Shachihata Cloud電子印鑑セキュリティ機能？コピーや改ざん防止、ツールの選び方
企業では浸透しつつある電子印鑑ですが、これほど企業で活用されるようになったのはその多様性と利便性が理由です。しかし、まだまだセキュリティを懸念する声もあり、課題も残されています。悪用や流出を防ぐセキュアな環境で使用できる電子印鑑とはどのようなものなのか、電子印鑑の効果やメリットを踏まえた上でご紹介します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子印鑑から始める業務改善DX」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子印鑑の導入にお役立て下さい。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコン上で使用できる印鑑です。本物の印鑑を紙に捺印するように、パソコン上の文書に使用できます。
三文判のように簡易的なデザインから角印や社印など種類も豊富にあり、ビジネスから公的なシーン、一般などでインターネットを介したやりとりに用いられることも多くあります。
近年、企業では電子印鑑の導入が増えています。その理由は、これまで紙に印鑑を押す作業で生じていた煩わしさを解消し、企業にもたらす効果の多さが注目されたからといえるでしょう。
電子印鑑のメリット
では電子印鑑が企業にもたらす効果とは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、電子印鑑のメリットについてご紹介します。
承認フローの効率化
これまで紙でとり行われてきた承認作業では、電子文書のプリントアウトからスタートしていました。
例えばパソコンで作成した書類に印鑑が必要な場合、作成者は文書をプリントアウトし捺印、再びスキャニングでパソコンに取り込む、という流れが組まれていました。
電子印鑑を用いれば書類作成→捺印→完了の工程だけですみ、プリントアウトとスキャニング、さらに印鑑の準備も必要ありません。
わずかな時間の削減と感じるかもしれませんが、業務中は小さな手間がストレスになるものです。電子印鑑による承認ワークフローの効率化は従業員のストレスを軽減し、快適な仕事環境を提供します。
ペーパーレスに貢献
電子印鑑により電子文書のプリントアウト作業がなくなることで、ペーパーレス効果も生みます。近年、大きな企業ほど注目しているエコ環境への取り組みですが、ペーパーレス化はその本質的な部分にあたります。
ペーパーレスを実現することで従業員にもエコ化が習慣づき、紙以外の資源にも意識を向けるようになります。ペーパーレスから始まるエコ推進活動により、外部からもエコに取り組む企業としての認識が強まるでしょう。
企業ブランディング以外にも、ペーパーレス化によって恩恵が受けられるのは経費です。紙代やトナー代を抑えられるため、費用削減にも有効です。
書類の不正改ざん・悪用防止効果
電子印鑑の中には、捺印をした時点で書類の変更を不可能にする機能があります。書類の不正改ざんや悪用防止効果は、重要な書類を扱うシーンでは特に意識したい点です。
紙媒体では不安が残ったこれらのセキュリティ面も、電子印鑑を用いることで解決します。
電子印鑑が使用できるシーン
社内での電子回覧や承認書類はもちろん、セキュリティ対策がなされている電子印鑑であれば契約書類にも使用できます。
基本的にビジネスシーンで活躍することの多い電子印鑑ですが、インターネット上における個人でのやりとりに使われる場合も増えているようです。
公的サービスでも電子印鑑の使用を促進しており、電子印鑑をはじめとするコンピューター上での証明について定めた法律も、整いつつあります。
国自身が電子承認の一般化を広めようと模索している以上、今後はさまざまなシーンでの電子印鑑の活用が増えていくでしょう。
電子印鑑の種類
ここでは、電子印鑑の種類について詳しくご紹介します。
画像を登録しただけのもの
電子印鑑には大きく分けて2つの種類があります。1つは、印影画像を登録しただけの印鑑です。
実際の印鑑を押印しその画像をスキャニングでパソコンに取り込む、その後トリミングや加工を施し画像として保存されたものも「電子印鑑」と分類されます。
アプリの使用や電子印影作成業者に依頼し作成することも可能です。
どちらにしても実際にはただの画像であるためセキュリティ性はほとんどなく、社内回覧など、簡易的なサインの代用品として活用される場合をのぞけば、ビジネスシーンで使用することはお勧めできません。
セキュリティ強化がなされているもの
もう1つは、捺印した際に「誰が、いつ押したのか」がわかるセキュリティ性能が付与された電子印鑑です。
ビジネスシーンで使われるほとんどが、こちらのタイプです。セキュリティ強化がなされた電子印鑑は書類改ざんや悪用防止、印影自体のコピー防止機能など、セキュアな環境下で使用できる機能がついています。
印面の選択肢は多数
印面のデザインには様々な種類があります。三文判デザインから角印や社印など、用途に合わせたデザインが選択可能です。
ただし無料で作れる電子印鑑の印面はセキュリティ強化がなされているものに比べ、選択肢の幅は狭くなります。印影の細かい部分の調節も難しく、個性を出した印鑑を作成したい場合には無料の印鑑は不向きです。
電子印鑑の効力が限定的な理由
電子印鑑の認知度によるもの
電子印鑑は承認フローに頻繁に用いられ非常に利便性の高いシステムですが、使用が限定される場合があります。その理由のひとつが、電子印鑑の認知度です。
企業においてポピュラーになりつつある電子印鑑ですが、まだまだ町の小さな企業や昔ながらの体制を保っている企業では、電子印鑑の認知度は高いとはいえません。
電子印鑑のセキュリティ面やシステムがよく理解されず、使用を拒否されてしまう可能性もあります。
相手企業の導入体制が整っていない
相手企業が電子印鑑のシステム、セキュリティを理解していたとしても、電子印鑑の使用を認めていない可能性もあります。
通常のやりとりでの電子印鑑使用は問題ないにしても、最終的な重要決定書類は紙媒体以外不可という場合も考えられるため、事前に相手企業が電子印鑑の使用をどこまで認めているのか、把握しておきましょう。
セキュリティ対策が不十分な電子印鑑が多い
電子印鑑の使用を躊躇する企業の中には、セキュリティ対策の不十分さを懸念する声もあります。本当にセキュアなシーンで使用できる電子印鑑は限られており、一般的に出回っている電子印鑑のほとんどが画像データとして使用するだけの安全性の低いものばかりです。
そのため企業が、電子印鑑全体に印影画像のコピーや悪用といった不安を抱いてしまい、導入にまで至らないと考えられます。セキュリティ性は、電子印鑑業界にとって大きな課題といえるでしょう。
コピー防止機能のある電子印鑑
オフィスで電子印鑑を使用するのであれば、一般的な画像データのみの印影では不安が残ります。最低でも、悪用を避けるためにコピー防止機能は必須です。
シヤチハタの電子印鑑は、一つひとつにIDが割り振られ、使用の際にはユーザー認証が必要です。加えて、「パソコン決裁７」を導入すれば、普段使用しているWordやExcelなどにも捺印ができ、さらに捺印後の文書改ざんを不可能にする保護機能もあります。
今現在のシステムを変えず、本当にセキュリティ性の高い電子印鑑を導入したいという企業は、「パソコン決裁７」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回は、電子印鑑の効果やメリット、種類などについてご紹介しました。電子印鑑には利便性などのメリットも多くありますが、セキュリティ対策などの課題も多くあります。導入を検討する際は、コピー防止機能のあるものなどを選ぶことをお勧めします。
Shachihata Cloud Channel