電子帳簿保存法に対応した経費精算の方法と注意点

改正電子帳簿保存法に従って、2024年1月より電子取引データの保存が完全義務化となったことにより、企業の経費精算プロセスも大きく変わりました。本記事では、電子帳簿保存法が経費精算業務に与える影響について解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、電子データの真実性と可視性を保つための法律です。主に、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の保存の３つのカテゴリーに分けられます。電子帳簿等保存では、電子的に作成されたデータをそのまま保存し、スキャナ保存では紙の文書をデジタル化して保存します。電子取引では、オンラインで交換された書類を電子的に保持します。電子帳簿保存法のさらに詳しい内容や要件につきましては、本サイト内の別記事をご参照ください。

電子帳簿保存法と経費精算

それでは、電子帳簿保存法は日々の経理精算業務にどのように影響するのでしょうか。

立て替え経費精算の領収書やレシートも電子帳簿保存法の対象に

電子帳簿等保存の対象になるのは国税関係帳簿書類ですが、帳簿作成に関わる契約書や領収書などの取引を証明するような書類も含まれます。そのため、従業員が自己の資金を使って発生した業務関連経費である立て替え経費に関連する領収書やレシートなどの書類は、国税関係の帳簿として保存義務があります。電子帳簿保存法では、これらの文書をデジタル化し、規定に従って適切に保存することが求められています。

立て替え経費精算に関連する領収書やレシートの保存方法

立て替え経費精算に関連する領収書やレシートの保存方法は、電子帳簿保存法に基づき、紙の領収書と電子データで受け取った領収書で異なります。紙の領収書を受け取った場合、これをスキャンして画像データとして保存する「スキャナ保存」が必要です。一方で、電子データで領収書を受け取った場合は、「電子取引」としてそのままデジタルフォーマットで保存することになります。

経費精算において領収書やレシートを電子データで保存するメリット

では、経費精算の際に、電子データで領収書やレシートを保存することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。電子帳簿保存法の観点から、経理業務に与える効果について考えてみましょう。

業務効率の向上

デジタル化により、経費精算手続きが効率的に行えるようになります。たとえば、従業員がスマートフォンで領収書を撮影し、そのデータを経理部門に直接送信できるようにすれば、迅速かつ簡単な経費精算が可能です。これにより、経理業務全体の効率化と精度の向上を図ることができます。

検索作業の効率化も大きなメリットです。データベース内で領収書やレシートをキーワードで瞬時に検索できるようにすることで、時間の節約につながります。さらに、改正電子帳簿保存法では、紙の原本とデジタルデータの突き合わせ作業が不要になったため、経理担当者の業務負担が軽減されることになりました。

管理コストの削減

多くの企業において、経理担当者は領収書やレシートの管理には時間とコストがかかると感じています。電子帳簿保存法への対応では、紙の領収書やレシートをスキャナでデジタル化し、適切なタイムスタンプを付与することで原本が破棄可能となるため、管理スペースとコストの節約が見込まれます。また、電子データ化により、領収書の劣化や紛失のリスクが減少し、クラウドサービスの利用によるセキュリティ向上も期待できます。

経費精算の透明性と正確性の向上

既に述べた通り、電子帳簿保存法では領収書やレシートを保管する場合にタイムスタンプを付与したり、訂正の履歴が残るシステムに入れたりしなければならないため、不正や改ざんの防止に役立ちます。これにより、経費管理の透明性が向上すると共に、正確性が保証されることになります。

電子帳簿保存法に基づき経費精算書類をデータ化する際の注意点

2024年1月以降は、電子取引の書類を紙で保存することは許されなくなったため、経費精算書類についても管理・保存方法を見直す必要があります。

経費精算書類のデータは一定期間保存を推奨

電子取引で得た書類は電子データとして、紙で受け取ったものはスキャナで保存します。電子データ化した経費精算書類の原本について、スキャン後はすぐに破棄しても法的には問題ありませんが、データの不備を確認するため、一定期間保持しておくことが推奨されます。

電子データと紙の書類で提供された場合の対応

また、同じ経費精算書類が電子データと紙の両方で取引先から提供された場合は、それぞれ適切なカテゴリーに保存する必要があります。つまり、電子データは電子取引の保存区分に、紙の書類はスキャナ保存の保存区分として管理しておく必要があるということです。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムならShachihata Cloud

電子帳簿保存法への対応した経費精算システムの導入は、単なる法的義務を超え、企業のデジタルトランスフォーメーションを推進する重要なステップとなります。

現在、様々な経費精算システムが提供されており、それぞれに特徴があります。システムが提供するセキュリティ機能、インターフェースの使いやすさ、統合性、拡張性、導入コストとランニングコストなど様々な要素を考慮して選ぶことをお勧めます。

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