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コラム

業務で抱える問題を大きく改善。ワークフローシステム導入の効果とは

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

ワークフローシステムを用いることで、これまでワークフローで抱えていた煩わしさや問題を大幅に解消できるとなれば、導入しない手はありません。今や大企業のほとんどが取り入れているワークフローシステムとは、どのようなシーンで効果を発揮するのでしょうか。
本記事では、ワークフローシステムのメリットと注意点についてご説明します。

ワークフローとは

ワークフローとは、ある一定の業務に複数の人員が関わる業務形態を指します。
例えば、申請者が申請書類を作成し上司に渡します。受け取った上司は承認後さらに上層部へ回し、上層部が閲覧と承認をして申請が通る、といった一連の内容がワークフローです。
また、この流れを図式化したものをワークフローと呼ぶ場合もあります。

ワークフローと業務フロー、業務プロセスの違い

ワークフロー以外にも、業務フローや業務プロセスという言葉を耳にしたことがあるかと思います。業務フローは、ワークフローと大きな意味の違いはありません。ワークフローのワーク(仕事)を業務と言い換えたものと捉えると良いでしょう。
一方、業務プロセスは、ワークフローと意味が異なります。プロセスが「方法」を意味することからもわかるように、業務プロセスは、業務の方法を意味する言葉です。つまり、ワークフローは単に業務の流れを意味するのに対し、業務プロセスは業務の手順にまで踏み込んだ言葉といえます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ワークフローの一連の流れを電子化した名称です。
上記例において申請者が書類をパソコン上で電子文書として作成し、手渡しではなく専用のワークフローシステムを用いて担当者に送付します。
従来の紙を使っていたワークフローに比べ、作業の簡易化や手順の少なさ、業務の可視化により業務効率が大幅に向上します。
2010年以前まではあまり一般的ではなかったシステムですが、現在では大手企業のほとんどが導入しており、ビジネスパーソンにとっては身近な存在です。

ワークフローシステムが注目される理由

なぜ多くの企業がワークフローシステムに注目しているのでしょうか。その理由の一つが、働き方改革推進関連法の施行による業務効率化の必要性です。働き方改革推進関連法により、中小企業においても、2020年4月から時間外労働の上限規制、2023年4月から月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率引上げが開始されます。時間外労働を削減し、法令を遵守するためには、業務効率化が不可欠です。
業務効率化を阻む要因の一つとして挙げられるのが、紙書類を使用した業務です。紙書類を使用した業務は、印刷や回覧、承認者の都合を伺っての申請など、効率化の余地があるといわれています。ワークフローシステムは、業務をペーパーレス化し、業務効率化に繋がるため、多くの企業に注目されているといえます。

まとめ
・働き方改革推進関連法の施行により、時間外労働の削減や業務効率化が不可欠
・ワークフローシステムは、紙書類を使用した業務を削減し、業務効率化を推進可能

ワークフローシステムの導入が適しているケース

それでは、どのような課題を抱えている場合に、ワークフローシステムの導入が適しているのか詳しく解説します。

1. 業務の無駄を削減したい

紙書類の印刷や回覧、承認者の都合を伺っての申請など、業務の待ち時間を削減したいと考えている場合には、ワークフローシステムの導入が適しています。ワークフローシステムでは、書類の申請から承認まで、全てシステム上で行うことができます。つまり、申請者は、書類を印刷したり承認者が社内にいるかどうかを気にしたりすることなく、申請を行うことができるようになります。また、記入漏れや計算ミスは自動チェックされるため、ケアレスミスでの差し戻しを削減することが可能です。差し戻しがあった場合でも、残っているデータを元に修正できるため、修正時間を短縮することができます。

2. 社外でも申請・承認業務を行いたい

クラウド型のワークフローシステムは、時間や場所を問わずアクセスすることが可能です。海外出張中や在宅勤務中であっても、出社することなく、申請・承認業務を完了することができます。

3. 承認の進捗状況を確認したい

ワークフローシステムでは、申請・承認の過程が可視化されます。そのため、申請者は、承認の進捗状況を容易に把握することが可能です。また、承認者に承認を再通知(リマインド)することができるため、業務の滞りを解消できる可能性があります。

