Shachihata Cloud DXコラム クラウドのメール自動振り分けツールを活用するメリットとは
DX COLUMN

クラウドのメール自動振り分けツールを活用するメリットとは

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Shachihata Cloud
効率化
業務改善
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

取引先から送られてくるメールに添付された書類を、受信者がその都度確認してしかるべき担当者に振り分け、回覧する作業は意外と手間がかかるものです。組織の規模が大きくなり、メールの送受信が大量になればなるほど、その作業に割く工数が想定外に大きなってしまうケースもあります。今回は、そうした手間を省き、作業効率を向上させるクラウドのメール自動振り分けツールについて説明します。

メールを自動で振り分けるメリット

効率性の向上

メールに添付された文書を自動的にクラウドツールに振り分け、アップロードすることで、手作業による時間の浪費を削減します。

エラーの削減

自動化により宛先の打ち間違いや不適切な相手への転送など人的ミスを減らし、より正確なデータ管理が可能になります。

アクセシビリティの改善

必要な文書にどこからでもアクセスできるため、リモートワークや出張中でも業務がスムーズに行えます。

メールを自動で振り分けるデメリット

メールの自動振り分けツールは便利である一方、ツールに慣れるまでは事務作業に負荷がかかってしまい、書類管理の工数がかかってしまうことがあります。ただ、通常はツールに慣れるまでそれほど時間は掛かりませんので、ほとんどの場合メリットの方が大きいと言えるでしょう。

メールの自動振り分けツール導入を成功させるポイント

クラウドのメール自動振り分けツールは、メールの送受信の手間が意外と面倒だと感じていたり、外部とのやり取りにFAXを主に使っていたりする場合、非常に有効です。しかし、導入前にいくつかのポイントを押さえておく必要があります。

現状の業務に掛かっている時間と人員を把握する

まず、メールの振り分け業務にどれくらいの時間と人員を現状で割いているのかを把握しましょう。社内で回覧しなければならないメールなど、場合によっては多くの担当者が関わっているケースも想定されます。客観的に判断するために、時間や人員など、定量化できる要素で現状を把握することが大切です。

予算とリソースを把握する

メールの自動振り分けツールを導入するのに必要な予算と社内リソースを事前に把握し、計画的に進めることが大切です。予算とリソースの観点から、適切なサービスを提供している事業者を選定しましょう。

運用ルールの設定と見直し

メールの自動振り分けツールを導入するにあたっては、運用ルールを決めることが大切です。最も懸念されるのはセキュリティ面でしょう。クラウド型サービスの場合は、どこからでもデータにアクセスできるので、ウイルスによるデータ流出や、第三者による覗き見などのリスクも想定されます。それらを防ぐためにデータ管理に関するルールをしっかり定め、社内で共有することが重要です。そのために、従業員に対して適切なトレーニングとガイダンスを提供することで、機能の適切な使用が可能になります。

また、実際の運用においては、最初に定めたルールでは使いにくいことが判明するケースも有ります。適宜運用ルールを見直し、より効率よく安全にメールの自動振り分けツールを活用できるように改善していくことが必要です。

Shachihata Cloudのメール連携機能と利用方法

ここでは、Shachihata Cloudがオプションとして提供しているメール連携機能を例に、その特徴と利用の手順を紹介します。

受診文書のアップロードから回覧準備まで自動化

Shachihata Cloudのメール連携機能では、メールで送信された添付ファイルを振分けルールに合わせて、自動でワークフローに連携することができます。回覧ルートの事前設定も可能で、受信文書のアップロードから回覧準備までをノンストップで自動化できるのが特徴です。

利用例としては、たとえば取引先からメールで送られてくる請求書を振り分け担当者が受け取り、メール連携で営業担当者のShachihata Cloudの下書き一覧に連携し、上長や経理担当者に回覧し、処理を行うといった使い方が可能です。

メール連携の手順

  1. メール連携にログインする
  2. 転送設定画面より、どこに転送するか(転送先)、誰からのどんなメールを誰に転送するか(仕分け先)、回覧する場合の回覧情報(回覧先)など必要な設定を行う。
  3. メール送信
  4. Shachihata Cloudにログインして、メールに添付された文書が下書き一覧にアップロードされているか確認する

となります。なお、メール送信からShachihata Cloudに到達するまで5~10分ほどかかります。また、送信状況はメール連携側の転送状況で確認できます

まとめ~メール連携機能の導入で業務効率の向上を

以上、説明したように、クラウドツールのメールの自動振り分けツールを使用することで業務効率の向上が期待できます。自社の予算とリソース、メールの送受信や振り分けに掛かる現状の作業負荷、導入した場合の実際の効果などをしっかりと検討したうえで、適切なサービスを導入しましょう。

業務の効率化に関してShachihata Cloudならばメール連携機能をはじめ、電子決裁、グループウェア、経費精算、勤怠管理など様々な領域での支援が可能です。

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