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事務処理が早い人は仕事が早い!仕事を効率化する方法5選

WRITER
木山 貴雄
シヤチハタ株式会社 システム開発部
大手PCメーカーのサポート業務や大手自動車メーカーでの社内SEを経験後、2005年シヤチハタに入社。シヤチハタフォントの開発・Web受注システムの開発を経て現在はソフトウェア開発部門に所属する。

仕事が早い人には、事務処理を効率的に行っているという共通点があります。なかなか仕事が終わらないと悩んでいる人は、毎日発生する細かな業務や確認作業などに時間をかけすぎていないか振り返ってみましょう。
効率的な事務処理は業務時間の短縮や労力削減につながります。そこで本記事では、事務処理効率化の方法や業務を行うにあたって意識したいポイントについてご紹介します。

仕事の効率化ができている人とは

まず、「効率的に仕事ができている人」とはどんな人なのか考えてみます。仕事の内容によって若干の違いはあるかもしれませんが、主に以下の2点を押さえていることが多いでしょう。

仕事の背景と全体像が把握できる

仕事が効率化できている人は、次のような業務の全体像を把握しています。

・仕事の最終目的は何か
・業務は誰のために行っているのか
・周りの従業員にも影響を及ぼす業務か
・業務完了までどの程度時間がかかるか
・業務の優先度は他と比べて高いか

業務を行う目的や業務にかかる時間など業務の全体像が見えていると、着手順や進行方法を適切に判断できます。その結果、時間がかかりそうな業務や確認が必要な業務から早めに着手するというように、まず何からすべきか整理できます。また、他に急な業務を依頼されても、現状タスクにある業務と優先度を比較して対応することができます。結果として、業務を無駄なく効率良よく進められます。このような整理が素早くできる人は、その時々でやるべきことが明確なので、何をするのか考える時間が必要なく、効率良く仕事を進められます。

業務ごとに必要な質を変えられる

仕事というと、手を抜くことが許されないように感じてしまうかもしれませんが、そのようなことはありません。例えば、社内に送るメールと社外に送るメールは同じぐらい丁寧に書く必要があるでしょうか。社外に送るメールは失礼のないように正しい日本語で、日付や金額に誤りのないように注意する必要がありますが、社内向けのメールは日頃からコミュニケーションも取っているので、ある程度くだけた文章でも意味が伝われば問題ないと考えられます。このように、すべての仕事にはその仕事に見合った質というものがあります。

どの仕事も100%の質でアウトプットしようとすると、仕事が終わらずに積み重なってしまい、締め切りに間に合わなかったり、周囲からの指摘を反映できる時間がなくなったりと、結局質の低いアウトプットになりかねません。仕事が効率的にできる人は、それぞれの仕事に対しての及第点を適切に判断することができます。

仕事効率化のコツ

仕事を効率的にできている人の要素が分かったところで、効率的に仕事を進めるコツをご説明します。最初はうまくできなくても、意識してやってみることで、徐々にスピードも上がってくるので、諦めずに継続して実践することが重要です。

1日のスケジュールを決める

業務の全体像を把握するために、1日のTo Doリストを作成しましょう。仕事の重要度や締め切りなどから逆算して、今日対応すべきことを確認します。対応すべきことが決まったら、それらをどのような順序で進めるのかを決めて1日のスケジュールを確定させます。こうすることで、次は何をしよう…と考える時間を削減することができます。また、スケジュールの中に予備時間を取っておくことで、スケジュールの調整や突発的な業務にも対応することができるようになります。

メールはチェックする時間を決める

メールはいつ届くか分からないものです。届くたびに確認して対応をしていると、自分で考えたスケジュールにも支障が出てきます。そこで、メールはチェックして対応する時間を決めておくことをおすすめします。確認する時間については、集中力が落ちてくる午後を使うとよいでしょう。午前中は一般的に集中力が高いとされているので、メールの返信よりは資料作成や企画検討など、より重要度の高い仕事に使いましょう。また、優先的に確認すべきメールがわかるようにフォルダの振り分け設定を活用したり、返信テンプレを登録したり、ちょっとした工夫も欠かせません。

