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コラム

電子承認とは?オフィス導入のメリットや企業が抱える課題

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

電子承認は、パソコン上で使用する印鑑や署名に代わる存在です。承認作業の削減と作業効率アップが期待でき、ワークフロー向上に非常に役立つ存在として多くの企業で親しまれています。電子承認未導入の企業の方に、そんな電子承認の魅力をお伝えします。

電子承認とは

2004年のe文書法制定以来、法律上で保存を定められている書類の多くが、電子文書として保存できるようになりました。それ以外にも電子帳簿保存法の改正により、税務関係の一部の書類までも電子文書での保存が可能となっています。
企業がエコに邁進する姿勢は2004年当時から見かけていたものですが、法律改定によりペーパーレス化の声が大きくなった近年、オフィスから紙の存在がますます減退しています。
重要書類の管理や社内回覧など、従来は紙を使用していた業務も今やパソコンの中で行われる時代です。

それに伴い、紙の存在と相反するようにオフィスでの認知度が高まってきているのが、電子承認の存在です。電子承認とは紙に印鑑やサインをするのと同じように、電子化された文書に署名や捺印ができるシステムを指します。
これまで電子文書をメイン業務で使用しペーパーレスを謳っていても、署名時にはプリントアウトが必要だったため、完全なペーパーレス化に踏み出せない企業も多くありました。
電子承認を取り入れることで、いっそう徹底したペーパーレス化を実現でき、企業にとってのブランディングや従業員へのエコ意識の植えつけなど、さらなる有益な効果ももたらします。

電子承認導入の効果

電子承認導入による大きなメリットといえば、ペーパーレス化がもっとも目立つ存在ですが、突き詰めると従業員一人ひとりの業務効率化や、企業力アップにも結びつくメリットがあります。

承認のスピードアップ

これまで、署名や捺印の必要だった書類は紙媒体がメインでした。
現代でもパソコンそのものに苦手意識を持っている従業員も多いために、既存のフォーマットを大量にプリントアウトし、ストックしているケースも少なくないでしょう。必要事項は手書きで、という企業も多く残っているようです。この場合、書類はもちろん郵送か手渡しのため、承認には時間を要します。

一方で電子文書を取り入れている企業でも、捺印が必要な重要書類はプリントアウトで対応する場合も少なくありません。サイン後に再びスキャニングし、メールで送る手法が取り入れられているようです。
どちらもプリントアウトや郵送、スキャニングなど承認スピードに時間がかかり、従業員にとっては手間でしかありません。場合によっては、承認の遅さが相手企業に不快感を与え、契約締結の妨げとなる可能性もあります。
電子承認を取り入れることでこれらの工程を省くことができ、さらにスマホやタブレットを用いれば出先でもスムーズな承認作業が行えます。営業回り中に得た契約で、「一度書類を持ち帰り、上司の承認を得てから再び出向く」といったやりとりも無くなり、契約スピードにも貢献します。

スペース確保

紙の書類の保存には、多くのスペースが必要です。大量の書類を扱う企業であれば、その規模の大きさは並大抵ではないでしょう。保存期限の切れた書類でも一定期間は継続保存を行うか、シュレッダーにかけるのが一般的です。
電子承認を取り入れれば、書類は電子文書として保存するため物理的スペースも不要です。

承認フローで生じるコストの削減

紙書類での承認の場合、金銭的コストが生じてしまいます。
稟議に必要な紙代や印刷のトナー代、これらは大きな金額ではないものの、積み重なれば無視できない金額になります。エコ化が叫ばれる今の時代に、紙に費用をかけるのも前時代的な印象を与え、企業イメージや従業員のロイヤリティにも影響を与える可能性もあるでしょう。
電子承認で一切の紙を使わず費用削減が実現できたなら、その分を従業員やその他の設備投資へと検討してはいかがでしょうか。
費用削減からの労働環境整備で、従業員の自社への見方にも変化が現れるでしょう。

安全に書類を送付できる

場合によっては、完成した書類を郵送しなくてはならないシーンも少なくありません。国内であれば簡易書留か配達記録郵便で済みますが、海外であればさらに郵送費がかかり、また、到着にも時間がかかってしまいます。
電子承認を用いれば、これらすべてにかかっていた経費を無くすことができ、「書類が無事に到着するか」といった不安もなく相手の元へ届けられます。

承認側の負担軽減

承認フローで労力を使うのは、申請者のみではありません。承認者にとっても、内容の把握や管理など、手元に届く書類を整理するだけで疲弊してしまう業務です。
そこで電子承認を用いることで書類が整理され、誰がいつ、なぜ申請を出したのかが把握しやすくなり、大幅な負担軽減が可能です。
書類で覆われていたデスクもすっきりすれば、承認以外の業務もはかどるのではないでしょうか。

電子承認導入の障壁

企業にとってプラスの多い電子承認の導入ですが、障壁となる部分もあります。
マイナス面も見据えることで、電子承認が自社にとって本当に必要か、メリットを生み出すのかを見極められるのではないでしょうか。

取引先の理解やすべての契約に活用できないこと

取引先によっては、電子承認や電子文書に慣れ親しんでおらず、契約に活用できない場合も考えられます。地域に根付いた地元経営型の企業などは、その傾向にあるようです。
「紙の方が安心できる」という考えを相手企業が持っているのであれば、電子承認を強要することはできません。
比較的最近の企業でも、電子承認導入が進んでいないところも珍しくないようです。
電子承認は100%どの企業でも受け入れられるとは限らないため、導入して最初のうちは紙と並行しての運用がトラブル回避に役立ちます。
契約締結などの書類が必要になるシーンでは電子文書の使用の可否について、あらかじめ問い合わせるようにしてください。

導入コストが伴う

電子承認の導入には、それ相応のコストが伴います。電子文書、電子印鑑ソフト、電子印鑑、電子ペン、タブレットなど、必要なものは企業スタイルによって様々ですが、導入する規模によっては決して安くないでしょう。
ただし導入コストはかかりますが、導入によりペーパーレス化や承認フローの短縮化による作業効率アップにつながり、長い目で見れば導入費用以上の効果が期待できます。
自社の現状や、承認制度における従業員や費用の負担などを考慮し、導入の可否を検討してください。

まとめ

電子承認はワークフローの改善や従業員の負担削減など、多くの効果を生み出します。導入費用がかかるため導入に躊躇する企業も多いかもしれませんが、今や電子承認は多くの大企業に導入されています。
まだ導入されていない場合は、ぜひ電子承認の導入を検討し、日頃の承認作業における煩わしさを軽減させてはいかがでしょうか。