Shachihata Cloud請求書の正しい書き方とは？記載する項目や注意点、送り方についても解説！
請求書はビジネスの中でも、最もよく目にする文書のひとつです。とても重要な書類ですが、法律的に正しい書き方が定められているわけではないので、書き方に悩んでしまうこともあるでしょう。
請求書の役割を正しく理解し、その役割をしっかりと果たすために必要な書き方や項目の知識をご説明いたします。
請求書の基本的な知識と役割
請求書とは
請求書とは、商品やサービスの提供後に、その対価の支払いを受けるために発行する書類のことです。
請求書の必要性
請求書は支払いを要求するために必要となります。請求書を発行しないと、支払いを行わない理由とされてしまい、取引き上のトラブルを誘発します。また、監査の際に、「法律や会社規則に則って企業活動が行われているのか」「不正はないか」などを調査されるため、請求書はとても重要な書類だといえます。
検収書、納品書との違い
検収書とは
検収書とは、商品やサービスの提供を受けた側が、依頼した通りの内容を受領したことを示す文書です。
検収書のフォーマットとして法的に定められたものはありませんが、検収書と請求書の金額が一致していることは双方の認識が揃っていることを確認するのに役立つので、記載しておくとよいでしょう。
納品書とは
納品書とは、商品やサービスを提供する側が、契約に則った商品を納める際に発行する文書です。商品やサービスとともに納品書を提出し、検収書を受領後に請求書を発行するというのが基本的な流れになります。納品書と請求書を兼ねて作ることも可能です。
請求書の正しい書き方
発行日と請求書番号
請求書を発行する日を記載します。請求書は取引先の計上月に影響するので、初めてやり取りをする取引先の場合は、発行前に確認しておきましょう。
請求書番号は必須ではありませんが、管理しやすくなるため記載しておくことをおすすめします。
宛先と差出人
宛先には取引先の会社名、差出人に自社の会社名を記載します。略称ではなく、正式名称で記載しましょう。また、担当者名や部署名まで書いておくと親切です。
商品名や数量の詳細
商品名、単価、数量と単価×数量で算出した金額を記載します。請求内容に抜け漏れがないか確認できるように、内訳は細かく書きます。
合計金額
単価×数量で算出した金額を小計とし、それにかかる消費税額、小計と消費税額を合わせた合計金額を記載します。
備考欄には何を記載する？
備考欄には、請求金額を振り込んでもらうための補足情報を記載します。
具体的には、振込先となる金融機関の情報（銀行名・支店名・口座種類・口座番号等）や振込期限、振込手数料の負担先は記載しておくとよいでしょう。
請求書を発行するときの注意点
請求書は計上の起点に使われることもあるので、ミスなく迅速に提出することが望ましいでしょう。
タイミングとしては、「商品納品と同時に」「検収書の受領後すぐに」などが考えられます。特に月末に納品する商品については、取引先の締め日に間に合うように提出しましょう。
提出が間に合わないと取引先に迷惑がかかるだけではなく、支払いが予定よりも遅れて自社の計画にも影響をきたす可能性があります。
また、請求書を自分で作成する場合は、A4サイズが一般的です。書類の多くがA4サイズなので、取引先の保管もしやすくなるでしょう。
請求書を送付するときのポイントとメール文例
請求書を郵送する場合
紙書類の請求書は郵送で送ります。その際、請求書だけ入れるのではなく、送付状をつけましょう。
添え状は特に記載内容に決まりはありませんが、同封している書類の名称とその枚数を記載しておくと、先方も複数枚あっても見落としが減るでしょう。
請求書をメールで送付する場合
請求書をメールで送付する場合は、企業によっては、紙書類で一元管理をしている場合もあるので、まずは先方に了承を得ておきましょう。
了承を得た場合はメールで送付ことができます。その際は、PDFなど請求書が改ざんされないような形式にします。また、PDFにはパスワードをかけておき、パスワードはPDFとは別のメールで送付すると、送り間違えても中身が無関係の第三者に見られてしまうことが防げます。
メールで送付するときの文例
| 件名：請求書送付のご案内（添付） 本文： ●●株式会社 ●●部 ●●様 平素よりお世話になっております。●●株式会社の●●です。 表題の通り、請求書をお送りいたしますので、ご査収ください。 なお、本請求の期日が●年●月●日となっております。 期日までにお支払いいただけますようお願い申し上げます。 ご不明点がございましたら、●●までお問合せください。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
請求書は電子化できる？
ビジネスにおいて欠かせない請求書ですが、電子化することは可能なのでしょうか。結論から申し上げると、請求書は電子化することができます。請求書は内訳や金額は変わるものの、必要な項目は基本的にどれも同じなので、フォーマットにしやすく電子化しやすい文書の代表ともいえます。
電子決裁のシステムを使えば、フォーマットのバージョン管理も容易になります。また、固定の内容をその都度手書きすることがなくなるため、時間の短縮にも繋がります。
文書の電子化を考えている方は、まず請求書の電子化から進めることをおすすめします。
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請求書はビジネス上なくてはならない書類です。発行枚数が多い一方でミスできない書類の一つでもあるため、電子化のメリットが大きいといえます。シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」のオプション機能のひとつ「一括配信」では、登録した帳票テンプレートを元に、見積書や請求書などの帳票を簡単に作ることができます。今なら無料トライアルを実施中。マニュアル不要ですぐに使えるため、まずは試してみてはいかがでしょうか。
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