Shachihata Cloud DXコラム テレワーク必須の電子印鑑 初めての電子印鑑は、無料がおすすめ
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テレワーク必須の電子印鑑 初めての電子印鑑は、無料がおすすめ

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近年、テレワークの普及などにより電子印鑑を採用する企業が増えています。無料と有料の電子印鑑、それぞれ何が違うのかを洗い出し、どのように活用できるか検討してみましょう。運用に適した利用をすることで、電子化による効率化に繋がります。

電子印鑑とは?

電子印鑑とはその名の通り、「デジタルの印鑑」を指します。印鑑ケースから印鑑を取り出し、朱肉をつけ、紙にポンッと押すのが普通の印鑑ですが、電子印鑑は、電子文書に印影を表示させることが可能です。

電子印鑑の導入メリット

電子印鑑を導入するメリットには以下のようなものがあります。
・電子文書に証跡を残すことができる
・ペーパーレスになり、印刷代、紙代の経費が削減できる
・メールで書類を受信→プリンアウト→押印→スキャニング→メール返信の手間が省ける
・電子文書のまま保管できるので、文書の検索性が高まる

上記のように電子印鑑には証跡の他、作業効率や生産性を上げることができます。また、近年はテレワークが浸透してきており、場所を選ばず押印ができる電子印鑑は、今後ますます需要が高まっていくと考えられます。

▼電子印鑑について詳しく知りたい方はこちら

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電子印鑑に法的効力はあるの?電子印鑑の種類

通常の印鑑は、役所で印鑑登録することで、法的効力を持つ実印とすることができます。電子印鑑ではこれと同様のことはできませんが、法的効力はどのように担保されるのでしょうか。通常の印鑑に実印や認印があるように、電子印鑑も作り方によって法的効力に違いがあります。

印影データのみの印鑑

印影データのみの電子印鑑は、通常の印鑑の印影をスキャンして画像化したり、Excelや専用のアプリを使用したりして作ることができます。この作り方では、印鑑の見た目だけしか再現されていません。いつどこで誰が押印したのかは分からないため、本当に本人が押印したのかを証明することが難しく、法的効力は高くないといえるでしょう。

タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑

タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑では、印影データにいつどこで誰が押印したのか、といった情報を組み込むことができます。識別情報があることで、押印したのが本人であることの証明と、押印した書類が改ざんされていないことを証明することができます。この証明は、まさに通常の印鑑、特に実印のもつ効果と同じものであるので、法的効力があるとみなすことができます。

無料で作れる電子印鑑のメリット、デメリット

電子印鑑を理解するには、まず無料版を試してみることが近道です。無料の電子印鑑のメリットやデメリットを知ることも、ご自身の使用用途に合っているか、長く使えそうかの判断材料にしてください。

無料電子印鑑のメリット

まずは、無料電子印鑑、つまりは印影データのみの印鑑のメリットについておさらいしましょう。
無料電子印鑑のメリットは何といっても、コストがかからないという点です。
無料の電子印鑑は、自分で作成したものと、アプリやウェブのサービスを使用して作成したものがあります。どちらも簡易的な電子印鑑ではあり、「しるし」として利用するには大きな問題もないでしょう。
中には、字体やサイズなどを調整できるものもあります。セキュリティを気にしないのであれば、無料の電子印鑑でも電子文書への活用ができるでしょう。
もうひとつのメリットは、手軽に試せる、という点です。
無料版のほとんどが、設定後すぐに電子印鑑を使用することができます。
「電子印鑑がどういうものか気になる」という方は、是非試してみてはいかがでしょうか。

無料版のデメリット

一方で、一般的な無料版にはいくつかデメリットもあります。
例えば、選べる苗字が少ない、という点です。
自身で印影の画像を取り込み作成する場合、印影が粗くなる場合があり、印影の透過処理が必要になるなど、利用までに時間と手間がかかります。アプリのサービスでは、ソフトウェアのインストールと初期設定が必要になります。
また、無料の電子印鑑の弱点であるセキュリティ面も、デメリットとなります。
一般的な無料の電子印鑑は、実際に誰が押したのかまでは証明しにくいのです。
そのため印影の画像さえ入手できれば、第三者でも簡単に悪用できてしまいます。

・自分のPCに入っている印影データをコピーできる
・同じ無料ソフトで、他人と同じ印影が作成できる

このようなことが起きたら、社内社外問わず、悪用されてしまう可能性もあります。
「誰が押したかはっきりしない」というリスクがあるため、無料の電子印鑑は重要書類には適してきません。

無料電子印鑑の利用シーン

無料電子印鑑のメリット・デメリットを考えると、いわゆる認印と同じように利用するとよいでしょう。荷物の受け取りや回覧に使われる認印は、通常の印鑑の中でも三文判が使われることが多いです。これはデメリットである、なりすましをされてもリスクが低いからです。無料の電子印鑑を利用する際は、悪用されたときにどのようなリスクがあるかを考えてみると、利用しても問題ないかが判断できます。

▼電子印鑑の作成について詳しく知りたい方はこちら

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▼電子印鑑のセキュリティについて詳しく知りたい方はこちら

