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コラム

テレワーク(リモートワーク)とは?導入する際のポイントと課題

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

働き方改革の推進と、昨今の新型コロナウイルス感染拡大防止で、注目を集めるようになったテレワーク。リモートワークや在宅勤務といった呼び方もされますが、それぞれ何が異なるのでしょうか。本記事ではテレワークの概要と、導入における課題、またテレワークを成功へ導くためのポイントをわかりやすくご説明します。

テレワーク(リモートワーク)・在宅勤務の違いとは

はじめに、同じような意味で扱われることの多い「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」の違いについてそれぞれご説明します。

テレワークとは

テレワークとは、在宅勤務やサテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)等、多様な働き方の総称です。「tele=離れたところで」と「work=働く」をあわせた造語で、「ICTを活用した場所にとらわれない柔軟な働き方」のことをいいます。所属企業のオフィスではない場所から、インターネット等を通じて社内のデータにアクセスして業務が行えるため、テレワークを活用することで効率的で多様な働き方が可能となります。

テレワークの種類としては、営業先の会社や飛行機・新幹線などの移動中、カフェ等も就業場所に含める働き方である「モバイルワーク」や、自宅で働く「在宅勤務」、所属する事業所以外の事業所で働く「サテライトオフィス勤務」など、様々な働き方が含まれます。

(図)テレワークの形態

参考:総務省「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」より作図
https://www.soumu.go.jp/main_content/000668432.pdf

リモートワークとは

リモートワークとは、「remote=遠い」と「work=働く」を合わせた言葉で、オフィスから離れた場所で勤務を行う働き方のことを指します。テレワークとリモートワークは同じ意味と捉えて差し支えありませんが、厚生労働省や総務省ではテレワークという表現を用いて普及活動に取り組んでいます。

在宅勤務とは

在宅勤務とは前述の通り、自宅からインターネット等を通じて社内のデータにアクセスして行う勤務形態のことをいいます。在宅勤務もテレワーク・リモートワークの一種です。

テレワークが推進されている背景

次に、テレワークを政府としても推進するようになった背景についてご説明します。働き方改革において重要な位置づけとなる取り組みの一つが、テレワークの導入です。政府が定めた「世界最先端IT国家創造宣言」では、「2020年にはテレワーク導入企業を2012年度(11.5%)比で3倍にする」という目標を掲げています*。

ご存知の通り日本では少子高齢化が深刻な問題となっており、労働人口が今後大幅に減少していくことが予想されています。一方、職場では長時間労働が行われ、育児中の女性は働くことができず、男性中心の職場がまだ多いのが現状です。このような働き方は過労死など人命や健康への影響が心配されるだけでなく、少子化の原因を作り、また女性のキャリア形成を阻む要因、男性の家庭参加を阻む要因にもなります。

そこで、この悪循環を断ち切るために、働き方改革が断行される運びとなりました。長時間労働を改め、より短い時間で成果を出せる、生産性の高い働き方に変えていくことによって、働く意欲のある方が個々の事情に応じた働き方を選択できるようになることを目指した取り組みです。

テレワークが導入されれば、働く意思のある女性のみならず、身体に障害のある方や、足の不自由な高齢者など、多様な人材を登用できる可能性が広がります。

*参考:首相官邸:世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画について
https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/kettei/pdf/20190614/siryou1.pdf

テレワークを導入する際のポイントと課題

総務省の発表する「情報通信白書(令和元年版)」によると、テレワークの導入率は2018年の時点で19.1%と、2割に満たない結果でした。年々上昇傾向にあるとはいえ、まだ先は長いことがわかります。導入時の課題を解消するためのポイントを5つご紹介します。

参考:総務省「情報通信白書(令和元年版)」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r01/html/nd124210.html

1. 従業員の労働実態を可視化する

働いている姿が常に目に見えるわけではなくなるため、本来の職務が全うできている状態かどうか可視化をする必要があります。それは怠慢防止の観点だけでなく、生産性の高い業務を行っている従業員の能力を適切に評価する観点からも必要なことです。

目が行き届かなくなると従業員のモチベーション低下にも繋がりかねないため、マネジメントラインはこれまで以上にメンバーの意識付けや管理に注意を払う必要があります。成果物や日報の提出を義務付けるなどの工夫が求められます。

2. 情報漏洩リスクの回避策を徹底する

テレワークを行うにあたっては、主にノート型パソコンやタブレット端末を利用します。こうした端末はサイバーセキュリティ対策がしっかりと行われている職場と比較すると、情報漏洩リスクに晒されやすい環境といえます。

ウイルス対策ソフトをインストールする他、パスワード管理の厳格化や、重要情報へのアクセスへの二段階認証の設定、通信の暗号化、端末紛失時にはアカウントロックがかかる設定など、あらゆる技術的なセキュリティ対策を施しましょう。

また、技術的な対策のみならず、従業員による人為的なセキュリティリスクも回避する必要があります。適切な従業員教育を行い、情報管理ルール等を遵守することが求められます。

3. コミュニケーションの手段を予め確保する

会社の中にいれば、デスクにいるときに声をかけたり、会議室で顔を合わせて議論をしたりできますが、テレワークになると同じ環境に従業員同士が一堂に会することができなくなります。業務が滞ることのないよう、打ち合わせのためにWeb会議システムを導入しておくことは不可欠といえるでしょう。また、メールでのやり取りに加えてビジネスチャットツールを活用することで、テキストベースの情報共有がスムーズに執り行えます。

4. 通信環境の整備を整えておく

テレワーク中に通信が度々遮断されたり、接続できない状態が続いたりすると、業務が進められず、従業員側にもストレスがかかります。適切な回線を整備し、必要に応じてWi-Fi端末を従業員へ貸与できるようにするなど、アクセス負荷に耐えられる通信環境の整備も大切です。

5. 勤務場所の事務用品やパソコン周辺機器を準備しておく

テレワークではノート型パソコン等の端末以外にも、周辺機器が必要になることがあります。ディスプレイやマウス、延長コード、ヘッドセット等がその一例です。周辺機器の他にも、付箋やメモ帳といった事務用品や、作業用のデスクや椅子が必要になる可能性もあります。

周辺機器も含めて会社から貸与するのか、従業員で購入した場合は会社に請求できるのかなど、ルールと合わせて整備する必要があります。

従業員の働きやすい環境整備で人材不足解消へ

将来的な人材不足への備えとしても、企業は従業員が働きやすい環境を整え、優秀な人材が長く働いてくれるよう配慮をしていくことが求められています。テレワークの導入にあたり、社内のITインフラ環境を整備していきましょう。

テレワーク推進の味方となるツールの一つが、シヤチハタの提供する「パソコン決裁Cloud」です。オフィス内にいなくても書類の捺印・回覧ができる電子決裁システムであり、クラウド型のため導入にあたっては複雑なシステム開発を必要とせず、すぐに導入することができます。本認証機能、改ざん防止機能も付いて、セキュリティ対策も安心です。テレワークを推進していきたい企業の方は、「パソコン決裁Cloud」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。60日間の無料トライアルもございますので、ぜひご利用ください。