Shachihata Cloud電子帳簿保存法とインボイス制度の違いと関係性を解説
日本の税制度は複雑で、企業や個人事業主は適切な申告と記録保持の義務を果たさなければなりません。特に、電子帳簿保存法とインボイス制度は、税務に関連する重要な法律であり、これらの理解は適切な税務処理をする上で欠かせないものとなりました。本記事では、電子帳簿保存法とインボイス制度の違いと双方の関係性について詳しく解説していきます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、企業が取引記録や会計帳簿を電子的に保存することを認める法律です。この法律は、紙の帳簿や書類の保存に伴うコストと手間を削減し、効率的な帳簿管理を促進することを目的としています。
電子帳簿保存法に基づく電子データの保存は、特定の要件を満たす必要があり、これにはセキュリティ対策やデータの改ざん防止措置などが含まれます。企業はこの法律に従って、取引の証拠となる書類を電子形式で保存し、税務調査などで必要に応じて提出できるようにしなければなりません。
インボイス制度とは？
インボイス制度は、消費税の適切な課税と還付を目的とした制度で、2023年10月から実施されています。この制度では、課税事業者が提供する商品やサービスに対する取引に関して、適格請求書発行事業者が発行するインボイスが必要とされます。
インボイスには取引の内容、消費税額などが記載され、消費税の仕入れ税額控除の根拠となります。この制度により、消費税の透明性が高まり、適切な税金の申告と支払いが促進されます。
電子帳簿保存法とインボイス制度の関係性
電子帳簿保存法とインボイス制度は、どちらも税務処理の効率化と透明性の向上を目指していますが、その焦点は異なります。電子帳簿保存法は帳簿の電子保存に関する規定であり、インボイス制度は消費税の適切な処理を目的とした制度です。しかし、これら２つの制度は互いに補完的な関係にあると言えます。
インボイスの保存は電子帳簿保存法の要件に従って行う
インボイスは発行側も受領側も7年間の保存が必要となり、紙による保存も認められています。しかし紙で保存するための保管場所を確保しなければなりませんし、経理業務も煩雑になってしまいます。そのため、多くの企業では電子データでの保存を実施しています。
インボイス制度において発行されたインボイスを電子データで保存する場合、電子帳簿保存法の規定に従う必要があります。これにより、税務調査などでのインボイスの提示が求められた際に、迅速かつ正確に対応することが可能となります。
電子帳簿保存法で定められた電子データ保存の要件
電子帳簿保存法では「真実性の確保」と「可視性の確保」が重視されており、インボイスの保存に関してもこれらに基づいて定められた要件に従うことで、データの信頼性が高まります。
真実性の確保については、改ざん防止のために下記いずれかの措置をとる必要があります。
・タイムスタンプが付与された取引情報を受領する
・取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存の実行者または監視者に関する情報を確認できる環境を整える
・訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領および保存をおこなう
・訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をおこなう
また、可視性の確保に関しては
・システムの概要を記載した関連書類の備え付け
・保存場所に、パソコンなどの電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターとこれらの操作マニュアルの備え付け、およびすみやかな出力環境の整備
・「取引年月日」「取引先」「取引金額」などによる検索機能の確保
といった措置を講じなければなりません。
電子帳簿保存法とインボイスへの対応はどのように進めるべきか
電子帳簿保存法とインボイスへの対応は、多くの事業者が同じタイミングで進めるため、どちらか一方への対応が遅れると他社との取引において障害になる可能性もあります。また、業務効率化の面からも両制度への対応は同時進行で一度に行なうことをお勧めします。
ただし、電子化されたインボイスを1件ずつ処理するとなると、経理担当者の負担は非常に大きなものになります。たとえば、電子帳簿保存法の要件に従って、インボイスが添付された電子メールを受信する場合などでも、前述したように改ざん防止のための措置を採ったり、検索機能の確保を行ったりする必要があります。組織規模が大きくなればなるほど、こうした手間によって、業務効率化の大幅な低下をもたらすことになるでしょう。
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