Shachihata Cloud経理業務でリモートワークは可能？セキュリティなどの課題と対応策
新型コロナウイルス感染防止策の一環として、リモートワーク（テレワーク）を導入する企業が増えてきました。新しい生活様式へと移行していく中で、オフィスに出社して働くというこれまでの働き方の常識が見直されつつあります。一方で、経理など紙書類でのやり取りの多い仕事に従事されている方は、オフィスで対応する必要のある業務が多いことから、その効果を実感する機会が少ないのではないでしょうか。
本記事では、経理業務でリモートワークを導入する場合に想定される課題と、導入により得られるメリット、及び解決策についてご説明します。
経理業務をリモートワーク化する際の課題
はじめに、経理業務でリモートワークを導入するにあたり、よく発生する課題をまとめてご紹介します。
領収書などの紙資料が多い
基本的に作業そのものはパソコンで行われる経理業務ですが、扱っているのは紙にプリントアウトされた書類という場合が多いのが現状です。具体的には領収書や伝票、帳簿など、大量の紙書類を作成したり、回覧したり、保管したりといった業務が行われます。企業によってはFAXを利用する業務が存在する場合もあります。
押印手続きが多い
領収書などの書類を紙で扱っている限りは、どうしても捺印をするためにオフィスへ出社する必要が生じるため、リモートワークの阻害要因になりやすいといえます。電子印鑑サービスを活用するなど、押印手続きもリモートで行えるようにするには環境整備が必要となります。
情報漏えいのリスクが心配される
経理業務においては機密性の高い数字を扱うため、最大の懸念事項はセキュリティ面への不安といえるでしょう。オフィス外の環境から財務情報にアクセスできるようになることで、情報が漏えいするリスクも議論すべき点といえます。
経理業務をリモートワークにするメリット
経理業務のリモートワーク化が進まないことには、前述のような課題があります。しかし、その課題を克服して経理業務をリモートで行えるようになれば、企業にとっては以下のようなメリットがもたらされます。
紙（印刷代）の削減
これまで紙文書として行われていた社内の稟議書や、取引先への発注書や領収書、請求書などの手続きを電子化してリモートワークでも行えるようにすることで、コピー代を大きく削減することができます。電子データとして管理することで印刷をする手間が省け、紙書類をファイリングして保管する業務もなくなり、棚の大半を占めていたスペースもなくすことができます。
押印手続きのスムーズ化
セキュリティが担保されたシステムを導入する必要はありますが、紙書類の捺印を電子印鑑へ変えることで、押印の手続きがスムーズに行えるようになります。紙書類では押印する関係者が社内にいなければ業務が滞りますが、電子印鑑であればクラウド環境に置かれている書類に様々な端末からアクセスすることができるようになります。出張などで外出しているときでも対応可能です。
重要書類の管理の効率化
この記事をお読みいただいている皆さんが所属されている企業におかれては、取引先との契約書などの管理をどのように行っているでしょうか。紙に印刷してファイリングし、キャビネットで保管し鍵をかけている企業もまだ多いかと思いますが、確認したいと思ったときにすぐにできず不便を感じる場面はありませんか？そのような、時々確認する必要がある書類も電子データとして保存されていれば、書類を探す時間を短縮することができます。検索機能を使えば特定の書類をすぐに見つけることができ、業務効率が大きく向上します。
経理業務をリモートワーク化する為に必要なこと
経理業務はリモートワークでは実施できないと思われることも多いですが、社内規定の改訂やITインフラなどの環境を整備して仕組みを作れば、経理業務だからといってリモートで対応できないことはありません。次に、経理業務をリモートで行うにあたって必要な対応についてご紹介します。
セキュリティ対策
機密情報を取り扱う経理業務においては特に、情報漏えいを防止するため、セキュリティ対策が欠かせません。テレワークを行うためにはセキュアな環境を用意し、ネットワークの安全性を担保する必要があります。特に重要な書類にアクセスする際には2段階認証を設定するなどの対策も検討しましょう。
また、技術的な対策に加えて、社内の情報セキュリティポリシーの見直しと社員教育も行う必要があります。
領収書や各種帳票のペーパーレス化
紙書類でのやり取りが中心となっている場合、物理的にリモートワークが実施できなくなります。紙で行われている社内の業務の見直しを行い、ペーパーレス化をこれまで以上に進めていく意識を持つことが大切です。
決裁方法の見直し
決裁をするためには上司や役員などからの押印が必要な場面が多いかと思いますが、そのような決裁方法も見直しをすることが望ましいといえます。
シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」をご利用いただくと、あらゆる書類の回覧や捺印が電子印鑑を使ってクラウド上で行えるようになります。スマホやタブレットなどの端末からいつでもどこでも捺印可能で、履歴も残るため安心してお使いいただけます。詳しくは以下の製品紹介ページをご参照ください。
クラウドサービスの活用で経理業務もリモートワークへ
シヤチハタの「Shachihata Cloud」のように、高度なセキュリティを維持しながらこれまでの経理業務をペーパーレス化できる便利なクラウドサービスを活用する企業は徐々に増えてきています。特にクラウドサービスであれば、導入にあたっての複雑なシステム開発は基本的に不要なため、リモートワークをするための第一歩としても検討しやすいといえるでしょう。紙書類の取り扱いの多い経理業務ですが、リモートワークで行えるようにするメリットは大きいため、これを期に電子化への移行を検討してはいかがでしょうか。
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