この記事でわかること
取引先へ発注書を送るとき、「メールで送ってもよいのか、それとも紙やFAXで郵送すべきか」と迷う方は多いのではないでしょうか。結論から言えば、発注書のメール送付は法的に問題なく、現在では一般的な方法として広く使われています。
本記事では、発注書をメールで送付する可否をはじめ、書き方や例文、送付時の注意点、業務を効率化する方法までを解説します。メール運用を見直して取引先とのやり取りをスムーズにしたい方や、社内ルールを整理したい方は、ぜひ実務の参考にしてください。
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発注書の送付方法に法的な定めはないため、発注書（注文書）をメールで送付しても問題ありません。むしろメールであれば送信日時や内容の履歴が残り、発注内容の確認やトラブル防止にも役立ちます。
また、2024年1月からは電子帳簿保存法により、メールなどで授受した電子取引データの電子保存が原則必要になりました。ただし、取引先が紙やFAXでの運用を前提としている場合は、事前にメール送付の合意を得ておくことが重要です。
発注書（注文書）をメールで送付することで、紙での郵送に比べてコストや作業負担を抑えられます。また、送付までの時間を短縮でき、やり取りの履歴も残しやすくなります。発注件数が多い企業ほど、日々の業務効率化につながりやすくなるでしょう。
ここでは、発注書をメールで送付する、以下の3つのメリットについて詳しく解説します。
メールで発注書を送付すれば、印刷費や用紙代、郵送費、封筒代などのコストを削減できます。1件あたりの負担は小さく見えても、毎月多くの発注書を送る企業では無視できません。
取引社数が多いほど、年間の発送コストを大きく抑えられ、経費削減につながるでしょう。郵送準備にかかる人件費も抑えやすいです。
メールで送付すれば、発注書を印刷し、封入して投函する手間がかかりません。作成後すぐに取引先へ送れるため、即日送付・即日到達がしやすくなります。
オンラインで送付作業が完結するため、担当者が時間や場所を選ばずに発注業務へ対応でき、社内確認後の送付もスムーズです。急ぎの発注にも対応しやすくなるでしょう。
メールで発注書をやり取りすれば、発注内容や納期などの重要な情報が履歴として残ります。後から内容を振り返りやすく、トラブルが発生した場合も、送信履歴や添付ファイルをもとに確認できるため安心です。検索もしやすく、管理負担を軽減できます。
発注書（注文書）をメールで送付する際は、件名、宛名、本文、添付ファイルの形式を整えることが大切です。取引先がすぐに内容を把握できるよう、必要な情報を簡潔に記載し、発注書は確認しやすい形式で添付しましょう。
件名は、メールの内容がひと目で分かるように記載します。たとえば「【発注書送付】〇〇のご注文について（株式会社△△）」や「【重要】発注依頼」など、用件と商品名を入れると、取引先の見落としが防ぎやすいです。
宛名は、会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。会社名や部署名、氏名の誤りは失礼にあたり、確認の手間も増えます。正式な所属や氏名を事前に確認し丁寧に書くことは、守るべきビジネスマナーです。心得ておきましょう。
本文は、簡単な挨拶から始め、発注したい旨を明確に伝えます。そのうえで、発注書を添付していること、確認を依頼することを記載し、最後に締めの言葉を添えます。長文にせず、必要事項がすぐ分かる構成にすることがポイントです。
発注書はWordやExcelなどの作成ファイルではなく、PDFファイルに変更したうえで送付しましょう。PDFファイルは改ざんされる可能性が低く、お互いに安心感を持ったうえでやり取りができます。
発注書（注文書）をメールで送る際は、取引状況に応じて本文の書き方を変えることが大切です。継続取引であれば簡潔な案内で十分ですが、初回取引や急ぎの発注では、確認事項や背景を丁寧に伝える必要があります。ここでは、メール例文をケース別に紹介します。
すでに何度も取引している相手への定型的な再発注であれば、メール本文は簡潔で問題ありません。商品内容や取引条件は発注書のPDFで確認できるため、本文では発注書を添付したことと、確認を依頼する旨を伝えましょう。
具体的なメール本文の例は下記の通りです。
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件名：
【発注依頼】Aの注文に関しまして
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社シヤチハタカンパニーの佐々木と申します。
先日はAのお取引に関するお見積りをいただき、ありがとうございました。
ご提示いただいた内容で問題ございません。
発注書を添付にてお送りしておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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新規取引や久しぶりの取引では、双方の認識違いを防ぐため、本文にも取引条件を簡潔に記載しておくと安心です。特に大型案件では、発注書PDFとの相違を確認する際に役立ち、ミスの防止にもつながります。
具体的なメール本文の例は下記の通りです。
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件名：
【発注依頼】Aの注文に関しまして
