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コラム

年末調整の電子化に向け企業が行うべき準備まとめ

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

例年12月に行われる年末調整。内容に変更がなくても毎年提出しないといけないなど、従業員側の負担はもちろんですが、それらをすべて確認して税務署に提出をしなくてはならない企業の担当者の負担は非常に大きいと言えます。企業からの年末調整業務効率化のニーズに応えるため、平成30年度の税制改正により、令和2年分の年末調整から電子データでの提出ができるようになりました。
すぐに電子化に取り組む予定はなかったものの、新型コロナウイルス感染症の影響を受けてリモートワークが続く中で、急きょ電子化を検討している企業もあるのではないでしょうか。本記事では、これまでの年末調整手続きの課題と電子化によって得られるメリット、電子化していくための準備についてご説明します。

年末調整とは

年末調整とは、企業が従業員の給与から毎月天引きした所得税と、本来支払うべき所得税の過不足金額を調整し、確定させることを指します。毎月の所得税はあくまでも概算のため、実際納めるべき所得税とは差異が生じます。また年末調整の際には、生命保険や地震保険、住宅ローンなどが控除の対象となり、従業員は各種控除申告書を作成・企業に提出することで所得税額の過不足分を算出し、還付もしくは徴収が行われます。

これまでの年末調整手続きの課題

これまでの年末調整手続きは、ほとんどが紙書類でのやり取りだったことにより、入力や確認に多大な時間と手間がかかっていました。例えば、従業員は保険会社や金融機関などから書面で送られてくる控除証明書を、企業から年末調整の書類が配布されるまで失くさないように保管しておかなければなりませんでした。さらに、控除対象となる額の集計や控除額の計算も従業員がそれぞれで実施しなければなりません。
企業も従業員一人ひとりに紙面で申請書を配布・回収する必要があります。さらに回収した申請書について、金額に誤りがないか検算をしたり、添付の資料に抜け漏れがないかを確認したりと、膨大な量の確認を紙面で行わなくてはいけませんでした。さらにこの申告書は7年間保管する義務があるため、保存のためのコストもかかるなど、各所に課題を抱えていました。

年末調整手続きを電子化するとどうなる?

実際に年末調整手続きが電子化されると、作業はどのように変わるのでしょうか。下図では、電子化前と後で同じ作業内容がどう変わったかを比較しています。電子化ですべての情報を電子データでやり取りができるようなったことで、入力や計算の手間が大幅に減っていることがわかります。

なお、年末調整控除申告書作成用ソフトウェアは、年末調整申告のために国税庁が無償で提供するソフトウェアです。このソフトウェアから出力されるデータを、システム部署等が利用できるように仕様も一般公開されています。

参考:https://www.nta.go.jp/users/gensen/oshirase/0019004-159.htm

年末調整手続きの電子化によるメリット

年末調整手続きの電子化には、従業員と企業でそれぞれ以下のようなメリットがあります。

従業員のメリット

従業員は、控除証明書等がデータ化されたことで、紛失する心配がなくなりました。
また、これまで自分で計算して手書きで記入しなければならなかった書面がすべてデータ化されたことで、大幅な工数削減にもなります。

企業のメリット

企業にとっても、書面の配布・回収の手間や検算の手間が削減され、大きなメリットがあります。また、7年間の保存義務のために、これまでは紙書類を保存するコストがかかっていましたが、データは物理的な場所を取らないので、保存コストがかからなくなります。

電子化準備の流れとポイント

メリットの多い年末調整の電子化ですが、実施にあたり何点か準備や検討が必要になります。

1.ソフトウェア検討と導入準備

従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアについて検討します。国税庁から無償で提供されるソフトウェアの他にも、民間企業が年末調整の電子化ができるようなソフトウェアを販売しています。自社の状況によって、どのソフトウェアが適しているか検討するとよいでしょう。他にも、全体の運用を俯瞰し、作業としてどこが変わるのかを確認し、変更にあたって事前の準備や調整が必要な箇所がないか、確認を行いましょう。

2.従業員への周知

年末調整手続きを電子化すると、従業員の作業にも変化があります。そのため、控除証明書等をデータで受領するための準備の依頼や、導入を決めたソフトウェアの操作方法の説明を事前に行う必要があります。
なお、控除証明書等のデータはマイナポータル連携により取得することができます。マイナンバーカードの取得が間に合わないなど、マイナポータル連携ができない場合は、保険会社などの控除証明書の発行元からデータを取得することも可能です。

3.給与システム等の改修

従業員から提出されたデータを利用中の給与システムにインポートし、年税額等の計算を行えるようシステム改修を行います。システム改修の項目の確認は、国税庁より確認フローが公表されているので、参考にするとよいでしょう。

参考:https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/0020005-071_03.pdf

4.税務署への届出

年末調整の電子化には、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を企業の所轄の税務署に提出し、税務所長から承認を受ける必要があります。申請書を提出した月の翌月末日までに、「承認」もしくは「承認しない」旨の通知が届きます。どちらの通知も届かない場合、その翌月末には「承認」を受けたとすることができます。自社のスケジュールに間に合うように、税務署への申請を行いましょう。

ペーパーレスで仕事に専念できる環境作りを

年末調整は給与に関わる重要な手続きです。しかし、この手続きに時間をとられると本来の仕事の妨げになります。このような重要かつ単純な作業は、電子化を推進していくことで、ミスや工数を削減でき、従業員が本来実施すべき仕事に専念する環境を作ることができます。重要かつ単純な作業である、契約書や請求書への捺印も電子決裁のシステムを活用することで、スピーディーに対応を進められます。

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