Shachihata Cloudインボイス制度における請求書の書き方 注意点や記載例を紹介
2023年10月より全面的に導入された適格請求書（インボイス）制度は、消費税の正確な取り扱いを確保し、適正な申告と納税を促進するための重要な制度です。この制度により、消費税額が明確に表示された請求書の発行が必須となりました。ここでは、インボイス制度における請求書の正しい書き方と具体的な記載例を詳しく解説します。
インボイス制度とは？
インボイス制度は、消費税額を明記した請求書を発行することを義務付ける制度です。インボイス（適格請求書）とは、販売先に対し、税率・税額を正しく伝えるため、従来の区分記載請求書に必要事項を追記した請求書を指します。
インボイス制度導入後に、消費税納付時の仕入れ税額控除を受けるには、仕入先等が発行するインボイスが必要になります。
この制度のもとでは、インボイス発行事業者として登録された事業者のみが、消費税の控除を受けるために必要な適格請求書を発行できます。これにより、消費税の透明性が高まり、税の適正な申告と納税が促進されることが期待されています。
適格請求書を発行するには課税事業者である必要があります。免税事業者は令和5年10月1日を含む課税期間中に適格請求書発行事業者の登録を受ければ課税事業者となることが可能です。
インボイスに必要な情報
インボイス制度下では、現行の請求書に記載されている項目の他、新たに記載が必要となる項目が加わります。
適格請求書に記載しなければならない情報は以下の通りです。
①適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに分類し合計した対価の額(税抜または税込み)および適用税率
⑤税率ごとに分類した消費税額等
⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
このように、従来の区分請求書では記載の必要がなかったインボイス発行事業者の登録番号のほか、税率ごとの消費税額、税率ごとに区分して合計した適用税率の記載が求められるようになります。
インボイスの書き方と記載例
請求書の書き方は、上述した必要な情報を含め、明確かつ正確に記載することが重要です。以下に、記載例を示します。
小売業、飲食店業、タクシー業等、不特定多数に対して販売等を行う取引については、適格請求書に代えて、簡易適格請求書（簡易インボイス）の交付が認められています。④は適用税率か消費税額等どちらかの記載があれば問題なく、⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称も免除されています。
インボイス発行にあたっての注意点
インボイスの発行にあたっては、以下の点に注意が必要です。
複数の書類に渡る場合は関連性を明確に
インボイスとして必要な事項が記載されていれば、請求書以外にも納品書や領収書などをインボイスとしても問題ありません。
また、インボイスに記載しなければならない項目が1枚の書類ではなく複数枚の書類でも問題ありません。請求書や納品書が複数枚の場合は上記「インボイスに必要な情報」で示した項目が、複数の書類全体で満たされていれば、インボイスとして認められます。ただし、納品書番号などで相互の書類の関連性がわかるようにしておく必要があります。
「税率ごとに区分した消費税額等」の端数処理の注意点
請求書の発行時に1円未満の端数が発生した場合、商品やサービスを販売する事業者が切り上げ、切り捨て、四捨五入を決めることが出来ます。
インボイス制度の下でも、端数処理の方法についてはこれまで通り、四捨五入、切り捨て、切り上げのいずれかを事業者が決めてよいことになっています。ただし、ひとつのインボイスで税率ごとに端数処理を実施し、税率ごとに合計して消費税を算出する必要があるため、標準税率10％と軽減税率8％が混在する場合は、一度それぞれの税率で端数処理を行った後に、合算した金額を記載しなければなりません。
この際、個々の商品ごとの消費税額を参考として記載することは問題ありませんが、例②のように個々の商品ごとに消費税額等を計算し、合計額を「税率ごとに区分した消費税額等」として記載してはいけません。
電子インボイスを利用する場合は専用のシステムが必要
インボイスは発行側も受領側も7年間保存しておく義務が生じるため、紙で行うと膨大な書類の管理や保管場所の問題が出てきます。そのため、電子データでインボイスを提供・受領し、電子データで保存する電子インボイスが便利です。電子インボイスで記載すべき事項は、紙の書面でインボイスを発行する場合と変わりません。
電子インボイスには、専用のシステムが必要で、コストが掛かりますが、請求書や明細書の発行がスムーズになり、業務効率化につながるメリットがあります。
そのため、電子取引のデータ保存について定めた電子帳簿保存法に対応した電子決裁サービスなどを利用していくことをお勧めします。
インボイス制度に対応した電子決済システム「Shachihata Cloud」
インボイス制度における請求書の書き方をしっかり把握しておくことは、取引の透明性と税務上の正確性を確保するために非常に重要です。正しい請求書の発行は、スムーズなビジネス運営と税務上のトラブルを避けるためにも、不可欠なプロセスです。
シヤチハタ社が提供するShachihata Cloudは紙で行っていたワークフローを、運用を変えることなくデジタル化できる他、インボイスのテンプレートを作成しておけば、データを登録するだけで一括作成・一括捺印が可能です。そのままワークフローで社内承認を取ることができるため、業務が効率化される上に誰でも簡単に帳票を発行できます。
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