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コラム

電子印鑑の作成で業務効率化を実現!無料版から有料版まで、おすすめのサービス紹介

WRITER
新井 友則
シヤチハタ株式会社 R&D統括室 兼 システム開発部
1999年シヤチハタ入社。ルートセールスを経て、本社にてWEB開発・企画・運営業務に従事。現在は研究開発部門でビジネスモデル開発に携わる傍ら、電子印鑑事業のサービス開発と営業チームでパソコン決裁Cloudのセールスを担当。

リモートワーク推進にあたり、電子印鑑を作成する企業が増えています。これまでのオフィスでの作業に限定されていた押印業務が電子印鑑により解放され、柔軟な働き方が実現できます。本記事は電子印鑑を作成する際の無料・有料それぞれおすすめのサービスと電子印鑑のメリット、さらに企業に導入する際にはどう使うべきかをご説明します。

電子印鑑を作成するメリット

企業にとってポピュラーな存在となりつつある電子印鑑。なぜ、多くの企業がこぞって電子印鑑導入に力を入れるようになったのでしょうか。
それには、電子印鑑には通常の印鑑にはないメリットが多くあったためです。

文書回覧の電子化が、よりスムーズに変化

電子印鑑の大きなメリットは、何といっても文書回覧の電子化が、よりスムーズになる、という点です。メールで送られてきた文書をプリントアウトすることなく、パソコンの中で確認と押印を済ませた後に、返送することができます。また、スマホで使用できる電子印鑑なら、外出先で書類のチェックを行い、そのまま押印も可能です。

他企業との契約業務の効率化

電子印鑑が使用できる書類は社内回覧書類だけでなく、他社からメールで受け取った契約書にも使用できる場合があります。これまでは外出先で取った契約は、一度会社に戻って契約書に印鑑を押し、再び相手先に出向くといったワークフローが発生していました。電子印鑑を使用すればその場で契約も可能になり、相手を待たせることもありません。相手企業からしても自社の業務効率化に貢献してくれる企業に対し、好感を持てるのではないでしょうか。

ペーパーレス化

紙媒体が必要なくなったため、オフィスの紙代も節約できます。ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、オフィス自体をすっきりさせ、オフィスデザインにも貢献します。若い世代にとってオフィスデザインは重要なポイントですので、採用力強化・離職率低下にも役立つでしょう。

書類のセキュリティ強化

電子印鑑の種類によっては、押印した書類の不正改ざん防止や流出防止に効果があります。これまでセキュリティ面の強化は、企業にとって重要な課題でした。
有用な電子印鑑を取り入れることで、抱えていた問題や不安が解決される可能性もあるでしょう。

電子印鑑のデメリットとは?

セキュリティ・手軽さが魅力であり、メリットが豊富な電子印鑑ですが、デメリットを挙げるとすれば、「導入コストがかかる」という点です。
無料の電子印鑑を作成するという方法もありますが、よりセキュアな環境で使える電子印鑑を選ぶのであれば、導入にはある程度の費用がかかります。
しかし、電子印鑑の利用に伴い、ペーパーレス化や作業の効率化、生産性の向上を考えると、長い目で見ればデメリットを上回るメリットが受けられると言えます。

電子印鑑が応用できる業務シーンとは?

ビジネスパーソンにとっては身近な存在となりつつある電子印鑑ですが、まだ導入していない企業にとって、「どんなシーンで使えるの?」という疑問もあるのではないでしょうか。
主に電子印鑑が使われるのは、次のようなシーンが想定されます。

・メールで回ってきた社内回覧の押印
・メールで送られた契約書・書類への押印

このように使い方としては、普通の印鑑と差異はほとんどありません。ただ、普通の印鑑にありがちな、「メールで送られた書類をプリントアウトし押印、スキャンして返信」といった煩わしさがないのが特徴です。

電子印鑑の種類

電子印鑑には、大きく分けて2つの種類があります。
まず1つは、印影のみのいわゆる「画像データ」としての印鑑です。とくにセキュリティや使用者の記録もないため、多くの方にとって「三文判」のような、大量生産の判子、といった存在です。無料で製作でき気軽に使用できるため、オフィスに限らずプライベートなシーンやSNSで使用する場合もあります。
もうひとつは、印影の画像とあわせて、「いつ」「誰が」「どの文書に押したのか」などの押印情報が付与される、セキュリティ性の高い電子印鑑です。有料である場合がほとんどです。

