Shachihata Cloudワークフローにおける文書管理の課題と解決法とは？
これまで、ワークフローにおける課題は承認に必要な該当書類の選択、提出先やその後の書類の現況把握など、時間と手間がかかることでした。ところが、パソコンによるワークフローシステム導入により、これまでワークフローで抱えていた問題は全て解決できることとなりました 。
今回は、ワークフローとワークフローシステムの違い、大きな解決法を生み出す理由などについてご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、ひとつの業務に対し複数人の人員が関わり処理をすること、また、処理までの流れを図式化したものを指します。
例えば従業員が事務用品の購入を上司に申請し、上司から総務に備品購入の依頼を出す、総務が承諾し、経費で事務用品を購入、従業員の手元に事務用品が届く、ここまでの流れがワークフローです。
文字で書くとスムーズな流れのように思えますが、実際は書類の準備や承認を得るまでに時間を要する場合があります。小さな稟議に時間をかけ業務に支障が出るのは、従業員にとってはストレスであり業務効率低下の大きな原因にもなるでしょう。
近年、多くの企業ではパソコンによるワークフローシステムの導入を実施し、ペーパーレスや承認システムの可視化など、これまでの煩わしさが残るワークフローの改善を試みているようです。このワークフローシステムそのものをワークフローと呼ぶ場合もあります。
時代はワークフローからワークフローシステムへ
ワークフローのコンピューター化が顕著になったのは、2000年代だとされています。それまではパソコン自体が個々にあてがわれることは少なく、ペーパーレスも今ほど意識されていませんでした。2000年代半ば頃からクラウドサービスが認知され始め、徐々にワークフローシステムの導入も検討されるようになります。
2010年代になるとスマホの普及も相まって、外出先でも承認作業が行えるワークフローシステム導入にさらなる注目が集まり、やがて企業に浸透しました。今ではオフィスではなくてはならない存在になりました。
ワークフローの電子文書への流れ
ワークフローの業務工程の中で最も効率化の弊害とされているのが、紙の存在です。
申請内容によって取り扱う書類は違うものです。自身の申請がどの書類に適しているのか、判断に迷うことも多いのではないでしょうか。
さらにその後、書類を最初にどこへまわすべきか、まわした後どこで滞ってしまうのか、不明瞭な状態に申請者は頭を抱えてしまいがちです。その上、申請書類を受け取った側は他の書類と混同してしまい、最悪書類そのものが行方不明になることも珍しくありません。
紙1枚にかかる人員コストとしてはあまりにも効率が悪く、軽視できない問題です。
ワークフローシステム導入によって紙は電子文書へと変化します。正しい申請書類の選択や提出先などこれまでのワークフローが抱えていた問題が全て解決し、申請者から承認者までのストレス緩和と業務効率アップを実現できます。
さらに電子文書化することでペーパーレス化にも貢献し、紙にかかっていた経費削減や従業員へのエコ意識の植え付けにも効果的です。
ワークフローシステムがオフィスでできること
次に、オフィスにおいてワークフローシステムがどのような働きをするのかについてご紹介します。
ワークフローの自動作成
例えばひとつの稟議を通したい時、どの書類を使い何を記入し、誰を経由してどこへ提出すれば良いのか、選択肢の多いワークフローもパソコンが自動で流れを作成します。また、システムによっては稟議の目的を選べば自動でワークフローのフォーマットが用意され、図式化による確認も可能です。
申請書の電子文書化
ワークフローシステムで作成した書類は、全て電子文書化されデータとして残ります。書類を作成しても紙で残らないため保管場所もとりません。さらに申請履歴や現況状態も明らかにできることから、書類申請でよく見る「書類を渡した、渡していない」といった問題回避にもつながります。
書類の閲覧機能
ワークフローシステムを用いて作成された書類は、紙同様の作業をパソコン上で手軽に行えます。しかし紙と違うのは「誰が既読かを把握できる」という点です。
そのためどこで書類が滞っているのか、誰が未承認のままにしているのかがすぐに把握でき、書類閲覧の見落としが少なくなります。社内回覧など閲覧を見落とす人が多く出てしまいがちな業務では、特に重宝する機能です。
その他の書類の文書管理
