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コラム

業務改善の手順をご紹介!電子文書での共有がおすすめの理由とは?

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

企業の利益を上げるためには、売上を伸ばす以外にも業務にかかるコスト削減が重要です。業務改善は売上を伸ばすよりも確実に効果が現れるため、今すぐに実行すべきと言っても過言ではありません。
今回は、実際に業務改善を行うための方法や効果をご紹介します。また、業務改善におすすめの電子ツールについてもご紹介します。

業務の見える化の重要性

業務改善を行うためには、まず業務の見える化を徹底しましょう。
各部署でどのような業務が行われているのかを把握しないまま改善案を出しても、業務改善はなかなかうまくいきません。ルーティン業務からイレギュラーな業務までできるだけ洗い出して全ての業務を把握しましょう。
業務を洗い出すことができたら、業務の種類や発生頻度などの項目に分けて整理をします。整理することで、実際に改善を行う際にスムーズに進められます。

業務改善の具体的な流れ

やみくもに業務改善を行おうとすると、かえって状況が悪化してしまうことも考えられます。まずは現在の業務内容を整理し、問題点や改善すべき点を洗い出しましょう。現状を正しく把握することができれば、それに応じた対応策として外部のリソースを使用したり、新しいサービスや商品を導入したりといった解決方法を試してみることができるようになります。

ここでは、業務改善のおおまかな流れをご説明します。何から着手すればよいかお悩みの際は、ぜひ参考にしてみてください。

1.ルーティン業務のアウトソース

アウトソースとは、業務を外部組織に委託することを意味します。業務改善を行うための手始めとして、定期的に発生するルーティン業務にはアウトソースを利用しましょう。決算処理などの事務的な業務をアウトソースすると、自社の従業員が自分の担当業務に充てる業務時間を増やすことができます。
事務作業に特化したアウトソースサービスや人材に委託することは、人為的なミスの減少にもつながります。またデザインやライティングなどの専門的な業務については、外部の専門家に業務委託することにより自社で行うよりも高い品質のものを展開できます。

このように、社内で行うべき業務と外部にアウトソースする業務を見定めることができれば、業務効率の改善はもちろん、従業員の教育に時間をかけることも可能になります。

2.面談をする

ルーティン業務や専門的な業務をアウトソースして業務量を削減できたら、次は社内で行うべき業務について業務改善を行います。見える化して洗い出した業務を、実際に現場で業務を行う従業員と面談して細かく確認しましょう。
業務にかかる工数や難易度、重要性、問題点など、実際に業務を行う従業員にしか見えない要素も多くあります。確実な改善案を出すためにも、従業員の意見を聞くことが大切です。

3.優先順位をつける

洗い出した業務の改善点の中で、改善に取り組むべき業務の優先順位をつけましょう。
まず業務改善にかかる時間、費用などから、業務改善の難易度をつけます。同時に、改善後にどれほどの効果が得られるかも視野に入れて優先順位をつけていきます。
優先順位をつけたら、業務改善スケジュールを立てます。計画的に業務改善を行うことで、効率良くかつ確実に効果が得られます。

4.マニュアル化

業務改善を実行して効果が見られたら、マニュアル化します。計画的に行った業務改善もマニュアル化されていなければ、業務を行う従業員ごとに認識の齟齬が出て、業務改善の浸透力が低下する恐れがあります。誰が業務を担当しても業務の質や効率にムラが出ないようにしっかりとマニュアル化しましょう。

また実行した業務改善方法についてのマニュアル化も重要です。業務改善のマニュアルがあれば、業務の中で新たに課題や問題点が発生した際にも対処することができます。

紙書類と電子文書での書類管理の違い

業務改善方法として、オンラインツールによる書類管理が挙げられます。オンライン上で管理すれば、紙書類に比べて文書の管理や共有が簡単に行えます。

紙で書類の管理を行うとかさばりやすく、必要な書類を探すのに時間がかかります。また共有する際は、人数分の書類の用意が必要になるため、その分の印刷に時間やコストもかかります。
一方電子文書であれば、管理場所のURLを提示するだけで当該の電子文書を共有できます。結果、印刷して書類を準備する必要が無くなり、電子文書を探す時間の短縮につながります。検索機能を使えば、関連する電子文書を探しやすくなるというメリットもあります。従業員が業務上で疑問を感じた際に自力で解決できる事案が増えると、本人の解決までの時間はもちろん、関係者の時間も削減できます。

さらに毎月同じ形式で提出する電子文書については、内容を確認した上で必要部分だけ修正することでより効率化できます。前回の提出分についてもオンライン上ですぐに確認できることもポイントです。

おすすめの業務改善ツール

前述したように、業務改善においてオンラインツールの活用は重要なポイントとなります。さまざまなツールがありますが、ここではルーティン業務のアウトソースが可能でマニュアルの共有にも便利な「パソコン決裁Cloud」と、データ管理しやすい「box」の2つのツールをご紹介します。

パソコン決裁Cloud

「パソコン決裁Cloud」では、社内の稟議フローなどの煩雑な事務を電子化により効率化することができます。事務書類には捺印が必要なものも多くありますが、「パソコン決裁Cloud」であれば電子印鑑付きのサービスなので、捺印を含めてすべての作業を全てオンライン上で完結できます。出力やスキャンを行う手間を削減できますし、捺印履歴が残る点も安心のポイントです。
また電子化したマニュアルは、回覧機能により誰が閲覧済みなのかも確認できるため、より確実な周知につながります。


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クラウドコンテンツマネジメントサービスbox

「パソコン決裁Cloud」と合わせて活用したいのが「box」です。「box」では社内の書類をクラウド上で一元管理できるほか、捺印された書類データや事務書類をセキュアな環境で社内外の人と共有することも可能です。マルチデバイス対応なので、他社との導入ツールの違いによるストレスも生まれません。


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