DX化に使えるツールを一覧でご紹介！選定のポイントも解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する場合、デジタルツール導入の検討は避けて通れません。しかし、デジタルツールは年々種類が増加しており、用途も規模も様々です。本記事では、DX化に有効活用できるツールには具体的にどのようなものがあるのか、ツールを選定する際のポイントや、DX推進の先進事例とともにご説明いたします。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで、商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競争優位性を確立することをいいます。多くの企業の基盤システムが限界を迎える「2025年の崖」が迫る日本において、デジタルツールの導入を前提としてDX化を促進し、レガシーシステムを刷新することは重要課題となります。

▼DXの意味や目的について詳しく知りたい方はこちら

社内のDX化ツール一覧・業務効率向上編

DX化を進めるアプローチとしては、社内の業務プロセスを改革して生産性を向上させることや、自社で保持する顧客情報をマーケティングデータとして有効活用することなどが考えられます。
まずは職場内の生産性向上を主目的として、コミュニケーション円滑化やペーパーレス化など、職場内の効率化に用いられるツールをご紹介いたします。

電子決裁システム

昨今テレワークの導入が進んだとはいえ、社内の稟議書や決裁書、社外取引先との契約書などを、紙書類をベースにやり取りしている企業もまだ多いかと思います。電子決裁サービスを利用すると、書類の作成・捺印（または署名）・回覧・承認、その後の関係者への送付まで、簡単にデジタル化できます。

具体的なツールとしては、クラウドサイン、GMOグローバルサイン、Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）などが知られています。
このうちShachihata Cloudは、ハンコでよく知られるシヤチハタが開発したクラウド型のサービスです。「BPS（ビジネスプロセスそのまんま）」をコンセプトとしており、従来紙で行っている業務をそのまま電子化できることが特徴です。

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ワークフローシステム

ワークフローとは「一連の業務の流れ」を意味しており、ワークフローシステムはそれらを電子化できる仕組みです。特に、総務・人事・経理関係の事務処理によく用いられます。経費精算や休日申請、出張報告などは、申請書の作成・提出から承認までのフローが予め決められているため、ネットワーク経由で申請用フォームから申請を上げ、ネットワークを介して承認を得られると効率化できます。

ワークフローシステムではMAJOR FLOW Z FORM、SmartDB、ジョブカンワークフロー、X-point Cloudといったツールが知られており、前述のShachihata Cloudでも同様の使い方ができます。

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オンライン会議システム

テレワークで利用頻度が増加した方も多いかと思いますが、離れた場所でも、顔を見合わせながら会議が行えるオンライン会議システムを活用することで、移動時間の短縮が図れます。
Zoomをはじめ、Microsoft TeamsやGoogle Meet、Skype、Blue Jeansなどがよく知られています。

ビジネスチャット

メールで社内や顧客とやり取りをする場合、宛先誤りがないか、CCに誤った人を設定していないかなど、誤送信のリスクがあります。また挨拶文や説明も長くなりがちです。メールに代わりビジネスチャットを用いることで、手短に要件をまとめて送るようになるため業務効率が上がり、誤送信リスクも低減できます。
SlackやGoogle Chat、Chatworkなどがよく使われるビジネスチャットです。

ドキュメント管理ツール

社内のサーバにデータを保存する場合、容量がよく問題に上がります。クラウド型のドキュメント管理ツール（ストレージサービス）を活用すれば、大容量データでもスムーズに保存や利用、ダウンロード、共有が可能となります。
boxやGoogle Drive、Microsoft OneDrive 、Dropboxなどが有名です。

プロジェクト管理ツール

DX化を推進するとなった場合、一般的にはプロジェクトが組まれますが、プロジェクトの進捗を管理・可視化するツールも存在しています。対応中のタスクや処理済みとなっているタスクが確認でき、遅延している業務はリマインドがされ、ダッシュボードとして一覧化できるため便利です。
backlogやTrello、Redmineなどといったツールがあります。

