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コラム

業務で抱える問題を大きく改善。ワークフローシステム導入の効果とは

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

ワークフローシステムを用いることで、これまでワークフローで抱えていた煩わしさや問題を大幅に解消できるとなれば、導入しない手はありません。今や大企業のほとんどが取り入れているワークフローシステムとは、どのようなシーンで効果を発揮するのでしょうか。
今回は、ワークフローシステムのメリットと注意点についてご紹介します。

ワークフローとは

ワークフローとは、ある一定の業務に複数の人員が関わる業務形態を指します。
例えば、申請者が申請書類を作成し上司に渡します。受け取った上司は承認後さらに上層部へ回し、上層部が閲覧と承認をして申請が通る、といった一連の内容がワークフローです。
また、この流れを図式化したものをワークフローと呼ぶ場合もあります。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ワークフローの一連の流れを電子化した名称です。
上記例において申請者が書類をパソコン上で電子文書として作成し、手渡しではなく専用のワークフローシステムを用いて担当者に送付します。
従来の紙を使っていたワークフローに比べ、作業の簡易化や手順の少なさ、業務の可視化により業務効率が大幅に向上します。
2010年以前まではあまり一般的ではなかったシステムですが、現在では大手企業のほとんどが導入しており、ビジネスパーソンにとっては身近な存在です。

ワークフローシステムの主要機能

ワークフローシステムでできることは多く、おおよそ紙で行っていたほとんどのことが同システムで補えるといっても過言ではありません。

申請機能

ワークフローシステムのメイン機能ともいえるのが、申請機能です。
電子文書化された各種申請書類を記入した後、テンプレートで設定されたルートに沿って自動で申請作業を行います。申請のたびに宛先や手順に悩むこともありません。

承認機能

承認者は送られてきた申請書を、スマホやタブレットといったパソコン以外の画面でも確認・承認作業ができます。外出先でも承認作業を行えるため、ワークフロー全体の滞りを解消できます。

ルート設定機能

承認の依頼先や承認後の書類の保存先などを、目的別に設定できます。紙媒体で多い「この申請には何の書類を使うべきか」「この書類は誰に渡すべきか」「申請後の書類はどこに保存をすれば良いのか」といった悩みからも解放されます。

状況把握機能

現在、申請状況がどのような状態か、誰がどの書類を閲覧済みかなどのワークフローの進捗状態の確認が可能です。社内回覧にありがちな閲覧漏れも防げます。

ファイル自動取り込み機能

共有フォルダに保存されたファイルを、文書シートに簡単に取り込むことができます。パソコンが苦手という方でも手軽に扱えるため、社内全体の作業時間短縮に貢献します。

全文検索機能

承認者の元には書類が多く集まるため、該当の書類を探すだけで時間を浪費してしまいます。ワークフローシステムの全文検索機能を使用すれば、書類を簡単に検索することができます。

閲覧・編集の権限機能

承認文書は社内で使用される場合がほとんどですが、悪用されるリスクはゼロではありません。閲覧や編集の権限をコントロールすることで、書類の不正改ざん・流出を防止できます。

システム導入のメリット

ワークフローシステムは業務改善に大変役立つツールです。効率化と生産性を向上し、社員の負担を減らすポイントが多くあります。

内部統制の構築、申請・確認作業の⼿間削減

従来の申請処理は該当する申請書類を探し、手書きで記入し捺印、上司のいる時を見計らって書類を手渡していました。その後上司の承認後、総務やさらに上層部へ、場合によっては郵送や自社便を用いて書類を送ります。ワークフローシステムによりそれらすべての手間がなくなり、その分の時間を他の業務に費やせます。

加えて、これまでにあった「申請した案件についての返事が返って来ず、どこで書類が滞っているのか把握しにくい」という問題も、ワークフローシステムでは進捗状況の把握が可能です。書類の現況把握によっていつごろ決裁が下りるかの判断がつけば、業務計画も立てやすくなるでしょう。

ペーパーレス化の実現

ワークフローがすべて電子化することで、これまで紙にかかっていた費用を大幅に削減できます。ペーパーレス化は費用削減のみならず企業のエコ化を推進し、自社ブランディングにも大いに役立ちます。

リモートワークや多様な働き⽅の推進など

ワークフローシステムによりどこにいても申請・承認作業ができるようになったため、そのために出社する必要もありません。現代のテレワークや在宅ワークといった、オフィスワーク以外の働き方に非常に合致したシステムです。

システム導入の注意点

企業にとって、ワークフローシステムは利点が多い存在です。しかし、システム導入の注意点を把握しておかなければ、その利点を充分に活かすことができません。

自社の課題を整理する

ワークフローシステムは非常に便利ですが、やみくもに導入しても使わない機能ばかりでかえってコスト面の負担が増えてしまう可能性もあります。
自社のワークフローにおいてどの部分をシステム化したいのかを洗い出した上で、ニーズに合った製品を導入するようにしてください。

効率化を求めすぎない

ワークフローシステム導入をした企業にありがちなのが、効率化を求めすぎてかえってシステムを空回りさせてしまうというものです。
業務ワークフローの道筋がしっかり立てられていない状態でシステム化してしまうと、意図しない流れを構成してしまいかえって業務が増えてしまうこともあります。
誤ったフローは修正可能ですが、さまざまな他システムとすでに連携してしまっていた場合、修正は骨が折れる作業となり、作業効率向上の弊害となってしまう可能性も大いにあります。

外部システムとの連携

ワークフローシステムは単体でも充分に機能しますが、既存の人事システムや組織図との連携をすることで、より機能性を発揮します。ただし、外部システムとの連携はある程度の技術が必要になります。

システム担当者との連携

非常に便利なワークフローシステムですが、カスタマイズすればさらに利便性が上がることがわかるとつい、あれもこれもと追加したくなるものです。しかしシステム担当者からすれば不要な要求は、疲弊感ばかりたまります。現場の意見をまとめしっかりと必要性を見極めた上で、システム担当者に話を持ちかけるようにしてください。

まとめ

ワークフローシステムは従来のワークフローをより快適に、そしてスムーズにします。人員コストの削減と時間の削減ができ、これまで複雑だった業務のスリム化が実現します。業務改善を目指すのであれば、まずはワークフローの見直しとシステムの導入がおすすめです。