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コラム

法定保存文書とは?保存期間、保存方法を解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

企業で取り扱う文書の中でも、法律により一定期間保存することを義務付けられている文書を「法定保存文書」と呼びます。企業にとって重要文書である法定保存文書は、保存期間を正しく把握し、セキュリティに配慮して管理することが重要です。本記事では、法定保存文書として扱われる主な文書、法定保存文書を保存するのに適した方法をご説明します。

法定保存文書とは

まずは法定保存文書の概要をご説明します。
法定保存文書とは、商法や会社法、労働基準法など、各法律により保存することと保存期間が定められている文書のことです。保存期間は、最低限の保存年数であり、文書ごとに異なります。そのため、企業にとって重要な文書は、最低限の保存年数を超えた期間が設定されている場合もあります。法定保存文書を保存期間内に破棄してしまうと、罰則を課せられる場合や、税務調査で不利になる場合があります。

法定保存文書として扱われる主な文書

法定保存文書として扱われる文書は数多くありますが、ここでは保存年数に分けて、主な文書をご説明します。また、文書の保存期間を誤らないためには、起算日に留意し保存期間を正確に把握することが重要です。

永久保存が望ましい文書

定款や株主名簿、登記・訴訟関係書類などの文書は、法律で永久保存を義務付けられているわけではありませんが、内容に鑑みて、永久保存が望ましいといわれています。

保存期間が5年以上10年以下の文書

次に、保存期間が5〜10年の文書です。主に税務・経理関係の文書が該当します。

保存期間が5年未満の文書

次に、保存期間が5年未満の文書です。主に人事・労務関係の文書が該当します。

法定保存文書を保存するのに適した方法

このように、日常的に触れる多くの文書が法定保存文書に指定されていることが分かりました。企業の発展とともに増加していくものの、参照機会の少ない法定保存文書は、どのように保存するのが適しているのでしょうか。本記事では3つの方法をご紹介します。

1. 立ち入りが制限された社内書庫に保存

1つめは立ち入りが制限された社内書庫に保存する方法です。社内倉庫で保存する場合は、文書の紛失や不正持ち出しに備え、セキュリティを高めておくことが重要です。紙で記録する場合は、入退室する人に入退室時刻や氏名の記入を課し、ICカードで記録する場合は、社内倉庫に入室制限をかけたり入退室ログを蓄積したりすると良いでしょう。

2. セキュリティに配慮した社外倉庫に保存

2つめは社外倉庫サービスを契約し、社外倉庫で法定保存文書を保存する方法です。社外倉庫のメリットには、倉庫のセキュリティ構築を外部に委託できることや、オフィススペースを有効活用できることなどが挙げられます。インターネット上で文書の出入庫や廃棄を管理できるサービスが多いため、文書を探したり廃棄したりする時間や手間を短縮できる可能性があります。

3.電子化しクラウドなどに保存

3つめは法定保存文書を電子化し、クラウドなどにデータ保存する方法です。2005年に施行されたe-文書法に基づき、一定要件を満たせば、法定保存文書を含む多くの文書を電子上で作成し保存することが可能になりました。対象の文書は、内閣官房 情報通信技術(IT)総合戦略室「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」より調べることができます。

法定保存文書を電子化し保存するメリットには、紙書類を保存するためのスペースを省けることや、紙書類の印刷・廃棄に関わるコストを削減できることなどが挙げられます。運用コストを抑えつつ高いセキュリティレベルを保ちたい場合は、クラウドサービスの導入が有効です。クラウドサービスであれば、自社システムを増強することなく、アクセス制限や閲覧・ダウンロードログの管理など、様々なサービスを利用することができます。

シヤチハタの提供する「box」は、全世界9.2万社以上で利用されている容量無制限かつ大容量ファイルアップロードに対応したクラウドサービスです。boxはパソコンやタブレット、スマートフォンなどのマルチデバイスに対応しており、box内に保存したファイルにはユーザーごとに7種類のアクセス権限を設定できます。また、閲覧やダウンロードの履歴がログとして記録されるなど、高水準のセキュリティシステムも利用できます。

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※参考:https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

セキュリティや管理のしやすさに考慮した文書管理を

企業で扱う文書には、保存期間が定められている法定保存文書があることが分かりました。企業にとって重要な法定保存文書の管理は、セキュリティや管理のしやすさを考慮することが重要です。自社倉庫での文書管理に課題がある場合は、社外倉庫やクラウドサービスの利用も検討すると良いでしょう。誰にとっても分かりやすい文書管理を行うことは、法定保存文書の誤廃棄防止に繋がります。文書を適切に管理しながら、効率的に業務を推進できる環境を整えていきましょう。