社内のDX化ツール一覧・マーケティング活用編

次に、顧客のマーケティングデータを有効活用するために用いられるツールをご紹介いたします。

CRMツール

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、顧客管理を行うためのツールをCRMツールと呼びます。次に紹介するMAツールと混同されがちで、実際両方の機能を持ち合わせたツールも多いですが、CRMツールの方は既に自社の顧客として得られている情報のデータベース機能とその活用に重きが置かれます。
主なCRMツールとしてはSalesforceやHotProfile、sannsan、kintone、Synergy!などが挙げられます。

MA（マーケティングオートメーション）ツール

MAとはMarketing Automationの略で、文字通りマーケティングを自動化するツールです。メールやSMS、LINE、アプリの通知といった様々なチャネルを駆使し、顧客に最適化された内容のコンテンツを、最適化されたタイミングで発信することができます。

自社のビジネスがto B向けかto C向けかで使うMAツールや機能は異なりますが、主なMAツールとしてはSalesforce Marketing Cloud、Adobe Marketo Engage、Oracle Eloqua、HubSpot、SATORI、Kairos3などが挙げられます。

SFA（セールスフォースオートメーション）ツール

SFAとはSales Force Automationの略で、営業活動をデジタルで支援すること、効率化することを目的としたツールです。顧客の情報や商談の内容などを記録・管理し、過去の進捗を追うことができます。
Sales Cloudやkintone、Sensesなどが使われています。

CMS（コンテンツマネジメントシステム）

CMSとはContents Management Systemの略で、Webサイトに展開するコンテンツを作成・管理するための仕組みです。CMSを導入することでHTMLやCSS、JavaScriptなどのプログラミング言語を用いずとも、テンプレート化した形で簡単にWebページを制作できるようになります。

WordPressのようなオープンソース型CMSと、システムベンダーが提供するAdobe Experience ManagerやMovable Type、ferret One、Cloud CMOなどがあります。

BI（ビジネスインテリジェンス）ツール

BIとはBusiness Intelligenceの略で、企業が保有する様々なデータを、グラフなどを用いてビジュアライズ・ダッシュボード化し、関係者間でほぼリアルタイムに分析・閲覧できるようにする仕組みをいいます。データを軸にした意思決定はDX化の重要な要素であり、BIツールは経営判断に役立つでしょう。
TableauやDomo、Googleデータポータルなどが良く知られているBIツールです。

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）

RPAとはRobotic Process Automationの略で、人手を介して行っていた定型業務を、ロボットに代行させ自動化する技術をいいます。生産年齢人口が減少し労働力不足となる日本でDX化を進めるには、RPAの活用も重要となります。
WinActorやUiPath、BizRobo!などがよく知られています。

DX化ツールを選定するポイント

続いて、DX化ツールを選ぶ際のポイントをまとめてご紹介いたします。

自社に適したスペック

ツールの導入には初期費用がかかるため、数ヶ月または数年かけて投資対効果を回収しなければなりません。多機能であるほど費用は高額に、要件定義は複雑になるため、大きすぎるスペックのツールを選定しないよう注意しましょう。

データ連携のしやすさ

DX化が進んでいくと、ツール同士をデータ連携させ、より利便性を高めたいニーズが出てきます。そうなったときのためにデータ連携のしやすさは意識しておくと良いでしょう。

操作性の良さ

ツールは導入しても使ってもらわなければ、社内にDX化の意識が浸透しません。DXを成功させるためには、ツールを使う人の立場も配慮することが大切です。その意味でツールの直感的な分かりやすさ、操作性は重要な要素となります。

サポート体制の充実度

デジタルツールは導入して終わりではなく、自社の状況や目的に合わせ、少なからずカスタマイズすることが求められます。しかし、中には電話対応を受けていないケースや、対応が遅いケースもあります。ツールベンダーのサポート体制が充実しているかも、ツールを選ぶポイントです。

段階的導入も可能か

検討の上ツールを導入してはみたものの、やはり自社には合わなかったということも発生する可能性があります。後悔しないようトライアル期間を設け、段階的に導入できるツールだとなお良いでしょう。

