Shachihata Cloud電子帳簿保存法、結局タイムスタンプは不要？改正後の要件を解説
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、帳簿書類等を電子データとしてやり取り・保存する要件が大きく緩和されました。「書類にタイムスタンプが不要になった」と思われている方もいるかもしれませんが、無条件で不要とされているわけではありません。
そこで本記事では、改正電子帳簿保存法のタイムスタンプに関する要件を分かりやすく解説いたします。これを機に自社の運用体制や業務フローを、法改正に合わせた形で見直しましょう。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子帳簿保存法への対応について」資料を提供しております。 無料でダウンロードできますので、ぜひ電子帳簿保存法への対応にお役立て下さい。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、一言でお伝えすると「書類を電子データとして保存することを認めた法律」です。帳簿関連書類をはじめとする国税関係の書類は、紙で取り扱うと手続きが煩雑で時間がかかります。書類を電子化することで生産性が向上できるため、そのための要件を取り決めた法律です。
▼電子帳簿保存法のメリット・デメリットと2022年の法改正について知りたい方はこちら
電子帳簿保存法のメリット・デメリットとは？2022年の改正についても解説
2022年1月に改正された電子帳簿保存法ですが、今回の改正によって企業における書類の取り扱いが大きく変わろうとしています。本記事では、改正に備えて抑えておくべきポイントや、電子帳簿保存法のメリット・デメリットをご紹介いたします。
▼電子契約は印刷・保存の必要性と電子帳簿保存法の解釈について知りたい方はこちら
電子契約は印刷・保存が必要？電子帳簿保存法の解釈を交えて解説
契約書の電子化を検討するにあたり、「本当に印刷・保存は必要ないのだろうか」と不安になることはありませんか？電子契約の場合には、原則として紙への印刷・保存は必要ありません。2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法の解釈も交えながら、その根拠や注意点をご紹介いたします。
タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、インターネット上の取引や手続きが行われた際の時刻やその電子文書が存在した日時を証明するものです。例えば、会社の経費で落とすための領収書等を電子データとして保存する際は、会社のスキャナーでスキャンしたり、写真を撮ったりして、PDFなどの電子データに変換することになります。
ここでは、タイムスタンプの仕組みや役割について解説いたします。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、「要求」「発行」「検証」の3ステップで付与できる仕組みです。
各工程で何が行われているのかを確認していきましょう。
1.要求
要求では、タイムスタンプを付与したい文書を一種の暗号文であるハッシュ値に変換して時刻認証局に送ります。時刻認証局とは、タイムスタンプを発行する機関です。ハッシュ値への変換や時刻認証局への送付は、タイムスタンプ付与機能をもつサービスなどを通して行います。
2.発行
時刻認証局は、受け取ったハッシュ値を偽造できないように時刻情報と結びつけます。このハッシュ値と時刻情報を結合させたものが「タイムスタンプ」です。時刻認証局が発行したタイムスタンプはサービスなどを通して、利用者へ返送されます。
3.検証
検証では、タイムスタンプで証明された時刻以降に改ざんされていないかを確かめる工程です。ハッシュ値は入力情報が変わると同時に変化するため、元のデータのハッシュ値とタイムスタンプを付与したハッシュ値を比較することで改ざんの有無が判明します。
タイムスタンプの役割
タイムスタンプは記録時点において改ざんが行われていない原本性の証明になり、文書の信頼性を高められます。タイムスタンプは第三者である決められた事業者にしか発行できず、改ざんの難易度が非常に高い仕組みであるため、信頼性が高いのです。
また、時刻情報とハッシュ値により書類がいつ作成されたのかを証明できるところも役割の1つといえます
タイムスタンプの利用方法
タイムスタンプを利用するためには、2つの方法があります。
● 時刻認証局（TSA）と契約する
● タイムスタンプ付与機能があるサービスを利用する
それぞれ見ていきましょう。
時刻認証局（TSA）と契約する
タイムスタンプを付与する時刻認証局と契約する方法があります。時刻認証局が提供するソフトウェアなどを通じてタイムスタンプを付与する仕組みです。タイムスタンプの利用数や利用するアカウント数によって料金が変動します。
タイムスタンプ付与機能があるサービスを利用する
タイムスタンプ付与機能があるサービスを利用する方法もあります。会計ソフトや電子契約サービス、文書保存システムなどタイムスタンプが付与できるサービスはさまざまです。タイムスタンプ以外の用途にも使えるため、社内の電子化を一気に進めるために役立つでしょう。料金はアカウント数や機能によって変動し、タイムスタンプを付与するためには別途料金がかかるサービスもあります。
2022年1月の電子帳簿保存法改正ではタイムスタンプが実質不要に
