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在宅勤務(テレワーク)に必要な便利ツール6選

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革やダイバーシティ経営の推進に伴い、在宅勤務をはじめとしたリモートワークの導入を検討する企業が増えてきました。特に昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大により、急きょ在宅勤務の体制整備を進める必要に迫られた企業もあるのではないでしょうか。
本記事では、在宅勤務の開始にあたり、用意しておくべき便利ツールをご紹介します。

在宅勤務とテレワーク・リモートワークの違い

まずは簡単に、テレワークとリモートワークおよび在宅勤務の違いについてご説明します。

テレワークとは、「tele(離れたところ)」と「work(働く)」を合わせた造語で、場所に捉われない働き方のことを指します。リモートワークも「remote(遠い)」と「work(働く)」を合わせた言葉で、オフィスから離れた場所で勤務することをいいます。つまりテレワークとリモートワークはほぼ同義であり、両者ともカフェやコワーキングスペース、自宅など様々な場所で働くことを意味します。

これに対し在宅勤務は文字通り、従業員が自身の住居で勤務を行うことを指します。テレワークやリモートワークの一例に在宅勤務があると考えるとわかりやすいでしょう。

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在宅勤務(テレワーク)に便利ツールを導入すべき理由

従業員各々の状況に合った働きやすい環境を作ることを目的とする在宅勤務ですが、導入にあたっては課題も多いのが現状です。

在宅勤務で発生しがちな課題

在宅勤務になると、オフィスでの勤務と違い、従業員同士が直接会うことができません。オフィスでは、ちょっとした質問であれば席に行って聞くこともできますが、在宅勤務ではそういったことが難しくなります。

在宅勤務時のコミュニケーションは、メールなど文章でのやり取りを行う機会が多くなります。文字だけのやり取りとなると、どうしても会話のニュアンスや意思を伝えるのが難しく、十分な意思疎通が図れずにストレスを感じやすくなります。

管理職の立場からしても、その場に部下がいないため各々の業務進行度やコンディションを把握しにくく、ストレスを抱える従業員のケアが遅れてしまうことが心配されます。

従業員同士が直接会えないと、紙書類のやり取りが困難になりますが、社内の重要な情報を紙書類で管理している企業もまだ多いのが現状ではないでしょうか。また、データ化されている情報も、セキュリティの観点から社外からアクセスができないということもあるかもしれません。在宅勤務で重要な書類のやり取りに時間がかかってしまった、アクセス制限があり確認したい資料が閲覧できない、などといったことが起こると業務の進行に支障を来します。

多くの課題は便利ツールで軽減可能

在宅勤務の課題を列挙すると、導入は難しいように感じられるかもしれません。しかし、多くの課題は便利ツールを導入することにより軽減可能です。また、多くの便利ツールは簡単かつ安価に導入できるため、利用のハードルも高くありません。

在宅勤務によって顕在化した課題の中には、ペーパーレス化など、もともと取り組むべきであった課題もあるでしょう。

これからご紹介するツールを活用すると、課題を解消できるだけではなく、さらに業務を効率化することも可能になります。

(表)在宅勤務における課題と解決策の例

在宅勤務の課題 解決方法
書類のやり取りに時間がかかる ・クラウド型ファイル共有・管理サービスの導入
・電子印鑑サービスの導入
会話のニュアンスが伝わりにくくなる ・ビジネスチャットツールの導入
・Web会議システムの導入
部下の業務進捗度やコンディションが分かりにくくなる ・勤怠管理システムの導入
・プロジェクト管理ツールの導入

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1.クラウド型ファイル共有・管理サービス

クラウド型ファイル共有・管理サービスとは、オンライン上で書類や資料を管理可能にするサービスです。在宅勤務では、書類や資料を紙で配ることができません。時間や場所を問わず電子文書を閲覧できるクラウド型ファイル共有・管理サービスは、在宅勤務にとって不可欠なツールといえるでしょう。

また、業務で扱う情報には、企業機密が含まれた書類も存在します。クラウド型ファイル共有・管理サービスを導入する場合には、セキュリティが十分に担保されたツールを選択することが重要です。その他、容量に制限がない、検索性が高い、などがツールを比較するポイントです。

box

「box」は全世界9.2万社以上に利用されている、クラウド型ファイル共有サービスを中心とする情報管理プラットフォームです。容量が無制限のため、動画や写真など、大容量ファイルもアップロードすることができます。また、ファイル内容の全文検索が可能なため、ファイルの検索時間が短縮できます。boxの大きな特徴が7段階の権限設定による高いセキュリティです。閲覧の履歴やダウンロードの履歴もログとして残ります。