ワークフローシステムで使用できる書類は稟議関連書類だけではありません。クレーム対応表や備品や在庫管理なども対応可能です。それぞれの文書の閲覧や編集権限の設定ができるシステムもあるため、書類の不正改ざん防止にも役立ちます。
ワークフローシステムの導入で得られるメリット
続いて、ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについてご紹介します。
内部統制の強化
ワークフローシステムを導入することで、従来の紙書類に比べて申請から承認までの工程における滞りやミスが少なくなります。また、書類の不正改ざんを防ぐためにパスワード設定やアクセス権設定などを行えば、社内における書類の悪用も防げ、企業コンプライアンス強化にもつながります。
ワークフローの可視化
どの書類を誰が作成し現在誰の元に届いているのか、ワークフローの可視化が業務遅延の防止や作業効率アップを生み出します。これまで社内で耳にすることも多かった、「申請書類が返ってこない、どういう状況なのかわからない」といったストレスも軽減されます。
働き方改革との適合
ワークフローシステムにより電子文書が取り入れられるようになれば、いつどこにいても書類の閲覧が可能になります。働き方改革によって増加したテレワークや在宅ワークといったオフィス以外の場所で働いている社員も、承認のために出社する必要はありません。
出社時間を仕事に充てることができ、生産性向上にも役立ちます。
総務の混乱・ヒューマンエラーの防止
承認申請先というのはいつでも書類で溢れかえっているものです。承認者は該当の書類を探すだけで疲弊してしまいがちです。
多くの書類に囲まれた雑多な環境下では、書類の紛失や誤った署名をしてしまう可能性も考えられます。
ワークフローシステム導入は、これまで承認者を悩ませていた書類管理にも効果的です。パソコン上で書類が整理されているため、承認者の書類紛失やミスといった心配もなくなります。優先順位を決めスムーズに承認可否が行えるようになれば、承認者のみならず申請者である従業員の負担も減ります。
情報共有の徹底
これまで紙の回覧文書では、順番に一人ひとり内容を確認するため、どこかで閲覧漏れが生じがちでした。ワークフローシステムを取り入れることで対象者の同時閲覧が可能になると共に、未読の人物も把握できるため、情報共有の徹底化が期待できます。
ワークフローシステムにおける文書管理面での課題と解決策
ワークフローシステムの課題
しかし、このように業務効率を高められるワークフローシステムでも、課題が表面化してきています。ワークフローシステムそれ単体では、文書を適正に管理するのに機能として十分ではない点がいくつかあります。ここでは、ワークフローシステムの運用課題についてご紹介します。
文書検索機能などでの簡易的な管理しかできない
ワークフローシステムには、単語や書類の作成日などから検索をする機能が搭載されています。紙文書よりも簡単に目的の書類を見つけられることは明らかですが、それでも本格的に文書管理をしようとすると、このような簡易的な検索機能だけでは不十分な場面が発生します。例えば全文検索や更新期限の迫っている文書の検索など、より細かい検索条件の設定をしたい場合には、通常のワークフローシステム単体では実行できません。
ワークフローに該当する文書しか管理できない
企業で取り扱う書類の種類・数ともに膨大であり、全てがワークフローシステムの中で完結するわけではないはずです。文書管理システムを別途保持していたり、社内共有用のサーバで保管していたり、個人がローカルに保存していたりと、様々な状況が想定されます。ワークフローシステムではそのシステム内で該当する文書しか管理できないため、不便を感じる場面があります。
ワークフロー製品と文書管理製品には共通する部分がありますが、どちらかを導入すれば全てが補えるわけではありません。そのため文書管理とワークフローシステム、ふたつが一体化したシステムを導入する必要があります。
どちらかをメインにした場合、足りない部分をアプリケーションや別ソフトなどで追加し連携させるのが、一般的な運用方法です。 同一メーカーで両者を揃えられれば、仕様やシステムも似通っているので扱いやすいでしょう。文書管理機能の優れているワークフローシステムを選択するという手段を取れれば、ふたつのシステム同士を連携させずとも、文書を一元管理できるようになります。
本格的な文書管理は難しい