関係者一人ひとりに合わせた報連相を意識する

突発的な業務としてよくあるのが、上司から「今あの仕事の進捗ってどうなっている?」と聞かれることだと思います。自分の中ではこのタイミングで報告しよう、と思っていたとしても、それが上司の思うタイミングとずれていると、このようなことが起こります。上司をはじめ業務上の関係者について、こまめに報告が聞きたい人か、まとめて報告してもらいたい人か、結論から知りたい人か、経緯から順番に聞きたい人か、など人によって報連相のタイミングや内容は異なります。自分の思うタイミングではなく、報告や連絡をする先の人がどうなのか、を考えましょう。

周囲と協力する

規模の大きな案件になるほど、一人の力だけでは成功させることはできません。言い換えると、一人で何でもやる必要はないとも言えます。各々の得意分野を生かし、苦手な分野はそれが得意な人に協力を仰ぎながら進める方法を検討するのも良いでしょう。自分が苦手だ、時間がかかりそうだ、と思う業務があったら、それが得意な人にやり方を相談してみましょう。話を聞いてみて、自分でやる時間があれば自分の成長のためにやってみることも一つの手です。しかし、仕事の締め切りが近いなど、自分ではできないと判断すれば、周囲にお願いすることは、仕事を効率的に進める上では必要な判断です。

事務処理能力とは

仕事を効率化する方法をご説明しました。どれも効果がありそうな方法とはいえ、周囲との調整などの都合で、すぐには実践が難しいものもあるかもしれません。そこで、比較的個人の改善だけで解決ができる、事務処理の効率を上げる方法をご紹介します。
まず、事務処理能力とは、資料の作成や整理、数字の計算など、主にデスクに座ってできる簡単な事務作業をさばいて始末をつけられる能力のことを指します。紙面上の作業だけではなく、メールの返信作業などのパソコンを使用した作業も同じく事務作業と考えられます。事務処理能力を高めることは、働いているすべての方に必要な能力なのではないでしょうか。

事務処理効率化のコツ5選

事務処理に難しいスキルは必要ありません。ちょっとしたコツを意識するだけで、効率よく進められるようになります。まずは事務処理を効率化させるためのコツを5つご紹介します。

整理整頓をする

パソコン業務で事務処理を行う上で、デスクトップの整理整頓は欠かせません。デスクトップが散らかっていると探しているデータがなかなか見つからず、タイムロスの原因となります。不要なデータは削除する、または共有フォルダに移すなどして、常に見やすいデスクトップを保った状態で事務処理を行いましょう。
必要なデータを検索できる能力も、事務処理を行う上で重要です。また、整理整頓を行うことで情報処理能力が高まります。

さらに、デスクトップ上だけではなく、実際のデスク周りの整理も大事です。印鑑や所定の書類など、必要なものをすぐに取り出せるようにしておくと探す手間が省けます。
整理整頓ができていないと誤って大事な書類を廃棄してしまうことも考えられます。電子文書などと異なり簡単に復元できない場合もあるので、収納ボックスを置くなどの工夫をして仕分けをしましょう。

ショートカットキーを活用する

パソコン業務で事務処理を効率化するために欠かせないのが、ショートカットキーです。ショートカットキーを活用することで、事務処理にかかる時間を短縮することができます。
わずかな時間ですが、この動作を短縮するだけで作業スピードが格段に上がります。初めは慣れないかもしれませんが、確実に効果が現れるためぜひ覚えておきましょう。

タスク管理を徹底し優先度を的確に判断する

タスク管理を徹底し、業務に優先順位を付けるようにしましょう。タスク管理は企業全体でも個人でも、見える化しておくことが重要です。誰が担当でいつまでに終わらせるかを一目でわかるようにまとめておくと、より便利です。