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2.電子印鑑サービス

電子印鑑サービスとは、電子書類にはんこを押すことを可能にするサービスです。はんこ文化を尊重しつつ、電子上での契約締結を可能にします。

また、書類への捺印のためだけに出社を余儀なくされる、という話を聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。非効率なだけではなく、昨今の新型コロナウイルス感染症のように不要不急の外出を避けなければならないときには、従業員の人命も危険にさらすことになります。企業としては、紙書類とはんこを使用した契約締結に替わる対応策を検討しておく必要があるでしょう。

Shachihata Cloud

「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」はシヤチハタの提供するクラウド型の電子決裁システムです。Shachihata Cloudでは、回覧から捺印まですべての工程をインターネット上で完結することができます。Shachihata Cloudの特徴は、これまで使用していたはんこ(電子化した印面)を使用して電子契約を締結できるため、はんこに慣れ親しんだ方にも、比較的抵抗感なく使用していただけることです。ソフトウェアを導入する必要がなく、Business版は1印鑑330円(税込)から利用できることもポイントです。


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3.ビジネスチャットツール

オフィスで働いていると発生する、ちょっとした質問や雑談で従業員同士のコミュニケーションに近い働きをしてくれるのが、ビジネスチャットツールです。メールや電話より仰々しさがなく、LINEなど個人でチャットツールを使用している人も多いので、導入したあとも浸透が早いと考えられます。法人用のビジネスチャットツールを使用すれば、安全面も確保されるのでよいでしょう。

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版のLINEです。LINEと同じ使い勝手のため、プライベートでLINEを使用している人にとっては、感覚的に使用できるツールといえるでしょう。スタンプを使用することもできるため、言葉では伝えづらい感情をスタンプで伝えることも可能です。また、LINE WORKSでは、LINEやLINE WORKSを使用している社外の人との連絡も可能です。メールにおける冒頭の挨拶などが不要なため、社外の人とのコミュニケーションがより円滑になります。

LINE WORKS:https://line.worksmobile.com/jp/

Slack

Slackは世界的にシェアの高いビジネスチャットツールです。「チャンネル」というグループを作成することができ、チャンネルの中でプロジェクトなどについて会話します。誰かの投稿に対して絵文字で反応することもでき、返信をするほどではないけれど、リアクションをしたい場合に便利に使用できます。他のビジネスチャットツールと比較し、システム連携のしやすさ・拡張性の高さが特徴で、機能を追加し、企業に合わせてカスタマイズすることが可能です。

Slack:https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork

Chatworkは日本国内で利用者の多いビジネスチャットツールです。「グループチャット」というグループを作成することができ、案件や部署単位で会話を進めることができます。グループチャット内で発生したタスクは、「タスク管理」という機能でTODOリスト化することが可能です。チャットの流れの中でも、タスクを見落とすことが少なくなります。

Chatwork:https://go.chatwork.com/ja/

4.Web会議システム

重要な決定や活発な話し合いをしたいときには、やはり顔を見ながら話したいものです。表情や身振り手振りが使えることで、チャットやメールなどの文章や電話の音声だけでは表現しきれないニュアンスも相手に伝えることができます。

ビジネスチャットツールにWeb会議の機能が付いている場合もありますが、Web会議に特化したツールを使用することで、音声や映像にラグが生じにくかったり、資料の投影もスムーズに行えたりするメリットがあります。会議の人数や内容に応じて、使い分けるとより快適な在宅勤務が行えるでしょう。

投影資料や会話には会社の重要な機密が含まれることもあるので、セキュリティが十分なものであるか確認することは不可欠です。

Zoom

Zoomは、在宅勤務の普及により、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムです。会議の参加者にURLを共有するだけで会議を始められる、使いやすさが特徴です。また、バーチャル背景機能を使用すると、背景を画像や動画に置き換えることができます。部屋の中など、プライバシーを守ってWeb会議を行うことができます。

