Shachihata Cloud電子決裁とワークフローの違いとは？システム導入時に役立つ情報を解説
企業の不適切会計やデータの改ざんなどといった事件が明らかになり、時折ニュースで耳にする機会もあります。これらの不祥事は小さな粉飾から始まるものであり、企業としてはレピュテーションリスクを考慮し、不正を起こさせない仕組みを整えることが必要不可欠です。企業・ブランドへの信頼を失墜させないためにも、内部統制は重要な役割を果たします。
本記事では内部統制が存在する目的や、機能強化のために有用なワークフローシステムの導入について、事例を交えながらご紹介いたします。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子決裁から始める業務効率化」資料を提供しております。
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ワークフローとは
ワークフローとは、業務の一連の流れ、またはその流れを図式化したものを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。
たとえば、管理部門による消耗品の発注業務では、所属部署内外の関係者の間で繰り返される事務手続きや作業など、決められた流れがあります。
また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。
このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。
このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
ワークフローと電子決裁の違い
ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。
「電子決裁」とは、従来のような紙の申請書を用いる代わりに、電子文書を用いて決裁処理をおこなうことです。電子決裁を導入すれば、経費精算や休暇申請、稟議などの書類の申請、承認・決裁、保管までをすべてオンライン上でおこなえます。パソコンやスマートフォンから決裁ができるようになるため、コストの削減につながるほか、時間や場所にとらわれない働き方ができます。ワークフローは電子に限ったものではないので、ワークフローのひとつとして電子での決裁がある、という風に考えるとわかりやすいでしょう。
また電子決裁は、決裁のスピードアップにも貢献します。大企業では、決裁を通すまでに1か月かかるなんてことも少なくありません。その理由に、書類での申請では紛失が起きやすく、だれの手元にあるか見えづらいことが挙げられます。しかし電子決裁なら、オンライン上で決裁状況が一目で見えるため、これらの心配がありません。
ワークフロー電子化のメリット
ワークフローを電子化することには、たくさんのメリットがあります。
ワークフローの可視化
ワークフローを電子化すると、誰が何をする、という業務プロセスが可視化されます。この可視化の作業の中で、これまで潜んでいた無駄が明らかになり、ワークフローをスマートにすることができます。また、整理して電子化されたワークフロー上で、いまどのプロセスにいるのか、進捗がわかるようになるため、紙書類のように今は誰の手元にあるのか分からないという状態がなくなります。
業務の効率化
紙書類の場合、押印のためには印鑑のある会社でしかできなかったり、郵送で届くまで時間がかかったりと、時間的な無駄が多く発生していました。電子化をすると、場所の制約や郵送の時間がなくなるので、業務の効率化が進みます。削減できた時間を、より生産性の高い仕事や休息に充てることができるようになります。
コスト削減
紙書類では、紙代・印刷代など、ひとつひとつは少額でも、積み重なると大きなコストがかかっています。電子決裁サービスなどでワークフローを電子化すると、紙代・印刷代といったコストをすべてカットすることができます。
内部統制の強化
ワークフローを電子化すると、社内のワークフローが整備・可視化されるので、内部統制の強化が見込めます。例えば、電子化では良い意味でフローが固定化されるので、個人の判断でフローを変えてしまうことが起きにくくなります。また、編集や承認などの記録が残るため、不正の発生が紙書類よりも容易になります。
電子決裁システムの選び方
オンプレミス型とクラウド型
電子決裁システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、社内でシステムを構築する形式です。自社で一から作るので、自社専用にカスタマイズされたシステムになることは大きな利点です。一方で、コストが高くなりがちなことや、保守運用を自社で続けなくてはいけないことがデメリットといえるででしょう。
クラウド型は、インターネットを介してオンライン上にあるサービスを利用する形式です。すでにあるサービスを利用するため、すぐに使用できます。また、オンプレミス型と比べると初期費用は安く抑えられ、自社での保守運用の必要もありません。この手軽さから、多くの企業ではオンプレミス型を選択しています。
システム連携ができるか
ワークフローの電子化は、業務と業務の間も電子化してこそ、よりその効果を発揮します。例えば、電子決裁まではできても、保管は別のシステムを使用する場合、文書の移動などに無駄な時間がかかってしまいます。電子決裁システムを導入する際は、すでに社内で使用しているシステムや、これから使用する可能性のあるシステムとの連携ができるかどうかが、選択のポイントの一つとなるでしょう。
導入後の活用イメージができるか
せっかく電子決裁システムを導入しても、使い方が分かりにくいと、使われないままになってしまいます。導入にあたっては、誰でも直感的に分かりやすいシステムを入れることが、導入後の活用につながります。
また、サポート体制が充実していることも重要です。Q&Aページや相談対応にかかる時間などを事前に確認しておきましょう。
ワークフローの電子化における成功事例
最後に、ワークフローの改善を目的として、シヤチハタ製品を導入された企業の成功事例を3つご紹介します。
TVQ九州放送様
「テレQ」の愛称で知られる福岡の民放局、TVQ九州放送様では、新型コロナウイルス感染症による在宅勤務がきっかけで、電子決裁導入の動きが加速しました。スピード感のある導入が求められる中で選ばれたのが、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」でした。
導入担当者はシステム的な知識を持っていませんでしたが、社内のシステム担当者に相談せず、手軽に導入することができました。試験導入した営業部門も、問題なく使用でき、これまで東京や大阪の支社とのやり取りで2、3日かかっていたような決裁が早ければ30分で終わるようになりました。部長や局長など上層部からも高評価を得ており、今後は全社への展開を検討されています。
新渡戸文化学園様
幼稚園から短期大学までを運営する学校法人、新渡戸文化学園様では事務局職員の起案書に「Shachihata Cloud」を導入いただいております。新型コロナウイルス感染症による在宅勤務の増加はもちろん、書類の保管場所の問題もあり、電子化は避けては通れない問題でした。3社で比較検討をした上で、現状の業務フローを全く変更する必要がないことが決め手となり、「Shachihata Cloud」の導入を決定しました。
部署と書類を限定して試験導入をしたところ、想定の半分である半月で全員が使いこなせるようになったそうです。また、承認までの時間は半分以下になり、創出された時間でこれまで以上にしっかりと申請内容を読むなど、重要な業務に時間を使うことができるようになりました。
今後は事務局以外の教職員に対しても「Shachihata Cloud」を導入し、さらなる電子化を進めていく計画を立てています。
髙松建設様
創業100年を迎えた老舗企業の髙松建設様は、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに「Shachihata Cloud」を導入いただいております。多くの業務がテレワークにシフトしていく中で、承認決裁のスピード化を図る必要があり、ハンコが押せる電子決裁サービスを急いで探したそうです。その中で、「Shachihata Cloud」の無料トライアルをご利用いただき、想像以上に簡単な操作性と低価格が決め手となり導入を決められました。
「Shachihata Cloud」を導入したことで、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されました。また、保存場所に困っていた帳票や資料などの書類も、ペーパーレス化により解決しました。現在は、数百種類の帳票を統廃合して体系的に整理していますが、今後は全ての帳票に対して電子決裁サービスの適用をご検討中です。
ワークフローの改善には電子化が有効
ワークフローの改善には、電子化が有効であることがお分かりいただけたと思います。
「Shachihata Cloud」が提唱するBPS（ビジネスプロセスそのまんま）は、現在のワークフローを変えることなく電子化できるようにすることで、企業の電子化を後押ししています。抜本的な業務改革はすぐには難しいので、まずはシヤチハタの提供するツールのように、既存の仕組みを活かしたまま少額のコストで始められる仕組みを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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