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コラム

【シヤチハタ公式】稟議書の法律による保存期間とは?電子化のメリットや管理における課題も解説。

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

稟議書をはじめとする書類の管理には、期間やスペース、保存方法などさまざまな問題がつきまといます。紙書類では避けられない問題であり、経営者は保存への課題をどう解決するか苦慮しているのではないでしょうか。書類管理の課題は、電子文書化とクラウドサービス導入によって、簡単に解決可能です。今回は、企業が抱える書類保存の現状と、おすすめのクラウドサービスをご紹介します。

稟議書とは

稟議書とは稟議を申請する際に使う、書類の名称です。
では、稟議とはどのようなものでしょうか。自身では決定権のない計画に対し上層部や関係者に内容を把握してもらい、計画遂行の承認可否をもらうことを指します。
会議を行わず計画の概要を掴むことができ承認可否の判断が下せるため、人員と時間の浪費を省けるのが稟議書の大きなメリットです。
企業によっては稟議内容ごとに稟議書のフォーマットが異なり、申請者は書類選択も必要になります。稟議書のフォーマットが違う、また、稟議の記入漏れなどがあれば差戻しをされ修正した後、再申請をしなくてはなりません。

稟議書は日本企業固有の文化

実は「稟議」という概念は日本固有のもので、欧米ではほとんど存在しません。
欧米ではボスに直接決裁をもらう方法がほとんどなため、直属の上司やその他関係者にまで許可が必要となる稟議のシステムは合理的でないと感じるようです。
最近では日本企業でも意思決定スピードを重視した結果、段階を踏む稟議ではなく、最終決断を下す決裁承認の申請だけで良しとする企業も増えています。
欧米化が進む現代のビジネスシーンで、稟議の必要性に首をかしげる人も多くいます。しかし、稟議は日本企業をこれまで支えてきた制度です。より多くの人間が時間を労せず判断に関われる稟議文化を、歴史ある大企業ほど大切にしています。

稟議書が必要なシーン

稟議書が必要なシーンは、「自身に決定権がないが会議を開くほどでもない計画」の申請時です。
では、会議を開くほどでもない計画とはどの程度のものでしょうか。
具体的には「一定額以上の備品の購入」「新規クライアントとの契約」「人事採用」「出張の可否」など、多額な予算を必要とするほどではないものの、企業の運営に関わる事柄がほとんどです。
稟議書には「稟議申請内容」をメインに「申請理由」「必要経費」「計画を実行することで得られるメリット」「リスクとリスク解消法」「代替案では得られない効果」などを記します。

法で定められた稟議書の保存期間

稟議が承認された後の稟議書は、オフィスの保存庫に保存されます。

保存期限は法律で定められており、稟議書は永年保存を義務付ける
「知的所有権に関する関係書類特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など」
の書類にあたります。

稟議書以外にも企業で作成した書類には保存期限が設けられています。仮に保存期限前に書類を破棄した場合は罰則が科せられるため、安易な書類破棄は避けるべきです。

稟議書の管理の課題

稟議は企業によっては、年間数百件以上行われています。稟議の数だけ稟議書類が増えるため、管理には課題がついてまわります。

紙文書の保存スペースが必要

稟議は稟議書類1枚だけで済むものではありません。説明資料や予算資料などの添付書類が多くあります。これらの添付書類も稟議書と一緒に保存しなくてはならないため、保存スペースはますます圧迫されるばかりです。

書類を探すのに手間がかかる

仕事をする上で、過去の稟議書が必要となるシーンもあるでしょう。しかし、ダンボールや棚に詰め込まれた多数の稟議書の中から、該当の1枚を探すのは骨が折れる作業です。
さらに、手間と時間をかけて探したにも関わらず見つからずじまい、という結果も考えられます。

盗難・漏えいに対応できない

保存されている膨大な稟議書類を全て把握するのは、まず不可能です。その一部が盗難・漏えいしていても、誰も気づかないでしょう。
管理しきれない書類はどこでどのようにして不正が行われたのか実情を掴むのが難しく、企業コンプライアンスの低下にもつながります。

