Shachihata Cloud DXコラム 電子帳簿保存法で対象外になる法人はある?電帳法の対象法人について解説!
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電子帳簿保存法で対象外になる法人はある?電帳法の対象法人について解説!

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法律・制度
法的効力
電子帳簿保存法
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

現代のビジネス環境において、デジタル化は避けられないトレンドとなっています。電子帳簿保存法の改正は、企業の会計プロセスに大きな影響を与えました。しかし、「どういった法人が電帳法の対象になるのか?」という疑問は、多くの企業経営者や財務担当者を悩ませています。本記事では、改正電子帳簿保存法の内容を簡単におさらいし、電子帳簿保存法の対象となる法人、そして対象となる文書と保存方法についてわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法という法律を耳にする機会が増えたと思いますが、どのような法律なのでしょうか。まず、電子帳簿保存法の概要と、電子帳簿保存法における請求書の扱い方について解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された、企業が取引記録や会計資料を、一定の要件のもと、電子的に保存することを認めた法律です。この法律により、従来紙ベースで管理されていた請求書や領収書などの文書を電子形式で保存できるようになったことで、文書管理がより効率的になり、検索や共有が容易になりました。数回にわたる改正が行われており、特に2022年の改正は大きな注目を集めました。この改正により、電子文書の真実性を保ち、改ざんを防ぐ措置が強化され、2022年1月以降に電子取引される文書については、紙による保存を廃止し、電子形式での保存が義務付けられています。

電子帳簿保存法における請求書の扱い方

電子帳簿保存法における請求書の扱い方は、請求書の受領側と発行側それぞれ理解しておく必要があります。

受領した請求書の扱い方

受領側での請求書の保管方法は、紙の請求書と電子データとで異なります。紙の請求書は、物理的に原本をファイリングするか、スキャンして電子形式での保管が可能です。電子形式で保存する際は、改ざんを防ぐために2ヶ月以内にタイムスタンプを加えることが求められます。

その一方で、電子データとして受け取った請求書に関しては、2022年の電子帳簿保存法の改正に伴い、紙への印刷による保存は認められず、システム内でそのまま電子的に保存する必要があります。この点については特に注意が必要です。

自社で発行した請求書控えの扱い方

発行元においても、請求書の控えに関する注意が必要です。紙で作成された請求書の控えは、物理的に保管するか、または電子データとしての保存が可能です。電子形式で発行された請求書の場合、そのデータは電子的に保存されます。さらに、2023年10月から施行されるインボイス制度の下では、適格請求書発行事業者は請求書の控えを発行することが義務付けられています。この変更により、発行元は受領者と同様に、請求書の保管に関してより厳格な対応が求められています。

電子帳簿保存法の対象となる法人

電子帳簿保存法は、ビジネスのデジタル化に伴い、企業にとって重要な法律の一つであり、その適用範囲は広いです。ここでは、この法律の対象となる法人について解説します。

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法の対象は、すべての企業および個人事業主です。これには、小規模企業から大企業まで、あらゆる種類の事業者が含まれます。電子帳簿保存法の主な目的は、企業や個人事業主が取り扱う取引記録や会計資料を、電子的な形式で適切に保存し、必要に応じてこれらの情報を迅速に検索・提供できるようにすることにあります。

電子取引を行っていない企業や個人事業主の扱い

電子帳簿保存法は、電子取引に関連する文書の保存に焦点を当てています。したがって、電子取引を行っていない企業や個人事業主は、この法律の対象外となります。ただし、これらの事業体も、将来的に電子取引を開始した場合には、法律の適用を受けることになるため、その認識を持っておくことが重要です。

猶予期間について

電子帳簿保存法改正により、2022年1月以降は電子取引を行うすべての企業や個人事業主は電子データの保存が必要となりました。とはいえ、現実的には急な対応が難しい企業や個人事業主もいることから、2年間の猶予が与えられました。電子取引を行っている企業と個人事業主は、2023年12月までに電子帳簿保存法への対応を完了する必要があります。

電子帳簿保存法の対象となる文書と保存方法

 電子帳簿保存法は、国税に関連する文書を対象として、電子データでの保存を義務付けています。最後に、この法律の適用範囲と保存方法について詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法の対象文書

 電子帳簿保存法の対象となる文書は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引による書類」の3種類で、パソコンやシステムで電子的に作成した文書です。注意が必要なのは、手書きで作成された書類です。手書きで作成された国税関係帳簿は対象外ですが、手書きで作成された国税関係書類については、スキャンして画像データとして保存することで電子帳簿保存法の対象となります。

書類 手書きで作成 パソコン/システムで作成
国税関係帳簿 仕訳帳 総勘定元帳 売上台帳 等 対象外 対象(電子データでの保存は任意)
国税関係書類 決算関係書類
貸借対照表
損益計算書 等取引関係書類
契約書
領収書
請求書 等
対象外(スキャン後に画像データで保存する場合は対象) 対象(電子データでの保存が必要)
電子取引による書類 EDI取引
電子契約
メールデータ
Web請求書  Web受領書 等
対象(電子データでの保存が必要)

電子帳簿保存法対象文書の保存方法

 電子帳簿保存法の対象となった文書の保存方法には下記2通りの方法があります。

・スキャナ保存方式

・電子データ保存方式

スキャナ保存方式

 スキャナ保存方式は、紙で受領した文書を電子ファイルに変換し保存する方法です。取引相手から受け取った紙の請求書を、スキャナ等の機器を使用し、スキャニングして保存することを指します。紙で受領した場合と同様、タイムスタンプを付与する必要がありますが、訂正・削除履歴の保存など、改ざん防止対策がとられたシステムであれば、付与の必要はありません。

電子データ保存方式

 電子データ保存方式は、文書がPDFなどの電子データとして発行された場合の保存方法です。メール等の電子的な取引により授受した文書データは「電子取引」に該当するため、送信側も受信側も電子データのまま保存する必要があります。これまでは、紙にプリントして保存することも可能でしたが、2022年の改正により、電子保存が義務化されました。なお、電子データの保存義務化については、電子化が間に合わない企業に対しては、施行から2年(2023年12月31日まで)の猶予期間が設けられていました。

電子帳簿保存法の対象法人にはShachihata Cloudがおすすめ

電子帳簿保存法に対応するには、電子帳簿保存法対象の文書をパソコンやシステムで作成する必要があります。そのため文書管理システム等の導入は、非常に有効な対策のひとつと言えます。

Shachihata Cloudは、2022年2月に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得。文書に対してインデックスを付与し、電帳法の要件に則した保管、検索を行うことができます。また、お使いの印鑑をそのまま電子化し、捺印日時やユーザーIDなど発行者の識別情報を残した電子印鑑も使用できます。

詳しい資料はこちら

 また、改正電子帳簿保存法の本格的施行に際し、Shachihata Cloud では 2023 年 12 月から 2024 年 1 月 31 日までキャンペーンを実施しております。期間中に「長期保存キャビネット+長期保存キャビネット検索」「プレミアムプラン」「エンタープライズプラン」を新たに購入された方には、サービスの機能紹介、操作説明、設定手順に関する優先メールサポートを3ヶ月間無料でご提供しております。

詳細はhttps://dstmp.shachihata.co.jp/errl_cp/に記載しておりますので、電子帳簿保存法への対応を考えておられる場合は、お気軽にお問い合わせください  電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを選定する際は、機能、利便性、予算などを総合的に考えて検討することが必要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。

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