Zoom:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはMicrosoft社が提供する、ビジネスチャットとWeb会議、両方の機能を備えたツールです。両方の機能を備えているため、チャットからWeb会議に1クリックで切り替えることが可能です。また、Microsoft Teams上で、WordやExcelのファイルを共同編集することも可能です。WordやExcelを使用して業務を進行する企業は、業務効率が向上します。

Microsoft Teams:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

Skype

SkypeはMicrosoft社が提供するWeb会議システムです。Windows 10のタスクバーから会議を開始することができ、Microsoft製品での使いやすさが特徴です。また、Skypeクレジットという通話料を支払うと、固定電話や携帯電話にもWeb電話をかけることが可能です。

Skype:https://www.skype.com/ja/

5.勤怠管理システム

タイムカードや入館履歴で勤怠を管理していた企業にとっては、在宅勤務時の勤怠管理のために、新しいツールを導入することになるでしょう。システムを切り替えたり、適正な労働時間申告のためのルールを整備したりと、準備すべきことが多くあります。

勤怠管理専用のツールは、企業側が労働時間の管理がしやすいように、また従業員側も申告の負担が少なくなるように仕組みが整えられているので、スピーディーな導入も可能でしょう。

ジョブカン

ジョブカンはICカードや指静脈認証打刻、LINE打刻が可能な勤怠管理システムです。出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理など、労務管理が行えるのはもちろん、高いカスタマイズ性が特徴です。不必要な機能は非表示にでき、機能の多さに社員が困惑するといった、不満の発生を防ぐことができます。

ジョブカン:https://jobcan.ne.jp/

KING OF TIME

KING OF TIMEは16年以上の運用実績を持つ勤怠管理システムです。基本の労務管理システムを網羅しているのはもちろんですが、データーセンターが北海道と東京にあるため、災害などの緊急時にも、バックアップの運用サーバーが稼働するようになっています。

KING OF TIME:https://www.kingtime.jp/

タッチオンタイム

タッチオンタイムは、独自開発のタッチオンタイムレコーダーを使用し、打刻ができる労務管理システムです。パソコンやスマホを使用せず、タイムカードのような気軽さで打刻を行いたい企業に適しているといえます。タッチオンタイムレコーダーは、購入またはレンタルにて使用できます。

タッチオンタイム:https://www.kintaisystem.com/

6.プロジェクト管理ツール

在宅勤務では、誰が何をやっているのかが不明瞭になりやすいという課題があります。また、コミュニケーション量も少なくなりがちなので、ちょっとした認識の違いも生まれやすいでしょう。プロジェクト管理ツールを活用することで、誰が何をやっているのか、何をする予定なのか進捗を可視化し、効率的に仕事を進めることができます。

Backlog

Backlogは、視覚的に分かりやすいデザインのプロジェクト管理ツールです。課題に対して、コメントで証拠を残すことが可能なため、「言った言わない」などのトラブルを防止することができます。アイコンの設定や絵文字の使用が可能です。

Backlog:https://backlog.com/ja/

Redmine

Redmineはインストール型のプロジェクト管理ツールです。Redmineではタスクを「チケット」と呼びます。チケットは一覧やガントチャート、カレンダーなど、様々な形で表示し、確認することができます。Redmineはオープンソースソフトウェアのため、インストールは必要ですが、無料で使用できます。

Redmine:http://redmine.jp/

Asana

Asanaは、ボード形式というタスクを一覧化した形式と、タイムライン形式という業務の進行度合いが視覚的に分かりやすい形式で、プロジェクトを管理するツールです。特徴的なのはオートメーション機能で、カスタムルールを設定することで、仕事の割り当てなど、手で行っていた業務を自動化することができます。

Asana:https://asana.com/ja

便利ツールの活用で在宅勤務の体制を整備

在宅勤務の環境を整えておくことは、緊急事態宣言などの突発的な事態においても企業の成長を妨げないために重要です。また、昨今の新型コロナウイルス感染症の件に限らず、多様な働き方の推進はますます加速していくと考えられるので、この機会に在宅勤務の環境を整えておくことは、今後の役にも立つでしょう。

総務省のテレワーク情報サイトには、導入の手順を示したガイドブックや、実際にテレワークを実践している企業の導入事例を紹介しています。導入事例と自社の状況を比較しながら、課題に合わせたツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。


参考:https://telework.soumu.go.jp/

▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

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