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電子印鑑をスマホで押印できるようになれば、より幅広い使い方が実現します。結果的に、思いがけないところから企業利益が生まれるかもしれません。本記事では、電子印鑑の作り方と活用法を解説いたします。外出先からの書類承認もしやすくなった電子印鑑で業務効率をアップさせ、従業員ロイヤリティ向上を目指しましょう。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑は、スマホ（スマートフォン）を使って手軽に作成・押印できます。
スマホでも使える電子印鑑を作っておけば、出先や移動中でも押印できるため、電子印鑑のポテンシャルを最大限に発揮できるでしょう。
電子印鑑とは、ハンコの印影をデータ化したものであり、PDFやWordなど幅広い電子書類に直接押印することが可能です。電子印鑑の信頼性に不安感を抱く方もいましたが、近年はセキュリティが強化され、幅広い用途に使えるようになっています。
2023年の改正電子帳簿法の施行など、国を挙げて文書のデジタル化が進められているなか、企業からの電子印鑑への注目が高まっています。
▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のメリット・デメリットとは？無料で作れる方法と法的な効力
「働き方改革」や「デジタルファースト法」が推進されている今、リモートワークで承認決裁ができる電子印鑑が注目を集めています。本記事では、電子印鑑とはどのようなものなのか、作成方法やセキュリティ・法的な効力・メリット・デメリットなどについてご説明します。
電子印鑑は、無料・有料の2種類の作成方法があります。
電子印鑑の作り方にはいくつかありますが、本記事では手軽に作りやすいスマホでの作成方法をご紹介いたします。無料と有料の作り方があるため、それぞれ分けて確認していきましょう。
ただし、スマホで電子印鑑を作成する場合、端末に元々備わっているアプリケーションのみでは印影の背景を透過させる加工はできません。画像の背景を透過できる画像加工アプリをインストールするか、透過のみパソコンで行うなどの対応が必要となるため注意してください。
スマホの機能を利用すれば、電子印鑑を無料で作成できます。作り方の手順は、以下のとおりです。
電子印鑑化したい印影を紙に押印し、スマホで撮影します。はっきりと映るよう、印影は真白い紙に押印したうえ、明るい場所で撮影するようにしましょう。
スマホにアプリインストールされている写真アプリケーションから、画像を加工します。編集の際、明度を調整しておくとくっきりとした印影になるためおすすめです。次は、露出やコントラストを調整し、細かな調整を施します。操作が難しい場合は「フィルター機能」を活用すると手軽に画像を調整できるでしょう。電子印鑑の大きさや色味の調整を終え、加工した画像を保存したら作成作業は完了です。印影の背景を透過させる場合は、スマホ専用の無料で加工できる画像加工アプリがありますので、Webで検索してみてください。
無料の電子印鑑が、スマホにもともと搭載されている機能を使うのに対し、有料の電子印鑑は専用のソフトやツールを利用して作成します。コストはかかりますが操作がわかりやすく、信頼性の高い電子印鑑を簡単に作れるでしょう。
また、電子印鑑は、電子決裁システムの付随サービスとして提供されている場合もあります。電子決裁システムなら、タイムスタンプ付与や認証機能より本人性が保てるうえ、原本性・見読性の確保できるため、無料の電子印鑑とは異なり法的効力を持ちます。
なお、シヤチハタの有料電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、ご利用中の印鑑を画像データとしてサービス内にインポートするしくみです。押印する際は、印影の画像データとともに履歴や承認者情報が記録されるうえ、タイムスタンプが付与できるオプション機能もあります。操作方法は簡単でありつつ、セキュリティ面も安心な電子印鑑です。
電子印鑑のメリットを簡潔に説明するならば、以下の2点に尽きます。
・早い
・安全
電子印鑑のメリットは上記以外にも多彩であり、機能を最大限に活かすことで、業務効率化アップにもつながります。
以下では、電子印鑑のメリットを活かした使い方をお伝えいたします。
電子印鑑をビジネスに用いると、紙書類における決裁・承認フローの見直しにつながります。従来の業務フローでは、押印する際に紙の存在が不可欠でした。電子印鑑を使うことで、印刷やスキャンなど手間のかかる工程をすべて省くことができるだけではなく、出先や在宅でもスマホで押印できるため、業務効率や決裁スピードが大幅にアップします。押印作業がなくなれば、従業員はコア業務に集中できるので、時間の有効活用による生産性の向上に一役買うでしょう。
電子印鑑の作り方はさまざまですが、特殊なスキルはいらず、すべて短期間で簡単に作れます。押し方もシンプルであり、いつ・どこにいても手軽に押印が可能です。
最近の電子印鑑は、セキュリティに細心の注意を払って作成されています。
押印後の印影固定機能や、押印者の判別機能などもあり、書類の改ざんや印鑑の悪用防止が可能です。重要な契約書類などに押印する際は、タイムスタンプが付与できるセキュアな電子印鑑の使用がベストです。
▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑のセキュリティは安全？種類や作成方法による安全性の違い
電子印鑑のセキュリティが心配だという方へ。実は電子印鑑には種類があり、種類によりセキュリティの安全性に差があります。ここでは電子印鑑の種類とそれぞれの安全性の違いについて説明し、セキュリティ対策が施された電子印鑑の作成方法も紹介しています。
印鑑をデジタル化することで、これまで欠かせなかった用紙の消費量を大幅にカットできます。紙書類にかかっていた用紙代、インク代、郵送料などの経費が節約でき、コスト削減につながるでしょう。
紙への押印がなくなると、ペーパーレス化が実現でき、エコ活動を推進できます。