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有料で作れる電子印鑑のメリット、デメリット

無料の電子印鑑にはメリットもデメリットもありました。それでは、有料の電子印鑑はどうでしょうか。
有料の電子印鑑にも、同じようにメリット・デメリットがありますが、その中身は無料のものとは異なります。

有料電子印鑑のメリット

有料の電子印鑑は、シヤチハタなどが提供している専用のサービスを使用することになります。電子印鑑専用のサービスのため、選べる印面サイズや書体などが無料のものに比べ豊富で、外国人や珍しい苗字の方でも対応できることが多いのがメリットです。

また、セキュリティ面でも、無料の電子印鑑に比べて安心度が高いのもポイントです。
有料の電子印鑑の中には、誰がいつ、どのような環境で捺印されたのか確認できるものもあります。さらに、捺印後の書類の改ざんを検知できるものもあるため、証拠能力が高く、書類の不正改ざんや悪用のリスクも少ないといえます。

そのため、無料の電子印鑑では不安な重要書類への捺印も、有料の電子印鑑であれば安心して利用できます。

有料の電子印鑑のデメリット

無料の電子印鑑に比べメリットも多い有料の電子印鑑ですが、デメリットがゼロというわけでは決してありません。有料の電子印鑑についてもリスクやデメリットも事前に理解しておきましょう。
まずデメリットとして、有料版の場合、無料版とは違い、導入にある程度のコストがかかってしまいます。

また、有料の電子印鑑でも、セキュリティ機能がないものもあります。こういったデメリットを踏まえ、有料の電子印鑑を導入する際はどういったシーンで利用したいのかを考えて、サービスの選定を行うようにしましょう。

有料電子印鑑の利用シーン

無料の電子印鑑が認印だったのに対して、有料の電子印鑑は実印と同じようなシーンで利用できます。タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑であれば、押印したのが本人であることや、書類が改ざんされていないことを証明することができるので、ビジネス上の重要な書類への押印も可能です。

「Shachihata Cloud」なら無料と有料のいいとこ取り!

シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」は、無料と有料の2つのタイプを用意しています。

まずセキュリティですが、「Shachihata Cloud」の電子印鑑は、押印履歴が残り、悪用・不正の心配はありません。また、電子印鑑にはひとつずつシリアル番号を付与するため、苗字が同じ社員同士であっても、誰が押したのか判別できるようになっています。

続いて、コスト面ですが、基本ライセンスでは利用ユーザー数1人あたり月額110円(税込)で利用可能です。利用シーンに合わせて文書の長期保管や二要素認証などを有償オプションとして追加することができます。必要な機能だけをカスタマイズして利用することができるので、コストも最低限に抑えることができます。


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テレワーク化による「Shachihata Cloud」導入事例

新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワークを余儀なくされた企業は多いでしょう。これからご紹介するTVQ九州放送様も、コロナで在宅勤務が始まったことで、電子決裁サービス導入に踏み切ることとなりました。

TVQ九州放送様の導入事例

導入のご担当者様は、電子印鑑が使えることはもちろん、押印の記録が残せることと、電子署名契約ができることも、1つのシステムの中で実現したいとお考えでした。これを実現するためには、システムの大幅変更が必要となるため、導入のコストと時間がかかります。また、社内でも紙書類で記録を残さないといけない、という根強いニーズがあり、なかなか電子化が進んでいませんでした。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響で、一気に電子化を進めることに。その中でも希望を満たしつつ、一番手軽に導入できそうだったのが「Shachihata Cloud」だった、ということで導入をご決定されました。

導入にあたっては、全社で一度にサービスを導入するのではなく、押印申請の頻度が高い営業部門に導入をしたところ、部長や局長などの上層部からも高い評価を得たことで、その後の全社導入もスムーズに実現。また、シンプルなインターフェースのため、導入時の混乱も特になく、使用方法の説明会と簡単なマニュアル配布のみで、全社員への広報も完了することができました。

「Shachihata Cloud」の導入によって、決裁は早いと30分程度で完了するようになりました。また、電子文書として決裁の記録が残せることで、社内に根強くあった紙書類で記録を残さなくてはいけない、という認識も変わっていきました。

この事例では、導入時に、少数に限定して始めること、その対象に導入の決裁者を持つ社員を含めたこと、が導入成功のポイントだったのではないかと思います。また、サービスの検討前から、導入担当者の要望がはっきりしていたことで、サービスの選定にも余計な時間をかけることなく、決定できているのではないでしょうか。

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テレワークで使うなら、「Shachihata Cloud」がおすすめ

電子印鑑は重要なシーンでも多く活躍するアイテムです。無料版に安易に飛びついてしまうと、大事なデータの漏えいや悪用などにつながる可能性もあります。
「Shachihata Cloud」なら、誰がいつ押したのかを把握可能なため、一般的な無料電子印鑑に比べセキュリティ面でも安心ができるシステムです。

初めて電子印鑑を検討する場合、まずは「Shachihata Cloud」の無料トライアルから試して電子印鑑の利便性に納得されてから、有料版への切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。

▼電子印鑑の効力について詳しく知りたい方はこちら

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▼Shachihata Cloud(前:パソコン決裁Cloud)とは?サービス名に込めた想いと機能について

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WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。
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