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コラム

【Wordテンプレート付】テレワーク就業規則の必要性と項目解説

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革の推進に伴い、テレワーク(在宅勤務など)を導入する企業が増えてきました。また、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけとして、さらにその浸透速度が加速しつつあります。本記事では、テレワーク導入に必要な就業規則に関する準備について、Word形式でダウンロード可能なテンプレートと合わせてご紹介します。

テレワークの就労形態

はじめに、テレワークの種類について簡単にご説明します。テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方をいいます。「離れたところで」を意味する「テレ(tele)」と「ワーク(work)」と合わせた造語であり、拠点であるオフィスから離れた場所で、ICTを使って仕事をすることです。

テレワークには自宅で仕事をする「在宅勤務」、移動中の交通機関などでの仕事を可能にする「モバイル勤務」、拠点のオフィスではないコワーキングスペースなどで働く「サテライトオフィス勤務」の3形態があります。テレワーク導入にあたっては、導入する形態に適した就業規程を整えておく必要があります。

テレワーク導入には就業規則の変更が必要?

テレワーク導入時に挙がりやすい懸念事項のひとつが、就業規則を改訂する必要があるかどうかです。労働基準法では、従業員が常時10名を超える事業所の場合に、就業規則の作成・届出を義務付けています。

現在の就業規則で対応可能か確認

労働時間制度をはじめとする労働条件が、テレワーク時と通常時と同じ場合には、就業規則変更の必要がありません。ただし、実際には通信費を従業員に負担させることや、緊急時の連絡方法など、通常の勤務とは異なる点がテレワーク勤務では生じる場合が多いといえるでしょう。その場合には就業規則の変更が必要となります。

また、たとえばテレワークの導入に際してフレックスタイム制を採用したい場合、既存の就業規則にその規定が定められていなければ、就業規則を変更する必要があります。

まずは就業規則がテレワークに対応しているかどうかを確認しましょう。

規程として新たに作成してもOK

就業規則の変更が必要となる場合には、就業規則本体にテレワーク勤務に関する定めを盛り込むか、もしくは新たに「テレワーク勤務規程」を作成することになります。どちらの対応でも問題はなく、企業で判断することになりますが、別途テレワーク勤務規程を作成してまとめる形式のほうがわかりやすいでしょう。

(図)就業規則とテレワーク勤務規程の関係性
「就業規則」は従業員が遵守すべき規律や労働条件に関する具体的細目について定めた規則類の総称で、「テレワーク勤務規程」は就業規則の一部とされます。

※参考:https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdfより作図

なお、就業規則の作成・届出義務のない企業でテレワークを導入する場合には、テレワークについて労使協定を締結したり、労働条件通知書で従業員へ通知したりするなどの対応を行うことが望ましいといえます。

テレワーク就業規則に掲載が必要な項目

テレワークを導入する場合の就業規則には、たとえば以下のような項目を記載します。

(表)テレワーク勤務に関する就業規則・規程の改定項目

・在宅勤務を命じることに関する規程

・在宅勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規程

・給与、通勤手当てなどに関する規程

・安全衛生(作業環境、健康診断、作業管理)に関する規程

・服務規律(セキュリティ)に関する規程

・通信費などの費用負担に関する規程

・教育訓練、研修に関する規程 など

厚生労働省の「テレワークモデル就業規則〜作成の手引き〜」では、就業規則の規程例を解説付きでまとめています。本記事では手引き書に掲載されているテレワーク就業規則の例を、Word形式でダウンロード可能なフォーマットをご用意しました。各企業の状況に合わせてカスタマイズしてご利用ください。

テレワーク就業規則(在宅勤務規程)ダウンロード

参考:https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdf

就業規則変更の手続きフロー

続いて、就業規則を変更する場合の手続きについて、順を追って確認していきましょう。

1. 就業規則の変更案(規程)作成

まずは就業規則の変更案を作成します。前述のフォーマットなどを参考に、各企業の実態に即した形で作成しましょう。必要に応じて所轄労働基準監督署へ相談します。

2. 全従業員への説明と要望の集約

作成が完了したら、全従業員へ説明し理解を得ます。テレワーク対象者以外にも制度そのものの理解や協力が必要となるため、全従業員へ説明するのが望ましいといえます。意見を集約させ、規程を見直します。

3. 労働者代表の意見聴取(意見書)

次に、労働者代表の意見聴取を意見書の形で行います。意見書は後に提出が必要となるため、必須の工程です。必要に応じて労使協定の締結を行います。

4. 全従業員への周知

労働条件の変更については、「労働者と個別合意」が原則となっています。従業員に対し労働条件を明示して周知しましょう。

5. 労働基準監督署へ提出

就業規則を変更した場合には、従業員代表の意見書を添付した上で、所轄労働基準監督署に届け出ることが必要です。

6. テレワーク対象者への労働条件の明示・合意

テレワーク対象者には事前に労働条件を明示した上で合意を求め、テレワークの実施となります。労働条件の明示については、労働基準法の適用があることに留意する必要があります。具体的には、労働契約を締結している従業員に対し、新たにテレワーク勤務を行わせることになる場合、就業場所を明示した書面を交付し、企業と従業員との間で合意することが必要です。

(表)労働基準法第15条

(労働条件の明示)

第15条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

改定手続きは電子でスムーズに申請

就業規則の変更届は、総務省行政管理局が運営する電子政府の総合窓口「e-Gov」にて、電子申請を行うことが可能です。以下のページより申請書や意見書などの添付書類を登録して申請することができます。

参考:https://shinsei.e-gov.go.jp/search/servlet/Procedure?CLASSNAME=GTAMSTDETAIL&id=4950000009642&fromGTAEGOVMSTDETAIL=true

労働基準監督署へ提出する前には、就業規定の改定案を社内の関係者へ提示し決裁を得るなどといった、一連の社内手続きが必要になるかと思います。シヤチハタの提供する電子決裁サービス「パソコン決裁Cloud」は、そのような社内の規程に関する変更・決裁手続きがスムーズに行える便利なクラウドサービスです。テレワークが導入されると紙書類の取り扱いに課題を感じる場合が多いため、このように社内の回覧や押印といった手続きがペーパーレスで進められるツールを導入しておくと、様々な場面で役立ちます。

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テレワーク導入には就業規則の見直しが必要

在宅勤務をはじめとするテレワークは労働基準法が適用となり、基本的には決まったフローに則り就業規則の見直しを行うことが必要です。テレワーク導入によって職場の生産性向上・コスト削減が期待できるため、「パソコン決裁Cloud」のようなツールを活用しながら、テレワーク導入へとスムーズに移行させましょう。

※本記事は2020年7月時点の情報を参考に作成しています。最新情報につきましては各行政機関のウェブサイト等をご参照ください。