2022年1月の法改正に伴い、タイムスタンプは実質的には「不要」と解釈できるようになっています。改正のポイントは以下の通りです。
（表）スキャナ保存制度の要件緩和 法改正の前後比較
| 改正前 | 改正後 | |
| タイムスタンプ | ・概ね３営業日以内に付与※経理担当者がスキャンする場合は最長約２か月以内に付与 | ・付与までの期間は最長約２か月と概ね7営業日以内に統一（電子取引も同様）・訂正・削除履歴の残るクラウドに格納する場合は不要 |
| 領収書への自署 | 受領者が自署 | 廃止 |
| 紙の原本とスキャナーの同一性チェック | 社内や税理士等がチェック（社内相互牽制・定期検査） | 不要 |
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
タイムスタンプ付与期間が2ヶ月と概ね７営業日以内まで延長
まずはタイムスタンプが必要な場合の処理について、タイムスタンプを付与するタイミングが変更されました。これまでは受領者が領収書等を電子データとしてスキャンする場合、受領してから3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正後は2ヶ月と概ね7営業日以内に統一されることとなりました。
併せて、スキャナーで読み取る際の自著も不要になっています。
修正履歴が残るクラウドサービス活用でタイムスタンプ不要
次にタイムスタンプが不要となる条件について、「修正・削除の記録が残るクラウドサービスの利用でタイムスタンプ不要」とされました。つまり、電子帳簿保存法に対応した、修正・削除履歴の残る電子決裁・電子契約サービスを利用すれば、タイムスタンプを気にすることなく電子データを保存できるようになりました。
電子帳簿保存法に対応した電子決裁・電子契約サービスを活用するメリット
電子帳簿保存法に記載のあるような、訂正・削除履歴の残るクラウド型の電子決裁・電子契約サービスを活用することには、大きく3つのメリットがあります。
煩雑な手続きが簡単・スムーズに行える
書類の手続きは煩雑なものでしたが、電子データとして運用できるようになれば、社内の業務効率を格段に向上させられます。特に経理手続きにおいては月末・月初に集中的に発生する処理で、多くの人手や時間を費やさざるを得ない企業が多かったことでしょう。電子帳簿保存法の改正を契機に、電子化へ踏み切る企業が増えることが推察されます。
書類の紛失・盗難・改ざんなどのリスク軽減
さらに、電子決裁・電子契約サービスを利用することで、コンプライアンス上のメリットもあります。書類は電子データとして存在していれば、紛失や盗難といった概念はなくなりますし、訂正履歴がしっかり情報として残るため、改ざんのリスクも軽減するのです。
避けて通れない電子化対応に今から備えられる
本記事では電子帳簿保存法改正の中でも「スキャナ保存」に焦点を当てて解説しましたが、「電子取引」の改正内容についても大きな注目を集めています。それは電子取引における電子保存を「義務化」するという点です。具体的には、電子データとして受け取った契約書等は、紙として保存することを認めず、電子データとして保存しなければなりません。要は書類の印刷を禁じるという大胆な変更でした。
しかし、電子保存の義務化については企業への周知が進まず、対応が間に合わなくなったことから、義務化までに2年間の猶予期間が設けられる運びとなりました。
このような動きがあることからも、社内の書類を電子化することは避けられません。今から電子化対応へ備えておくことが求められます。
参考：https://smbiz.asahi.com/article/14512718
改正電子帳簿保存法に対応したShachihata Cloudの活用を
電子帳簿保存法は、本記事でご説明したタイムスタンプ以外にも満たすべき要件がいくつかありますが、シヤチハタの提供する電子決裁・電子契約サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、改正電子帳簿保存法に対応しており、安心してお使いいただけます。その証拠に、JIIMA認証を取得しました。JIIMA認証とは、市販のサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断し認定するものです。JIIMA認証を取得したサービスを利用することで、電子帳簿保存法を深く把握していなくても、法令に準拠して税務処理業務を行うことができます。
参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm
時代と共に進化し続けるShacihata Cloudは、リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1*にも選ばれました。インターネット環境とメールアドレスさえあれば、今すぐに使い始めることができるツールです。無料トライアルも実施していますので、この機会にぜひご利用ください。
*アンケート提供元：ゼネラルリサーチ（電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査期間2021年3月2日〜3日
対象: 20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1,014名）
Shachihata Cloud Channel