Shachihata Cloude-文書法と電子帳簿保存法の違い
働き方改革や新型コロナウイルス感染症によるリモートワークの増加に伴い、書類や押印の電子化の気運が高まっています。書類の電子化には守らなければならないルールが存在するため、法律や関連する用語の理解が不可欠です。本記事では、電子書類のセキュリティを担保するための用語や、2022年に最新の改正があった電子帳簿保存法などの法律についてご説明いたします。
e-文書法とは
e-文書法は一つの法律名ではなく「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律の総称です。これまで紙書類での保存が義務付けられていた文書や書類について、電子書類での保存を認めるために2005年に制定されました。電子化が認められている文書は、契約書や紙カルテ、建築図面など多岐にわたります。内容によってその文書を管轄する省庁も異なるため、各書類の詳細な要件は各省庁で制定しており、電子化をすることを容認する、という大枠について、一括でe-文書法での制定を行いました。
電子化をすることで、紙書類の印刷や製本、ファイリングの作業や保存スペースを削減することができます。また、膨大な量になっても、検索がしやすいという効果もあります。書類の電子化はコストや工数の削減などメリットが多いといえるでしょう。
e-文書法で電子化できる書類、できない書類
しかし、e-文書法ですべての書類が電子化できるわけではないので、注意が必要です。
e-文書法で電子化できる書類
請求書や議事録など、企業活動で使用する一般的な文書はほぼ電子化することができます。
財務や税金に関する書類：契約書、見積書・注文書、納品書・請求書など
企業の経営に関する書類：定款、株主総会や取締役会の議事録、顧客口座簿・社員名簿など
企業の決算に関する書類：財産目録、貸借対照表・損益計算書など
e-文書法で電子化できない書類
紙書類で保存するメリットがあるものや、法律に紙書類での保存が明示されている書類は、電子化することができません。
緊急時に必要な書類：船舶に備える手引書など
改ざんの発見が難しい状況下で必要な書類：自動車損害賠償責任保険証明書、漁業の許可証
法律に「書面」と指定のある書類：定期借地契約書・定期借家契約書など
ただし、紙書類でなければいけない理由がない書類については、電子化に向けた準備が進められているものも多く、今後電子化できるようになる可能性が高いでしょう。
e-文書法の要件
紙書類から電子文書にするにあたり、いくつか求められる要件があるのでおさえておきましょう。電子化するための要件は、書類の種類や性質により異なります。それぞれ関連する府省令などによって定められており、その前提として、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの技術要件が経済産業省によって定められました。なお、この4つの技術要件のすべてを満たす必要があるわけではなく、「見読性」以外は書類の種類によって要否が異なります。各書類に求められる要件は、内閣官房IT担当室が作成した「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」から一覧で確認することができます。
参考：https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf
見読性
電子化した文書をパソコンやディスプレイで表示したり、プリンターで出力したりする際に、その内容が明瞭に確認できる状態であることが求められます。明瞭に確認できる状態の目安として、スキャンの際に256階調かつ150dpi以上で読み取りを行うと良いとされています。
完全性
電子化された書類について、保存義務期間中に内容の改ざんや滅失をしないように抑止する措置が取られていることが求められます。また、内容が変更されたり消去されたりした場合は、実際にそのようなことが起きたのかどうかと、その変更内容が分かるようになっていなければなりません。
機密性
許可を得ていない人物がアクセスできないように、不正アクセスを抑止する対策を講じる必要があります。具体的には、個人別のIDやパスワードの設定や、それに基づいた閲覧履歴の記録などを行い、第三者が容易にアクセスできない状態にしなければなりません。
検索性
電子化された文書について、必要な時に検索してすぐに情報を引き出せるように、分かりやすく体系的に保存されていることが重要です。電子文書を有効に活用できるよう、文書名のネーミングやフォルダの配置について、ルールを設けて運用することなどが必要となります。
電子帳簿保存法とは
文書の電子化に関する法律には、e-文書法の他に電子帳簿保存法というものもあります。
電子帳簿保存法は、国税庁が管轄する法律で、会計帳簿や国税関係書類の電子化容認と電子化にあたっての規定が定められています。e-文書法よりも7年早い、1998年に制定されました。1998年の制定時は、始めから電子データとして作成した文書のみが対象で、紙書類をスキャンして保存することは対象外とされていました。2005年のe-文書法制定に伴い、契約書・注文書・請求書・納品書などについては、スキャンして電子書類化することも認められるようになりました。2005年以降も時代に合わせて、電子化の要件の緩和などの改正を進めており、電子化しやすい環境が整備されていっています。
e-文書法と電子帳簿保存法との違い
e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いは、対象となる書類の範囲です。
e-文書法は、書類の電子化を一括で認めているため、その書類の管轄省庁は多岐にわたります。一方で、電子帳簿保存法は財務省と国税庁が管轄する法律に関する文書が対象になります。
また、電子化にあたって承認が必要かどうか、というのも違いの一つでした。e-文書法の対象書類は承認不要、電子帳簿保存法の対象書類は承認が必要でしたが、2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法で、事前承認制度を廃止することになりました。
改正電子帳簿保存法のポイント
電子帳簿保存法は1998年の制定後、時代に合わせて改正を続けており、最新の改正が2022年1月1日に施行されました。この改正では、前章で説明した事前承認制度の廃止の他に、電子取引の場合の紙保存が禁止になりました。電子取引とは、電子メールでの請求書の受領やECサイトで商品を購入し、請求書をPDFでダウンロードした場合などを指します。これまでは、メールやPDFを印刷して紙書類として保存することが認められていましたが、2022年1月の改正で紙書類での保存が廃止となりました。
かなり大きな改正となるため、2年間の猶予期間が設けられることになりましたが、2年後には電子保存が可能な状態にしておくことが、各社で求められます。
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
Shachihata Cloudは改正電子帳簿保存法に対応！
働き方改革のため、国は電子署名の条件緩和（2015年）や、スマートフォンで撮影した画像の容認（2016年）、キャッシュレス決済のデータの証憑化（2020年）など、電子化をしやすいように改正を続けてきました。しかし、これまでは導入コストや今までのやり方を変えることの手間から、電子化に積極的ではない企業も多く、なかなか電子化は進みませんでした。そんな中、新型コロナウイルス感染症により、働き方を大きく変えざるを得ない状況となりました。突然働き方が大きく変わってしまうほどの出来事を経験した私たちは、今後どのようなことが起きても柔軟に対応できるように、準備をしておくべきではないでしょうか。
シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、セキュリティに配慮したクラウド型の電子決裁サービスです。 改正電子帳簿保存法で定められた、電子取引データの保管にも対応しています。また、国税庁公認の機関であるJIIMAの設ける「電子帳簿ソフト法的要件認証」の認定を受けており、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることが公的に認められているサービスです。この機会にぜひ導入をご検討ください。
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