Shachihata Cloud電子帳簿保存法の対象書類や電子データの保存要件をわかりやすく解説
電子帳簿保存法は、企業が会計記録を電子的に保存する際のルールを定めた法律です。電子帳簿保存法は国税帳簿書類を対象としており、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データの保存の3つの区分があります。本記事では電子帳簿保存法における対象書類や保存要件などについて、わかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法が制定された主な目的は、紙の帳簿や書類を電子的に保存することを認めることで、企業の業務効率化とデジタル化を促進することです。また、電子保存に際してのデータの信頼性やセキュリティの確保も大きなポイントとなっています。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の対象となる書類は大きく分けて次の3つです。
・仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの国税関係帳簿類
・損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類
・見積書、請求書、納品書、領収書などの取引関係書類
上記の書類を電子的に作成した場合は、電子データとして保存することもデータを出力して紙で保存することも可能です。一方、取引先が電子的に交付し送信した書類の場合は電子取引の対象となるため、受信側も電子保存が必要となります。また、紙の書類を受け取った場合は、紙のまま保存するかスキャナ保存するかを選択することになります。
電子帳簿保存法で規定される書類の保存形式
電子帳簿保存法で規定されている書類の保存形式は「国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つです。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、パソコンなどで作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。パソコンなどで作成した仕訳帳や総勘定元帳の主要簿のほか補助簿である、貸借対照表、損益計算書などが該当する以外に、自社が電子的に作成した請求書等の控えで電子取引に該当しないものも含まれます。
スキャナ保存
スキャナ保存に関しては、こちら側が紙で発行した書類の控え等は電子帳簿保存法の要件に従って保存するか、あるいは紙のまま保存するのも可能です。また、紙で発行された請求書などの書類を取引先から受領した場合は紙のまま保存して構いませんが、こちらもスキャンして保存する場合は電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。
スキャナ保存において、以前は受領者が請求書や領収書等をスキャナで読み取る際には自署が必要でしたが、最新の電子帳簿保存法では不要になっています。また、スキャナ保存において、訂正・削除の事実や内容の確認が可能なシステムを利用する場合には、タイムスタンプも不要となっています。
電子取引のデータ保存
電子取引に該当するのは、電子メールやクラウドサービスのようなインターネットを介した取引で、電子メールやEDI（電子データ交換）取引、クラウドサービスなどによって授受される請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などが含まれます。電子データをUSBメモリなどの媒体に保存した後に対面や郵送でやりとりした場合なども、電子取引データを保存する必要があります。
電子取引データの保存要件で重視されるポイント
電子取引データの保存に関しては、ただ単に書類を電子化するだけでなく、電子データが改変されていないことを証明する「真実性」と、必要に応じていつでも確認できるようにする「可視性」の確保が重視されます。
真実性の確保
国税庁ホームページによれば、電子取引における「真実性の確保」に関しては、以下の要件のいずれかを満たす必要があります。
・タイムスタンプの付与後、取引情報の授受を行う
・取引情報の付与後、またはその業務に係る通常の期間を経過した後速やかにタイムスタンプを付与し、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにする
・記録事項の訂正や削除を行った場合に、これらの事実や内容を確認できるシステムまたは記録事項の削除や訂正を行うことが出来ないシステムで取引情報の授受および保存を行う
・正当な理由がない訂正・削除に関する事務処理規定を定め、規定に沿った運用を行う
ちなみに、タイムスタンプには「付与時点のデータの存在を証明する」「付与後にデータ改ざんがないことを証明する」という2つの意義があります。時刻認証局（TSA）が発行するタイムスタンプを残しておくことで、タイムスタンプが付与された時刻にその電子データが存在し、それ以降も変更されていないことを示す証拠となります。以前はタイムスタンプの付与期間が「3営業日以内」でしたが、最新の電子帳簿保存法では、最長で「2ヶ月と７営業日以内」となるなど、要件が大きく緩和されています。
可視性の確保
また、「可視性の確保」に関しては、以下の要件全てを満たす必要があります。
・保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアル備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能を確保すること
なお、帳簿の検索には「取引年月日、取引金額、取引先で検索できる」「日付または金額の範囲指定で検索できる」「2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる」という要件が定められています。
電子帳簿保存法の要件に対応する際の実務上の注意点
実務において、電子帳簿保存法に対応するためには市販の会計ソフトやクラウドツールを利用するのが便利です。信頼性の高いシステムを選定し、そのシステムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認すると良いでしょう。
システムやツールが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを判断するための指標として、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（Japan Image and Information Association）が実施するJIIMA認証があります。現在使用しているシステムや、これから導入を検討しているシステムがJIIMA認証を受けているか、まずは確認してみましょう。
また、電子データの管理には、適切な内部管理体制が必要です。データの入力、保存、閲覧などに関するルールを明確にし、従業員に対する教育や定期的な監査を行うことが重要となります。
データの損失を防ぐために、定期的なバックアップも必須です。災害時などに備えて、バックアップデータを異なる場所に保存することも考慮しておくと良いでしょう。
電子帳簿保存法の要件に対応するなら「Shachihata Cloud」
電子帳簿保存法は、企業のデジタル化を進める上で非常に重要な法律です。この法律に対応することで、企業は業務の効率化を図ることができるだけでなく、データ管理の安全性も高めることが可能です。法律の要件を正しく理解し、企業に適した対応策を講じることが成功への鍵となります。
シヤチハタ社が提供するShachihata CloudはJIIMA認証を受けており、電子帳簿保存法に対応した文書の保管が可能です。フォルダ毎の閲覧権限設定や、文書を自動で長期保管する設定ができる他、認証局が発行をするタイムスタンプの付与と自動更新ができるため、文書の非改ざん性も担保することができます。
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