SDGsが注目されている中、ペーパーレスは目に見えやすい環境保全です。紙の存在がオフィスから消えることで、従業員も自然とエコな環境を意識できるようになります。
「環境にやさしい企業」としてのブランディングとなり、対外的なアピールにも役立つでしょう。
▼ペーパーレスについて詳しく知りたい方はこちら
ペーパーレス化のメリット・デメリットは？外出先・在宅でも業務を円滑に
IT化にともなってボーダーレスな社会が進みゆく今、ペーパーレスの目的は、意思決定スピードを含む競争力強化へと変化しているのです。 この記事では、ペーパーレスの変遷について振り返るとともに、今後ますます加速するであろうペーパーレス化を企業においてどう導入すべきか、具体的にご提案します。
電子印鑑がスマホで押印できるのは非常に便利です。しかし、ビジネス上で使用する電子印鑑を作成する際は、以下の3つのポイントに注意してください。
・無料の電子印鑑はビジネス利用に向かない
・使用できないシーンがある
・Excel（エクセル）で作るのはNG
電子印鑑は、有料と無料とではセキュリティレベルに雲泥の差があります。よって、無料で作れる電子印鑑は、ビジネス向きとはいえません。業務上で電子印鑑を用いるなら、なりすましやハッキングの懸念を考慮し、有料でセキュリティ対策が徹底された電子印鑑を選ぶことをおすすめします。
取引先の意向によっては、電子印鑑が利用できません。また、電子化がまだ認められていない一部の書類には、電子印鑑で直接押印することは不可能です。
もし簡易的な電子印鑑をスマホで自作する際は、Excelを使うのはおすすめできません。Excelアプリでパソコンと同様に作成可能かと思いきや、スマホでは複雑な操作ができないうえ、画面が小さすぎて非常に作りづらいといえます。
▼無料の電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら
初めての電子印鑑なら、“無料の電子印鑑”がおすすめ。有料と無料(フリー)の電子印鑑の差とは？
近年、業務効率化・セキュリティの面で電子印鑑を導入する企業がとても増えています。本記事では電子印鑑自体、無料と有料の電子印鑑の違い、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。フリーソフトや有料システムをどのように活用できるか検討してみましょう。
ビジネスで使う電子印鑑を作成する際は、信頼性を重視し、有料の電子印鑑を選びましょう。スマホのアプリなどで無料で作れるとはいえ、セキュリティ対策が脆弱です。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子印鑑は、社内での利用はもちろん、スマホでの利用もOKです。
すべての電子印鑑にシリアルナンバーが付与されていることから、不正利用を最小限に抑えつつ、デジタル化のメリットを最大限に活かせます。電子印鑑と文書回覧機能が一体化したソフトであり、ExcelやWordなどのファイルもアップロードできるため、これまでの業務フローを変えることなく書類作成から承認・決裁までのDX化が実現するでしょう。
無料トライアルもあるので、この機会にスマホでの押印をぜひ体験してみてはいかがでしょうか。
電子印鑑は無料・有料含め、様々な商品があります。どのシステムが合っているかは企業によって異なりますが、働く場所や時間の多様化が進む中では、スマホで使える電子印鑑なのか、はどんな企業でも重視したいポイントでしょう。スマホから捺印ができるようなシステムやアプリを入れていれば、出先で捺印がしたいときに、いちいちパソコンを開いて対応する手間がかかりません。電車など人の目があって書類を広げにくい場所でも、スマホであれば他の人の目にふれることなく確認することができ、セキュリティ的にも安心です。
ベストな電子印鑑選びが、従業員のロイヤルティ向上と業務効率化に貢献する可能性を大いに持っているため、慎重な選択をしましょう。
▼電子印鑑の作成について詳しく知りたい方はこちら
電子印鑑の作成で業務効率化を実現！無料版から有料版まで、おすすめのサービス紹介
リモートワーク推進にあたり、電子印鑑を作成する企業が増えています。これまでのオフィスでの作業に限定されていた押印業務が電子印鑑により解放され、柔軟な働き方が実現できます。本記事は電子印鑑を作る際の無料・有料それぞれおすすめのサービスと電子印鑑のメリット、さらに企業に導入する際にはどう使うべきかをご説明します。
▼業務効率化について詳しく知りたい方はこちら
業務効率化のアイデアと注意点を解説！
業務効率化は、多くの企業が抱える課題のひとつです。特に人手不足などの問題を抱える企業では、非常に重要なポイントとなります。しかし目の前の業務に手いっぱいで、業務効率化に取り組むのを後回しにしている企業も多いのではないでしょうか。業務効率化を実現するのにも手間や時間がかかりますが、取り組むうえでのコツや注意点をおさえておくことでスムーズに進めることができます。今回は、業務効率化のアイデアや注意点をご紹介しますので参考にしてみてください。
▼業務効率化ツールについて詳しく知りたい方はこちら
社内の業務効率化はコレで解決！ツール各種活用のススメ
働き方改革への取り組みが進み、社内の業務効率化にお悩みの方も多いかと思います。ツールをうまく活用することで解決できる課題も多いものです。ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツール、書類管理ツールなどおすすめの業務効率化ツールをたっぷりご紹介します。
▼Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
シヤチハタ株式会社の「Shachihata Cloud」は、「パソコン決裁Cloud」の進化版です。セキュリティ面・機能面を強化し、社内はもちろん、取引先との書類のやり取りも安心して行える電子決裁サービスへと発展しました。Businessパックを含む「Shachihata Cloud」のサービス名に込めた想いと拡張された機能について解説しているので、ぜひ一読ください。
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