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コラム

内部統制強化のためのワークフローシステムと電子決裁の導入

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業の不適切会計やデータの改ざんなどといった事件が明らかになり、時折ニュースで耳にする機会もあるかと思います。これらの不祥事は小さな粉飾から始まるものであり、企業としてはレピュテーションリスクを考慮し、不正を起こさせない仕組みを整えることが必要不可欠です。企業・ブランドへの信頼を失墜させないためにも、内部統制は重要な役割を果たします。
本記事では内部統制が存在する目的や、機能強化のために有用なワークフローシステムの導入について、事例を交えながらご紹介します。

内部統制とは

内部統制とは、企業が適正に事業活動を継続するために、全従業員が遵守するべきルールや仕組みのことをいいます。経営理念といった組織全体に関わるものも含まれ現場の従業員に身近なものですと、書類の承認や決裁に関する取り決めも内部統制に含まれます。たとえば自社商品の不正な転売や、個人情報の漏えいなどは、内部統制が機能していない場合に起こるリスクの例として挙げられます。

内部統制が機能せず不正が発生した場合には、経営者は責任を負うことになります。内部統制はコーポレート・ガバナンスの要であり、近年その構築と運用が重視されるようになっています。大事なことは内部統制の目的を従業員が理解し、運用できているかという点です。

内部統制の目的

金融庁の示す内部統制の定義・目的は、「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について」の基準案で、次の4つの目的を達成するために、組織内に構築されるプロセスであるとされています。それぞれ具体的に確認していきましょう。


参考:https://www.mlit.go.jp/common/000039584.pdf

1. 業務の有効性及び効率性

内部統制の目的の1つ目は、業務面における環境整備です。事業の目標を達成するための時間・人員・コストなどのリソースを合理的に活用することで、業務の効率化を図ることができます。業務の無駄が省かれることで、不正を働きにくい環境が作られます。

2. 財務報告の信頼性(真正性)

内部統制の目的2つ目は、企業への信頼性を高めることです。財務諸表及び財務諸表に関連する情報の信頼性を確保し、正確な財務報告をすることは、会社の信頼性に繋がります。

3. 事業活動に関わる法令などの遵守

内部統制の目的3つ目は、コンプライアンスを強化するための改善です。法律・法令を遵守することはもちろんですが、それだけでなく社内の規定に則っているかどうか、社員の意識付けも重要となります。これらは個人情報の漏えい防止などにも役立ちます。

4. 資産の保全

内部統制の目的4つ目は、資産の保全です。会社の資産の取得や使用、処分が正当な手続きで行われているかのチェックを行い、正規ルートで承認を得て、健全な資産保持を行うことが大切です。

内部統制の具体的業務とは

内部統制の目的について述べてまいりました。では、内部統制として行うべき業務としては、どのようなことが挙げられるでしょうか。業務効率化、信頼性の担保という観点においては、次の2つのシステムを導入することで改善に繋がります。

ワークフローシステム

内部統制を構築するには、企業内のあらゆる業務の流れを可視化・迅速化できる、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムとは、企業内でのあらゆる書類の申請や承認業務の手続きを明らかにし、同時に効率化を図るためのツールです。社内の決裁書や稟議書、外部の取引先との契約書など、重要書類を申請したあと、どこまでフローが進んでいるかわからず困った経験はありませんか?書類を電子化してワークフローシステムを活用すれば、誰が対応済みで、承認がどこまで進んでいるのかを、正確に把握することができます。手順が守られることで、不正が起きるリスクも低減させることができるのです。

したがって、内部統制としてワークフローシステムを導入することで、セキュリティの強化、承認スピードの向上による業務効率の上昇、紙書類廃止によるコスト削減など、様々なメリットがあります。


ワークフローシステム導入の効果について詳しく知りたい方はこちら
ワークフローにおける文書管理の課題と解決法について詳しく知りたい方はこちら

電子決裁システム

ワークフローシステムの導入と同時に実施したいのが、電子決裁システムの整備です。稟議書や届出書、見積書、請求書、注文書などは、捺印をして関係者へ回覧し、最後に役職者の承認印をもらうのが一般的なフローとなっていますが、紙書類でのやり取りには時間がかかり非効率的です。電子書類・電子印鑑へ移行することでやり取りがスムーズになります。

シヤチハタの提供する「パソコン決裁Cloud」をご利用いただくと、書類への捺印・回覧がクラウド上で簡単に行えるようになります。電子印鑑はなりすまし防止機能付きで、セキュリティ面における不安も軽減されます。


稟議におけるメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちら


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内部統制強化における成功事例

最後に、内部統制強化を目的として、シヤチハタ製品を導入された企業の成功事例を2つご紹介します。

青森綜合警備保障株式会社様の事例

ALSOKブランドで知られる警備やセキュリティサービスを手掛ける青森警備保障株式会社様では、各事業所間の紙書類による申請・承認業務を効率化することを目的として、シヤチハタの文書管理・ワークフローシステム「パソコン決裁7」と「DocGear3」を導入されました。

各事業所で作成された起案書や報告書、稟議書など様々な申請書類は、本システム導入前までは郵送または社内便で本社へ届けられ、承認完了までに1週間程度要していることもありました。書類に不備があった場合には差し戻され、さらに時間がかかることになります。本システムの導入によって業務効率が大きく改善され、内部統制の強化へと繋がりました。


青森綜合警備保障株式会社様の事例について詳しく知りたい方はこちら


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アマノ株式会社様

時間情報システムなどの事業を展開されているアマノ株式会社様では、東京支店の業務において、ExcelやWordに電子印鑑捺印機能を追加する「パソコン決裁7」を導入されています。お客様へ提出する見積書は、従来営業担当者がExcelで見積書を作成し、紙に印刷し、チームリーダーが押印、さらに支店長が角印を押印する、というフローで進められていました。1ヶ月で600枚以上の見積書が作成されるため、支店長がデスクにいるタイミングを見計らって、押印待ちの社員が列を成す状況だったといいます。

見積書を電子化して電子印鑑による承認システムを導入したことで、このような状況は解消されました。見積書以外にも、内部統制の一環として外部に提出する電子文書には、すべてタイムスタンプが付与された電子印鑑を押印するように変更され、信頼性を高めた上での業務効率化に成功しています。


アマノ株式会社様の事例について詳しく知りたい方はこちら


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内部統制機能強化にITへの対応は必須

内部統制を強化する目的を達成するためには、IT(情報技術)への対応が不可欠といえるでしょう。抜本的な業務改革を行うことが難しい場合は、シヤチハタの提供するツールのように、既存の仕組みを活かしたまま少額のコストで始められる仕組みを、まずは取り入れてみてはいかがでしょうか。