Shachihata Cloud経費申請の課題とは？クラウドによる業務効率化と生産性向上による解決策について解説
昨今、多くの企業で「経費申請」業務の効率化が重要な課題となっています。従来の手作業による申請方法では、非効率な業務プロセスによるヒューマンエラーや進捗の遅れなど、多くの問題が発生しています。これらの課題に対処し、どのようにして業務効率を高め、生産性を向上させるべきでしょうか？本記事では、経費申請のプロセスにおける一般的な課題と、これらを解決するための対応策について解説します。
経費申請とは
経費申請や、そこで行われる経費精算は、企業活動を行う上で、さまざまな局面で発生します。まず、経費申請とはどのようなものか、経費申請の対象について解説します。
経費申請とは
経費申請は、従業員が業務遂行に必要な費用（経費）を立て替え、それを事前または事後に企業に報告し、その支払いを請求するプロセスです。経費申請は、経費の正当性を確認し、企業の財務管理を正しく行うために重要な役割を果たします。従業員は、業務上発生した経費について、支払いの証拠（領収書や請求書など）と共に経費申請書を作成します。申請書は、通常、直接の上司や財務部門に提出され、内容が精査された後に承認されます。承認された経費は経理部門により処理され、従業員に対して支払い（経費精算）が行われます。経費申請は、財務の透明性を保ち、不正な経費請求を防ぐために重要なプロセスです。
経費申請の対象
経費申請の対象となる経費は多岐にわたりますが、主に以下の通り分類されます。
旅費交通費：出張や外勤時の公共交通機関やタクシー、ホテル等の利用に関わる費用
接待飲食費：取引先との会食や接待にかかる費用
消耗品費：オフィス用品や業務に必要な機材の購入費
研修・教育費：セミナーや研修参加にかかる費用、教材購入費
通信費：業務用携帯電話やインターネット接続料などの費用
これらの経費は、業務の効率化や企業の目標達成に直接的に貢献するものであり、従業員が経費申請のプロセスに従って正確に申請することが必要です。経費申請の対象となる費用の範囲やプロセスは、企業の事業内容や事業方針によって異なります。
経費申請の課題
経費申請は、従業員にとっても企業にとっても非常に重要な業務ですが、多くの企業で経費申請に関わる多くの課題を抱えています。これらの課題により、業務効率性を低下させるだけでなく、企業の財務健全性を損なう可能性もあります。
入力/仕訳のミスが発生する
経費申請のプロセスにおける最も大きな問題は、データ入力や仕訳の際にミスが発生することです。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、計算ミスや入力ミスなどのエラーを引き起こすリスクが高まります。これらのミスは、経理部門が後日訂正作業を行う必要があるため、業務の遅延を招くことになります。また、誤った情報が会計レポートや財務諸表に反映されると、コンプライアンスの問題にもつながる可能性もあります。
承認者不在で処理が進まない
経費申請のプロセスでは、承認者の存在が必須です。しかし、承認者が出張中や休暇を取っている場合、経費申請の処理が止まってしまうことがあります。特に小さな企業や、承認権限を持つ人数が限られている組織では、この問題が顕著に現れます。処理の遅延は、業務の進行に影響を与え、場合によっては期限に間に合わず精算の遅れにつながる可能性があります。
ペーパーレス化への対応の課題
近年、環境保護や効率化の観点からペーパーレス化が推進されていますが、経費申請のデジタル化には多くの企業が苦労しています。特に、伝統的に紙ベースで行われてきたプロセスをデジタル化する際には、新しいシステムへの移行コストや従業員のトレーニングが必要となります。また、デジタル化されたプロセスが全従業員に受け入れられる保証もなく、導入後も効果的な運用が求められます。
法制度への対応の課題
法律や税制の変更に合わせて、経費申請のプロセスも変えていかなければなりません。近年では、電子帳簿保存法やインボイス制度など、電子文書の取り扱いや税務に関する新しい規制に対応する必要があります。2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、領収書の電子化が義務付けられました。また、2023年10月に始まったインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、適格請求書発行事業者のみが発行できる適格請求書（インボイス）を受け取り、保存することが必要となります。
経費申請の課題への対応方法
経費申請プロセスにおける課題に対処するための方法は複数ありますが、それぞれにメリットとデメリットが存在します。ここでは、代表的な方法について解説します。
ルール化・チェックの徹底
経費申請のルール化とチェックの徹底は、経費申請に関するミスや不正を減らすための基本的なアプローチです。明確なガイドラインと厳格なチェック体制を設けることで、経費申請の精度を高め、不正行為を防ぐことが可能です。しかし、この方法は従業員や経理部門に大きな業務負担をもたらし、プロセス全体の時間効率が低下するという問題があります。さらに、人的リソースを多く必要とするため、効果と比較してコストが高くつく傾向があります。
業務のアウトソーシング
業務のアウトソーシングは、経費申請プロセスの効率化と精度向上を図る一つの方法です。専門の外部業者に経費申請業務を委託することで、最新の技術と専門知識を活用し、プロセスの効率化を実現できます。また、内部リソースを節約し、他の重要な業務に集中することが可能になります。しかし、この方法の欠点はコストです。高品質のサービスを提供する外部業者の利用は費用がかかり、長期的に見ると企業の財務負担が増大する可能性があります。
クラウドの経費申請システムの導入
クラウドの導入は、経費申請プロセスにおける多くの課題に対する効果的な解決策になります。クラウドベースの経費申請システムは、申請書の自動生成によりデータ入力の誤りを減少させ、経費申請のプロセスを自動化することで、時間とコストを大幅に削減します。また、インターネットさえあればいつでも、どこからでもシステムにアクセスできるため、リアルタイムでの承認が可能になり、承認者の不在が原因で処理が停止する問題も解消できます。さらに、多くのクラウドサービスは電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法制度にも対応しています。法的要件を満たしながら、経費申請プロセスを効率化することができます。電子文書の管理、保存、アクセスが容易になるため、ペーパーレス化への移行もスムーズに進みます。
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経費申請をミスなく効率的に行い、かつ最新の法制度にも対応するには、運用を変えずにデジタル化することが効果的です。クラウドの経費申請システムは、申請や承認プロセスのデジタル化と自動化、そしてリアルタイムな承認が可能なため、非常に有効な対策のひとつと言えます。
Shachihata Cloudでは、「経費申請」という機能を提供しています。申請書の自動生成やボタン一つで承認可能なワークフローの提供、そして仕訳業務の自動化が実現可能で、経費申請業務を大幅に簡略化できます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能です。
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クラウドの経費申請システムの採用を検討する際は、自社の課題を正確に捉え、最も効果的な機能を持つシステムを選定する必要があります。また、機能だけでなく、セキュリティやサポート内容、予算などを総合的に考えて検討することが重要です。自社に合ったシステムを利用して、業務効率の改善と法制度への対応にもつなげてみてください。
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