企業が作成する契約書をはじめとする文書は、電子帳簿保存法やe-文書法などといった様々な法律に基づいて作成されます。例えばいつ・誰が・どこで・どのように改訂を加えたのか、その履歴やタイムスタンプも保存されバージョン管理される機能、更新期限が迫ったらアラートを出す機能なども備わっていることが望ましいですが、ワークフローシステムの導入だけではそのように本格的な文書管理は難しいといえます。
また法律以外でも、各企業においては文書管理規程という形で、文書取扱業務に関するルールを定めているかと思いますが、企業ごとの細かなルールに基づく運用・管理にも対応させるのは難しいでしょう。
システムの技術水準を保つのが難しい
ワークフローシステムは、ある程度ビジネスソフトに慣れ親しんだ方であれば、扱い方にそれほど苦戦するものではありません。しかしパソコンが苦手な方であれば、操作に慣れるまで時間がかかる場合も考えられます。
さらにソフトによっては、ワークフローシステムで作成した文書を文書管理製品で自動保存できるよう、システムの連携を作成しなくてはいけないタイプもあります。従業員のユーザー情報や組織図を束ねる人事システムの追加導入も、場合によっては必要になるかもしれません。 ある程度コンピューターシステムに知識がないと、一から手作業で行うのは苦戦を強いられるでしょう。
機能が複雑化するほど、システムを保守・管理する側の技術レベルの高さが求められます。IT人材不足から、自社で専門の人材を確保する難易度も上がっており、高度なシステムを導入しても保守・運用ができないという事態に陥るリスクもあります。
以上述べてきた通り、ワークフローシステムには充実した文書管理の機能がセットとなって初めて、本質的な利便性の向上を期待できることがわかってきました。
今後のワークフローシステムに求められること
最後に、今後のワークフローシステムに求められる機能や役割についてお伝えします。
テレワーク普及による文書管理の必要性
昨今は働き方改革の推進に、新型コロナウイルスの感染拡大が拍車をかける形で、テレワークが普及してきています。現在は印鑑の押印のためだけにオフィスに出社しているという方も多いかもしれません。在宅やシェアオフィスで勤務している時でも、クラウド型のワークフローシステムを活用すれば重要文書にアクセスでき、業務が滞ることがありません。いつでも、どこにいても文書管理が行えるような環境整備が求められます。
また、オフィス外から重要な書類へアクセスする際に気になるのはやはりセキュリティです。高度なセキュリティにより守られたサービスを利用することはもちろん、従業員個人しかアクセスできないような環境や、誰もがアクセスできてしまうような環境へドキュメントを残さないよう、クラウド上で厳格に管理できる仕組みが必要となります。
ワークフローシステムの文書管理機能を強化するための対策としては、大きく次の2点が考えられます。
システム連携強化
ワークフローシステムと文書管理専用のシステムを連携させることで、文書管理の観点で挙がった懸念点を解消することができます。ワークフローシステムで取り扱う電子書類を、文書管理システムで管理する仕組みを構築するのです。
ただし、両者を連携させるには、ITシステムやインフラ環境に関する高い技術レベルが必要となります。仕組みを開発し、適切に動作するかどうかの検証を行い、実際にシームレスな環境が整うまでには、コストも時間も人手もかかることには留意する必要があります。
管理機能の充実したサービス導入
もう1つの対策としては、管理機能が元々充実しているワークフローシステムを導入することが挙げられます。具体的には、シヤチハタの提供している「Shachihata Cloud with box」のような仕組みを活用いただくことで、書類の回覧〜承認と文書管理を同時にスムーズに行うことができます。こちらは文書管理システムとして業界最高水準のセキュリティを誇るBoxと、社内の書類回覧・押印・承認機能を保有するパソコン決裁Cloudを連携させたサービスです。Boxで保護されているクラウドストレージ内で、安全に決裁を完結させられます。また、クラウド型サービスのため、工数のかかる開発をせず、比較的簡単に導入できるメリットもあります。
▶Shachihata Cloud with boxの詳細はこちら
まとめ
これまで人の手で行っていた承認システムをパソコンに任せることで、人事コストや経費に大きな効果をもたらします。
業務改善を目指す企業は、ワークフローシステムや文書管理システム、そして両者の統合型システムの導入を検討してみはいかがでしょうか。
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