元年通信利用動向調査の結果」(令和2年5月29日発表)によると、クラウドサービスを利用している企業の割合は近年上昇傾向が続いており、平成29年には56.8%でしたが、令和元年には64.7%と6割以上に増加しています。

クラウドサービスの利用目的については、「ファイル保管・データ共有」と「電子メール」、「社内情報共有・ポータル」が多く、それぞれ56.0%、48.0%、43.0%でした。

また、クラウドサービスを利用した効果について、「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と回答した企業の割合は85.5%に及びました。クラウドサービスを導入しファイル保管・データ共有などに利用するメリットが多いことが示唆されています。


参考:総務省「令和元年通信利用動向調査の結果」 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/200529_1.pdf

リモートワークではクラウドサービスの活用を

そこでご提案したいのが、クラウドサービスの導入です。紙書類を電子化し、書類承認のための捺印や回覧をクラウド上で行うことで、時間や場所を選ばず、書類の共有・承認・管理が簡単にできるようになります。関係者が会社内に不在でも業務が滞ることはありません。クラウドサービスを活用するメリットは大きいといえます。


ワークフローシステム導入の効果について詳しく知りたい方はこちら

シヤチハタ「Shachihata Cloud」ができること

シヤチハタのクラウドサービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」を利用すると、稟議申請書や届出書、見積書、請求書、注文書などの書類に電子印鑑を捺印し、宛先を指定してメールで回覧することができます。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でも閲覧し操作することが可能です。電子印鑑にはなりすまし防止機能が付いており、セキュリティ面においても安心感があります。

電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら
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また、導入の容易さもメリットの一つです。ペーパーレス化がなかなか進まない現状についてお伝えしていますが、「Shachihata Cloud」はソフトウェアのインストール不要で、すぐに利用を開始することができます。複雑なシステム開発も不要で、コストとしては1ユーザーあたり月額110円(税込)で利用できます。紙書類の印刷コストダウンも見込めるため、導入を検討しやすいといえるでしょう。


▶︎Shachihata Cloudの詳細はこちら

「Shachihata Cloud」の導入事例

実際に「Shachihata Cloud」を導入いただいたお客様として、芙蓉総合リース株式会社の事例をご紹介します。

リース業界のパイオニアとして、航空機から熱帯魚まで幅広い商材を扱う芙蓉総合リースでは、働き方改革が叫ばれる中で、紙を利用した業務の多さが課題となっていました。従業員の勤怠をはじめ、人事・総務関連の申請や承認はすべて紙書類で行われており、特に地方拠点では本社まで社内便を送るなど時間と手間を要していました。

そこで業務のペーパーレス化を推進する目的で導入いただいたのが、「Shachihata Cloud」です。多くのワークフロー製品は専用の申請画面を作成するなど、導入に一定のハードルがある一方で、「Shachihata Cloud」は元々作成されたWordやExcelのファイルをそのまま申請でき、現場社員も抵抗なく利用できると感じたことが、選んだ決め手になったそうです。


芙蓉総合リース株式会社様の事例について詳しく知りたい方はこちら

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働き方を変える「Shachihata Cloud


リモートワークに伴い、紙書類の取り扱いに課題を感じる企業はまだ多い状況ですが、現状の業務フローを大きく変えずに利用できる仕組みの導入から検討されてみてはいかがでしょうか。まずは「Shachihata Cloud」の無料トライアルをお試しいただき、導入についてご検討ください。


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