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コラム

DX化に使えるツールを一覧でご紹介!選定のポイントも解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進する場合、デジタルツール導入の検討は避けて通れません。しかし、デジタルツールは年々種類が増加しており、用途も規模も様々です。本記事では、DX化に有効活用できるツールには具体的にどのようなものがあるのか、ツールを選定する際のポイントと共にご説明します。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは

DXとは、企業がデジタル技術やデータを活用することで、商品・サービスやビジネスモデルを変革し、競合優位性を確立することをいいます。多くの企業の基盤システムが限界を迎える「2025年の崖」が迫る日本において、デジタルツールの導入を前提としてDX化を促進し、レガシーシステムを刷新することは重要課題となります。

▶DXの意味や目的について詳しく知りたい方はこちら

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社内のDX化ツール一覧・業務効率向上編

DX化を進めるアプローチとしては、社内の業務プロセスを改革して生産性を向上させることと、自社で保持する顧客情報をマーケティングデータとして有効活用することなどが考えられます。
まずは職場内の生産性向上を主目的として、コミュニケーション円滑化やペーパーレス化など、職場内の効率化に用いられるツールをご紹介します。

電子決裁システム

昨今テレワークの導入が進んだとはいえ、社内の稟議書や決裁書、社外取引先との契約書などを、紙書類をベースにやり取りしている企業もまだ多いかと思います。電子決裁サービスを利用すると、書類の作成・捺印(または署名)・回覧・承認、その後の関係者への送付まで、簡単にデジタル化できます。

具体的なツールとしては、クラウドサインGMOグローバルサイン、Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)などが知られています。
このうちShachihata Cloudは、ハンコでよく知られるシヤチハタが開発したクラウド型のサービスです。「BPS(ビジネスプロセスそのまんま)」をコンセプトとしており、従来紙で行っている業務をそのまま電子化できることが特徴です。

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ワークフローシステム

ワークフローとは「一連の業務の流れ」を意味しており、ワークフローシステムはそれらを電子化できる仕組みです。特に、総務・人事・経理関係の事務処理によく用いられます。経費精算や休日申請、出張報告などは、申請書の作成・提出から承認までのフローが予め決められているため、ネットワーク経由で申請用フォームから申請を上げ、ネットワークを介して承認を得られると効率化できます。

ワークフローシステムではMAJOR FLOW Z FORMSmartDBジョブカンワークフローX-point Cloudといったツールが知られており、前述のShachihata Cloudでも同様の使い方ができます。

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オンライン会議システム

テレワークで利用頻度が増加した方も多いかと思いますが、離れた場所でも、顔を見合わせながら会議が行えるオンライン会議システムを活用することで、移動時間の短縮が図れます。
Zoomをはじめ、Microsoft TeamsGoogle MeetSkypeBlue Jeansなどがよく知られています。

ビジネスチャット

メールで社内や顧客とやり取りをする場合、宛先誤りがないか、CCに誤った人を設定していないかなど、誤送信のリスクがあります。また挨拶文や説明も長くなりがちです。メールに代わりビジネスチャットを用いることで、手短に要件をまとめて送るようになるため業務効率が上がり、誤送信リスクも低減できます。
SlackGoogle ChatChatworkなどがよく使われるビジネスチャットです。

ドキュメント管理ツール

社内のサーバにデータを保存する場合、容量がよく問題に上がります。クラウド型のドキュメント管理ツール(ストレージサービス)を活用すれば、大容量データでもスムーズに保存や利用、ダウンロード、共有が可能となります。
box Google DriveMicrosoft OneDrive Dropboxなどが有名です。

プロジェクト管理ツール

DX化を推進するとなった場合、一般的にはプロジェクトが組まれますが、プロジェクトの進捗を管理・可視化するツールも存在しています。対応中のタスクや処理済みとなっているタスクが確認でき、遅延している業務はリマインドがされ、ダッシュボードとして一覧化できるため便利です。
backlogTrelloRedmineなどといったツールがあります。

社内のDX化ツール一覧・マーケティング活用編

続いて、顧客のマーケティングデータを有効活用するために用いられるツールをご紹介します。

CRMツール

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、顧客管理を行うためのツールをCRMツールと呼びます。次に紹介するMAツールと混同されがちで、実際両方の機能を持ち合わせたツールも多いですが、CRMツールの方は既に自社の顧客として得られている情報のデータベース機能とその活用に重きが置かれます。
主なCRMツールとしてはSales forceHotProfilesannsankintoneSynergy!などが挙げられます。

