Shachihata Cloudインボイスで経費精算はどう変わった？変更点や注意点を解説
2023年10月より、消費税の適正な納税を支援する目的でインボイス制度が導入されました。これにより、従来と比べて経費精算が複雑になり、注意すべき点も増えることになりました。本記事では、インボイス制度下での経費精算の変更ポイントや注意点について、わかりやすく解説します。
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インボイス制度と仕入税額控除の要件が変更
インボイス制度とは、消費税の課税事業者が取引時に発行する適格請求書（インボイス）に、消費税額の明細を記載し、税務上の正式な証拠とする制度です。これにより、消費税の適正な納税が促されると共に、脱税や誤った申告の防止が期待されています。
インボイスの開始に伴い、課税事業者が消費税の納税額を計算する際に、外部に支払った仕入れや経費にかかる消費税額を売上にかかる消費税額から差し引きできる「仕入税額控除」の適用要件も変更になりました。
仕入先が適格請求書発行事業者でない場合は、仕入税額控除ができず納税する消費税の額が増えることになります。
インボイス開始後の経費精算における変更点
業務にかかった経費の精算を行う際、従来であればレシートや簡易な請求書でも支払った消費税の控除が可能でした。しかし、インボイス制度下では、適格請求書発行事業者による正式なインボイスがなければ控除が受けられなくなります。実際の変更点は主に以下の通りで、経理担当者はこれらの情報を正確に把握し、精算プロセスに反映させる必要があります。
インボイス情報の詳細化
インボイスには、
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称と登録番号
- 取引日
- 取引内容
- 課税仕入れに係る支払対価の額
- 税率ごとに区分して計算した取引金額（税抜きまたは税込み）と適用税率
- 適格請求書の宛先
といった、より詳細な情報の記載が求められます。
ただし、⼩売業、飲⾷店業、写真業、旅⾏業、タクシー業、駐⾞場業、その他これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業者には、上記⑤と⑥の記載が不要な適格簡易請求書の発行が認められています。
ちなみに、消費税の記載は税込経理方式と税抜経理方式のどちらを選んでも構いませんが、すべての取引において同一の方式に統一しなければなりません。
3万円未満の領収書の扱い
インボイス導入前の2023年9月30日までは、仕入れにかかった金額が3万円未満の場合には、請求書や領収書がなくても、課税仕入の相手方の氏名または名称および住所または所在地、課税仕入を行った年月日、課税仕入にかかる資産または役務の内容、課税仕入にかかる支払対価の額などが帳簿に記載・保存できていれば、仕入税額控除が可能となる特例が認められていました。
しかし、インボイス導入後はその特例がなくなり、金額にかかわらず適格請求書または適格簡易請求書の要件を満たした領収書やレシートの受領・保存が必要になりました。そのため、従業員が領収書やレシートを受領する際には、要件を満たしていることを確認しなければなりません。
インボイス導入後の経費精算の注意点
帳簿記載だけで仕入税額控除が認められるケースも
ただし、インボイスの適用要件を満たした領収書やレシートがなくても、簡易的な処理が認められるケースもあります。たとえば従業員の出張の際、旅費、宿泊費、日当など、通常必要であると認められる部分の金額については、一定の事項を記載した帳簿のみを保存しておけば仕入税額控除を受けることも可能です。
この他にも、卸売市場における出荷者の生鮮食料品の販売、農業協同組合や漁業協同組合、森林組合に委託による生産者の農林水産物の販売、3万円未満の自動販売機・自動サービス機での商品の販売、郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービスなど、帳簿への記載のみで仕入税額控除が受けられるケースがいくつかあります。
とはいえ、領収書やレシートをもらわない状態が慣習化してしまうことで、実体のない不正経理が横行してしまうリスクがあります。そのため、経理部門としてはやはり、インボイスの適用要件を満たした領収書やレシートの受領を社内でルール化しておくのが望ましいでしょう。
免税事業者との取引
インボイス導入後も免税事業者である仕入れ先と取引を行う際は、取引においてインボイスに該当する領収書を受け取ることができず、仕入税額控除の対象とはなりません。そのため、通常とは別の消費税コードを付ける必要があります。
このように課税事業者と免税事業者で異なる請求書が発行されることに加え、自社が発行する請求書の記載事項も増えることになります。新規仕入れ先と取引を行う際に適格請求書発行事業者であるか否かを確認する必要が生じるなど、経理担当者の手間が増えるのは避けられません。
インボイスで複雑化した経費精算業務への対策
上記のように、インボイスの開始に伴って複雑化し、かつ業務量が増加した経費精算に対応するため、多くの事業者が導入を進めているのがクラウド型の会計システムです。特に、これまで経費精算を手書きやエクセルで行ってきた事業者の皆様にとっては、書類の作成や送付のやり取りを電子化することで、業務フローの大幅な効率化が可能となります。
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