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コラム

【企業向け】リモートワーク(テレワーク)に必要なものは?

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

昨今の新型コロナウイルス感染症の流行を機に、在宅勤務をはじめとしたリモートワーク(テレワーク)の導入を検討している企業も多いでしょう。
リモートワークは、勤務場所や時間の選択の幅が広がるなどメリットがある一方で、勤務環境が整っていない場合にはむしろ不便を感じることが多いなど、デメリットもあります。業務を効率的に進めるためにも、従業員が快適に勤務を行えるように事前に準備をすることが大切です。
リモートワークのメリット・デメリットや、デメリット解消のために役立つツールをご紹介します。

リモートワークとは

リモートワークとは、「remote=遠い」と「work=働く」を合わせた言葉で、オフィスから離れた場所で勤務を行う働き方のことを指し、勤務場所はカフェやコワーキングスペース、従業員の自宅など、多岐にわたります。リモートワークと同じ意味合いで、従業員が自宅で勤務を行う「在宅勤務」という言葉が使われることもあります。
共働き世帯の増加などに伴い、プライベートと仕事の両立を支援する策として、リモートワークの導入を推進する企業が増えてきました。

リモートワーク導入によるメリット

リモートワークの特徴は場所が自由に選択できることですが、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1 状況に応じた柔軟な働き方を選べる

勤務場所を従業員が自由に選択できることでその日その日の状況に合わせて、ストレスなく勤務することができます。例えば「家族の体調が悪いので、今日は看病しながら自宅で勤務」「効率アップのためにカフェやコワーキングスペースで勤務」など、個々の状況に合わせ柔軟に対応できます。

メリット2 離職率の低下に期待が持てる

家族の都合で、従業員がオフィスから離れた場所に引っ越さなくてはいけなくなった場合でも、リモートワークができれば会社を辞めずに勤務を続けることができます。企業側としても、離職率が低下して新規採用コストの削減が期待できるので、メリットが大きいでしょう。

メリット3 時間的・コスト的な効率化が図れる

郊外に自宅がある従業員は通勤時間が無くなることで、体力的にも精神的にも負担が少ない状態で勤務を始めることができます。他にも、子どもの送迎が必要な従業員は、オフィスと子どもの預け先の移動を減らせれば、その分を勤務や家事に充てることができるようになるでしょう。企業としても通勤手当などが削減でき、より業績向上に必要な部分に資金を回すことができます。

リモートワーク導入によるデメリット

企業にとっても、従業員にとってもメリットの多いリモートワークですが、もちろんデメリットもあります。

デメリット1 コミュニケーションの量が減少する

よく聞かれるデメリットは、コミュニケーション量が減ることです。対面であれば従業員同士で会話をするのに、特に準備は必要ありませんが、リモートワークでは、電話やチャットなどを利用する必要があります。

チャットツールなどはプライベートで利用している人も多く、気軽に利用しやすいとはいえ、ちょっと質問したり雑談をしたりすることができるオフィス内と比較するとコミュニケーション量はどうしても減ってしまうでしょう。

デメリット2 通信環境の状態によっては不便を感じる

一方、コミュニケーションの質についても課題があります。スピーカーやマイクなどの機材を介してのコミュニケーションになるため、音声の品質が機材や勤務場所のインターネット環境に左右されます。さらに顔を見ながら話そうとすれば、Webカメラも必要になるため、通信状況が悪い場所では画質が悪かったり音声が遅延したりするなど、円滑なコミュニケーションが妨げられてしまいます。

デメリット3 勤務場所に設備不足の懸念がある

さらに、実際にリモートワークを始めてからデメリットを感じることが多いのは、設備についてです。オフィスと比べて、自宅やカフェは働くための環境が整っていないことが多いです。

プリンターやマウス、モニター、スキャナーなど、リモートワークをする場所では用意できなかったり、改めて用意しなければならなかったりする物品があります。付箋やクリップなどの文房具や、封筒・切手なども、いざオフィス外で用意しようとすると手間がかかります。長時間使用しても疲れにくいような椅子や机も、いざリモートワークを始めたときに不便を感じることが多いものです。

リモートワークに活用したい便利ツール

これらのデメリットを可能な限り解消し、オフィスに近い環境を用意するためには、これから紹介するようなツールの導入を検討するとよいでしょう。

1. ビジネスチャットツール


コミュニケーション量の不足を解消するには、チャットツールが有効で、多くの企業で導入されています。主なツールとしてはSlackMicrosoft TeamsChatWorkなどが挙げられます。

メールほど丁寧に文章を書く必要もないので、オフィスでのちょっとした質問や雑談を、会話のようなスピード感でやり取りをすることができます。部や課のような組織単位でグループを作ることもできるので、朝礼やミーティングなど小規模な集まりであれば、チャットで完結させることも可能です。他のツールと連動させることもできるので、工夫次第で役割の幅が広がります。

2. Web会議(ミーティング)システム


ZoomMicrosoft Teamsが代表的なWeb会議システムです。チャットにミーティングができる機能がついている場合もありますが、専用ツールの方が安定した接続ができるようになっていたり、セキュリティ対策がしっかりされていたりするので、性能を比較検討することが大切です。

直接ではないものの、顔を見ながら話せることで、表情やジェスチャーなどコミュニケーションの幅が大きく広がります。チャットと併用することで、コミュニケーションの量と質がオフィス勤務と近い状態まで担保できるようになります。

3. タスク管理ツール


オフィス勤務では朝礼などのタイミングで、会話をしつつホワイトボードやエクセルなどでタスク管理をすることも可能かもしれません。リモートワークでは、それに代わりTrelloBacklogRedmineなど専用のタスク管理ツールを使用することで、個々人のタスクを全員で確認きるようにすることができます。可視化ができていることで、コミュニケーションが少なくても、互いにサポートをしながら業務を進めていくことができます。

さらに便利なクラウドサービス「パソコン決裁Cloud」

従業員同士、離れた場所で働いていると、紙書類のやり取りではどうしても時間や費用がかかってしまいます。また従業員の勤務場所によっては、コピー機や封筒など、紙書類のやり取りに必要な設備や備品が揃っていないことも考えられます。

シヤチハタが提供する「パソコン決裁Cloud」では、稟議申請書、届出書、見積・請求書などの一連のやり取りをすべてインターネット環境内で、ペーパーレスで完結することができます。

専用のソフトウェアをダウンロードする必要がなく、インターネット環境につながるパソコンやスマホ端末があれば、誰でも簡単に始めることができるので、昨今の新型コロナウイルス感染症の流行など、対面でのやり取りを避けたい場合にも役立ちます。改ざんやなりすまし防止機能も付いており、セキュリティもしっかりと担保されています。


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