電子化のメリット

書類の保存問題の解決の糸口となるのが、電子文書化です。稟議書を電子文書化することで、これまで抱えていた保存に関する問題を解決できます。

コスト削減

稟議書の電子文書化により、紙代・トナーインク代などの費用が大幅に節約できます。
稟議書をはじめとする文書は電子データとして1箇所にまとめられるため、保存費用もスペースも削減可能です。承認後、所定のフォルダに自動で保存できるようシステムを連携すれば、書類を持って保存庫へ行く手間も省けるでしょう。

効率アップ

稟議書の電子化で注目したいもうひとつのメリットは、業務効率化です。
稟議書作成そのものはパソコンで行っていたものの、捺印のためにプリントアウトとスキャニングが必要だった企業も多いのではないでしょうか。
電子文書化と同時に電子印鑑を用いれば電子文書を紙書類に戻す必要がなく、いつでもどこでも捺印と回覧ができ、稟議工程をスムーズに進められます。
過去の書類検索も容易に行えるため、これまでの稟議書作成にかかっていた手間を一掃できます。

現状の可視化

作成した稟議書の閲覧がどこまで済んでいるのか、ワークフローシステムを用いれば把握可能です。
加えて、申請者にとって悩みのタネであった「稟議の返事がいつ返ってくるのか」という問題解決に一役買います。
滞っている状態が把握できれば閲覧を進めるよう促すこともでき、稟議工程を迅速に進められるようになるでしょう。

不正防止

電子文書保存システムの中には、捺印後、書類の改定を不可能とするタイプもあります。
紙媒体では可能だった書き換えや盗難のリスクも防げ、稟議書をはじめとする重要書類の取り扱いも安心して行えます。

申請者・承認者の負担軽減

電子化した稟議書は、修正が容易に行えます。差し戻しが発生した場合にも稟議書を作り直したり印刷し直したりする必要がないため、申請にかかる時間や、申請者の精神的な負担を軽減できます。
また、郵送や手渡しで受け渡す必要があった紙の稟議書に対し、電子化した稟議書は時間や場所を問わず承認を行うことが可能です。申請者は承認者のスケジュールを気にせず稟議書を送信でき、承認者は都合の良い場所や時間で承認を行うことができます。稟議書の電子化は、申請者・承認者双方にとって負担軽減になるといえるでしょう。

稟議書を電子化する際の注意点

稟議書の電子化はコスト削減や効率アップ、現状の可視化など、多くのメリットがあることが分かりました。これらのメリットを最大限活かすため、稟議書を電子化する際の注意点をご説明します。

稟議書を電子文書化するだけでは不十分

稟議書を電子化する方法の一つに、新しいシステムを導入せず、WordやExcelで稟議書を作成し、承認者にメールで送信するという方法があります。一見手軽な方法ですが、メールを送受信する手間が発生したり、申請者が進行状況を把握できなかったりと、稟議の非効率を根本から解決できないという問題点があります。また、何度もメールを送受信する内に、メールの誤送信などのミスが発生する可能性もあります。稟議の非効率を根本から解決するには、ワークフローシステムの導入が適しています。

システムを自社専用にカスタマイズするとコストがかかる

稟議書を電子化する際、設備を増強したり、システムを自社専用にカスタマイズしたりすると、莫大なコストがかかる可能性があります。近年では、IT人材の不足や、全社横断的なデータ活用の重要性から、比較的手軽に電子化へ移行できるクラウドサービスの利用が主流になっています。稟議書の申請・承認も、クラウドサービスを利用して電子化されることが多い業務です。クラウドサービスは、設備の増強やソフトのインストールが必要ないため、導入費用を安価に抑えることができます。

社員の意識を変える必要がある

電子データの取り扱いには、一定のITリテラシーが求められます。パソコン操作に慣れない社員が多い場合、稟議書の電子化に反発が起き、一時的に稟議の効率が低下する場合があります。「電子化によって稟議の非効率を解決する」という強い意思を持って、社員の意識を変えていく必要があるといえます。
稟議書の電子化は、部分的に始めることも可能です。まずは1部門から導入を始め、徐々に利用部門を増やしていくという方法もあります。クラウドサービスは利用者を増やす場合にも、設備の増強は必要ありません。

それでも、パソコン操作に慣れない社員への不安がある場合は、機能がシンプルなクラウドサービスの導入を検討しましょう。1つのサービスに特化したクラウドサービスは、覚える操作が少なく済む傾向があります。