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社シヤチハタカンパニーの佐々木と申します。
先日はAのお取引に関するお見積りをいただき、ありがとうございました。
ご提示いただいた内容にて、お取引を進めさせていただければと思います。
・商品名：◯◯◯
・製品番号：0000-000
・数量：100個
・納品希望日：2026年8月31日（水）
・納入場所：◯◯
ご不明な点がございましたら、
いつでも、ご連絡いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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通常より短い納期で発注したい場合は、一方的にメールを送らず、事前に電話などで相手の事情を確認することが大切です。メールでは、急ぎである理由や希望納期、相談事項を簡潔に記載し、対応が難しい場合は相談したい旨も添えましょう。
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件名：
【至急・発注書送付】商品Aの納期短縮のお願いについて
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社シヤチハタカンパニーの佐々木です。
先ほどお電話でご相談しました商品Aの発注につきまして、発注書を添付にてお送りいたします。
通常納期は〇月〇日と伺っておりますが、社内での使用時期が早まったため、可能であれば〇月〇日までの納品をご相談できますでしょうか。
急なお願いとなり恐縮ですが、対応可否や調整が必要な点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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発注書（注文書）はメールで送付できますが、送れば終わりではありません。取引先の運用確認、宛先確認、電子データ保存まで対応しておく必要があります。送付後のトラブルを防ぐために次の点を確認しましょう。
発注書をメールで送る場合は、事前に取引先へメール送付する旨を伝えておきましょう。発注書が添付されたメールを取引先が見落とすと、納品遅れや業務上の支障につながるかもしれません。また、取引先によっては紙やFAXでの運用を前提としている場合もあります。送付方法を事前に確認し、合意を得てからメール送付することが大切です。
発注書をメールで送る際は、宛先や添付ファイルを注意深く確認します。別の宛先に送ってしまうと、発注内容や取引条件などの情報漏えいにつながるおそれがあります。誤送信は取引先との信頼関係にも影響するため、送信前に担当者名、メールアドレス、添付書類を確認する運用が重要です。
メールで送受信した発注書は、電子帳簿保存法における電子取引に該当します。電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律であり、取引情報を含む電子データの保存方法も定めています。電子取引データ保存では、2024年1月から電子データでの保存が原則必要となりました。メールでやり取りした発注書を保存せず、紙に印刷したものだけを保管する運用は認められないため、データのまま適切に保存しましょう。
発注書（注文書）をメールで送るだけでも、紙の郵送より効率化が可能です。しかし、紙の発注書を作成して押印し、PDF化してメール送付する運用では、押印のために出社が必要になる場合があります。
また、改ざんを検知しにくく、トラブル発生時に証跡が残りにくい点も課題です。発注書の送付だけでなく、作成、承認、保存まで含めて電子化することで、より実務に合った効率化を進められます。
発注書の運用を効率化するには、電子契約・ワークフローシステムの活用が有効です。承認フローを電子化すれば、押印のために出社する必要がなくなります。
さらに、タイムスタンプの自動付与により改ざん防止にもつながり、クラウド保存によって検索要件にも対応しやすくなるでしょう。取引先との送受信も1つのシステムで完結できるため、メール添付やファイル管理の手間を減らせる点もメリットです。
発注書（注文書）の電子化には、電子印鑑やワークフロー機能を備えたShachihata Cloudがおすすめです。ExcelやWordで作成した発注書をPDF化し、メール送付の流れにも組み込みやすくなります。ワークフロー機能を使えば、発注書の作成、承認、送付を電子化でき、押印のための出社も不要です。
また、タイムスタンプの自動付与や電子帳簿保存法対応により、改ざん防止と保存要件への対応も進められます。取引先は無料のゲストユーザー機能で受信できるため、社外とのやり取りにも活用しやすいサービスです。
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発注書はメールで送付できますが、取引先の合意、誤送信対策、電子データ保存への対応が必要です。紙やメール中心の運用では、承認や保管に手間が残る場合もあります。
発注書の作成から承認、送付、保存まで電子化すれば、業務効率化と管理強化を同時に進められます。発注書業務のDXを進めるなら、Shachihata Cloudの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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