Shachihata Cloudテレワークにおけるマネジメントの課題と解決方法
新型コロナウイルス感染症により、テレワークが長期化したり、Web会議が増えたりしている企業も多いと思います。今までとは違う働き方に変わっていくなかで、マネジメントの難しさを感じている管理職の方もいるでしょう。
組織の目標を達成させるというマネジメントの根本的な目的は、オフィスでもテレワークでも変わりませんが、マネジメントの方法はそれぞれの働き方に合わせて工夫していくことが大切です。
本記事では、テレワークにおけるマネジメントで注意したいポイントをご説明します。
テレワークにおけるマネジメントの特徴
テレワークでは、オフィスと違って対面でマネジメントをすることができません。そのため、これまでオフィスで行っていたマネジメント方法を、そのままテレワークに転用するだけでは、十分なマネジメントができない可能性があります。テレワークに合ったマネジメントをすることが重要です。
テレワーク時のマネジメントの特徴としては、「あらゆるITツールを有効活用する必要があること」と、「意識的にコミュニケーションを取る必要があること」が挙げられます。部下の勤怠管理やWeb会議システム、ビジネスチャット、進捗管理ツール、電子決裁システムなど、社員がオフィスにいなくても円滑に業務が進められる便利なツールが多数誕生しています。これらのメリットを理解し、うまくコミュニケーションを取りながら有効活用していくことが大切です。
では、テレワーク時のマネジメントでは具体的にどのような点に気を付けるとよいでしょうか。
テレワークで気を付けたいマネジメント
テレワーク時のマネジメントで押さえるべきポイントを5つにまとめました。それぞれ詳しくご紹介します。
（表）テレワークにおけるマネジメントのポイント
1. 組織の目標管理
2. 部下の労務管理
3. 成果に対する適切な評価
4. 情報セキュリティ対策
5. 従業員満足度の向上
1. 組織の目標管理
管理者は自分の担当する組織が、目標に向けて遅延なく業務が遂行されているかを管理します。問題がある場合は、リカバリー策を検討し、着実に進行できるようにサポートします。
テレワークでは、管理職が部下の業務の様子を直接確認することができません。そのため、オフィス以上に部下の様子に気を付けていないと、業務に大幅な遅れが出ていたという事態にもなりかねません。課題の管理ツールなどで担当者別に業務内容と期限を可視化すれば、業務の進捗状況を容易に把握することができ、効果的です。今後のアクションまで具体化しておくとよいでしょう。
2. 部下の労務管理
管理職の役割としては、部下が過度なストレスなく働けているか、残業時間が長すぎないかなど、部下の精神的なケアも欠かせません。
これまでタイムカードや入退館の記録で勤怠を管理していた企業の場合、テレワークになると労働時間を正確に管理することが難しい可能性があります。長時間労働が発生していないか、パソコンのログイン記録で確認できるようにしたり、クラウド上で打刻できる勤怠管理システムを導入したり、正確に勤怠実態を把握できる仕組みを整える必要があるでしょう。
また、テレワークで雑談ができない状況が続くと、部下が悩みを抱え込んでしまったり、組織としての一体感が欠けたり、という状況にも繋がりかねません。雑談は無駄に思えるかもしれませんが、ちょっとした雑談がストレスの軽減や相談しやすい環境作りに貢献しています。チャットツールやWeb会議の場で、管理職の方から気軽な話題提供をするなど、コミュニケーションを取りやすい空間を意識的に作っていくことが大切です。
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3. 成果に対する適切な評価
テレワークにおいては、部下の成果を適切に評価することも非常に重要となります。まずは部下に対し、個人の目標が会社や自組織の目標に対して、どのような貢献していくのかということを丁寧に説明して、仕事の意義を明確に理解させることが重要です。その上で、目標達成のためにどのような行動が必要なのか示し、達成できた点を評価します。そうすることで部下の仕事のモチベーションを落とすことなく、業務もスムーズに進捗させることができます。
また性善説で考えたいものの、いわゆるサボる部下も出てくるかもしれません。そうした状況が慢性化すると、他の部下の士気低下や業務遅延に繋がります。見張っているという状況は管理職と部下の双方にとってストレスになりますが、オフィスと近しい環境にする程度であれば、ビデオ通話で顔が見られる状態にしておくなどで実現可能なので、検討してみてもよいでしょう。
4. 情報セキュリティ対策
テレワークでは遠隔になる分、インターネット環境を利用したやり取りが増えます。そのため、オフィス勤務と比べて情報漏えいのリスクが高まります。管理職の立場としては、会社として十分なセキュリティ対策が行われているのかはもちろん、部下の指導も欠かせません。
いくら不正侵入やウイルスへの対策を万全にしても、不特定多数がいる環境で業務を行えば、パソコン画面から機密情報を見られたり、通話によって聞かれたりする可能性があります。部下がどのような環境から社内の情報にアクセスするのかは正確に把握するようにしましょう。部下に対して常に情報の取り扱いに慎重になることを伝え、セキュリティ意識を高めていく活動をすることも大切です。
5. 従業員満足度の向上
テレワークはオフィス勤務とは違う点が多く、慣れるまでは働きにくいと感じる方もいるかもしれません。しかし、移動時間が減らせたり勤務場所を自分で選択できたりすることで、ワークライフバランスを整えられるなど、メリットも多い働き方です。マネジメントの工夫次第で社員の仕事に対する満足度は大きく向上します。
テレワークで不便を感じる課題の解決に役立つのが、電子決裁ツールなどのITツールです。シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、発注書や契約書などの一連のやり取りをすべてオンライン上で、ペーパーレスで完結することができます。電子印鑑をクラウド上で作成して、すぐに利用することができるので、対面で会えない状況でもスピーディーに捺印をすることができます。
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マネジメントの変革で職場の生産性向上へ
テレワークにおいては、特に管理者から率先して働きやすい環境を整えていく姿勢が求められます。従来の働き方の良さは活かしつつ、電子決裁をはじめとしたITツールを取り入れながら働きやすい環境を整えていきましょう。それにより、今までは働くことを諦めざるを得なかった人も働けるようになり、職場の魅力が増せば企業としても採用できる人材の幅が広がります。誰もが働きやすい企業を目指して、できることから始めてみてはいかがでしょうか。
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