Shachihata Cloud電子帳簿保存法で請求書発行側は何をすればいいの？発行側の注意点を解説!
企業がデジタル時代に適応する上で、法規制の理解と遵守は不可欠です。特に、電子帳簿保存法に関しては、請求書の発行と保存のプロセスに大きな影響を与えます。2022年の電子帳簿保存法の改正は、請求書の取り扱いに大きな影響を与えました。2024年1月1日から電子取引データのデータ保存が義務化されることになります。本記事では、改正電子帳簿保存法における請求書の扱い方、請求書データの保存方法、そして、請求書の発行側が覚えておきたい注意点について詳しく解説します。
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電子帳簿保存法における請求書の扱い
電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降に電子取引される書類は全て、電子データのまま保存することが義務付けられました。まず、電子帳簿保存法の概要と、電子帳簿保存法における請求書の扱い方について解説します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された、企業が取引記録や会計資料を、一定の要件のもと、電子的に保存することを認めた法律です。これまで紙で扱っていた請求書や領収などの電子保存が認められることで、文書の管理が効率化され、検索や共有が容易になります。これまで複数回の改正が行われていますが、最近では、2022年の改正が大きな話題となりました。この改正では、電子文書の真実性の確保と改ざんを防ぐための措置として、電子取引された書類の紙による保存が廃止され、2022年1月以降に電子取引される書類は全て、電子データのまま保存することが義務付けられています。
電子帳簿保存法における請求書の扱い方
電子帳簿保存法における請求書の扱い方は、請求書の受領側と発行側それぞれ理解しておく必要があります。
受領した請求書の扱い方
受領側では、紙の請求書と電子データとで、請求書の保存方法が異なります。紙の請求書は、原本をファイリングして物理的に保管するか、スキャンして電子データとして保存することができます。電子データとして保存する場合は、改ざん防止のために2ヶ月以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
一方、電子データで受領した請求書は、2022年の電子帳簿保存法改正により、紙に印刷しての保存が不可となり、システム上でそのまま保存する必要があることに注意が必要です。
自社で発行した請求書控えの扱い方
発行側では、自社で発行した請求書控えも同様の注意が必要です。紙で発行した請求書控えは、紙のまま保管するか電子データとして保存することができ、電子データで発行した場合は、電子データのまま保存します。なお、2023年10月からのインボイス制度導入により、適格請求書発行事業者は請求書控えの発行が義務化されています。これにより、発行側も受領側と同じく、請求書の保存に関して厳格な対応が求められるようになりました。
請求書のデータ保存方法
請求書を電子データで保存するためには、保存要件を満たす必要があります。ここでは、請求書データの保存方法について解説します。
スキャナ保存方式
スキャナ保存方式では、紙の請求書を電子データに変換して保存する手法を用います。取引先から届いた紙の請求書をスキャナなどのデバイスで電子化し、そのファイルをシステム上で保存します。紙で受け取った請求書と同じく、タイムスタンプの付与が必要です。ただし、訂正や削除の記録を保持し、データの改ざんを防ぐシステムを使用している場合は、タイムスタンプの付与は必要ありません。
電子データ保存方式
電子データ保存方式は、PDF形式などで電子的に発行される請求書の保管方法を指します。メールをはじめとする電子的な方法で交換された請求書は「電子取引」に分類され、発送側も受取側もその電子形式での保存が必要です。以前は紙に印刷しての保管も許されていましたが、2022年の法改正に伴い、電子形式での保存が法的に義務付けられました。ただし、電子化の準備が整わない企業に対しては、業界団体からの要望を考慮し、2023年12月31日までの2年間の猶予期間が設けられています。
請求書の発行側が覚えておきたい注意点
電子データで請求書を発行する場合、電子帳簿保存法の要件に対応するために注意する点があります。請求書の発行側が覚えておきたい注意点は下記の通りです。
・編集できない形式で発行する
・電子印鑑を使用する
・電子取引で受領した請求書は電子データで保存する
・インボイス制度により請求書控えの作成が義務化される
編集できない形式で発行する
請求書の電子データは、PDFなどの編集できない形式で作成しましょう。電子帳簿保存法ではPDF文書の保管が認められています。請求書データをWordやExcelなどの編集可能な形式で送付すると、送付先に編集され、内容を改ざんされてしまうリスクがあり、電子帳簿保存法の要件である「真実性」の担保ができなくなります。
電子印鑑を使用する
電子データで作成した請求書は、押印の必要がありません。しかし、押印があると偽造などの不正がしにくくなるメリットがあるため、商習慣上請求書に押印する企業が多いのも事実です。印鑑が必要であれば、電子データでも押印が可能な電子印鑑を使用することがおすすめです。電子印鑑には、単なる印影を残すだけのものから、印影に捺印日時やユーザーIDなどの発行者の識別情報が残る高機能なものもあります。
電子取引で発行した請求書控えは電子データで保存する
電子帳簿保存法の改正により、メールやファイル転送システムなどを介した「電子取引」により請求書を発行した場合、その請求書控えは電子データとしてシステム上で保存する必要があります。2023年12月31日までは紙に出力して保存することが許容されていますが、2024年1月から、電子化対応が必須となります。
インボイス制度により請求書控えの作成が義務化される
これまでは、請求書控えの発行は任意となっていました。しかし、2023年10月から導入されたインボイス制度により、適格請求書発行事業者は適格請求書の控えを作成し保存する義務が生じています。この適格請求書控えの保存期間は、確定申告の提出期限から7年間になります。
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Shachihata Cloudは、2022年2月に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得。文書に対してインデックスを付与し、電帳法の要件に則した保管、検索を行うことができます。また、お使いの印鑑をそのまま電子化し、捺印日時やユーザーIDなど発行者の識別情報を残した電子印鑑も使用できます。
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