4. 書類に関する社内のコンプライアンスを強化したい

ワークフローシステムでは、文書へのパスワード設定やアクセス制限が可能です。閲覧者・承認者を可視化することにより、改ざんや悪用など、文書の不正を防止することができます。

5. 書類を検索する手間を軽減したい

ワークフローシステムでは、申請・承認を行なった文書をデータとして保存しておくことが可能です。タイトルや日付から文書を検索することが可能になり、保存スペースの削減にも繋がります。また、ワークフローシステムには、高度なセキュリティが導入されているため、文書紛失リスクやセキュリティコストの削減に繋がります。

ワークフローシステムの導入によって解決できる課題
・紙書類の印刷や回覧に時間を費やしている
・承認者の帰社を待って承認を行なったり、承認のために出社したりしている
・承認の現状が確認できず、業務が滞っている
・書類に関する社内のコンプライアンスに不安がある
・文書検索に手間がかかったり、書類の保存スペースが不足したりしている

ワークフローシステムの主要機能

ワークフローシステムでできることは多く、おおよそ紙で行っていたほとんどのことが同システムで補えるといっても過言ではありません。

申請機能

ワークフローシステムのメイン機能ともいえるのが、申請機能です。
電子文書化された各種申請書類を記入した後、テンプレートで設定されたルートに沿って自動で申請作業を行います。申請のたびに宛先や手順に悩むこともありません。

承認機能

承認者は送られてきた申請書を、スマホやタブレットといったパソコン以外の画面でも確認・承認ができます。外出先でも承認作業を行えるため、ワークフロー全体の滞りを解消できます。

ルート設定機能

承認の依頼先や承認後の書類の保存先などを、目的別に設定できます。紙媒体で多い「この申請には何の書類を使うべきか」「この書類は誰に渡すべきか」「申請後の書類はどこに保存をすれば良いのか」といった悩みからも解放されます。

状況把握機能

現在、申請状況がどのような状態か、誰がどの書類を閲覧済みかなどのワークフローの進捗状態の確認が可能です。社内回覧にありがちな閲覧漏れも防げます。

ファイル自動取り込み機能

共有フォルダに保存されたファイルを、文書シートに簡単に取り込むことができます。パソコンが苦手という方でも手軽に扱えるため、社内全体の作業時間短縮に貢献します。

全文検索機能

承認者の元には書類が多く集まるため、該当の書類を探すだけで時間を浪費してしまいます。ワークフローシステムの全文検索機能を使用すれば、書類を簡単に検索することができます。

閲覧・編集の権限機能

承認文書は社内で使用される場合がほとんどですが、悪用されるリスクはゼロではありません。閲覧や編集の権限をコントロールすることで、書類の不正改ざん・流出を防止できます。

システム導入のメリット

ワークフローシステムは業務改善に大変役立つツールです。効率化と生産性を向上させ、社員の負担を減らすポイントが多くあります。

内部統制の構築、申請・確認作業の⼿間削減

従来の申請処理は該当する申請書類を探し、手書きで記入し捺印、上司のいる時を見計らって書類を手渡していました。その後上司の承認後、総務やさらに上層部へ、場合によっては郵送や自社便を用いて書類を送ります。ワークフローシステムによりそれらすべての手間がなくなり、その分の時間を他の業務に費やせます。

加えて、これまでにあった「申請した案件についての返事が返って来ず、どこで書類が滞っているのか把握しにくい」という問題も、ワークフローシステムでは進捗状況の把握が可能です。書類の現況把握によっていつごろ決裁が下りるかの判断がつけば、業務計画も立てやすくなるでしょう。

ペーパーレス化の実現

ワークフローがすべて電子化することで、これまで紙にかかっていた費用を大幅に削減できます。ペーパーレス化は費用削減のみならず企業のエコ化を推進し、自社ブランディングにも大いに役立ちます。

ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら

リモートワークや多様な働き⽅の推進など

ワークフローシステムによりどこにいても申請・承認作業ができるようになったため、そのために出社する必要もありません。現代のテレワークや在宅ワークといった、オフィスワーク以外の働き方に非常に合致したシステムです。

