1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > コラム > 発注書に印鑑は必要?記載事項と書き方の基本

コラム

発注書に印鑑は必要?記載事項と書き方の基本

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

外部の企業に業務を依頼する際に発行する発注書(注文書)ですが、法的な発行義務や記載内容の決まりはあるのでしょうか。また、発注書には押印が必要なのでしょうか。
本記事では、発注書の定義・書き方・注意したいポイントをご説明します。

発注書の定義

発注書は、正式に取引の依頼をする際に、依頼をする側である発注者から、依頼を受ける側の受注者に対して発行される書類です。一般的に、受注者から見積書を受領した後に発行します。注文書という名称もよく使われますが、発注書と明確な違いはありません。

発注書を取り交わす意義としては、受発注者双方の認識を揃えることにあります。発注書を取り交わさない場合、受注者側が想定していた業務の範囲を超える要求が後から発生した際や、業務を終えた後に方針が変わった際などに、支払い拒否といったトラブルに発展するリスクがあります。後々のトラブルを避けるために、発注書は重要な役割を果たします。

発注書の書き方と記載事項

発注書には、一般的には見積書と同様の内容を記載することが多いです。見積書と異なる内容になる場合は、受注者と十分に確認し同意したことを記録に残しておくことで、後々のトラブルを防ぐことができます。また、双方の認識にずれがないか、という観点で納期や摘要を記載するようにするとよいでしょう。

①文書のタイトル

書面の一番上に、文書のタイトルとして「発注書」(または注文書)と記載します。
何の書類かがわかりやすいように、他の文字より大きめにします。

②受注者名

発注を受ける受注者の企業名を記載します。
取引先が個人の場合は「様」会社の場合は「御中」と記載します。

③管理番号・発注日

発注書の発行日を記載します。
管理番号は管理をしやすくするために記載します。同じ受注者ごとや同一契約の関連書類で通し番号を振るなど、社内で発番の規則を決めておくとよいでしょう。

④発注者名

発注元の企業名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。

⑤納期・支払条件・有効期限

納期・支払条件・発注書の有効期限を記載します。
支払条件とは、請求締め日と支払い日のことです。

⑥合計金額

実際に受注者に支払われる金額を記載します。
認識齟齬を防ぐためにも、税抜金額なのか税込の金額なのかは、明記するとよいでしょう。

⑦摘要

摘要欄には、発注の内容を記載します。納品後の請求書の確認などにも使用する場合があるので、品名や数量、単価も端的に記載しましょう。

⑧小計・消費税

小計欄には税抜の合計金額を、消費税欄には小計に対する消費税額を記載します。
軽減税率については8%と10%が区別できる形式で記載しましょう。消費税は変わることもあるので、分けて記載しておくと後から振り返る際にもわかりやすくなります。

⑨備考

振込手数料や支払い方法など、発注内容へ特筆すべき事項がある場合は備考欄に記載します。

発注書で気になるポイント 印鑑の要否や作成者は?

発注書の基本的な書き方に続き、誰が作成すればよいのか、押印は必要なのか、など発注書の作成時に気になるポイントをご説明します。

発注書はどちらが作成してもOK

下請法に該当しない場合は、発注者と受注者のどちらが作成しても問題ありません。書類の名称からも発注する側が用意するのが一般的ではありますが、発注者が個人の場合は、発注書の作成に慣れていない可能性もあります。受注側でひな形を用意しておくとスムーズに取引が進む場合もあるので、企業としては発注書のひな形を準備しておくとよいでしょう。また、あらかじめ記載すべき項目が網羅されたひな形を用意しておいた方が、記載内容の抜け漏れが少なくなるので、ミスを未然に防ぐことにも有効です。

一方、下請法に該当する場合には、発注者が発注書を交付する義務があります。下請法の対象となる取引かどうかは、取引の内容と事業者の資本金規模で定義されます。

(1)物品の製造・修理委託及び政令で定める情報成果物・役務提供委託を行う場合

発注者の資本金が3億円超で、受注者の資本金が3億円以下(個人を含む)の場合、もしくは発注者の資本金が1,000万円超3億円以下で受注者の資本金が1,000万円以下(個人を含む)の場合は下請法に該当します。

(2)情報成果物作成・役務提供委託を行う場合

発注者の資本金が5,000万円超で、受注者の資本金が5,000万円以下(個人を含む)の場合、もしくは発注者の資本金が1,000万円超5,000万円以下で受注者の資本金が1,000万円以下(個人を含む)の場合は下請法に該当します。

*(1)の情報成果物・役務提供委託を除く

参考:https://www.jftc.go.jp/shitauke/shitaukegaiyo/gaiyo.html

押印は必要?印鑑があることのメリット

発注書に印鑑を押印する必要があるのか、ということも気になるポイントのひとつでしょう。印鑑の押印は必須ではありません。しかし、押印するメリットが多いため、特に企業の場合は押印することをおすすめします。

注文書に印鑑や社判がなくても、注文書の効力は変わりません。しかし、発注書は取引内容や金額・納期など、双方にとって重要な事項が多く含まれています。そのため、押印をして正式な書類として発行したほうが、一般的に立場の弱いとされる受注者が安心して取引を受けることができます。また、発注する側の企業としても、担当者の一存で発行するよりは、企業としてきちんとした確認体制を整えておく方が安全な取引ができるでしょう。

押印の有無で発注書の効力は変わらないため、印鑑を押す位置に明確な決まりがあるわけではありません。しかし一般的には発注する側の社名や住所の右横に押印します。
また、過去に同じ種類の書類が発行されている場合は、それに則って押印するとよいでしょう。

発注書の発行時の注意点

発注書の基本的な書き方とポイントに続き、発注書を安全に発行するために、確認すべき箇所をご説明します。

見積書と内容が合っているか

発注書を作成したら、受注者から送られてきている見積書の内容と相違がないか確認をしましょう。もし見積書と異なる内容の場合、どちらが正しい内容なのかがわからなくなり、トラブルの原因になる可能性があります。内容を変えたい場合は、発行の前に受注者と内容の確認をしておきましょう。

金額や納期に間違いはないか

金額と納期は、特に慎重に確認すべき項目です。この項目が誤っていた場合、自社の業務進行や売上など、経営に影響する可能性もあります。また、自社内への影響だけではなく、受注者との信頼関係が悪化することも考えられるので、社内で十分に確認しましょう。

押印と合わせて社内決裁も

取引内容の詳細は契約書などで結んでいるものの、発注書は取引内容が端的にわかる重要な書類です。上記でもご説明した通り、ミスによっては経営に影響を及ぼすおそれもあるため、作成者だけではなく、複数人で確認するとよいでしょう。
確認後には社判や責任者の印鑑を押すことで、企業としてしっかりと確認した証拠になるため、書類としての信頼性も上がります。

安全かつスピーディーに決裁を

リモートワークが普及していくと、捺印をしてもらうのに時間がかかってしまう場合があります。
そんなときに役立つのが、電子決裁ツールです。シヤチハタの提供する「パソコン決裁Cloud」では、発注書や契約書などの一連のやり取りをすべてオンライン上で、ペーパーレスで完結することができます。電子印鑑をクラウド上で作成して、すぐに利用することができるので、対面で会えない状況でもスピーディーに捺印をすることができます。

社外のユーザも登録なしで利用でき、宛先を指定してメールで回覧することもできます。回覧状況の確認もオンライン上でできるので紙書類でありがちな、どこで確認が滞っているのかわからないという心配も発生しません。
導入のためのシステム開発は不要ですぐにご利用いただけます。リモートワークが増えてきたこの機会にぜひお試しください。