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事務処理が早い人は仕事が早い!効率化する方法5選

仕事が早い人には、事務処理を効率的に行っているという共通点があります。なかなか仕事が終わらないと悩んでいる人は、毎日発生する細かな業務や確認作業などに時間をかけすぎていないか振り返ってみましょう。
効率的な事務処理は業務時間の短縮や労力削減につながります。そこで今回は、事務処理効率化の方法5選と業務を行うにあたって意識したいポイントについてご紹介します。

事務処理効率化のコツ5選

事務処理に難しいスキルは必要ありません。ちょっとしたコツを意識するだけで、効率よく進められるようになります。まずは事務処理を効率化させるためのコツを5つご紹介します。

整理整頓をする

パソコン業務で事務処理を行う上で、デスクトップの整理整頓は欠かせません。デスクトップが散らかっていると探しているデータがなかなか見つからず、タイムロスの原因となります。不要なデータは削除する、または共有フォルダに移すなどして、常に見やすいデスクトップを保った状態で事務処理を行いましょう。
必要なデータを検索できる能力も、事務処理を行う上で重要です。また、整理整頓を行うことで情報処理能力が身につきやすくなります。

デスクトップ上だけではなく、実際のデスク周りの整理も大事です。印鑑や所定の書類など、必要なものをすぐに取り出せるようにしておくと探す手間が省けます。
整理整頓ができていないと誤って大事な書類を廃棄してしまうことも考えられます。電子文書などと異なり簡単に復元できない場合もあるので、収納ボックスを置くなどの工夫をして仕分けをしましょう。

ショートカットキーを活用する

パソコン業務で事務処理を効率化するために欠かせないのが、ショートカットキーです。ショートカットキーを活用することで、事務処理にかかる時間を短縮することができます。
わずかな時間ですが、この動作を短縮するだけで作業スピードが格段に上がります。初めは慣れないかもしれませんが、確実に効果が現れるためぜひ覚えておきましょう。

タスク管理を徹底し優先度を的確に判断する

タスク管理を徹底し、業務に優先順位をつけるようにしましょう。タスク管理は企業全体でも個人でも、見える化しておくことが重要です。誰が担当でいつまでに終わらせるかを一目でわかるようにまとめておくと、より便利です。

タスク処理のコツとしては、似たような業務はまとめて行うことをおすすめします。例えば毎日行うメールの確認作業は、決めた時間にまとめて確認します。メールを受信するたびにメール画面を開いたり、読み込んだりする時間を削減するためです。

優先順位をつけた業務は、取り組む順番だけではなく業務にかける時間配分の調整も意識しましょう。例えば、作成する資料が社内向けか社外向けかによって求められるクオリティは変わります。社内向けの資料であれば多少の誤記であれば許されたとしても、社外向けの資料ではミスは許されません。資料の分量にもよりますが、社外向けの資料に時間をかける方が適切です。このようにして、業務の段取りを意識しましょう。

目標設定を行う

例えば、午前12時までにこの仕事を終わらせる、この仕事は40分で終わらせる、など業務を進める前に自分なりの小さな目標を設定します。自分で定めた小さな目標をひとつずつこなすことで達成感が得られるので、モチベーションの持続にもつながります。目標を達成させるために集中して業務に取り組めるので、業務にメリハリもつきます。

クオリティ面の目標設定も行うと良いでしょう。前回指摘されたミスは少し時間をかけてでも特に意識して見直し、同じミスをしないように注意する、前回時間がかかった部分の作業スピードを速くする方法を考えるなど、クオリティを保つだけではなくより効率化できる作業がないか見極めて目標を設定すると良いです。

業務の担当を見直す

各業務の担当者は適切に割り振られていますでしょうか。人それぞれ得意不得意があります。社員の持つスキルや能力、性格などを踏まえたうえで、担当する業務が適切かを改めて見直しましょう。
事務処理は専門的な知識をあまり必要としませんが、単純な作業だからこそ向き不向きが明白であるとも言えます。例えば確認業務が苦手な人が確認の多い部署を担当するのは適切とは言えません。その場合、配置転換を検討しましょう。
業務に無駄がないかを見直してみるのもいいでしょう。定期的に発生する単調な業務を外部に委託するという手段もあります。

事務処理を効率よくすすめるために意識するポイント

仕事が早い人は、ただ業務をこなすのではなく、効率よく遂行するために意識しているポイントがいくつもあります。ここでは、事務処理を効率よく遂行するために最低限意識したいポイントを3つご紹介します。

仕事の背景と全体像を把握する

事務処理が早い人は、次のような業務の全体像を把握しています。

・仕事の最終目的は何か
・業務は誰のために行っているのか
・周りの従業員にも影響を及ぼす業務か
・業務完了までどれほど時間がかかるか
・業務の優先度は他と比べて高いか

業務を行う目的や業務にかかる時間など業務の全体像が見えていると、着手順や進行方法を適切に判断できます。その結果、業務に時間がかかりそうなものや確認が必要な業務から早めに着手するというように、まず何からすべきか整理できます。また、他に急な業務を依頼されても、現状タスクにある業務と優先度を比較して対応することができます。結果として、業務を無駄なく効率よく進められます。

常により効率的な方法を模索する

与えられたマニュアル通りに事務処理を行うのは確実な方法ですが、業務に慣れてきたらより効率的な業務の遂行方法を探ります。業務のマニュアルには、誰が読んでも理解できるように基本的な流れが記載されています。マニュアルで基本を押さえたら、どうすればもっとミスが起きにくくなるか、どうすればもっと早くできるかを常に考えながら取り組むことが大切です。

コスト意識を持つ

コスト意識とは、自分の行動にかかるコストのことです。企業は人件費として社員に給料を支払っています。事務処理が早い人は自分の行動にコストがかかっていることを意識しているため、少しでもコストパフォーマンスを高めようと、ムダな時間やムダな作業を極力削減するよう心がけています。
例えば資料を探す時間を削減するために整理整頓を行い、ミスがないように注意深く業務を行う、といったことが具体的な行動となります。自分にかかるコストに見合った利益を出そうという意識を持ち、時間をうまく使うことがポイントです。

事務処理の効率化ならツール導入もおすすめ

今回は、事務処理を効率化するためのコツと意識したいポイントについてご紹介しました。整理整頓は事務処理効率化以外にも、働きやすい環境作りとしてぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。

事務処理の効率化を行う方法に悩んだときには、電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」のようなツール導入もおすすめです。稟議申請書、届出書、見積・請求書、注文・注文請書などの捺印・回覧を全て電子化できるので、事務処理の効率が格段にあがります。またウェブブラウザ上で動作するので、ソフトのインストールなども一切不要です。

事務処理にかかる時間を短縮してより業務時間を有効活用できるよう、ご紹介した内容やツールをぜひ試してみてください。