DX化ツールを選定する際の注意点

ここで、ツール選定する際の注意点についてお伝えいたします。

よくある失敗談は、「操作に専門知識が必要で、導入したものの使いこなせない」という状況に陥ることです。社内に専門知識を持った方が豊富にいれば運用は難しくないかもしれませんが、そうでない場合は知識がなくても簡単に操作できるよう設計されたツールを選ぶようにしましょう。

また、投資にどの程度のコストがかかるのか、事前に見積もることが大切です。クラウドサービスであれば月額利用料が発生するものの、大きな開発が必要になるわけではないため、全体的な費用は抑えられます。保守もツール提供元がしてくれるため、内部にシステム専門の担当者を確保できない場合でも安心です。

業界別DX推進の動向とツール活用状況

ここから、DX推進事例を業界別にご紹介いたします。DXを推進する目的と合わせて確認していきましょう。

自治体DXの推進状況

はじめに都道府県や市区町村といった自治体のDX推進の概況をお伝えいたします。

自治体DXとは

自治体DXとは、自治体がデジタル技術やデータを活用することで、行政サービスの改善を図り、住民の生活を便利にするための改革です。
自治体DXが進めば、引っ越しや結婚・出産に伴う手続き、マイナンバーカードの作成など、あらゆる行政手続きの簡略化・スピードアップが図れるようになります。  それだけでなく、煩雑な業務プロセスがなくなれば、自治体としては本来注力すべきサービス内容・制度の検討に時間を割けるようになり、適切な政策がスムーズに策定され、住民の生活の質が向上していくことが期待されます。

自治体DXの現状と課題

2020年4月時点では、手続きをオンラインで行うシステムが整備されていない団体が192団体となっており、行政手続きのオンライン化はまだまだ発展途上です。マイナポータルの「ぴったりサービス」を軸に電子申請ができるよう、総務省・内閣府としても取り組みを進めており、ガイドラインの整備などが行われています。

総務省「自治体デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進計画」では、自治体DXにおいて重点取組事項として次の6つが挙げられています。

（表）自治体DXの重点取組事項

また、「自治体DX推進計画」を踏まえ、自治体が着実にDXに取り組めるよう、「自治体DX推進手順書」も作成されています。これらを参考にしながら、自治体DXに取り組んでいきましょう。

参考：https://www.soumu.go.jp/main_content/000770541.pdf

自治体DXの参考事例

東京都港区では、マイナポータルの「ぴったりサービス」及び東京都が構築した東京電子自治体共同申請システムで受け付ける電子申請手続を拡充し、積極的に行政手続のオンライン化を推進しています。区民等が自宅で必要手続を確認できるとともに、来庁時に複数の申請書を一括で作成できる窓口総合支援システムの導入に向け、構築を開始しました。

参考：https://www.soumu.go.jp/main_content/000759086.pdf  

▼自治体DXの先進事例に学ぶ成功の秘訣について詳しく知りたい方はこちら

参考：https://www.soumu.go.jp/main_content/000726912.pdf

製造業DXの推進状況

次に、製造業DXの推進状況をご紹介いたします。ものづくりの現場においてデジタル化は縁遠いものと思われがちで、なかなか進んでいないのが実態です。

製造業DXとは

製造業DXとは、製品・サービスを製造するプロセスから販売後まで、データとデジタル技術を用いて一元管理し、生産性・安全性を高めながら品質向上を目指す改革をいいます。
製造業の現場においては、経験が個人に寄りやすく、組織としてノウハウを貯めていくことが難しいとされています。また、人手不足は深刻な課題です。先々の未来を見据え、事前に変化を予測しあらゆるニーズに応えていくため・事業成長を続けていくためには、製造業DX推進が欠かせないものといえます。