タスク処理のコツとしては、似たような業務はまとめて行うことをおすすめします。例えば毎日行うメールの確認作業は、決めた時間にまとめて確認します。メールを受信するたびにメール画面を開いたり、読み込んだりする時間を削減するためです。

優先順位をつけた業務は、取り組む順番だけではなく業務にかける時間配分の調整も意識しましょう。例えば、作成する資料が社内向けか社外向けかによって求められるクオリティは変わります。社内向けの資料であれば多少の誤記であれば許されたとしても、社外向けの資料ではミスは許されません。資料の分量にもよりますが、社外向けの資料に時間をかける方が適切です。このようにして、業務の段取りを意識しましょう。

目標設定を行う

例えば、午前12時までにこの仕事を終わらせる、この仕事は40分で終わらせる、など業務を進める前に自分なりの小さな目標を設定します。自分で定めた小さな目標を一つずつこなすことで達成感が得られ、モチベーションの持続にもつながります。目標を達成させるために集中して業務に取り組めるので、業務にメリハリも付きます。

業務の担当を見直す

各業務の担当者は適切に割り振られているでしょうか。人それぞれ得意不得意があります。社員の持つスキルや能力、性格などを踏まえたうえで、担当する業務が適切かを改めて見直しましょう。
事務処理は専門的な知識をあまり必要としませんが、単純な作業だからこそ向き不向きが明白であるとも言えます。例えば確認業務が苦手な人が確認の多い部署を担当するのは適切とは言えません。その場合、配置転換を検討しましょう。
業務に無駄がないかを見直してみるのもいいでしょう。定期的に発生する単調な業務を外部に委託するという手段もあります。

事務処理の作業効率を上げるために意識するポイント

仕事が早い人は、ただ業務をこなすのではなく、効率よく遂行するために意識しているポイントがあります。ここでは、事務処理を効率よく遂行するために最低限意識したいポイントを2つご紹介します。

常により効率的な方法を模索する

与えられたマニュアル通りに事務処理を行うのは確実な方法ですが、業務に慣れてきたらより効率的な業務の遂行方法を探ります。業務のマニュアルには、誰が読んでも理解できるように基本的な流れが記載されています。マニュアルで基本を押さえたら、どうすればもっとミスが起きにくくなるか、どうすればもっと早くできるかを常に考えながら取り組むことが大切です。

コスト意識を持つ

コスト意識とは、自分の行動にかかるコストのことです。企業は人件費として社員に給料を支払っています。事務処理が早い人は自分の行動にコストがかかっていることを意識しているため、少しでもコストパフォーマンスを高めようと、ムダな時間やムダな作業を極力削減するよう心がけています。
例えば資料を探す時間を削減するために整理整頓を行い、ミスがないように注意深く業務を行う、といったことが具体的な行動となります。自分にかかるコストに見合った利益を出そうという意識を持ち、時間をうまく使うことがポイントです。

営業事務の作業効率化ならツール導入もおすすめ

本記事では、事務処理を効率化するためのコツと意識したいポイントについてご紹介しました。整理整頓などは事務処理効率化以外に、働きやすい環境作りにも役立ちます。

また、事務処理の中でも営業事務など、他部署との連携が多い業務では、ツールの導入もおすすめです。例えば、電子印鑑サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」では、稟議申請書、届出書、見積・請求書、注文・注文請書などの捺印・回覧を全て電子化できるので、事務処理の効率が格段にあがります。ツールを使うと、回覧手順などの業務フローの見える化が容易にできるので、関係者が多い場合でも認識の齟齬を少なく、仕事を進めることができます。またウェブブラウザ上で動作するので、ソフトのインストールなども一切不要です。

事務処理にかかる時間を短縮してより業務時間を有効活用できるよう、ご紹介した内容やツールをぜひ試してみてください。

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