稟議書を電子化するシステムの主な機能

それでは、稟議書を電子化するクラウドサービスにはどのような機能があるのでしょうか。このようなサービスにもいくつか種類がありますが、本章では一般的に備わっている機能についてご紹介します。

1. 書類のアップロード機能

WordやExcelで作成した稟議書をクラウド上にアップロードする機能です。アップロードした電子文書に、テキストや日付、印影を追加できるクラウドサービスもあります。また、用意された書式に情報を入力するだけで、稟議書を作成できるものもあります。

2. 回覧機能

作成した稟議書に、名前やメールアドレスを入力し、稟議書の承認を申請する機能です。申請者は、回覧順を指定して、承認者を複数設定することが可能です。つまり、担当→課長→部長…というように承認を申請する人を全員設定することができます。全ての人の承認が完了したら、稟議書は自動的に申請者の元に戻ります。
一度設定した名前やメールアドレスは、クラウドサービス上のアドレス帳に保存できるのが一般的です。よく使う回覧順を保存しておくことで、承認者の入力を省略することができます。

クラウドサービスによっては、稟議書にコメントを入れられたり保護設定を行えたりするものもあります。保護設定を行うと、稟議書の確認にパスワードが必要になります。パスワードを設定することにより、稟議書のセキュリティをより高めることができます。

3. 承認機能

2で送信された稟議書を承認する機能です。多くの場合、受信したメールからクラウドサービス上の稟議書にアクセスすることで、稟議書の承認、否認、差し戻し、回覧先変更などを行うことが可能になります。稟議書が差し戻された場合、申請者は稟議書を引き戻すことができます。稟議書は自分のパソコンにダウンロードすることも可能です。

クラウドサービスの多くは、承認を行った人や時間を記録することで、なりすましによる承認を防止しています。通信データの暗号化も行われているため、なりすましや情報漏えいを気にせず安心して利用することができます。

⒋ 通知機能

稟議書が申請・承認された場合、申請者・承認者にメール通知が届きます。通知は自動的に送信されるため、メールをわざわざ送信する必要がありません。承認者が承認を忘れていたり、メールを破棄していたりする場合は、申請内容を再通知することも可能です。稟議の進行状況はメールやクラウドサービス上でいつでも確認することができます。

⒌ 管理機能

クラウドサービスを利用するにあたっての設定を行う機能です。内容はクラウドサービスによって異なりますが、回覧順の保存やアドレス帳の編集、承認期限などを設定することができます。

稟議書の保存には『パソコン決裁Cloud』×『box』がおすすめ

稟議書やその他の書類の電子文書化、保存コスト削減システムを導入するのであれば、シヤチハタの『パソコン決裁Cloud』と『box』の併用がおすすめです。

『パソコン決裁Cloud』は稟議書やその他書類の回覧・承認をスムーズに行えるシステムを採用しています。
承認・申請に必要な電子印鑑の登録は1印影につき月額100円と低コストながら、セキュリティやデザイン性も充実しています。稟議をはじめとする承認作業を、よりセキュアな環境で行えます。
同ソフトはタブレット対応もしているため、外出先でも稟議書の閲覧・承認が可能です。これまで上司の出張中に放置されていた稟議書も、滞ることなく承認をまわすことができます。

『box』はアメリカが誇るクラウド型ファイル共有サービスです。一部プランを除き容量無制限で保存ができるため、大量の書類であってもパソコンさえあれば保存が可能です。
さらに保存した書類には7段階のアクセス権限が設定でき、悪用や漏えいのリスク防止にも役立ちます。閲覧・ダウンロードの履歴はログに残されるため、誰がどの書類をいつ見たかなども把握でき、管理者は「部下が何を資料として書類作成をしたのか」も把握しやすくなります。

まとめ

稟議書は量も多く保存スペースを取り、管理も大変なため扱いについて企業の悩みのタネとなる存在です。電子決裁システムとクラウド保存を同時に取り入れれば書類の一括管理ができ、リスクやコストの削減が実現可能となります。
電子文書化・クラウド未導入の企業は、『パソコン決裁Cloud』と『box』の導入で、稟議工程と稟議書の保存の効率化を実感してみてはいかがでしょうか。