リモートワークについて詳しく知りたい方はこちら

システム導入の注意点

企業にとって、ワークフローシステムは利点が多い存在です。しかし、システム導入の注意点を把握しておかなければ、その利点を充分に活かすことができません。

自社の課題を整理する

ワークフローシステムは非常に便利ですが、やみくもに導入しても使わない機能ばかりでかえってコスト面の負担が増えてしまう可能性もあります。
自社のワークフローにおいてどの部分をシステム化したいのかを洗い出した上で、ニーズに合った製品を導入するようにしてください。

効率化を求めすぎない

ワークフローシステム導入をした企業にありがちなのが、効率化を求めすぎてかえってシステムを空回りさせてしまうというものです。
業務ワークフローの道筋がしっかり立てられていない状態でシステム化してしまうと、意図しない流れを構成してしまいかえって業務が増えてしまうこともあります。
誤ったフローは修正可能ですが、さまざまな他システムとすでに連携してしまっていた場合、修正は骨が折れる作業となり、作業効率向上の弊害となってしまう可能性も大いにあります。

外部システムとの連携

ワークフローシステムは単体でも充分に機能しますが、既存の人事システムや組織図との連携を図ることで、より機能性を発揮します。ただし、外部システムとの連携はある程度の技術が必要になります。

システム担当者との連携

非常に便利なワークフローシステムですが、カスタマイズすればさらに利便性が上がることがわかるとつい、あれもこれもと追加したくなるものです。しかしシステム担当者からすれば不要な要求は、疲弊感ばかりたまります。現場の意見をまとめしっかりと必要性を見極めた上で、システム担当者に話を持ちかけるようにしてください。

ワークフローシステムの選定方法

それでは、ワークフローシステムを選定するにあたり、どのようなポイントを押さえた方が良いか解説します。

1. 導入が容易か

ワークフローシステムの導入のために、業務が増えてしまっては元も子もありません。ソフトウェアのインストールが必要なく、WEBブラウザで使用できるシステムであるかなど、導入が容易かどうか確認することが重要です。

2. 導入コストが安価か

システムを導入する際に、サーバーを増強したりシステムを自社専用にカスタマイズしたりすると、コストがかさんでしまいます。近年では、IT人材不足などから、クラウド型サービスの利用が主流になっています。クラウド型サービスであれば、サーバーの増強は不要かつ導入コストも安価です。ただし、サービスによって料金体系に違いがあるため、使用したいサービスを明確にした上で、費用を比較すると良いでしょう。

3. 操作がシンプルか

操作が複雑なシステムを導入してしまうと、社内にシステムが定着しない可能性があります。操作がシンプルなシステムであれば、操作を覚える時間が短縮でき、操作に慣れていない社員でも業務に取り組みやすいでしょう。

4. 文書管理に適しているか

ワークフローシステムの中には、簡易的な文書検索しかできなかったり、ワークフローに該当する文書しか保存できなかったりするものがあります。申請・承認業務のみを電子化したい場合は、シンプルな機能でも十分ですが、全文検索などを行いたい場合は、本格的な文書管理機能を備えているワークフローシステムを導入すると良いでしょう。

5. セキュリティシステムが高水準か

社外からの不正アクセスや、社内での改ざん・悪用を防ぐため、高水準のセキュリティを備えていることは必要不可欠です。導入を検討しているシステムが、どのようなセキュリティで守られているか、閲覧・ダウンロードの履歴は残るかを確認しましょう。

シヤチハタの「Shachihata Cloud with box」は、シヤチハタのワークフローシステム「Shachihata Cloud」と、クラウド型ファイル共有サービス「box」を組み合わせたサービスです。書類の回覧や捺印などが電子化できるだけでなく、boxにより全文検索などの高度な文書管理が可能になります。

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ワークフローシステムの導入で業務のスリム化を実現

ワークフローシステムは従来のワークフローをより快適に、そしてスムーズにします。人員コストの削減と時間の削減ができ、これまで複雑だった業務のスリム化が実現します。業務改善を目指すのであれば、まずはワークフローの見直しとシステムの導入がおすすめです。

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