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コラム

在宅勤務(テレワーク)に必要な便利ツール6選

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革やダイバーシティ経営の推進に伴い、在宅勤務をはじめとしたリモートワークの導入を検討する企業が増えてきました。特に昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大により、急きょ在宅勤務の体制整備を進めなくてはいけなくなった企業もあるのではないでしょうか。
今回は、在宅勤務開始にあたり、用意しておくべき便利ツールをご紹介します。

在宅勤務とテレワーク・リモートワークの違い

まずは簡単に、テレワークとリモートワークおよび在宅勤務の違いについてご説明します。

テレワークとは、「tele(離れたところ)」と「work(働く)」を合わせた造語で、場所に捉われない働き方のことを指します。リモートワークも「remote(遠い)」と「work(働く)」を合わせた言葉で、オフィスから離れた場所で勤務することをいいます。つまりテレワークとリモートワークはほぼ同義であり、両者ともカフェやコワーキングスペース、自宅など様々な場所で働くことを意味します。

これに対し在宅勤務は文字通り、従業員が自身の住居で勤務を行うことを指します。テレワークやリモートワークの一例に在宅勤務があると考えるとわかりやすいでしょう。

在宅勤務(テレワーク)の課題と解決のための便利ツール

従業員各々の状況にあった働きやすい環境を作ることを目的とする在宅勤務ですが、導入にあたっては課題も多いのが現状です。

在宅勤務になると、オフィスでの勤務と違い、従業員同士が直接会うことができません。オフィスでは、ちょっとした質問であれば直接席に行って聞いてみる、ということもできますが、在宅勤務ではそういったことが難しくなります。

在宅勤務時のコミュニケーションは、メールなど文章でのやりとりを行う機会が多くなります。文字だけのやりとりとなると、どうしても会話のニュアンスや意思を伝えるのが難しくなり、十分な意思疎通が図れないためストレスを感じやすくなります。

管理職の立場からしても、その場に部下がいないため各々のコンディションを把握しにくく、ストレスを抱える従業員のケアが遅れてしまうことが心配されます。

従業員同士が直接会えないと、紙書類のやり取りが困難になりますが、社内の重要な情報を紙書類で管理している企業もまだ多いのが現状ではないでしょうか。また、データ化されている情報も、セキュリティの観点から社外からアクセスができないということもあるかもしれません。在宅勤務で重要な書類のやり取りに時間がかかってしまった、アクセス制限があり確認したい資料が閲覧できない、などといったことが起こると業務の進行に支障がでることが想定できます。

これからご紹介するツールを活用すると、このような課題を解消するだけではなく、さらに業務を効率化することも可能になります。

1. ビジネスチャットツール

オフィスで働いていると発生する、ちょっとした質問や雑談で従業員同士のコミュニケーションに近い働きをしてくれるのが、ビジネスチャットツールです。メールや電話より仰々しさがなく、LINEなど個人でチャットツールを使用している人も多いので、導入したあとも浸透が早いと考えられます。

法人用のサービスを使用すれば、安全面も確保されるのでよいでしょう。代表的なビジネスチャットツールとしてはLINE for BusinessSlackChatWorkMicrosoft Teamsなどが挙げられます。

2. Web会議システム

重要な決定や活発な話し合いをしたいときには、やはり顔を見ながら話したいものです。表情や身振り手振りが使えることで、チャットやメールなどの文章や電話の音声だけでは表現しきれないニュアンスも相手に伝えることができます。

ビジネスチャットツールにWeb会議の機能が付いている場合もありますが、Web会議に特化したツールを使用することで、音声や映像にラグが生じにくかったり、資料の投影もスムーズに行えたりするメリットがあります。会議の人数や内容に応じて、使い分けるとより快適な在宅勤務が行えるでしょう。

代表的なWeb会議システムにはZoomMicrosoft TeamsSkypeGoogle Meetなどがあります。投影資料や会話には会社の重要な機密が含まれることもあるので、セキュリティが十分なものであるか確認することは不可欠です。

3. 勤怠管理システム

タイムカードや入館履歴で勤怠を管理していた企業にとっては、在宅勤務時の勤怠管理は全く新しいツールを導入することになるでしょう。システムを切り替えたり、適正な労働時間申告のためのルールを整備したりと、準備すべきことが多くあります。

勤怠管理専用のツールは、企業側が労働時間の管理がしやすいように、また従業員側も申告の負担が少なくなるように仕組みが整えられているので、スピーディーな導入も可能でしょう。

主な勤怠管理システムとしては、ジョブカンKING OF TIMEなどのツールがあります。

4. プロジェクト管理ツール

在宅勤務では、誰が何をやっているのが不明瞭になりやすいという課題があります。また、社内勤務に比べてコミュニケーション量も少なくなりがちなので、ちょっとした認識の違いも生まれやすいでしょう。プロジェクト管理ツールを活用することで、誰が何をやっているのか、何をする予定なのか進捗を可視化し、効率的に仕事を進めることができます。

BacklogRedmineAsanaTrelloなどが主要なプロジェクト管理ツールとして知られています。

5. クラウド型ファイル共有・管理サービス

在宅勤務では会議資料を紙で配る、ということができないので、書類や資料は電子化しオンラインで管理することが必要になります。企業機密の含まれた書類や契約書などもあるので、セキュリティが十分に担保されたツールを使用しましょう。容量に制限がないか、検索性が高いかどうか、などがツールを比較するポイントです。

シヤチハタが提供するファイル共有サービス「box」では、7段階もの権限設定による高いセキュリティや、無制限の容量により大量のデータも一括で保管ができます。


▶︎boxの詳細はこちら

6. 電子印鑑サービス

書類への捺印のためだけに出社を余儀なくされる、という話を聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。非効率なだけではなく、昨今の新型コロナウイルス感染症のように不要不急の外出を避けなければならないときには、従業員の人命も危険にさらすことになり、企業としては対応策を検討しておく必要があります。

シヤチハタの提供する「パソコン決裁Cloud」のような電子決裁のシステムを活用すると、回覧から捺印まですべての工程をインターネット上で完結することができます。専用のソフトウェアを導入する必要もないので、すぐに利用を開始できます。さらに紙書類と違い、郵送にかかる時間を削減できるので、業務のスピードが上がります。


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便利ツールの活用で在宅勤務の体制を整備

在宅勤務の環境を整えておくことは、緊急事態宣言などの突発的な事態においても企業の成長を妨げないために、重要だということがわかります。また、昨今の新型コロナウイルス感染症の件に限らず、多様な働き方の推進はますます加速していくと考えられるので、この機会に在宅勤務の環境を整えておくことは、今後の役にも立つでしょう。

総務省のテレワーク情報サイトには、導入の手順を示したガイドブックや、実際にテレワークを実践している企業の導入事例を紹介しています。導入事例と自社の状況を比較しながら、課題に合わせたツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。


参考:https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/furusato-telework/index.html