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コラム

業務効率化のアイデアと注意点を解説!

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

業務効率化は、多くの企業が抱える課題のひとつです。とくに人手不足などの問題を抱える企業では、非常に重要なポイントとなります。しかし目の前の業務に手いっぱいで、業務効率化に取り組むのを後回しにしている企業も多いのではないでしょうか。

業務効率化を実現するのにも手間や時間がかかりますが、取り組むうえでのコツや注意点をおさえておくことでスムーズに進めることができます。
今回は、業務効率化のアイデアや注意点をご紹介しますので参考にしてみてください。

業務効率をあげるためのアイデア

ここでは、業務効率化に有効なアイデアをご紹介します。どの企業の業務にも該当するような内容を厳選していますので、業務効率化に取り掛かる際の参考にしてみてください。

無駄な時間の排除

定期業務の見直しをすると、常態化してしまっている業務時間のロスを削減できる可能性があります。
例えば、毎月行っている定例会議の時間、人員、内容は適切でしょうか。仮に毎月1時間以上会議を行っているとすると、企業全体としては、会議に参加している人数分×1時間以上の業務時間を使用していることになります。
会議を行う際は必要最小限の規模に抑えて、無駄な時間の削減に努めましょう。

日報についても同様です。毎日提出する日報ですが、書く時間や構成を考える時間が業務時間を圧迫している可能性もあります。また、日報を書くことがただの作業になってしまっても、せっかく日報を書き残す意味がなくなってしまいます。何か報告がある時のみ提出する、あるいは週報にするなど、必要最低限に留める決断も重要です。

残業廃止

働き方改革により残業時間が減った企業も多くあるかと思いますが、思い切って残業の廃止を検討してみてはいかがでしょうか。残業を廃止することで従業員それぞれが定時時間内に業務を終わらせようと逆算してタスク管理を行うため、効率的に業務を行う意識を持つようになります。
定時退社ができれば従業員のプライベートも充実します。仕事とプライベートのスイッチをうまく切り替えられると業務時間中の集中力アップにもつながりますし、ストレスの発散もしやすくなります。
業種によってはやむを得ず残業が常態化している場合もあるかもしれませんが、残業が当たり前になってしまうとダラダラと業務を進める癖がついてしまいます。残業廃止を掲げ、従業員に定時時間内のタスク完了を習慣づけてもらうことで、業務全体の効率アップが期待できます。

従業員のスキルとタスク量の精査

残業しなければ業務が終わらない理由として、担当従業員のスキルとタスク量が見合っていない可能性が考えられます。従業員にはそれぞれ得意不得意があり、こなせる仕事量も違います。スキルがあれば短時間でこなせる仕事量であってもスキルが足りていない従業員にとっては時間がかかりますし、難易度が高いと集中力の低下につながりかねません。

従業員を成長させるためにあえて難しい業務を振り分けるより、タスクを減らして十分に教育を行う方が従業員の成長や企業にとって効率的です。もしくは従業員それぞれのスキルを活かせる業務を振り分けることで、従業員の向上心や生産性が上がります。
業務の振り分け次第では、業務効率化に繋がるため、意識してみましょう。

業務フローチャートの作成

業務フローチャートとは「全体の中でどのような業務が発生し、それらをどのような流れで進めていくか」をまとめたものです。業務マニュアルを作成している企業は多くありますが、流れまで分かりやすく明記していることは少ないのではないでしょうか。
業務マニュアルで業務内容をスポットで理解できていても、流れを理解しないままに進めていてはスムーズな遂行は期待できません。マニュアルを作成する際は、フローチャートも同時に作成して全体の流れを分かりやすく提示しましょう。

資料の規格統一を図る

資料の構成や使用する用語などの規格統一も、業務効率化に有効な手段のひとつです。統一されていない場合、資料で使用する用語の捉え方などは書く人や書く内容によって変化します。言葉は読む人によっても解釈が異なるため、統一されていないと内容の理解に時間がかかったり、間違った解釈をしてしまったりする原因になります。読む人全員が同じ解釈で、正確に読解できるように資料での用語や構成などの規格を統一しておきましょう。

例えばフォーマットやデザイン、フォントなどの細かい部分を統一するだけでも見やすくなりますし、加筆修正も行いやすくなります。新規で作成する際も、構成が統一されていれば「何をどのような流れで書けばいいか」を判断しやすいためスムーズに進めることができます。

業務効率化の注意点

業務効率化のアイデアをご紹介してきましたが、すべてを実行するのには時間も労力も必要です。業務効率化を失敗なく実行するために、実行前の注意点について確認しておきましょう。

業務効率化の目的を見失わない

業務効率化の計画を立てた時点では有効だと判断したアイデアでも、業務効率化に取り組むなかで目的を見失ってしまえば逆効果となることもあります。
例えば、前述した「残業廃止」を導入しても形だけの取り組みでは業務の後ろ倒しや退勤後の残務処理につながりかねません。「残業廃止」することを目的におくのではなく、あくまで「業務効率化」やその後の業務改善が目的であることを前提として、自社の環境や従業員のスキル・リソースに合った無理のない範囲で実行するようにしましょう。

効率化にこだわりすぎない

業務の効率化にこだわりすぎることで、リスクが生じてしまうことも考えられます。例えば、業務効率化の方法のひとつとして社外の人材やサービスに業務を委託することもあるでしょう。
ただし、社外に業務を委託する際には相応のリスクも視野に入れておく必要があります。社内と比べて情報共有が十分に行えないためにミスが発生し、結果的に修正に大きな時間を割く必要性が生じることも考えられます。ミスがクレームに発展してしまった場合には、クレーム対応を行うのは自社になるため、効率化どころか仕事量が増加してしまうこともあるかもしれません。
社内リソースのみで業務を行う場合でも、効率化にこだわりすぎることで情報共有や指示が不十分になってしまっては意味がないので注意しましょう。

業務効率化にはツール活用も効果的

今回は、業務効率化のアイデアや取り組む前に注意すべき点をご紹介しました。自社にとって必要なアイデアを精査して取り入れてみてはいかがでしょうか。
業務効率化においては、ツールの活用も効果的です。「パソコン決裁Cloud」を利用すれば印鑑が必要な書類の提出も、オンライン上に登録した印鑑を利用して提出することができます。書類の出力や印鑑の用意などの作業時間が短縮でき、文書のやり取りもオンライン上で簡単に共有することが可能です。ぜひ活用してみてください。