製造業DXの現状と課題

経済産業省・厚生労働省・文部科学省が発表している「2021年版　ものづくり白書」によると、製造業では、多くの企業がDXの取り組みに未着手だとあります。製造業はコロナ禍の影響も大きく受け、業績低迷を背景として、設備投資が減少傾向にあります。また、人手不足は深刻な課題です。

製造業DXを成功させるためには、少額の投資で取り組みやすい課題からスモールスタートさせ、成果を可視化しながら徐々にドライブをかけていくことが求められます。現場を巻き込みながら、実態に合った施策を着実に実行することが大切です。

製造業DXの参考事例

製造業の株式会社ヤシマナダでは、新型コロナウイルスの感染拡大を機に在宅勤務対応が必要となり、書類への押印を電子化させようと、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の導入を決めました。 
同社では正式な書類については、証跡として印鑑が欠かせませんでした。そこで「押印する」という業務プロセスはそのままに、電子印鑑を簡単に押せる仕組みが注目されました。導入によって決裁にかかる時間は10分の1程度まで短縮させることができ、紙文化からスムーズに転換できたといいます。

▶株式会社ヤマシナダ様の事例について詳しく知りたい方はこちら

▼製造業DXの課題を解決する方法と成功事例について詳しく知りたい方はこちら

建設業DXの推進状況

最後に建設業DXの推進状況をご紹介いたします。

建設業DXとは

建設業DXとは、建設業においてAI（人工知能）やRPA（ロボット）、ドローン、その他ICTツールや技術を用いながら業務プロセスを改善し、建設業務の生産性を向上させつつ、事業を成功へ導く一連の改革をいいます。

建設業DXの現状と課題

高度経済成長期には全国的にインフラ整備が進みましたが、その頃構築された仕組みやインフラ設備は老朽化が進んでいます。しかし財政状況は厳しく、十分な人員も予算も確保できているとはいえない状況です。  建設業DXはそうした課題を解決するため避けては通れず、国としても建設業DXの取り組みを後押ししており、IT技術を活用した建設現場の生産性向上を目指す「i-Construction」や、「インフラDX 総合推進室」の設置などが進められています。  

建設業が抱える大きな課題には、慢性的な人手不足、過重労働、製造現場における事故発生リスクの大きく3つが挙げられます。建設業DXの目指す姿としては、人がこれまで行わざるを得なかった作業をロボットやドローン、AIなどに代替させ、人が担うべき業務には人が集中できるようにすること、そしてインフラ設備の安全性を向上させながら、ビジネスとしての成功にも繋げることといえるでしょう。

建設業DXの参考事例

髙松建設は創業100年以上になる老舗企業であり、そのため社内では紙文化が根強く、社内では「日本一紙を使う建設会社」とも言われ、ペーパーレス化がなかなか進まない現実があったそうです。
しかしコロナ禍を機に業務プロセスの見直しを余儀なくされることにとなります。多くの業務がテレワークにシフトしていく中、承認決裁のスピード化を図る必要がありました。

そこで電子決裁・電子印鑑サービス「Shachihata Cloud」を導入。マニュアル不要な操作の分かりやすさが決め手になったといいます。これまで出先からは決裁できなかった書類が、今ではすぐに決裁可能になり、かかる時間が大幅に短縮されました。ペーパーレス化も進み、コスト・ストレスともに減らすことができたそうです。

▶髙松建設株式会社様の事例について詳しく知りたい方はこちら

▼建設業DX推進における課題と成功事例について詳しく知りたい方はこちら

DXを今始めるならShachihata Cloudを活用

DX化の推進に有効なツールや事例をまとめてご紹介しましたが、皆様の会社での導入状況はいかがでしょうか。まとまった予算を確保できない場合でも、まずは目的を定めた上で、試験的な導入からスモールスタートで検討を始めてみてはいかがでしょうか。

本記事でご紹介したクラウド型電子印鑑サービスShachihata Cloudは、現在無料トライアルを受け付けています。紙書類の取り扱いや捺印の煩雑さにお悩みの方はぜひご相談ください。

▶︎Shachihata Cloudの詳細はこちら

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