Shachihata Cloud電子帳簿保存法改正！紙での保存は禁止に？
2022年1月に改正された電子帳簿保存法についてご説明いたします。元々は紙文書を電子保存することを認める法律でしたが、そもそも紙文書ではなく電子データで作成される文書も増えてきました。そのような流れで、ついに電子データのみでの保存が認められる場合が出てきました。もはや避けることはできなくなった文書の電子化について、法律の変更箇所などを確認していきましょう。
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の文書を電子データで保存することを認める法律です。基本的に国税文書は紙保存が義務付けられてきましたが、パソコンの普及など電子データでの仕事が増えてきたことに対応するため、電子帳簿保存法が制定されました。時代に合わせて改正を重ねており、2022年1月に施行された改正では、新型コロナウイルス感染症の流行に伴うリモートワークの普及などもあり、抜本的な改革が行われました。
電子帳簿保存法の改正ポイント
最も注目すべき変更としては電子取引の情報は紙ではなく、必ず電子文書で保存しなければいけなくなった、ということでしょう。これまではペーパーレス化を進めたい企業の後押しという側面が大きい法律でしたが、全企業に向けて強制的に電子化を要請する改正だったといえます。
電子取引データの紙保存廃止
電子取引とは具体的にどのような取引を指すのでしょうか。考え方のポイントとしては、双方が同じ形式で保管すること・受け取った形式で保管することの2点になります。
自社が電子データで送付した文書や、取引先から電子データで受領した文書は双方が電子保存をする必要があります。この電子データには、PDFやExcelだけではなく、USBに保存して受け渡しを行った場合も含まれるので、注意しましょう。
一方で、自社が紙で送付した文書や、取引先から紙で受領した文書は、紙と電子どちらで保存しても構いません。
また、自社内で完結する貸借対照表や損益計算書などの国税関係書類を電子文書で作成した場合も、紙と電子のどちらでも保存可能です。
新型コロナウイルス感染症などの影響でリモートワークを導入する企業も多くなり、メールで請求書などを受領する機会も増えたと思います。こういった文書も電子保存の対象になるので、ほとんどの企業が電子保存対象の文書を保持しているのではないでしょうか。
罰則の強化
今回制定された電子取引データの電子保存について、違反した場合には罰則があります。電子取引に関する文書で、隠蔽や改ざんがあり、それによって申告漏れなどが生じた場合は、通常の重加算税に加えてさらに10％が加重されます。
また、電子保存しなくてはいけない文書を紙書類で保存した場合、青色申告の承認の取消対象となる可能性があります。2023年12月までの猶予があり、違反したとしてもすぐには承認取り消しにはならないものの、準備が必要であることには違いありません。
電子取引データの保存要件
電子取引データは、ただ電子データとして保存するだけでは正しく保管できているとは認められず、いくつかの要件を満たす必要があります。今回の改正で要件も一部変更があるので、確認しましょう。
真実性の要件変更ポイント
真実性とは、文書が改ざんされていないことを証明するために満たす必要がある要件です。真実性を担保するためには、いくつかの方法がありますが、今回の改正ではタイムスタンプに関して変更があります。これまでは、文書を電子保存する場合は、受領者がサインをした上で3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。改正後は担当者のサインは不要となり、タイムスタンプの付与も最長2カ月までと大幅に延長されました。また、タイムスタンプがなくても作業履歴を残せるシステムを採用している場合には、タイムスタンプも不要になります。
可視性の要件変更ポイント
可視性とは、電子保存した書類が検索・表示などで確認できるようにしておくための要件です。今回の改正では、検索機能を確保することが求められており、具体的には、下記の3点を満たす必要があります。
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できること
- 日付または金額の範囲を指定して検索できること
- 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるように書類を提示できるようにしてあれば、範囲指定の検索と2つ以上を組み合わせての検索の2点を満たす必要はありません。
2023年12月までの対応が必須
電子取引データの電子保存には、2023年12月までの猶予が設けられています。猶予が設けられるきっかけとなったのが、「違反によって青色申告の取り消しの可能性がある」という国税庁の発言です。この発言は企業に大きな混乱を生み、そもそも改正内容を知らず、準備ができていない企業が多数あることが判明しました。そこで、急きょ2年間の猶予が設けられることになりました。とはいえ、本来はなかった猶予期間であり、2023年12月に間に合わなかった場合は、本当に青色申告が取り消しになってしまいます。時間があるから大丈夫と思わずに、いますぐ準備を始めないと企業運営に大ダメージを与えかねません。
まだ何の準備も進んでいない企業は、いますぐに電子化の準備を始めましょう。
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
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電子化によって、少なからず業務フローや文書管理の方法に変化があります。できるだけ現場の混乱が起こらないよう丁寧に進めたい一方で、改正電子帳簿保存法の対応は2023年12月という期限があるため、スピード感も求められます。シヤチハタの提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、クラウド型のサービスのため自社内でシステムの改修が不要で、インターネット環境さえあればすぐに使用することができます。また、このサービスでは「ビジネスプロセスそのまんま」を提唱しており、従来の業務フローを変えることなく電子移行することができます。現場の混乱が起こさずスピーディーに電子化を実現することができる「Shachihata Cloud」は無料トライアルを実施中。これを機にぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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