MA(マーケティングオートメーション)ツール

MAとはMarketing Automationの略で、文字通りマーケティングを自動化するツールです。メールやSMS、LINE、アプリの通知といった様々なチャネルを駆使し、顧客に最適化された内容のコンテンツを、最適化されたタイミングで発信することができます。

自社のビジネスがto B向けかto C向けかで使うMAツールや機能は異なりますが、主なMAツールとしてはSalesforce Marketing CloudAdobe Marketo EngageOracle EloquaHubSpotSATORIKairos3などが挙げられます。

SFA(セールスフォースオートメーション)ツール

SFAとはSales Force Automationの略で、営業活動をデジタルで支援すること、効率化することを目的としたツールです。顧客の情報や商談の内容などを記録・管理し、過去の進捗を追うことができます。
Sales CloudkintoneSensesなどが使われています。

CMS(コンテンツマネジメントシステム)

CMSとはContents Management Systemの略で、Webサイトに展開するコンテンツを作成・管理するための仕組みです。CMSを導入することでHTMLやCSS、JavaScriptなどのプログラミング言語を用いずとも、テンプレート化した形で簡単にWebページを制作できるようになります。

WordPressのようなオープンソース型CMSと、システムベンダーが提供するAdobe Experience ManagerMovable Typeferret OneCloud CMOなどがあります。

BI(ビジネスインテリジェンス)ツール

BIとはBusiness Intelligenceの略で、企業が保有する様々なデータを、グラフなどを用いてビジュアライズ・ダッシュボード化し、関係者間でほぼリアルタイムに分析・閲覧できるようにする仕組みをいいます。データを軸にした意思決定はDX化の重要な要素であり、BIツールは経営判断に役立つでしょう。
TableauDomoGoogleデータポータルなどが良く知られているBIツールです。

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)

RPAとはRobotic Process Automationの略で、人手を介して行っていた定型業務を、ロボットに代行させ自動化する技術をいいます。生産年齢人口が減少し労働力不足となる日本でDX化を進めるには、RPAの活用も重要となります。
WinActorUiPathBizRobo!などがよく知られています。

DX化ツールを選定するポイント

最後に、DX化ツールを選ぶ際のポイントをまとめてご紹介します。

自社に適したスペック

ツールの導入には初期費用がかかるため、数ヶ月または数年かけて投資対効果を回収しなければなりません。多機能であるほど費用は高額に、要件定義は複雑になるため、大きすぎるスペックのツールを選定しないよう注意しましょう。

データ連携のしやすさ

DX化が進んでいくと、ツール同士をデータ連携させ、より利便性を高めたいニーズが出てきます。そうなったときのためにデータ連携のしやすさは意識しておくと良いでしょう。

操作性の良さ

ツールは導入しても使ってもらわなければ、社内にDX化の意識が浸透しません。DXを成功させるためには、ツールを使う人の立場も配慮することが大切です。その意味でツールの直感的なわかりやすさ、操作性は重要な要素となります。

サポート体制の充実度

デジタルツールは導入して終わりではなく、自社の状況や目的に合わせ、少なからずカスタマイズすることが求められます。しかし、中には電話対応を受けていないケースや、対応が遅いケースもあります。ツールベンダーのサポート体制が充実しているかも、ツールを選ぶポイントです。

段階的導入も可能か

検討の上ツールを導入してはみたものの、やはり自社には合わなかったということも発生する可能性があります。後悔しないようPoC期間を設け、段階的に導入できるツールだとなお良いでしょう。

DXを今始めるならShachihata Cloudを活用

DX化の推進に有効なツールをまとめてご紹介しましたが、皆さんの会社での導入状況はいかがでしょうか。まとまった予算を確保できない場合でも、まずは目的を定めた上で、試験的な導入からスモールスタートで検討を始めてみてはいかがでしょうか。

本記事でご紹介したクラウド型電子印鑑サービスShachihata Cloudは、現在30日間の無料トライアルを受け付けています。紙書類の取り扱いや捺印の煩雑さにお悩みの方はぜひご相談ください。

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