Shachihata Cloud DXコラム 発注書(注文書)をメールで送る場合の書き方や注意点を解説
DX COLUMN

発注書(注文書)をメールで送る場合の書き方や注意点を解説

法律・制度
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

「発注書(注文書)をFAXや郵送ではなく、メールで送りたい」と考える企業様も多いでしょう。特に最近では、働き方改革やDX化の観点から発注書の電子化を検討する企業が増えてきました。

そこで本記事では、発注書をメールで送る方法について、メール本文の書き方や発注書を電子化する方法も含めて解説いたします。ぜひ参考にしてください。

※本記事では発注書=注文書という認識で記載いたします

発注書(注文書)はメール送付でも問題ない

発注書はメールで送付してもまったく問題はありません。もちろん取引先企業が、FAXや郵送のみでしか対応していない場合は事前に同意を得る必要がありますが、法律上特に定めはないのが実情です。むしろ送信日時や連絡内容の履歴が残るメールの方が、後々のトラブルも防止しやすいと考えられるため、積極的に活用していきたいところですね。

発注書(注文書)をメール送付する際の書き方

発注書をメールで送付する際の書き方について、2つほど例をご紹介いたします。

メール例文1

後述しますが、基本的に発注書はPDFファイルとして添付します。そのため、今まで継続して行われてきた発注であれば、わざわざメールに内容を記載する必要はありません。

※もちろん取引先企業との関係値にもよるため注意が必要です

具体的なメール本文は下記の通りとなります。
ーーーーーーーーーーーー
件名:
【発注依頼】Aの注文に関しまして

本文:
いつもお世話になっております。株式会社シヤチハタカンパニーの佐々木と申します。
先日はAのお取引に関するお見積りをいただき、ありがとうございました。
ご提示いただいた内容で問題ございません。

発注書を添付にてお送りしておりますので、ご確認いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー

メール例文2

初めて行う発注の場合、取引内容をメールで記載すれば相手に丁寧な印象を与えられます。また、メール内容と発注書の間に相違がないかを確認できるため、特に大型の取引案件では記載しておくと、事前にミスも防げるでしょう。

具体的なメール本文は下記の通りとなります。
ーーーーーーーーーーーー
件名:
【発注依頼】Aの注文に関しまして

本文:
いつもお世話になっております。株式会社シヤチハタカンパニーの佐々木と申します。
先日はAのお取引に関するお見積りをいただき、ありがとうございました。
ご提示いただいた内容にて、お取引を進めさせていただければと思います。

・商品名:◯◯◯
・製品番号:0000-000
・数量:100個
・納品希望日:2022年8月31日(水)
・納入場所:◯◯

ご不明な点がございましたら、
いつでも、ご連絡いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー

発注書(注文書)をメール送付する際の注意点

発注書をメールで送付する際には、いくつか注意点があります。

取引先に許可を取ったうえでメール送付する

いきなり発注書をメールで送信することは失礼にあたります。また、一方的にメールを送っても相手に気が付かれず、納品が滞ってしまう可能性もあるでしょう。取引先企業の事情を鑑みて「発注書はメールでお送りしてもよろしいでしょうか?」と事前に確認することをおすすめします。

タイトルは簡潔に分かりやすくする

発注書をメールで送付する場合、タイトルは分かりやすく記載しましょう。具体的には「【発注依頼】Aの注文に関して」「【重要】Aの発注書送付の件」など。他のメールに埋もれず、且つ一発で内容が想起できるタイトルがおすすめです。

本文は丁寧に書く

発注書の送付だからといって、何も挨拶を添えないと相手に素っ気ない印象を与えてしまいます。長文を添える必要はありませんが「いつもお世話になっております」や「先日の◯◯はありがとうございました」など、良好な関係を保てるような一文を添えておきましょう。

発注書(注文書)はPDF化して送付する

発注書はWordやExcelなどの作成ファイルではなく、PDFファイルに変更したうえで送付しましょう。PDFファイルは改ざんされる可能性が低く、お互いに安心感を持ったうえでやり取りができます。

発注書(注文書)をメールで送る場合は書類の「電子化」が必須

発注書をメールで送る場合には、書類の電子化が必須です。こちらの章では、電子化に伴うメリットやデータの保存方法・作成方法をご紹介いたします。

コスト削減・紛失リスク低減などのメリットがある

発注書を電子化すれば、郵送や印刷の手間がなくなりコスト削減に繋がります。1通ごとの削減コストは軽微ですが、複数社との取引がある場合は1年間で見ると大きなコスト削減となるはずです。

また、電子化することで鍵付きのキャビネットや保管室で管理する必要もなくなります。従来の紙書類とは異なり、紛失のリスクもなくなるでしょう。端末にセキュリティツールを導入すれば、さらに安全性を高めることも可能です。

電子帳簿保存法でデータ保存が認められている

発注書などの帳簿書類は、1998年に施行された電子帳簿保存法によってデータ保存が認められています。電子保存をする場合はいくつかクリアするべき要件がありますが、法改正が行われており、年々要件は緩和されつつあります。基本的には「真実性の確保」と「可視性の確保」の基準をクリアすれば問題ありません。

※詳細は国税庁のページよりご確認ください

また、法改正に伴い2024年以降は「電子取引における電子保存の義務化」が求められます。2023年12月31日までは猶予期間として紙書類の保存も認められていますが、残り少ない期限ですので余裕を持って準備しておきましょう。

電子化する場合はITツールが安心安全

発注書はWordやExcelファイルでも作成可能です。Microsoft Officeがあれば無料で作成できますし、仮に導入していない場合でも、GoogleアカウントがあればGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートで代替できます。

しかし基本的には、専用のITツールの導入をおすすめしています。導入するITツールによっては、タイムスタンプを付与して書類の改ざんを防ぐことも可能なためです。セキュリティが気になる企業様はITツールの導入を検討しましょう。

発注書(注文書)の電子化はShachihata Cloudがおすすめ

発注書の電子化は「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」がおすすめです。電子帳簿保存法の要件を満たしているサービスにのみ付与される「JIIMA認証」を取得しています。2022年1月に改正された電子帳簿保存法にも対応しているため、安心してご利用いただけるでしょう。有償オプションを用いて「二要素認証」「ID/Password認証」など、セキュリティ対策を強化することもできるので、セキュリティ意識の高い企業様にもおすすめです。今なら無料のトライアル期間を設けていますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。

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