オフィスで使用する電子印鑑としては、後者の方がよりビジネス向きです。社内回覧や契約書、書類にも使用するには、「いつ」「誰が」「どの文書に押したのか」は重要なポイントだといえるでしょう。パソコン内の書類に押印できる、という点を踏まえれば、どちらも確かに「電子印鑑」です。しかし、セキュアなシーンや用途によっては使い分けが必要です。

電子印鑑の作成方法(入手方法)

電子印鑑の作成方法は、大きく分けて

・自分で作成する
・サービスを利用する

に分けられます。以下から詳しくご紹介していきます。

電子印鑑の作成方法①自分で作成する

電子印鑑を自分で作成する場合には、2つの方法があります。

①実際の印鑑の印影を写真撮影→スキャンしてパソコンに取り込む→画像編集ソフトで背景透過加工
②Wordで印鑑にしたい文字を、任意の色で入力→「挿入」の「図形」から印鑑の輪郭を選ぶ→「図形の書式設定」から「塗りつぶしなし」を選択し、次に色を決める→最初の文字を図形で囲み完成


参考:https://www.canon-sas.co.jp/cocotsuna/pc_qanda/201807.html

①の方法は、実印でもコピーできるので、簡単に作成することができます。
しかし、実印ほど大事な印鑑をセキュリティなしの状況下で使うのは、ややリスクが高いといえます。

②の方法は、あくまで画像ファイルの作成になります。上手に作らないと印鑑の輪郭が歪んでいたり、不自然に見えたりする可能性もあるため、多少の技術が必要です。また、押印した書類の受取人に違和感を与える場合があるので注意が必要です。

電子印鑑を作成できるサービス

続いて、電子印鑑を作成できるおすすめサービスをご紹介します。


・Web認印:無料
ブラウザで手軽に作れる、電子印鑑作成サイトです。
日本で多い苗字、上位1万姓が登録されています。登録外の苗字ですと、同サイトでは電子印鑑を作成することはできませんので、ご注意ください。選べるのは書体・大きさ・色だけのシンプルなものです。
急ぎで作りたい、試しで作ってみたい、という方はこちらがお手軽です。
参考:http://www.hakusyu.com/webmtm/


・Excel電子印鑑:有料(Excelが必要)
こちらは、Excelのアドインとして配信されている電子印鑑作成ツールです。
既存で「社外秘」や「重要」など、オフィスでも使用頻度の高い印鑑が登録されているほか、オリジナルデザインも作成可能です。
参考:https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/excelstamp/


・スマホで電子印鑑:無料
スマホで電子印鑑を作成できるアプリです。
丸以外にも、日付入り、角印なども選べ、フォントも毛筆や新聞風などユニークなデザインを揃えています。作成した印鑑は画像をスマホの写真フォルダに保存でき、PDFファイルで使用可能です。
また、IOS対応のみの仕様となっております。
参考:https://apps.apple.com/jp/app/スマホで電子印鑑/id1422917849

・ パソコン決裁Cloud Corporate:有料
こちらはクラウド上で手軽に文書への押印と回覧が行える電子印鑑サービスです。
電子印鑑の利用者を管理する機能を備えることからセキュリティ性が高く、有料版の企業向けのソフトとして普及しています。
印鑑は1つの印影につき月額100円で利用可能。印影デザインもフルオーダーが用意されており珍しい苗字や外国人でも心配ありません。角印も作成できます。
印鑑を押すことで、誰がどの文書に押印したのかも明確にできるため、印鑑の悪用も防げるでしょう。オフィスで使うのであれば安全性の高い同ソフトがおすすめです。

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電子印鑑でリモートワークの実現や業務をもっとスムーズに

電子印鑑を作成する大きな理由は、ワークフローの時間短縮を始めとする業務効率化の実現ではないでしょうか。
印鑑が保管されているオフィスでの作業に限定されていた押印業務が、電子印鑑により外出先でも行えるようになり、リモートワーク導入などの柔軟な働き方が実現できます。
単純に「簡単に手軽に電子印鑑を使いたい」と無料版の利用を始める前に、想定される押印業務から自社にとってどのような電子印鑑が実際の運用に相応しいのかを確認してから、作成について検討するとよいでしょう。