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コラム

初めての電子印鑑なら、“無料の電子印鑑”がおすすめ。有料と無料(フリー)の電子印鑑の差とは?

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

近年、電子印鑑を採用する企業が増えています。無料と有料の電子印鑑、それぞれ何が違うのかを洗い出し、どのように活用できるか検討してみましょう。運用に適した利用をすることで、電子化による効率化につながります。

電子印鑑とは?

電子印鑑とはその名の通り、「デジタルの印鑑」を指します。印鑑ケースから印鑑を取り出し、朱肉をつけ、紙にポンッと押すのが普通の印鑑ですが、電子印鑑は、電子文書に印影を表示させることが可能です。

【印鑑をデジタル化するメリット】
・電子文書に証跡を残すことができる
・ペーパーレス化になり、印刷代、紙代の経費削減
・メールで書類を受信→プリンアウト→押印→スキャニング→メール返信の手間が省ける
・電子文書のまま保管できるので、文書の検索性が高まる

上記のように電子印鑑には証跡の他、作業効率や生産性を上げる要素があります。

無料版のメリット、デメリット

電子印鑑を理解するには、まず無料版を試してみることが近道です。無料の電子印鑑のメリットやデメリットを知ることも、ご自身の使用用途に合っているか、長く使えそうかの判断材料にしてください。

無料電子印鑑のメリット

まずは、無料電子印鑑のメリットについておさらいしましょう。
無料電子印鑑のメリットは何といっても、コストがかからないという点です。
無料の電子印鑑は、自分で作成したものと、アプリやウェブのサービスを使用して作成したものがあります。どちらも簡易的な電子印鑑ではあり、「しるし」として利用するには大きな問題もないでしょう。
中には、字体やサイズなどを調整できるものもあります。セキュリティを気にしないのであれば、無料の電子印鑑でも電子文書への活用ができるでしょう。
もうひとつのメリットは、手軽に試せる、という点です。
無料版のほとんどが、設定後すぐに電子印鑑を使用することができます。
「電子印鑑がどういうものか気になる」という方は、是非試してみてはいかがでしょうか。

無料版のデメリット

一方で、一般的な無料版にはいくつかデメリットもあります。
例えば、選べる苗字が少ない、という点です。
自身で印影の画像を取り込み作成する場合、印影が粗かったり、印影の透過処理を行うなど、利用までに時間と手間がかかります。アプリのサービスでは、ソフトウェアのインストールと初期設定が必要になります。
また、無料の電子印鑑の弱点であるセキュリティ面も、デメリットとなります。
一般的な無料の電子印鑑は、実際に誰が押したのかまでは証明しにくいのです。
そのため印影の画像さえ入手できれば、第三者でも簡単に悪用できてしまいます。

・自分のPCに入っている印影データをコピーできる
・同じ無料ソフトで、他人と同じ印影が作成できる

このようなことが起きたら、社内社外問わず、悪用されてしまう可能性もあります。
「誰が押したかはっきりしない」というリスクがあるため、無料の電子印鑑は重要書類には適してきません。

有料版のメリット、デメリット

無料の電子印鑑にはメリットもデメリットもありました。それでは、有料の電子印鑑はどうでしょうか。
有料の電子印鑑にも、同じようにメリット・デメリットがありますが、その中身は無料のものとは異なります。

有料電子印鑑のメリット

有料の電子印鑑のメリットは、選べる印面サイズや書体などが無料のものに比べ豊富なため、外国人や珍しい苗字の方でも対応できるものが多いです。
また、セキュリティ面でも、無料の電子印鑑に比べて安心度が高いのもポイントです。
有料の電子印鑑の中には、誰がいつ、どのような環境で捺印されたのか確認できるものもあります。さらに、捺印後の書類の改ざんを検知できるものもあるため、証拠能力が高く、書類の不正改ざんや悪用のリスクも少ないといえます。

そのため、無料の電子印鑑では不安な重要書類への捺印も、有料の電子印鑑であれば安心して利用できます。

有料の電子印鑑のデメリット

無料の電子印鑑に比べメリットも多い有料の電子印鑑ですが、デメリットがゼロというわけでは決してありません。有料の電子印鑑についてもリスクやデメリットも事前に理解しておきましょう。
まずデメリットとして、有料版の場合、無料版とは違い、導入にある程度のコストがかかってしまいます。
また、有料の電子印鑑でも、セキュリティ機能がないものもあります。

「パソコン決裁Cloud」なら無料と有料のいいとこ取り!

「パソコン決裁Cloud」は、無料と有料の2つのタイプを用意しています。

まずセキュリティですが、無料・有料問わず「パソコン決裁Cloud」の電子印鑑は、押印履歴が残り、悪用・不正の心配はありません。また、電子印鑑にはひとつずつシリアル番号を付与するため、苗字が同じ社員同士であっても、誰が押したのか判別できるようになっています。

続いて、コスト面ですが、有料のタイプは認印や日付印から会社の角印や丸印など1印鑑につき、月額100円で利用可能です。ご契約の印鑑数の範囲内であれば、印面の変更は自由に行うことができるので、人や印面の変更が多い会社でも安心の金額です。


参考: https://実印.net/denshi-inkan_make.html
参考: https://実印.net/denshi-inkan_syachihata.html


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まとめ

電子印鑑は重要なシーンでも多く活躍するアイテムです。無料版に安易に飛びついてしまうと、大事なデータの漏えいや悪用などにつながる可能性もあります。
「パソコン決裁Cloud」なら、無料のものでも捺印プロパティが表示され、誰がいつ押したのかを把握可能なため、一般的な無料電子印鑑に比べセキュリティ面でも安心ができるシステムです。また、有料版のトライアルもあり、60日間無料でお試しが可能です。

初めて電子印鑑を検討する場合、まずは「パソコン決裁Cloud」の無料版もしくは有料版の無料トライアルから試して電子印鑑の利便性に納得されてから、有料版への切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。