Shachihata Cloud DXコラム 改正電子帳簿保存法の猶予は2年!対応はインボイス制度の開始前に
DX COLUMN

改正電子帳簿保存法の猶予は2年!対応はインボイス制度の開始前に

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

改正電帳法とは、税制に関する帳簿や書類を電子データで保存することを目的とした法律です。一方、インボイス制度とは、販売者が購入者に対して、正しい適用税率や消費税額などを伝える制度です。

本記事では、「電帳法の猶予は全員対象?」「そもそも電帳法ってなに?」という方のために、電帳法の概要や対応方法、インボイス制度について併せて解説いたします。2年間、電帳法が猶予されている間に、電子取引データを保存するシステム構築や業務フローを改定しましょう。

改正電子帳簿保存法の義務化が2年間延期

2022年1月に施行された電子帳簿保存法(以下、電帳法)の義務化が、2年間延期されました。以下で電帳法の概要と延期された背景を解説いたします。

改正電子帳簿保存法とは

そもそも電帳法とは、納税者の文書保存にかかる負担軽減を図るため、税制に関する帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを目的とした法律です。2022年1月、各産業でのデジタル化を踏まえ、IT技術を活用した経理業務の生産性向上、記帳水準の向上を目的に税制改正が行われました。

電帳法の主な保存区分は、以下の3種類に分けられます。

1. 電子帳簿等保存
会計ソフトなどで電子的に作成した税制関係書類を、電子データのまま保存すること

2. スキャナ保存
紙書類で作成・受領した請求書などの書類を、スキャナで電子化して保存すること

3. 電子取引データ保存
電子的にやり取りをした取引情報を、電子文書のまま保存すること

2022年1月以降に「3.電子取引データ保存」が義務化され、電子的に取引されたデータは電子文書のまま保存しなければいけません。

改正電子帳簿保存法の義務化が延期

2022年1月1日に施行された改正電帳法は義務化が2年間延期され、2023年12月31日までは猶予期間となりました。延期の背景には電子化が義務付けられる企業の知識や費用不足、対応が間に合わないなどの意見が多く寄せられたことがあります。

改正電子帳簿保存法の猶予措置

電帳法の猶予措置はすべての企業が対象ではありません。猶予が適用されるケースと猶予申請について解説いたします。

電子帳簿保存法の猶予が適用されるケース

2022年1月以降、猶予が認められるのはやむを得ない事情により、電子文書の保存要件の対応が困難とされる企業のみです。主に家族経営企業や中小企業で、社内システムの改修や業務フローの対応ができていない場合が想定されています。

猶予期間の紙書類の保存方法は、電子文書を紙書類に印刷・保存して税務調査などの際に提出できるようにしておかなければいけません。

なお、猶予期間は2年間に限られているので、期間内に電子文書の保存要件を満たした仕組みへ切り替える必要があります。

電子帳簿保存法の猶予に申請は必要か

電帳法の猶予を希望する場合、事前に税務署への申請は不要です。ただし、税務署から確認の依頼があった際に資料の提示を求められるため準備しておくとよいでしょう。

改正電子帳簿保存法の対応はインボイス制度の開始前に

電帳法とインボイス制度は、特に経理部門の業務負担が増加します。インボイス制度の開始前に電帳法の対応をして業務負担を軽くしておきましょう。

インボイス制度とは

インボイス制度とは、複数税率に対応した新しい消費税の仕入税額控除(※1)の方式です。インボイス制度が施行されると、仕入税額控除を受ける際にインボイス(適格請求書)が必要となります。

インボイスは販売者が購入者に対して、正しい適用税率や消費税額などを伝えるものです。背景には2019年10月に始まった、特定の品目のみ消費税率を8%とする軽減税率があります。取引された商品が現行の税率10%、または軽減税率8%のどちらの税を適用しているかを購入者に明示する必要が発生し、インボイス制度が導入されるに至ったわけです。

もし、インボイスでない請求書を受領した場合は、仕入税額控除を受けられません。それは、仕入れにかかる消費税を、売上にかかる消費税から引けなくなるからです。つまり、消費税を多く納税しなければいけなくなります。

なおインボイスには「適格請求書発行事業者の登録番号」が記載されるため、インボイス以外の請求書と見分けることが可能です。

(※1)仕入税額控除……消費税を算出する際、課税売上にかかる消費税から課税仕入れ等にかかる消費税を差し引くこと

インボイス制度の登録方法

インボイス制度が施行される2023年10月1日からインボイス登録を受けるには、2023年3月31日までに「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に提出する必要があります。

申請の方法は以下の通りです。

  1. 国税庁のホームページより申請書をダウンロードし、管轄のインボイス登録センターへ郵送する。
  2. インボイス登録センターの審査が通れば、登録番号が記載された登録通知書が発行される。
  3. 適格請求書発行事業者の情報は、国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト」に掲載される。

e-Taxを利用した電子申請も可能です。マイナンバーカードなど電子証明書をお持ちの方は、処理期間の早い電子申請をおすすめいたします。なお、登録申請書を提出してから登録通知までの期間は、以下の通りです。

  • e-Tax提出 約2週間
  • 書面提出 約1か月

インボイス登録を希望される方は、忘れないように早めに申請しておきましょう。

インボイス制度が始まる前に電子帳簿保存法の対応を

インボイス制度が始まる前に改正電帳法に対応しているシステムを導入して、担当者の業務負担を軽減しておきましょう。

2022年から2023年は電帳法の改正やインボイス制度の開始など、電子化の流れが活発化するタイミングです。経理部門では、インボイス番号の保存や請求書の様式の変更など業務が複雑化します。さらに請求書に記載された金額や税率を正しく処理するといった、人為的ミスにも注意しなければいけません。

そこで担当者の業務負担を軽減するために制度が始まる前に、改正電帳法に対応しておくのをおすすめいたします。

改正電子帳簿保存法とインボイス制度開始前に準備すべきこと

実際に改正電帳法とインボイス制度に対応するために、準備すべきことを3つ解説いたします。

現状の電子取引状況の把握

改正電帳法とインボイス制度が施行される前に、現状の取引状況の実態を把握しましょう。確認すべき項目例は以下の通りです。

  • 電子メールで受け取った請求書や領収書
  • インターネットからダウンロードした請求書や領収書
  • クレジットカードのWeb明細
  • 交通系ICカードの利用明細
  • ペーパーレス機能を持つ複合機の受信データ

このほかにも電子的に送受信した電子文書は、紙書類による保存ではなく電子取引データによる保存が義務付けられます。経理部門以外の部署でも電子取引している可能性がありますので、全社的に実態調査しましょう。

電子データの保存先、管理方法を決定

事前に電子データの保存先や管理方法を決めておきましょう。改正電帳法では、以下の方法で保存が求められています。

  • タイムスタンプの付与
  • 履歴が残るシステムでのデータの送受信と保存
  • 改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用する

システムを導入するのか、改修するのかによって発生する費用が異なるので、事前に方針を決定しておきましょう。

電子帳簿保存法に沿った業務フローの決定

電帳法の改正により業務フローに変更点が生じるため、改正に沿った業務フローを定めましょう。主に3点を検討する必要があります。

  • 電子取引データを受領したとき
  • 電子請求書を発行したとき
  • 電子データを保存するとき

電子取引データは電子データのまま保存することが義務付けられているため、「だれが」「どのタイミングで」「保存するか」などを、業務フロー化しておきましょう。

帳簿の電子化はShachihata cloudにお任せ!

電帳法の対応を猶予されている企業は、2023年12月31日までに電子文書の保存要件を満たした仕組みへ切り替えなければいけません。2023年10月1日にインボイス制度が施行されることを踏まえると、インボイスが施行される2023年10月31日までに電帳法の対応をしましょう。

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